Ứng dụng thực tế của thông tin là cơ sở cho việc thống nhất tất cả các hình thức trình bày và chính thức hóa dữ liệu nguồn để cố định, truyền tải và nhận thức chính xác của người nhận.
Khi thông tin được trình bày bởi một tài liệu, nó là cụ thể, nó nằm trong lĩnh vực các tiêu chuẩn chung được chấp nhận và thống nhất, các quy định pháp lý và các yêu cầu của một quá trình sản xuất hoặc xã hội. Đây luôn là những công thức chính xác và một hình thức biểu đạt ý nghĩa nhất định để đạt được mục tiêu được xác định rõ ràng.
Sáng tạo và nội dung của một tài liệu
Các hệ thống tài liệu hợp nhất không đóng vai trò nào, việc tạo tài liệu mỗi ngày theo một sáng kiến và kiến thức của riêng mình, hoặc điền vào chúng theo các quy tắc nhất định.
Cuộc sống tự nó là một vòng xoáy của thông tin, nhưng tại mỗi thời điểm, bản chất của con người là bằng cách nào đó sáng tác và khắc phục rõ ràng một cái gì đó. Theo phong tục bất thành văn, các hệ thống tài liệu thống nhất được hình thành trong tâm trí của mỗi người ở trường, nếu không sớm hơn. Nhưng ở giai đoạn phát triển ban đầu, một người không gắn với họ giá trị thiết yếu mà họ xứng đáng có được.
Một tài liệu có thể có hai loại khác nhau về cơ bản:
- hình thức;
- cấu trúc và nội dung.
Chính thức, tài liệu trống là các hình thức thông thường trong đó thông tin được xác định nghiêm ngặt được ghi lại. Tài liệu thuộc loại này liên tục bị xử lý (mẫu giáo, trường học, phòng khám, cơ quan, văn phòng hộ chiếu, ...).
Các tài liệu thực có tính đến các yêu cầu hiện có cho thiết kế của họ. Nếu không, họ sẽ bị hiểu nhầm bởi người nhận và kết quả mong muốn sẽ không thu được.
Mỗi tài liệu nên được thực hiện dưới hình thức, có cấu trúc rõ ràng và nội dung dự kiến, được thể hiện theo một phong cách nhất định.
Về mặt hình thức, người ta có thể coi các tài liệu là tác phẩm nghệ thuật, bài báo, văn bằng, luận văn, sách và các tác phẩm văn bản và đồ họa khác, nhưng đây là kết quả mờ nhạt hơn nhiều về cấu trúc và nội dung của việc chuyển đổi thông tin thành một hình thức nghiêm ngặt đối với nhận thức của người tiêu dùng (người nhận).
Bản chất của hệ thống thống nhất
Thông tin có nhiều, nhưng ngay cả khi bạn không tính đến các nguồn bên ngoài, thì mỗi cấu trúc nhà nước, doanh nghiệp, cá nhân doanh nhân và người bình thường đều có điều kiện (yêu cầu) chọn một tiêu chuẩn cụ thể từ nhiều quy tắc thống nhất xung quanh.
Các hệ thống tài liệu thống nhất nhà nước hiện có trong hầu hết các trường hợp là tư vấn về bản chất. Đặc biệt, theo quy định hiện hành.
- Ngày của tài liệu được vẽ bằng chữ số Ả Rập theo trình tự: ngày trong tháng, tháng, năm.
- Ngày trong tháng và tháng - hai cặp chữ số Ả Rập, thông qua một dấu chấm; năm - bốn chữ số (ngày 4 tháng 12 năm 2017 = ngày 4 tháng 12 năm 2017 theo GOST R 6.30-2003).
- Đồng thời, GOST này cho phép chỉ dẫn bằng lời về tên của tháng.
- GOST tương tự "cho phép" thứ tự ngược lại: năm, tháng và ngày.
Một phần quan trọng của các tài liệu, phục vụ cho khu vực quản lý. Các tình huống công việc được lặp đi lặp lại, các hành động được thực hiện tương tự, nhưng luôn có các tính năng. GOST R 6.30-2003 đơn giản hóa rất nhiều việc tạo tài liệu và không chỉ cho lĩnh vực quản lý.
Theo ý kiến chung, thống nhất là giảm số lượng và sự đa dạng của các tài liệu, yêu cầu thiết kế, logic của nội dung và cấu trúc. Việc thống nhất cũng bao gồm các quá trình tạo, xử lý và thực thi các tài liệu.Kích thước của phương tiện truyền thông rất quan trọng nếu đó là tài liệu giấy hoặc định dạng dữ liệu nếu đó là tài liệu điện tử.
Khu vực quy trình làm việc và ngữ nghĩa tài liệu
Quản lý tổ chức là một lĩnh vực quan trọng nhưng không phải là lĩnh vực duy nhất mà các hệ thống tài liệu thống nhất có liên quan trực tiếp. Bộ phận kế toán của bất kỳ doanh nghiệp nào không chỉ sử dụng các biểu mẫu trống, bao gồm các biểu mẫu báo cáo nghiêm ngặt, mà còn một loạt các tài liệu soạn thảo miễn phí của Cameron theo tiêu chuẩn lập pháp và địa phương được thông qua, các điều khoản GOST.
Theo phân loại toàn tiếng Nga, một số hệ thống chuyên đề hoạt động:
- lĩnh vực ngân hàng;
- khu vực tài chính, kế toán và báo cáo của các tổ chức và tổ chức ngân sách;
- lĩnh vực báo cáo và thống kê;
- hệ thống tài liệu lao động;
- lĩnh vực ngoại thương, vv
Các hệ thống tài liệu thống nhất của Liên bang Nga về các chủ đề bao gồm toàn bộ cơ sở hạ tầng kinh tế xã hội của đất nước. Họ có thể có chi tiết cụ thể theo khu vực, theo ngành nghề, theo lĩnh vực thẩm quyền của công ty.
Nếu bạn tuân thủ Trình phân loại toàn tiếng Nga, bạn có thể chỉ định mã tám chữ số cho từng loại tài liệu và giữ một bản ghi riêng. Hầu hết các tổ chức sử dụng các yêu cầu hiện có cho thủ tục giấy tờ và phê duyệt các quy định riêng của họ trên cơ sở của họ.
Vị trí quan trọng
Mục đích của tài liệu yêu cầu một số chi tiết nhất định. Thiếu các điều kiện cần thiết có thể dẫn đến sự vô hiệu của tài liệu hoặc không thể thực hiện được. Trong trường hợp này, lòng trung thành của GOST R 6.30-2003 không thành vấn đề.
Trình tự công việc chứa một phạm vi cụ thể của các vị trí. Thứ tự để tạo ra các bộ phận là một. Mô tả công việc được biên soạn hoàn toàn khác với báo cáo hàng quý của bộ phận tài chính.
Đồng thời, nhiều chi tiết có tính năng ứng dụng. Ví dụ, ngày có thể có ý nghĩa khác nhau: thời điểm ký đơn đặt hàng, thời điểm sa thải nhân viên, thời điểm bắt đầu sản xuất, thỏa thuận đa phương. Trong trường hợp sau, không chỉ có thể cung cấp ngày ký kết thỏa thuận của mỗi bên, mà luôn có ý nghĩa pháp lý, mà cả ngày chung, ví dụ, bắt đầu hiệu lực của các điều khoản đã thỏa thuận.
Lựa chọn từ ngữ và cụm từ
Quy trình làm việc của bất kỳ doanh nghiệp nào, như chương trình máy tính, trong trường hợp chung là một quy trình được chính thức hóa nghiêm ngặt. Không giống như một chương trình, nó không phải là một máy tính hoạt động ở đây, mà là một người. Từ ngữ không chính xác là có thể. Nhưng phác thảo chung khi tạo tài liệu được xác định theo GOST 6.30-2003 càng gần với yêu cầu của nó.
Sự sai lệch so với thực tiễn được chấp nhận chung và các yêu cầu của GOST là không phù hợp ở đây: một mệnh lệnh, một điều khoản, một tuyên bố, một mệnh lệnh, v.v. không phải là tác phẩm nghệ thuật và không cần phải tìm kiếm một hình thức thể hiện tư tưởng.
Không chỉ từ vựng được hoan nghênh, mà cả các phần của lời nói cần thiết trong từng trường hợp cụ thể và trường hợp chính xác. Theo thực tiễn được thiết lập, những điều phi lý, thiếu từ, câu thường được tìm thấy trong các tài liệu, có những mâu thuẫn không phải là đặc trưng của lời nói thông tục. Nhưng nó là thông lệ, và làm theo cách riêng của nó là không thực tế.
Đối với các bản vẽ, chữ ký và chỉ định của họ, người ta thường sử dụng kinh nghiệm phát triển tài liệu thiết kế khi rõ ràng là cần thiết. Tuy nhiên, không có gì ngăn cản việc thiết kế một bản vẽ thông thường theo cùng một cách thân mật.
Về các bảng, các quy định của GOST cũng có ý nghĩa để xem xét. Đây là một thông lệ được thiết lập tốt và bất kỳ bảng nào trong tài liệu làm việc chủ yếu là hướng dẫn hành động hoặc thông tin để đưa ra quyết định.
Từ vựng, cấu trúc và logic trình bày
Các văn bản phải luôn luôn được kết nối. Các cụm từ xác định lẫn nhau hoặc thực hiện sàng lọc. Từ và cụm từ cụ thể được sử dụng. Để tuyển dụng một người, giám đốc viết một nghị quyết ngắn gọn về một tuyên bố chính xác bằng văn bản.
Đơn xin việc, được viết bởi một nhân viên theo mẫu quy định, được xác nhận trong các đơn vị của doanh nghiệp và trải qua quá trình phê duyệt sơ bộ. Đây chưa phải là một tài liệu, nhưng đã là cơ sở cho quyết định cuối cùng của người đứng đầu doanh nghiệp dưới dạng một cụm từ cụ thể theo thứ tự.
Viết bất cứ điều gì khác trong nghị quyết đều được cho phép, nó không bị cấm, nhưng trong mọi tình huống, nó nên có một giá trị hợp lý. Ví dụ, một người tốt nghiệp đại học. Một cụm từ có thể được cung cấp trong văn bản của tuyên bố hoặc phù hợp với logic của doanh nghiệp - điều này được để lại cho giám đốc quyết định.
Một tính năng thiết yếu và truyền thống của nhiều tài liệu là hai phần:
- lý do (nền tảng, mục đích);
- kết luận (quyết định, kết luận, yêu cầu).
Điều này không quan trọng, nhưng nếu nó hợp lý, cần phải phân chia rõ ràng tất cả các cụm từ cần thiết thành hai thành phần. Gosstandart, các hệ thống tài liệu thống nhất và các quy định địa phương của chính doanh nghiệp sẽ đóng vai trò là nền tảng để xây dựng các cấu trúc trong đó đối tượng của tài liệu xác định cách đưa ra lý do và kết luận.
Trong thực tế, cách tiếp cận này tăng tốc việc tạo ra các tài liệu quan trọng, cho phép bạn tập trung không phải vào toàn bộ văn bản, mà chỉ tập trung vào phần biến.
Tài liệu địa phương của doanh nghiệp
Việc thống nhất và tiêu chuẩn hóa các tài liệu là đặc trưng của mỗi doanh nghiệp. Một số làm điều này bằng văn bản, những người khác tuân thủ thực hành bằng miệng. Tất cả phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp và mức độ trách nhiệm.
Hầu hết các quy định của địa phương được soạn thảo trong quá trình thành lập doanh nghiệp trên cơ sở luật pháp hiện hành, GOST, dữ liệu quy định áp dụng trong ngành hoặc một lĩnh vực kinh doanh cụ thể.
Các hệ thống tài liệu thống nhất như vậy là duy nhất và thường là bí quyết của một công ty cụ thể, dựa trên phần mềm được sử dụng và tạo thành một bí mật thương mại. Họ hiếm khi thay đổi, và những thay đổi có liên quan đến các giai đoạn tăng trưởng của công ty, mở rộng phạm vi năng lực hoặc trình độ kinh doanh.
Tài liệu quan trọng của địa phương là kế hoạch sản xuất, thông số kỹ thuật, lịch làm việc. Ở đây, việc thống nhất và tiêu chuẩn hóa các tài liệu là tương tự nhau. Ví dụ, mỗi kế hoạch lịch mới được thực hiện giống như kế hoạch trước và kế toán mới trong chính sách kế toán được xây dựng trên cơ sở kế hoạch trước đó có tính đến các thay đổi trong các yêu cầu bên ngoài (luật pháp, thuế, cơ quan kiểm soát nhà nước, ...)
Luồng thông tin
Luồng tài liệu được sửa lỗi tốt của doanh nghiệp, đặc biệt là khi logic, cấu trúc và từ vựng của hệ thống tài liệu hợp nhất được triển khai dưới dạng hệ thống quản lý kỹ thuật phần mềm, không chỉ cho phép đơn giản hóa việc kinh doanh và chức năng của nhân viên, mà còn quản lý hoạt động của họ theo đúng hướng, cung cấp tự động hóa việc tạo tài liệu xử lý và thực hiện của họ.
Cơ sở hạ tầng doanh nghiệp, được triển khai dưới dạng luồng thông tin nội bộ và bên ngoài, tính thời gian và nội dung, cho phép bạn chuyển giao quyền quản lý doanh nghiệp lên cấp cao hơn.
Nhiều hệ thống thông tin hiện đại từ lâu đã hoạt động ở cấp độ nhiệm vụ, cung cấp việc xây dựng dữ liệu đầu vào cần thiết và chuẩn bị các báo cáo. Vai trò của công nhân trong một hệ thống như vậy nằm trong lĩnh vực sáng tạo và mục tiêu của công ty, chứ không phải trong bối cảnh làm thế nào để đưa ra một tài liệu cụ thể.
Hành vi của công ty và nhân viên
GOST R 6.30-2003 và các tài liệu quy định khác xác định hình thức của tài liệu, chi tiết, từ và cụm từ, chỉ định logic biểu thức và kích thước của phương tiện giấy, thụt lề, lề, đường viền của hình, bảng và các chi tiết kỹ thuật khác - tất cả điều này rất quan trọng và phù hợp để xem xét.
Công việc bình thường của công ty là quy trình làm việc thông thường, trong đó vai trò của mỗi nhân viên được quy định và mong đợi.
Trong bối cảnh này và liên quan đến các tính năng của trình độ phát triển hiện đại của công nghệ thông tin, vấn đề hành vi của nhân viên đã trở nên có liên quan. Trong bối cảnh của các biến thể dự kiến của sự phát triển của một số sự kiện, công trình, tài liệu, độ lệch có thể được phát hiện.
Khía cạnh này không kém phần quan trọng để xây dựng cơ sở hạ tầng của công ty. Điều quan trọng không chỉ là tổ chức công việc chính xác với các tài liệu, mà còn phải đảm bảo kiểm soát quá trình làm việc với các tài liệu.