Chuyến công tác là chuyến công tác mà nhân viên khác nhau của tổ chức đi. Trong các chuyến đi như vậy, các vấn đề quan trọng đối với công ty được giải quyết, ví dụ, công việc của chi nhánh được kiểm tra, hợp đồng được ký với các nhà thầu mới hoặc một số hàng hóa được mua từ nhà cung cấp. Một nhân viên công ty đi du lịch trong chuyến đi này có thể dựa vào nhiều chi phí. Đối với các bữa ăn và chỗ ở, trợ cấp sinh hoạt hàng ngày được chỉ định cho một chuyến công tác, quy mô có thể thay đổi đáng kể trong các tổ chức khác nhau. Định mức được cố định trong tài liệu nội bộ bằng cách ban hành lệnh của người đứng đầu công ty.
Mục đích thanh toán
Số tiền cho mỗi diem trong các chuyến công tác được xác định riêng trong từng trường hợp, vì nó tính đến số tiền mà nhân viên đã chi trong suốt chuyến đi. Trợ cấp sinh hoạt phí được trình bày bởi ngân sách của nhân viên trong khi ở thành phố hoặc quốc gia khác. Tất cả các chi phí được bồi thường dựa trên yêu cầu pháp lý. Đối với tất cả thời gian khi nhân viên đang đi công tác, tiền lương và địa điểm làm việc trong công ty được giữ lại.
Trong hầu hết tất cả các công ty, mỗi diem cho các chuyến công tác một ngày không được trả tiền, trong thời gian đó, nhân viên không ở lại khu vực khác với thời gian nghỉ qua đêm. Mỗi diem được sử dụng cho các mục đích sau:
- lựa chọn và thanh toán nơi cư trú của nhân viên;
- dinh dưỡng nhân viên trong các cơ sở phục vụ, cũng như bồi thường chi phí mua các sản phẩm khác nhau trong các cửa hàng;
- đi du lịch đến một khu vực hoặc quốc gia khác, cũng như chi phí cho việc di chuyển quanh thành phố trên các loại phương tiện giao thông công cộng khác nhau;
- tiến hành các sự kiện khác nhau trên cơ sở phân công quản lý;
- chi phí quan trọng khác, nhưng chúng phải cần thiết và phù hợp, nếu không ban lãnh đạo công ty có thể từ chối chuyển tiền.
Mỗi diem cho một chuyến công tác ở Nga được xác định riêng cho từng nhân viên. Nhưng đồng thời, thanh toán tối đa có thể được ghi lại ở cấp địa phương.
Khi nào chúng được liệt kê?
Mỗi công ty xác định riêng khi nào mỗi diem sẽ được chuyển cho nhân viên của tổ chức. Hai tùy chọn có thể được sử dụng cho việc này:
- chuyển tiền trước, và trong trường hợp này thường là một khoản cố định được trả, mà nhân viên có thể quản lý trong một chuyến đi, nhưng nếu cần thiết, sau một chuyến công tác, anh ta có thể yêu cầu thêm tiền;
- thanh toán cho mỗi diems sau chuyến đi, trong đó nhân viên phải tự tiêu tiền của mình, và sau đó lập một báo cáo có chứa thông tin về tất cả các chi phí, trên cơ sở các chi phí được bù.
Tùy chọn thứ hai thường được sử dụng nhất, do đó, hầu hết mọi nhân viên của công ty đều phải lập báo cáo đặc biệt sau chuyến đi.
Những tài liệu được chuẩn bị bởi các nhân viên?
Sau chuyến đi, một nhân viên của công ty có thể tính vào khoản bồi thường cho các chi phí phát sinh. Những gì mỗi diem trên một chuyến đi kinh doanh được bồi thường phụ thuộc vào chi phí của công dân. Để nhận tiền, nhân viên chuẩn bị các tài liệu sau:
- báo cáo trực tiếp, trong đó có thông tin về một công dân đã chi bao nhiêu tiền trong chuyến đi;
- một hợp đồng thuê nếu một công dân sử dụng một căn hộ riêng để sống trong một chuyến đi;
- nhận khách sạn;
- tài liệu xác nhận chi phí đi lại, bao gồm séc, biên lai cho khăn trải giường trên tàu, thẻ lên máy bay hoặc các giấy tờ tương tự khác;
- bằng chứng về việc sử dụng các dịch vụ taxi được cung cấp bởi các hóa đơn, séc hoặc vé khác nhau, và nếu một công dân sử dụng phương tiện giao thông cá nhân, sau đó anh ta chuyển các séc nhận được tại trạm xăng cho chủ nhân;
- tài liệu xác nhận các loại chi phí khác.
Dựa trên báo cáo và các tài liệu khác, kế toán của công ty tính toán cho mỗi diem, do đó, các chi phí phát sinh của nhân viên được bồi thường.
Làm thế nào là thanh toán được thiết lập?
Mỗi công ty độc lập xác định quy mô của các khoản thanh toán này, có tính đến mục đích của chuyến đi, khả năng tài chính của tổ chức, cũng như các yếu tố cá nhân khác. Trong trường hợp này, các chỉ tiêu được ghi trong tài liệu nội bộ của công ty được tính đến.
Để phê duyệt mỗi diem trong một chuyến đi kinh doanh, một vị trí đặc biệt được hình thành trong công ty. Nó được ký bởi người đứng đầu của công ty. Ngoài ra, một đơn đặt hàng cho mỗi diems trên một chuyến đi kinh doanh được ban hành. Trong trường hợp này, các định mức được tính đến, trên cơ sở tiền được chuyển từ các khoản thanh toán này sang các khoản tiền khác nhau.
Khi nào được trả bằng các khoản thanh toán thuế thu nhập cá nhân và đóng góp cho các quỹ khác nhau?
Khi tính toán cho mỗi diem, người sử dụng lao động phải xem xét họ không cần phải trả thuế thu nhập cá nhân và các khoản đóng góp khác cho các tổ chức chính phủ. Do đó, nếu ban quản lý của công ty không muốn các khoản thanh toán bị đánh thuế, các hạn chế sau đây sẽ được tính đến:
- nếu bạn lên kế hoạch cho một chuyến đi trong nước Nga, thì khoản thanh toán tối đa sẽ là 700 rúp. trong một ngày;
- nếu một nhân viên được gửi đến một tiểu bang khác, thì tối đa 2,5 nghìn rúp được trả cho anh ta. mỗi ngày
Nếu nhân viên chi nhiều tiền hơn, thì thuế thu nhập cá nhân được trả từ khoản chênh lệch và số tiền cần thiết được chuyển vào quỹ nhà nước. Mặc dù luật pháp không có các yêu cầu cho một khoản thanh toán tối thiểu, mỗi tổ chức phải tính đến số tiền thực tế mà một công nhân sẽ cần để hoàn thành một nhiệm vụ ở thành phố hoặc tiểu bang khác. Do đó, việc giảm quá mức mỗi diem trong chuyến công tác tới Nga có thể dẫn đến sự bất mãn từ phía nhân viên công ty.
Thời gian của chuyến đi cũng được tính đến, vì nếu một ngày đủ để hoàn thành nhiệm vụ, người sử dụng lao động chỉ có thể bồi thường chi phí đi lại được nêu trong báo cáo. Một số tổ chức chỉ cần chuyển cho nhân viên 50% định mức đã thiết lập.
Quy tắc chung để chuyển tiền
Khi tính toán số tiền cho mỗi diem trong một chuyến công tác ở Nga, nhà tuyển dụng phải tính đến một số quy tắc quan trọng. Chúng bao gồm:
- Mỗi diem chỉ được trả tiền với điều kiện chuyến đi là do nhu cầu sản xuất, và không hoạt động như một sáng kiến của nhân viên trực tiếp;
- trong một chuyến công tác, người đứng đầu đưa ra một lệnh liệt kê tất cả các điều kiện và yêu cầu cho một chuyến công tác;
- nhân viên có thể yêu cầu tạm ứng, phát hành trên cơ sở lệnh bảo đảm giải ngân tiền mặt;
- nhân viên được bổ nhiệm đã nhận được tiền từ người sử dụng lao động phải thực hiện một số nhiệm vụ nhất định, trong đó phân công công việc được hình thành;
- trong vòng ba ngày sau chuyến đi, nhân viên nộp báo cáo tạm ứng đặc biệt, theo đó các tài liệu khác xác nhận các chi phí phát sinh được đính kèm;
- báo cáo được kiểm tra bởi kế toán hoặc nhà kinh tế của công ty, sau đó tài liệu được người đứng đầu phê duyệt;
- Số tiền thanh toán được tính có tính đến ngày khởi hành và ngày đến.
Nếu, trên cơ sở các tài liệu được gửi bởi một nhân viên, người ta xác định rằng anh ta đã chi tiêu ít hơn số tiền được cấp trước dưới dạng trợ cấp sinh hoạt hàng ngày cho một chuyến công tác, anh ta phải trả lại tiền chênh lệch cho nhân viên thu ngân của công ty.
Được mỗi diems trả cho một chuyến đi trong ngày?
Thông thường, để giải quyết các vấn đề khác nhau, cần phải dành không quá một ngày, vì vậy câu hỏi đặt ra là liệu mỗi diem có được trả trong các điều kiện như vậy không. Một chuyến đi trong 1 ngày trên cơ sở TC yêu cầu chuyển mỗi diem. Một chuyến đi như vậy được thực hiện theo cách tiêu chuẩn, do đó, bảng chấm công chỉ ra rằng nhân viên không có mặt tại nơi làm việc chính. Ngày hôm sau, một nhân viên của công ty tạo ra một báo cáo chuyến đi, trên cơ sở anh ta nhận được bồi thường từ người đứng đầu công ty.
Nhiều công ty không trả tiền cho mỗi diem cho các chuyến công tác một ngày, trừ khi được cung cấp bởi các tài liệu địa phương nội bộ.
Làm gì khi chuyến công tác kết thúc sớm?
Thông thường, nhân viên nhận được tiền mặt trước, nhưng đồng thời họ trở về nhà trước thời hạn, vì họ nhanh chóng hoàn thành các nhiệm vụ do người đứng đầu đặt ra. Trong trường hợp này, họ được yêu cầu chuẩn bị chính xác một báo cáo chi phí.
Kế toán của công ty trên cơ sở các tài liệu nhận được thực hiện tính toán lại. Phần còn lại với nhân viên được trả lại cho nhân viên thu ngân của công ty.
Làm việc cuối tuần được trả lương như thế nào?
Trợ cấp sinh hoạt phí cho một chuyến công tác được trả cho mỗi ngày theo lịch của chuyến đi, nhưng chỉ khi nhân viên đối phó với nhiệm vụ của mình không chỉ vào các ngày trong tuần, mà còn vào cuối tuần.
Nếu một công dân được gửi đến một thành phố khác để theo dõi công việc của chi nhánh mới trong vài tuần, thì anh ta không được chỉ định trợ cấp hàng ngày cho cuối tuần.
Các sắc thái của một chuyến đi nước ngoài
Công nhân có thể đi công tác không chỉ ở Nga, mà ngay cả ở một quốc gia khác. Các tính năng của một chuyến đi như vậy bao gồm:
- tỷ lệ trên mỗi diem cho một chuyến công tác đến một quốc gia khác thường được đặt ở mức 2,5 nghìn rúp;
- tiền được trả bằng rúp chỉ trong những ngày khi một công dân ở trên lãnh thổ Liên bang Nga;
- khi qua biên giới, mỗi diem được trả bằng tiền của quốc gia nơi nhân viên công ty được gửi;
- nếu nhân viên ở cùng một ngày tại Liên bang Nga và ở một tiểu bang khác, thì khoản thanh toán được chia thành hai phần, một phần được trình bày bằng rúp và phần thứ hai được chuyển bằng tiền.
Mỗi công ty có quyền trong tài liệu nội bộ của mình để thiết lập một quy trình khác nhau trên cơ sở trả cho mỗi diem cho một chuyến công tác.
Tôi nên làm gì nếu một nhân viên mua tiền tệ ở một quốc gia khác?
Trong các chuyến công tác, mỗi diem cho phép nhân viên trả tiền ăn ở và ăn uống, cũng như để bù đắp các chi phí bắt buộc khác. Nếu một công dân được gửi đến một quốc gia khác, thì người sử dụng lao động có thể phát hành tiền cho anh ta, cả bằng rúp và ngoại tệ.
Nếu tiền được đưa ra bằng rúp, thì nhân viên, khi đến nước ngoài, phải độc lập có được số lượng tiền cần thiết. Đồng thời, anh ta phải gửi cho nhà tuyển dụng một tài liệu hỗ trợ được gửi bởi sao kê ngân hàng. Nó cho biết số lượng tiền đã được mua khi quá trình hoàn tất, và với tốc độ mua được thực hiện.
Trợ cấp sinh hoạt phí cho các chuyến đi nước ngoài được tính theo tỷ lệ do ngân hàng quy định vào ngày báo cáo du lịch của công ty được nộp cho ban quản lý công ty.
Tôi nên làm gì nếu một nhân viên trở lại và rời đi trong cùng một ngày?
Thường có những tình huống mà một nhân viên vừa trở về sau chuyến công tác rời đi cùng ngày cho một chuyến đi làm việc khác. Tình trạng này không theo bất kỳ cách nào vi phạm các yêu cầu của pháp luật. Trong các hành vi quy phạm không có hướng dẫn liên quan đến các quy tắc thực hiện. Do đó, người sử dụng lao động có thể sử dụng hai phương pháp:
- Hai bộ tài liệu được chuẩn bị cho mỗi chuyến đi. Do đó, nhà tuyển dụng phát hành hai đơn đặt hàng, và cũng hình thành hai chứng chỉ và nhiệm vụ. Mỗi diem được trả hai lần và ngày mà hai chuyến đi giao nhau được trả theo kích thước gấp đôi.
- Kết hợp hai chuyến đi.Quá trình này được sử dụng nếu biết trước rằng một nhân viên sẽ được gửi trong hai chuyến đi cùng một lúc. Do đó, các tài liệu được biên soạn ngay lập tức, trên cơ sở chuyến đi đầu tiên được gia hạn. Theo luật, không có giới hạn về thời gian của chuyến đi, vì vậy tổ chức có thể gia hạn không giới hạn số lần.
Sự lựa chọn chỉ phụ thuộc vào quyết định của quản lý trực tiếp của công ty.
Kế toán
Nhiều công ty không trả tiền cho mỗi diem cho một chuyến công tác một ngày, nhưng theo luật, mỗi công ty phải sắp xếp chính xác các chuyến đi kinh doanh. Đối với điều này, không chỉ một lệnh được ban hành bởi người đứng đầu và một sự phân công công việc được soạn thảo, mà các thông tin cần thiết cũng được nhập vào các tài liệu kế toán.
Các bài đăng sau đây được sử dụng để trợ cấp sinh hoạt hàng ngày:
- D71 K50.2 - việc phát hành vốn từ văn phòng ngoại hối của công ty;
- D71 K50.1 - việc phát hành tiền mặt bằng rúp, nếu bạn lên kế hoạch cho chuyến đi qua lãnh thổ Nga;
- D20, 23, 25, 26, 44 K71 - chấp nhận báo cáo của nhân viên về kế toán;
- D91 K71 - xóa sổ chi phí chênh lệch tỷ giá khi mua một loại tiền tệ;
- D50 K71 - sự trả lại phần còn lại của nhân viên nếu anh ta chưa chi hết khoản thanh toán tạm ứng nhận được;
- D71 K50 - phát hành vượt mức nếu nhân viên không có đủ tiền nhận được trước đó;
- D70 K68 - tích lũy thuế thu nhập cá nhân nếu nhân viên đã chi nhiều hơn số tiền theo định mức được thiết lập theo luật.
Nếu nhân viên chi cho một chuyến công tác hơn 700 rúp. hoặc 2,5 nghìn rúp., thuế thu nhập cá nhân được trả từ chênh lệch. Thanh toán thuế được ghi lại trong các báo cáo 2-PIT và 6-PIT.
Kết luận
Các chuyến đi kinh doanh nhất thiết phải đi kèm với việc chuyển mỗi diem cho nhân viên. Chúng được sử dụng để trả tiền phòng và bảng. Kích thước của chúng phụ thuộc vào việc các nhiệm vụ được thực hiện bởi một nhân viên trong nước hay liệu anh ta có được gửi đến một tiểu bang khác hay không.
Kinh phí có thể được chuyển trước hoặc sau chuyến đi. Nếu số tiền không vượt quá định mức do pháp luật quy định, thì bạn không phải khấu trừ các khoản thanh toán thuế thu nhập cá nhân.