Đăng ký tài liệu tổ chức là một phần quan trọng của công việc giấy tờ lao động. Mục tiêu chính của quá trình này là cung cấp cho các tài liệu lực lượng pháp lý. Ngoài ra, nhờ điều này, họ được đưa vào tài khoản, theo dõi và nhanh chóng tìm kiếm nếu có nhu cầu khẩn cấp. Có được thông tin cần thiết về các tài liệu, bất kể giai đoạn làm việc với chúng, có thể dễ dàng thực hiện trong một khoảng thời gian ngắn, nếu tất cả các quy tắc được thiết lập của quy trình làm việc được tuân thủ.
Khái niệm
Đăng ký tài liệu của một tổ chức là một sự cố định về sự hình thành hoặc thu nhập của họ bằng cách áp dụng một chỉ mục và chỉ ra một số dữ liệu nhất định dưới dạng đặc biệt. Chỉ số bao gồm một số theo thứ tự, được bổ sung bởi các chỉ số danh pháp, phân loại và các thành phần khác. Các phần của chỉ mục theo nhau được phân tách bằng dấu gạch chéo.
Đăng ký tài liệu của tổ chức được tạo ra để nhận các chứng chỉ có tính chất kế hoạch, kế toán, hành chính, báo cáo, tài chính và các tính chất khác. Chúng được sử dụng nội bộ, và cũng được gửi đến các cấu trúc khác hoặc đến từ chúng. Cả giấy viết tay và in bằng các thiết bị kỹ thuật hiện đại đều phải đăng ký.
Mục tiêu
Trong tổ chức công việc giấy tờ, vị trí chính thuộc về quá trình đăng ký. Chỉ với các hoạt động được thiết lập tốt, nối tiếp nhau, các nhiệm vụ quản lý vận hành mới được giải quyết dễ dàng. Đối với điều này, nhân viên phải cung cấp bất kỳ tài liệu nào trong một thời gian ngắn, cả nội bộ và những tài liệu nhận được từ các công ty khác.
Khi đăng ký tài liệu của tổ chức dưới các hình thức đặc biệt, các sự kiện quan trọng nhất được chỉ định, bao gồm cả thời gian tạo, gửi hoặc nhận. Do đó, tài liệu trở thành hợp pháp. Cho đến thời điểm này, nó được coi như không tồn tại. Đó là, tổ chức không chịu trách nhiệm bảo quản, cũng như nhận.
Giá trị
Đăng ký là một trong những giai đoạn đầu tiên của công việc sau khi xử lý ban đầu khi nhận được tài liệu, hoặc áp chót nếu nó được gửi đến một cấu trúc khác. Sau giai đoạn này, các giấy tờ gửi đi được niêm phong trong phong bì và gửi qua thư hoặc các kênh liên lạc khác.
Đăng ký được coi là một trong những hoạt động tốn thời gian và có trách nhiệm nhất trong thủ tục giấy tờ. Do đó, nếu câu hỏi phát sinh hợp lý hóa quy trình làm việc, thì họ bắt đầu với quy trình này.
Nhiệm vụ
Các nhiệm vụ chính của đăng ký bao gồm:
- Kế toán.
- Kiểm soát thực thi.
- Tham khảo công việc.
Khi kế toán, thông tin định lượng thu được trên khối lượng công việc, phân tích cả hai loại tài liệu nói chung và các loại riêng lẻ, theo cấu trúc và các yếu tố khác. Trong tương lai, một cơ sở dữ liệu được hình thành dưới dạng một công cụ tìm kiếm đặc biệt.
Các quy tắc
Chỉ khi cần thiết, sử dụng thêm là tổ chức làm việc với các tài liệu. Đăng ký tài liệu là không cần thiết nếu chúng chỉ được chấp nhận cho thông tin. Mỗi công ty phải phê duyệt một danh sách các tài liệu không nên đăng ký. Theo quy định, nó được chứa trong phụ lục của các hướng dẫn cho thư ký, nhưng cũng có thể được soạn thảo dưới dạng một tờ giấy độc lập. Nó cần phải được cập nhật nếu tình hình yêu cầu.
Thông thường, chứng khoán chưa đăng ký bao gồm:
- Tài liệu quảng cáo.
- Xin chúc mừng
- Thư mời tham dự hội thảo và hội nghị.
- Sách và phương tiện in ấn khác.
- Gói "cá nhân" nhận được qua thư.
- Bản sao các tài liệu của chính phủ.
- Thông tin thư.
Trong quá trình đăng ký, mỗi tài liệu được gán một số tương ứng. Giấy đến có hệ thống số riêng, được đóng dấu trên biên lai.
Thủ tục chỉ được thực hiện một lần. Đây là một trong những quy tắc chính để tổ chức công việc với các tài liệu. Đăng ký tài liệu trong một công ty lớn được thực hiện trong bộ phận văn thư. Nếu đó là một công ty nhỏ, thì thư ký đang xử lý vấn đề này. Trong một công ty với các bộ phận và các nhóm cấu trúc khác, quá trình này có thể được thực hiện theo cách phi tập trung. Điều này, tuy nhiên, chỉ áp dụng cho các giấy tờ nội bộ. Đăng ký của họ nên được thực hiện vào ngày nhận, phê duyệt hoặc gửi.
Phương pháp sản xuất
Tài liệu có thể được lấy theo những cách sau:
- Qua thư.
- Thông qua dịch vụ chuyển phát nhanh.
- Bằng fax.
- Qua email.
Các hình thức tổ chức đăng ký tài liệu khác nhau được thực hiện liên quan đến sự tương ứng sau đây:
- Hộp thư đến.
- Hướng ngoại.
- Nội tâm.
Thông tin đăng ký
Đối với tài liệu đến, dữ liệu như:
- Ngày nhận.
- Số đến.
- Ngày biên soạn tài liệu.
- Chỉ số
- Số đăng ký.
- Tác giả của tài liệu.
- Tên.
- Nghị quyết
- Thời gian thực hiện.
- Nhà thầu.
- Tiến độ công việc.
- Số vụ án mà anh ta đi sau các thao tác cần thiết.
Nhập thông tin
Đầu tiên, việc tổ chức đăng ký các tài liệu chính được thực hiện, chưa được điền đầy đủ, vì chúng chưa được nộp cho người đứng đầu, và không có một giải pháp thích hợp, cũng như thời gian thực hiện và nhà thầu được chỉ định. Các dữ liệu còn lại được chỉ định sau khi làm quen với người được ủy quyền. Nếu một mối quan hệ tốt đã được thiết lập với nhà lãnh đạo và anh ta xem qua thư từ mỗi sáng, trước tiên bạn có thể đưa tài liệu cho anh ta và sau khi đưa ra quyết định phù hợp, hãy nhập ngay tất cả dữ liệu cần thiết.
Nếu chúng ta đang nói về việc tổ chức đăng ký và kiểm soát việc thực hiện các tài liệu nội bộ, dữ liệu có thể được chỉ định ở dạng thích hợp với khả năng thay đổi và bổ sung tiếp theo. Ngày nhận trong họ, tất nhiên, vắng mặt. Do đó, không giống như một tài liệu đến, một tài liệu nội bộ có một số đăng ký duy nhất.
Bất kỳ công ty nào cũng có quyền thay đổi và bổ sung dữ liệu trên tài liệu đến, có tính đến các chi tiết cụ thể của hoạt động. Ví dụ, thường chỉ ra số lượng tờ và ứng dụng.
Các hình thức
Mẫu đăng ký có dạng:
- Tạp chí.
- Thẻ.
- Hệ thống điện tử tự động.
Chúng ta hãy xem xét từng hình thức riêng biệt.
Tạp chí
Một hệ thống tạp chí rất hữu ích khi một tổ chức đang xử lý một số lượng nhỏ tài liệu. Nếu công ty có khối lượng công việc lớn, thì nó không còn được sử dụng nữa, vì ở nhiều khía cạnh, nó kém hơn các hệ thống khác, tiên tiến hơn.
Thông tin được chỉ định trong các tạp chí đăng ký tài liệu của tổ chức theo thứ tự mà chúng được nhận. Quá trình này liên quan đến một người. Vì vậy, khi rất nhiều tài liệu đến, đăng ký mất một thời gian dài. Đương nhiên, điều này làm chậm quá trình làm việc.
Ngoài ra, hoạt động phải được nhân đôi, vì thông tin được yêu cầu cả trong văn phòng và trong các đơn vị cấu trúc riêng lẻ, nơi tài liệu sẽ được thực hiện trong tương lai. Do đó, trong cùng một công ty, cùng một chứng khoán nên được đăng ký 3-5 lần trong các tạp chí riêng biệt.
Đồng thời, không thể có được thông tin tham khảo trong một thời gian ngắn, vì các mục tạp chí được giữ theo thứ tự thời gian. Để có được thông tin, bạn cần biết ít nhất khoảng khi tài liệu được đăng ký.
Sẽ không thể kiểm soát thời hạn, vì tất cả chúng đều có cái riêng và không thể được phân loại riêng.Do đó, trong trường hợp chức năng điều khiển được ưu tiên, hãy sử dụng hệ thống thẻ.
Thẻ
Hệ thống đăng ký thẻ giải quyết những thiếu sót tồn tại khi tiến hành thủ tục giấy tờ cho tạp chí. Nó xuất hiện vào đầu thế kỷ trước và rất phổ biến ở các nước châu Âu. Ở Nga, nó trở nên phổ biến trong quá trình phát triển Hệ thống lưu giữ hồ sơ nhà nước thống nhất. Hệ thống đăng ký tài liệu này trong tổ chức là cần thiết để đối phó với một khối lượng lớn chứng khoán mà không gặp vấn đề gì. Nó có những ưu điểm sau:
- Quá trình đăng ký có thể được xử lý bởi một số nhân viên cùng một lúc.
- Tài liệu có thể được sản xuất với số lượng cần thiết cho hoạt động trơn tru của tổ chức.
- Thẻ có thể được hệ thống hóa, cũng như tạo các tệp thẻ. Điều này làm cho chức năng trợ giúp có sẵn.
- Một trường hợp cụ thể có thể được chuyển sang kiểm soát việc thực thi các tài liệu.
- Các hình thức và chỉ dẫn của các chi tiết được xác định trực tiếp trong tổ chức, và được quy định trong các hướng dẫn cho thủ tục giấy tờ.
- Mẫu thẻ đã chọn có thể được nhân giống bằng máy photocopy. Để giữ hồ sơ, bạn cần có một lưu thông đủ ít nhất 1 năm.
Một tổ chức có thể có nhiều bản sao thẻ khi cần thiết. Thông thường bạn cần điền ít nhất hai. Sau đó, một bản sao được lưu trữ trong tủ tệp tạm thời, và bản còn lại trong bộ phận thông tin và tham chiếu. Bản thân tài liệu được gửi cho nhà thầu để làm việc. Nhưng thường thì họ sử dụng ba thẻ để chuyển cái sau cho người biểu diễn.
Một hệ thống như vậy phù hợp cả cho các tài liệu đăng ký một tổ chức công cộng và để thực hiện công việc văn phòng trong một tổ chức nhà nước. Các tệp thẻ tham chiếu được tạo trên các vấn đề khác nhau, ví dụ, theo vùng. Sau đó, số lượng của họ tự động tăng lên. Tất nhiên, hệ thống này đòi hỏi nhiều lao động và chỉ có thể được hình thành một cách hiệu quả trong các tổ chức nơi dịch vụ quản lý văn phòng thực hiện các chức năng của mình một cách hoàn hảo. Một hệ thống hiện đại hơn đã giúp loại bỏ nhu cầu điền vào một số lượng lớn thẻ. Nó trở nên khả thi nhờ sự ra đời của công nghệ máy tính.
Hệ thống điện tử tự động
Hình thức tài liệu này được thực hiện thông qua phần mềm (hoặc phần mềm). Nó được cài đặt trên PC, máy chủ hoặc một số PC tích hợp. Khi sử dụng một hệ thống tự động, thông tin được nhập vào thẻ điện tử, được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu tương ứng. Để đảm bảo an toàn, song song, thông tin được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu (sao lưu) bổ sung.
Chính hình thức này đã nhận được ứng dụng lớn nhất hiện nay, vì nó có những lợi thế đáng kể so với hai tùy chọn trước đó. Cụ thể, đó là:
- Tìm kiếm nhanh trên bất kỳ cơ sở nào, ví dụ, ngày.
- Tạo báo cáo và thông tin phân tích ở chế độ tự động.
- Khả năng đăng ký từ những nơi làm việc khác nhau cùng một lúc.
- Khả năng quản lý tài liệu theo cách phi tập trung trong các đơn vị riêng biệt với việc tích hợp thông tin trong một cơ sở dữ liệu.
- Các tính năng khác.
Một chương trình đăng ký tài liệu có thể được phát triển bởi chính tổ chức. Tuy nhiên, trong phần lớn các trường hợp, các giải pháp làm sẵn được sử dụng giúp dễ dàng làm việc với một khối lượng lớn tài liệu, bắt đầu từ giai đoạn tạo và kết thúc bằng việc thực hiện hoặc gửi đến công ty khác.
Trong một hệ thống tự động, thông tin đầy đủ nhất về tất cả các tài liệu có thể được thu thập và lưu trữ. Nhờ điều này, kiểm soát hiệu quả được thực hiện và công việc tham khảo được thực hiện, và, nếu cần thiết, kiểm kê nội bộ.
Kết luận
Hiện tại, tại bất kỳ doanh nghiệp và tổ chức nào, một khối lượng lớn tài liệu đang được tạo ra. Công việc văn phòng, được thiết lập đúng theo quy định của pháp luật và đáp ứng tất cả các nhiệm vụ được đặt ra, làm tăng hiệu quả quản lý lên nhiều lần. Máy tính cá nhân, chương trình và công nghệ mới đã làm cho quá trình này có tổ chức hơn. Một hệ thống tự động tăng tốc và tạo điều kiện cho toàn bộ công việc, cũng như đăng ký và kế toán các tài liệu trong tổ chức, đặc biệt.
Quá trình này là quan trọng trong suốt chu kỳ văn thư. Nhờ công việc có tổ chức, bạn có thể dễ dàng tìm thấy thông tin cần thiết và một tài liệu cụ thể trong một thời gian ngắn. Và điều này, đến lượt nó, cung cấp một giải pháp vận hành cho các vấn đề.
Thẻ, cho đến gần đây được phân phối ở khắp mọi nơi, đang dần được thay thế bằng một hệ thống tự động, ngay cả để đăng ký với một tổ chức tài liệu phi lợi nhuận. Toàn bộ quá trình được thực hiện ở chế độ tăng tốc, bao gồm kiểm soát hiệu quả đối với luồng tài liệu.