Trong các hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào, một số lượng lớn tài liệu xuất hiện phải được lưu trữ trong một khoảng thời gian nhất định. Trong bài viết của chúng tôi, chúng tôi muốn nói về cách lưu trữ tài liệu hoạt động và phá hủy chúng được thực hiện.
Lưu trữ trực tuyến là gì?
Tuyệt đối tất cả các giấy tờ được tạo hoặc nhận trong quá trình của doanh nghiệp phải được hệ thống hóa rõ ràng và xử lý kỹ lưỡng. Để trong tương lai bạn có thể sử dụng lại chúng, bạn phải tổ chức đúng cách an toàn của chúng, cung cấp quyền truy cập nhanh vào bất kỳ trong số chúng. Trong thực tế, việc lưu trữ tài liệu hoạt động là việc bảo quản giấy tờ trong một tổ chức hoặc đơn vị cấu trúc cho đến khi chúng bị phá hủy hoặc chuyển đến kho lưu trữ của tổ chức.
Thời hạn lưu giữ tài liệu
Trong bất kỳ tổ chức nào cũng có nhiều loại giấy tờ tùy theo mức độ giá trị của chúng. Một số có giá trị kinh tế hoặc khoa học lớn, một số khác chứa thông tin cần thiết để giải quyết các vấn đề cụ thể, sau đó chúng mất đi ý nghĩa quan trọng. Do đó, một số giấy tờ phải được hệ thống hóa và lưu trữ đúng cách, trong khi một số khác chỉ đơn giản là bị hủy, theo các quy tắc nhất định.
Việc lưu trữ hoạt động của các tài liệu có giá trị khoa học hoặc thực tế có khung thời gian riêng. Họ phụ thuộc vào mức độ quan trọng của nội dung của họ.
Thời hạn sử dụng có thể như sau:
- Vĩnh viễn.
- Tạm thời (hơn mười năm).
- Tạm thời (không quá mười năm).
Cần lưu ý rằng hình thức của các giấy tờ không ảnh hưởng đến thời gian lưu trữ tài liệu theo bất kỳ cách nào (bảng lưu trữ được đưa ra bởi chúng tôi trong bài viết). Không có gì bí mật rằng hiện tại hầu hết các thông tin đang được xử lý điện tử. Điều khoản phụ thuộc, trước hết, vào nội dung của tài liệu.
Yêu cầu lưu trữ
Có một số yêu cầu nhất định cho việc lưu trữ tài liệu hoạt động. Ví dụ, các trường hợp hoàn thành bảo quản tạm thời hoặc vĩnh viễn nên được duy trì trong các đơn vị tổ chức trong vài năm nữa. Sau giai đoạn này, chúng được đặt trong kho lưu trữ của doanh nghiệp.
Miễn là các giấy tờ được sử dụng tích cực, họ cần thiết kế và bảo trì thích hợp. Hoạt động lưu trữ tài liệu ngụ ý sự hình thành của chúng theo các nhóm cụ thể nhất định, cũng như các đặc thù danh pháp được thông qua bởi tổ chức.
Để đảm bảo tìm kiếm nhanh bất kỳ giấy tờ nào, cần phải định dạng tên của các thư mục càng nhiều thông tin càng tốt. Như một ổ đĩa, theo quy định, các thư mục được sử dụng, trên trang bìa cần có một túi để đặt tên thay thế cho danh pháp.
Trong quá trình lưu trữ trực tuyến, các thông tin sau được chỉ định trên trang bìa:
- Thời gian tạm thời bắt đầu và kết thúc sử dụng.
- Tổng số tờ sạch trong một thư mục.
- Chỉ định thời hạn sử dụng của chứng khoán đó.
- Họ và tên nghệ sĩ, số điện thoại liên lạc của mình.
- Chữ khắc bổ sung cũng có thể có mặt (Nhận xét về phê duyệt, cho chữ ký, v.v.)
Lưu trữ hiện tại được thực hiện trong các tủ được trang bị đặc biệt (kim loại) hoặc trong một phòng riêng biệt, được đóng kín để truy cập. Việc phát hành chứng khoán tạm thời chỉ nên được thực hiện theo lệnh của ban quản lý bộ phận mà các tài liệu liên quan. Đến cuối ngày, thư mục sẽ trở về vị trí của nó - một tủ an toàn.
Vào cuối thời gian lưu trữ vận hành, các tài liệu được gán trạng thái của Google đã hoàn thành. Và chỉ sau khi điều này bắt đầu thủ tục chuẩn bị của họ để chuyển đến kho lưu trữ.
Ngày lưu trữ tài liệu đến
Trong bất kỳ tổ chức nào, các tài liệu đến tích lũy trong quá trình hoạt động. Họ cũng có hạn sử dụng. Nói chung, thư từ đến đề cập đến tất cả các tài liệu đến doanh nghiệp. Thời gian lưu trữ của các giấy tờ như vậy được xác định bởi nội dung. Tài liệu đến được khuyến nghị để được lưu trữ trong ít nhất ba năm. Tuy nhiên, các chữ cái quan trọng hơn có thể tồn tại lâu hơn (ví dụ: hơn năm năm). Thời lượng được xác định bởi mức độ quan trọng của thông tin trong các giấy tờ. Do đó, việc phân loại các tài liệu đó phải tính đến tầm quan trọng của thông tin. Ví dụ, thư từ chính quyền nên được tô sáng trong một thư mục và thư tương ứng với các đối tác kinh doanh trong thư mục khác. Những giấy tờ như vậy nên được lưu trữ trong ít nhất năm năm.
Thời gian lưu giữ bên ngoài
Tài liệu gửi đi, giống như bất kỳ tài liệu nào khác trong doanh nghiệp, có thể được lưu trữ. Hơn nữa, như trong trường hợp giấy tờ đến, họ có những điều khoản nhất định, phụ thuộc vào mức độ quan trọng của họ.
Nên hệ thống hóa các tài liệu và chỉ ra thời gian lưu trữ trên mỗi thư mục. Về mặt logic, các tài liệu gửi đi nên được chia thành các mảng riêng biệt: thư tín với nhà cung cấp, với khách hàng, khách hàng, tổ chức chính phủ, dịch vụ tiện ích, v.v. Các giấy tờ quan trọng nhất cần được lưu trữ trong ít nhất năm năm và đơn giản hơn - tối đa ba năm. Thư đặc biệt quan trọng có thể được lưu trữ trong mười năm. Các căn cứ để sử dụng lâu như vậy phải được cố định trong một hướng dẫn đặc biệt về công tác văn thư của doanh nghiệp.
Nhật ký tài liệu
Một tạp chí đăng ký tài liệu có sẵn tại bất kỳ doanh nghiệp. Hơn nữa, theo quy định, các tạp chí đăng ký riêng cho chứng khoán đến và đi được phân bổ nếu tổ chức đang hoạt động. Vì vậy, thuận tiện hơn nhiều để hệ thống hóa tất cả các thư. Tạp chí được mua và thay đổi hàng năm. Tất nhiên, hiện nay, nhiều người thích giữ một tạp chí tương tự ở dạng điện tử. Tuy nhiên, phải có một bản sao giấy.
Yêu cầu của tài liệu được ghi lại trong các tạp chí, số được gán cho chúng, và ngày cũng được chỉ định. Việc đăng ký chứng khoán như vậy cho phép, nếu cần thiết, để tìm đúng tài liệu. Tạp chí được giữ trong ba năm. Vào cuối giai đoạn này, tất cả các tài liệu liên quan đến thư từ đến và đi đều bị hủy, trong khi đưa ra một hành động.
Kiểm tra tài liệu
Như chúng tôi đã nói trước đó, thời gian sử dụng và lưu trữ giấy tờ trong mọi trường hợp không phụ thuộc vào hình thức (giấy hoặc điện tử), chỉ có nội dung của các tài liệu là quan trọng. Để xác định tầm quan trọng của nó, một kỳ thi được chỉ định. Nhiệm vụ của nó là tìm ra tài liệu nào có tầm quan trọng đối với sản xuất, khoa học, nhà nước, v.v ... Đối với các tài liệu được chọn để lưu trữ vận hành, cần phải xác định khoảng thời gian mà chúng có thể cần thiết. Do đó, việc xác định thời gian lưu trữ là một nhiệm vụ khác được đặt ra trước khi kiểm tra. Tất cả các giấy tờ trước khi được gửi để đánh giá chuyên gia để chuẩn bị chuyển sang kho lưu trữ được hình thành thành các vấn đề danh pháp bởi các bộ phận cấu trúc nhất định hoặc dịch vụ quản lý văn phòng.
Kiểm tra giá trị có thể được thực hiện tại chính các doanh nghiệp, tài liệu lưu trữ của các tổ chức, cũng như lưu trữ nhà nước.
Nói chung, nếu chúng ta nói về các tài liệu quản lý nghiêm túc, ngày lưu trữ của chúng được xác định trước tại thời điểm tạo ra chúng. Các tài liệu tham khảo và hỗ trợ chính ảnh hưởng đến thời gian lưu trữ là danh sách các tài liệu chỉ ra thời gian lưu trữ. Chúng được sử dụng trong đánh giá chuyên gia về chứng khoán tại các kho lưu trữ của thành phố, nhà nước và tại các doanh nghiệp. Và giá trị, như chúng ta đã nói, được thể hiện trong thời hạn sử dụng.
Danh sách các tài liệu có thời hạn lưu trữ là một danh sách có hệ thống các danh mục và loại chứng khoán có chứa thông tin quy định về thời gian lưu trữ của chúng.
Các danh sách chứa thời gian lưu trữ của các tài liệu tiêu chuẩn có sẵn trong bất kỳ tổ chức nào. Nhưng các giấy tờ cụ thể phản ánh các chức năng nhất định của doanh nghiệp có thể liên quan đến danh sách các bộ phận.
Tài liệu lưu trữ
Một kho lưu trữ tài liệu trong một tổ chức không thể tự tồn tại. Các giấy tờ được lưu trữ trong đó trong một thời gian nhất định, sau đó chúng phải được chuyển đến kho lưu trữ của thành phố hoặc tiểu bang. Luật liên bang xác định rõ ràng thời gian lưu trữ cho nhiều chứng khoán trong đó. Vì vậy, ví dụ, tài liệu về nhân sự, giấy tờ công chứng, sổ kinh doanh phải được bảo quản trong 75 năm, tài liệu khoa học - mười lăm năm.
Trong trường hợp tổ chức bị thanh lý vì bất kỳ lý do gì, việc lưu trữ tài liệu với thời hạn sử dụng cố định, cũng như giấy tờ nhân sự, phải được chuyển đến kho lưu trữ của thành phố. Các doanh nghiệp ngoài quốc doanh để chuyển tài liệu trước tiên phải ký kết thỏa thuận với Quỹ Lưu trữ của Liên bang Nga. Nếu nó không được ký kết đúng thời hạn, thì kho lưu trữ chỉ nên lấy giấy lưu trữ về nhân sự của doanh nghiệp. Nơi lưu các tài liệu còn lại nên được lựa chọn bởi chủ tịch ủy ban thanh lý.
Làm thế nào để hủy tài liệu?
Tài liệu lưu trữ được lưu trữ tại doanh nghiệp có thể được loại bỏ nếu hết thời gian lưu trữ. Tiêu hủy tài liệu có thể được ủy thác cho một tổ chức bên thứ ba hoặc bạn có thể tự thực hiện. Có các quy tắc thống nhất theo đó quá trình này được thực hiện. Điều đáng ghi nhớ là bạn chỉ có thể phá hủy những tài liệu đã hết thời gian lưu trữ đã mất đi ý nghĩa thực tế của chúng. Có thể thực hiện bất kỳ hành động nào liên quan đến chứng khoán chỉ với sự đánh giá của chuyên gia.
Tiêu hủy tài liệu đi kèm với việc thực hiện hành vi.
Vẽ lên một hành động
Giấy tờ có thể được đưa vào hành động hủy trong trường hợp thời hạn lưu trữ hết hạn vào ngày 1 tháng 1 của năm mà tài liệu được soạn thảo. Đó là, nếu trường hợp của năm 2014 và thời gian lưu trữ là năm năm, thì nó chỉ có thể được đưa vào đạo luật vào năm 2020.
Để tránh những hiểu lầm tiếp theo, tất cả các trường hợp phải được xem xét đầy đủ, đảm bảo rằng tất cả các giấy tờ trong đó đã bị mất giá trị. Tuy nhiên, trong thực tế, họ thường làm khác. Nếu các tài liệu đã nằm trên kệ trong năm năm và chưa bao giờ được chạm vào chúng, thì các quy tắc sẽ bị bỏ qua. Họ chỉ đơn giản lướt qua các trường hợp chọn lọc để đảm bảo rằng chúng thực sự không còn cần thiết nữa.
Đạo luật phải chứa thông tin có sẵn trên trang bìa của các trường hợp. Những công việc khó khăn như vậy sẽ dường như không cần thiết đối với những người không hiểu được sự phức tạp của công việc lưu trữ. Nhưng trong thực tế điều này không phải như vậy.
Một hành động chắc chắn phải được ký bởi người thực hiện đánh giá chuyên gia. Hơn nữa, tài liệu này lưu ý rằng các hành động đã được thống nhất với ủy ban chuyên gia của tổ chức. Cuối cùng, hành động phải được sự chấp thuận của người đứng đầu doanh nghiệp.
Chỉ sau khi làm theo tất cả các thủ tục, tổ chức mới có thể phá hủy các trường hợp được liệt kê trong hành vi.
Làm thế nào để tiêu hủy giấy tờ kinh doanh?
Có một số cách để phá hủy tài liệu. Nếu lãnh thổ của doanh nghiệp cho phép, thì bạn có thể tự đốt giấy, quan sát an toàn cháy nổ. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các tài liệu máy hủy tài liệu. Nhưng đây là một quá trình khá dài, phương pháp này phù hợp với khối lượng nhỏ. Trong những trường hợp này, một hành động được rút ra dưới hình thức độc đoán, trong đó thực tế hủy diệt được ghi lại.
Khối lượng lớn các trường hợp dự định để tiêu hủy, thường là các doanh nghiệp chuyển giao để xử lý hoặc tái chế cho các tổ chức chuyên ngành giải quyết việc này.
Thực tế của việc chuyển nhượng phải được ghi lại trong giấy chứng nhận chấp nhận. Tài liệu cho biết ngày, trọng lượng và số lượng các trường hợp. Các chuyên gia khuyên rằng một nhân viên của công ty phải có mặt trong việc phá hủy giấy tờ để giữ bí mật.