Tình huống khi các doanh nhân phải đối mặt với nhu cầu flash tài liệu là không phổ biến. Giấy tờ có thể cần thiết để kiểm tra thuế, quỹ hưu trí hoặc để lưu trữ trong kho lưu trữ.
Nghiêm cấm dán keo tài liệu hoặc gắn chặt bằng kim bấm. Để tránh các vấn đề và không kiếm được danh tiếng của một người mù chữ, bạn cần biết cách flash tài liệu theo tất cả các yêu cầu.
Quy tắc chung
Thoạt nhìn, có vẻ như không có khó khăn nào trong các tài liệu ràng buộc phát sinh, nhưng điều này không hoàn toàn đúng. Quá trình phải được tiếp cận có trách nhiệm để các giấy tờ ở dạng thích hợp. Nhiều nhà in có thể thực hiện công việc này với một mức phí định sẵn và trong một thời gian ngắn, nhưng không phải mọi doanh nhân sẽ có nguy cơ giao phó các giấy tờ quan trọng cho người ngoài. Để không sử dụng dịch vụ của các chuyên gia mỗi lần, nó đáng để tìm ra cách flash tài liệu đúng cách.
Cấu trúc giám sát không cung cấp cho doanh nhân hướng dẫn cụ thể về vấn đề này, vì vậy bạn phải tự mình giải quyết. Thông tin có thể được lấy từ các hướng dẫn trong lĩnh vực công việc văn phòng.
Khâu giấy bằng chỉ
Làm thế nào để flash tài liệu theo cách này? Để làm điều này, chuẩn bị các phụ kiện. Bạn cần phải có chủ đề, kim và keo. Quá trình này bao gồm ba giai đoạn:
- Chuẩn bị tài liệu. Tất cả các giấy tờ phải được sắp xếp theo đúng thứ tự và được đánh số bằng bút chì ở góc của tờ. Lỗ có thể được thực hiện với một dùi hoặc sử dụng một cú đấm lỗ. Trong trường hợp khi có rất nhiều giấy tờ và không thể xuyên thủng chúng bằng một cú đấm lỗ, thì đáng để sử dụng một cây đinh nhọn và búa. Số lượng lỗ phụ thuộc vào tầm quan trọng và mục đích của tài liệu. Các tài liệu có độ nhạy cao được ghim vào năm lỗ để tránh giả mạo tờ rơi. Các lỗ nên được đặt ở bên trái, ở trung tâm của trường tự do. Khoảng cách nên xấp xỉ ba centimet từ vết đâm này đến vết đâm khác.
- Viết tắt. Hiểu cách khâu tài liệu với các chủ đề, bạn cần biết các sắc thái quan trọng. Trong hầu hết các trường hợp, thông thường sử dụng dây bện hoặc sợi LS-210. Chủ đề bền khác cũng được cho phép. Cần phải bắt đầu quá trình từ phía sau của lỗ, nằm ở giữa. Nó là thông lệ để ghim tài liệu hai lần để cung cấp sức mạnh mong muốn. Các sợi được đưa đến mặt sau của lỗ trung tâm và được buộc bằng một nút thắt. Nếu bạn cần buộc chặt các giấy tờ không có giá trị cụ thể, bạn có thể sử dụng một chuỗi thông thường.
- Chứng nhận tài liệu. Để xác nhận chính xác giấy, cần phải chuẩn bị một chiếc lá nhỏ có kích thước 4 x 5 cm. Nó phải được dán vào bó để các đầu của sợi chỉ được tự do. Trên tờ bạn phải ghi rõ số lượng giấy tờ được nộp bằng số và từ, cũng như vị trí, họ và tên viết tắt của người chịu trách nhiệm. Sau đó, người chứng nhận đặt chữ ký và con dấu của mình, nếu có. Các cạnh của chữ ký và con dấu phải vượt ra ngoài nhãn dán tờ rơi.
Làm thế nào để chuẩn bị giấy tờ để kiểm tra thuế?
Bất kỳ doanh nhân nào cũng có nghĩa vụ cung cấp các báo cáo khác nhau về hoạt động của mình, vì vậy kiến thức về cách flash tài liệu cho dịch vụ thuế là cần thiết. Để tránh sự không nhất quán, nên kiểm tra với người có trách nhiệm về các quy tắc để buộc chặt tài liệu.
Để các tài liệu hoàn thành nên là một danh sách của tất cả các giấy tờ đính kèm. Danh sách phải được đính kèm ngay từ đầu vụ án và được đánh số riêng.Nó cũng là cần thiết để chỉ ra ngày của tài liệu và số lượng tờ. Cần phải nhớ rằng số được đặt trên các tờ, không phải trên các trang. Nếu tài liệu là nhiều tập, các tờ của mỗi tập được đánh số riêng.
Đối với cơ quan thuế, bạn cần flash tài liệu trong 3 lỗ, không hơn không kém. Khoảng cách giữa các lỗ thủng phải lớn hơn ba centimet. Bạn cần sắp xếp chúng trong các lĩnh vực ở phía bên trái. Các lỗ được tạo ra bằng cách sử dụng dùi hoặc kim dày. Các lỗ thủng phải ở giữa trường để văn bản được hiển thị rõ ràng. Tất cả các lỗ phải được thực hiện sao cho chúng nằm dưới nhau.
Chỉ may gì?
Tài liệu về thuế cần phải được khâu chỉ bằng kim đâm, sử dụng dây bện hoặc sợi LS-210. Trong một trường hợp cực đoan, cho phép nhấp nháy với một sợi nylon gấp nhiều lần.
Các chủ đề được hiển thị ở mặt sau của tờ cuối cùng. Các đầu, chiều dài không thể hơn 6 cm, phải được buộc. Nhãn dán được thực hiện theo các quy tắc được chấp nhận chung và được chứng nhận bằng chữ ký và con dấu. Các đầu của chủ đề nên được miễn phí.
Nếu tài liệu sẽ được lưu trữ trong hơn mười năm, năm lỗ phải được thực hiện. Trong trường hợp này, nhãn dán nên được làm bằng giấy lụa.
Bìa tài liệu
Bạn cần biết không chỉ làm thế nào để flash tài liệu, mà còn làm thế nào để chọn một bìa cho chúng. Chúng có thể có ba loại: tiêu chuẩn, không chuẩn và loại được sử dụng để lưu trữ giấy tờ lâu dài. Theo quy định, hầu hết các kích thước của bìa là 229 x 324 mm, chúng được sử dụng cho các tờ A4.
Nếu tài liệu lớn hơn, bạn cần tạo bìa tùy chỉnh. Để làm điều này, bạn có thể liên hệ với nhà in hoặc tự làm. Những giấy tờ cần được lưu trữ trong hơn 25 năm nên được đóng khung trong một vỏ bọc mạnh mẽ làm bằng bìa cứng. Nếu tài liệu được cho là được chuyển đến kho lưu trữ của nhà nước, vật liệu bìa phải không có axit.
Firmware 4 lỗ
Tùy thuộc vào thời gian lưu trữ tài liệu, việc thực thi có thể có hai loại:
- Một phần, trong đó các tờ có thể không được đánh số. Trong trường hợp này, một hàng tồn kho và một tờ chứng nhận không cần phải được biên soạn. Thiết kế này được phép cho các tài liệu được lưu trữ không quá mười năm.
- Thực hiện đầy đủ là cần thiết nếu các giấy tờ đã được lưu trữ trong hơn mười năm. Trong trường hợp này, bạn cần flash tài liệu trong 4 lỗ.
Vỏ phải chắc chắn, làm bằng bìa cứng, độ dày là 0,35-1,5 mm. Các yếu tố mô tả phải được đặt theo GOST 17914-72. Khi nộp giấy, bạn cần nhớ rằng văn bản nên được đọc tốt. Tất cả các yếu tố kim loại, chẳng hạn như kẹp giấy và ghim, phải được loại bỏ.
Đối với phần sụn trong 4 lỗ, bạn cần chuẩn bị dùi, một vật cố định để kẹp, kim lớn và chỉ. Nếu có nhiều tấm, tốt hơn là nên khoan.
Sự tinh tế của khâu lưu trữ
Trước khi flash tài liệu, bạn cần kiểm tra tất cả các giấy tờ và sắp xếp chúng theo đúng thứ tự. Bảng kiểm kê nên được đánh số riêng. Cuối cùng, một nhân chứng là cần thiết.
Nếu trường hợp được hoàn thành một phần, các tông phải được áp dụng trên và dưới. Trong trường hợp thiết kế hoàn chỉnh, cần phải khâu và liên kết bằng keo PVA.
Để kẹp gói, bạn nên sử dụng áp bức hoặc một thiết bị đặc biệt. Các lỗ dưới và trên nên được đặt ở khoảng cách 30 mm từ biên giới của các lĩnh vực. Hai lỗ còn lại nằm ở khoảng cách khoảng 80 mm so với các lỗ thủng cực lớn.
Các đầu của sợi phải được luồn vào các kim khác nhau và được giữ ở các lỗ ở giữa ở mặt trước. Các chủ đề được hiển thị từ phía sau thông qua các lỗ cực đến phía trước. Hơn nữa luồn vào các lỗ liền kề. Các đầu cần được buộc từ phía sau.
Kết luận
Báo cáo và quản lý tài liệu chính xác là một trong những khía cạnh thiết yếu của một doanh nghiệp thành công. Do đó, các nhà quản lý nên tiếp cận vấn đề này với tất cả trách nhiệm và biết cách xả tài liệu đúng cách.
