Nhiều doanh nhân không biết EGAIS là gì và tại sao cần thiết. Hiện tại, Hệ thống thông tin tự động của nhà nước thống nhất là một công cụ bắt buộc mà bất kỳ người bán hoặc nhà sản xuất đồ uống có cồn nào cũng nên tương tác trong lãnh thổ của Liên bang Nga. Vì lý do này, điều quan trọng đối với tất cả các đại diện của doanh nghiệp này là tìm ra EGAIS là gì và nó được sử dụng để làm gì.
Tại sao cần thiết?
Thực tiễn hiện đại cho thấy rằng khoảng 30% tổng khối lượng rượu ở Nga được sản xuất bất hợp pháp, nghĩa là, nói cách khác, cứ một chai thứ ba đồ uống có cồn là một sản phẩm giả. Đương nhiên, trong một môi trường như vậy, việc đưa ra kiểm soát là bắt buộc, nhưng thực tế đối với các doanh nhân hiện chưa biết EGAIS là gì, đây là một căng thẳng bổ sung.
Nếu bạn là chủ sở hữu của một cửa hàng bán lẻ hoạt động tại Nga, thì trong trường hợp này, bạn cần lưu ý rằng, bắt đầu từ ngày 01/01/2016, bạn phải chuyển hoàn toàn thông tin sang Hệ thống thông tin tự động của nhà nước thống nhất cho tất cả các hoạt động mua sắm rượu, ngay cả khi nếu bạn chỉ bán bia tại bán lẻ. Vào tháng 7, yêu cầu có hiệu lực là cũng cần phải tạo các báo cáo chi tiết về doanh số bán lẻ và thông qua hệ thống này, mỗi đơn vị bán hàng riêng lẻ phải được tiến hành.
Làm thế nào để hệ thống này hoạt động trong bán lẻ?
Để hiểu cách thức hoạt động của EGAIS, bạn cần xem xét sự tương tác với hệ thống này trong một số giai đoạn. Các bước như sau:
- giao hàng tận nơi;
- bán hàng;
- sau bán hàng;
- trường hợp thất bại.
Giao hàng tận nơi
EGAIS là gì, bạn cần hiểu từ khi bắt đầu đặt hàng. Khi nhận đồ uống có cồn từ các nhà cung cấp, bạn phải tiến hành xác minh chi tiết số lượng chai thực tế với hóa đơn điện tử hoặc giấy được cung cấp cho bạn. Bạn có thể xác nhận thực tế mua hàng qua hệ thống này bằng tài liệu được cung cấp cho bạn từ hệ thống thông tin bằng e-mail và trên máy tính cần có chương trình kế toán hàng hóa chuyên dụng hỗ trợ làm việc với EGAIS. Bạn có bán bia hoặc bất kỳ đồ uống có cồn nào khác không, trong trường hợp này không thành vấn đề.
Nếu dữ liệu hội tụ, thì trong trường hợp này, bạn chấp nhận hóa đơn do nhà cung cấp lập ra, và sau đó thực tế mua hàng cuối cùng được xác nhận trong EGAIS. Nếu một số hàng hóa có nhãn hiệu bị hư hỏng, thì trong trường hợp này, vận đơn có thể bị từ chối hoàn toàn hoặc giấy chứng nhận sai lệch tương ứng chỉ đơn giản được rút ra.
Giả sử rằng mọi thứ đều ổn, và bạn đã xác nhận thực tế việc mua hàng tại EGAIS. Bia và đồ uống khác đã được mua, và bây giờ sẽ cần phải tải tất cả dữ liệu về các sản phẩm có thể bán được vào chương trình tiền mặt, cũng nên được cài đặt trên máy tính bán lẻ theo các yêu cầu cơ bản của EGAIS.
Giả định rằng sau đó trên mỗi chai có cồn sẽ có một dấu hiệu chuyên biệt trong đó mã vạch hai chiều có ký hiệu Micro PDF417 được áp dụng. Mã vạch này bao gồm thông tin cơ bản về giấy phép và nhà sản xuất, đồng thời cũng chỉ ra các đặc điểm chính của sản phẩm.
Cần bán
Sau khi các chai đã được đặt đầy đủ trên kệ, giao dịch bắt đầu.Bán lẻ cũng có mối quan hệ trực tiếp với EGAIS, vì vậy bạn cần lưu giữ hồ sơ ở tất cả các giai đoạn.
Người mua chọn sản phẩm mong muốn và sẵn sàng trả chi phí. Sau đó, nhân viên thu ngân đọc hoàn toàn thông tin trong mã vạch bằng máy quét 2D và hàng hóa bị đánh bật trong séc. Đồng thời, chương trình máy tính tiền tạo ra một tệp XML, được gửi đến Mô-đun vận chuyển toàn cầu. Đây là một ứng dụng đặc biệt trao đổi thông tin với máy chủ Rosalkogolregulirovanie. Ở đó, một biên lai sẽ được tạo ra trong đó có mã vạch và chữ ký số của cửa hàng, một xác nhận được gửi đến nhân viên thu ngân, sau đó séc có thể được đóng lại. Do đó, việc triển khai từng hộp hoặc chai đồ uống có cồn riêng lẻ sẽ được đánh dấu trực tuyến thông qua EGAIS. Rượu được kiểm soát bởi nhà nước thông qua hệ thống này, bắt đầu từ năm 2016.
Sau khi bán
Cùng với hàng hóa đã mua, người mua nên được cung cấp một tấm séc từ nhân viên thu ngân, và anh ta không nên là tiêu chuẩn, mà được trang bị mã vạch hai chiều. Mã này xác nhận rằng thực tế bán hàng hóa được ghi lại trong EGAIS. Rượu có thể được bán với số lượng hoàn toàn bất kỳ, nhưng đồng thời chỉ có một mã được đánh dấu trên séc. Bây giờ người mua đã có thể xác minh độc lập tính xác thực của rượu đã mua bằng cách đọc mã này bằng điện thoại di động của mình, nếu nó cung cấp chức năng như vậy.
Nhiều chuyên gia nói rằng nếu thủ tục bán sản phẩm rượu như vậy được thực hiện một cách chính xác, thì thực tế nó thậm chí không có ý nghĩa gì khi tiến hành kiểm tra mã vạch bởi chính người mua. Khi máy quét không thể đọc được mã khi thanh toán, hệ thống sẽ tự động ghi lại nỗ lực thực hiện rượu giả và theo đó, sẽ chặn hoàn toàn nó thông qua EGAIS. Bán lẻ sẽ hoạt động như vậy với hệ thống này.
Thất bại
Nếu Internet trong cửa hàng đột nhiên biến mất, sau một khoảng thời gian, đồ uống có cồn có thể tiếp tục được bán, vì chương trình sẽ lưu trữ hoàn toàn dữ liệu về doanh số bán hàng được thực hiện. Sau khi mạng được khôi phục, tiện ích sẽ truyền tất cả dữ liệu nhận được thông qua Hệ thống thông tin tự động của nhà nước thống nhất. Trong trường hợp này, rượu sẽ được bán bình thường và séc sẽ được đóng lại. Hiện tại, công việc ở chế độ này được cho phép không quá ba ngày, và nếu trong thời gian này, không thể loại bỏ tất cả các vấn đề với rượu hiện tại, thì trong trường hợp này sẽ phải tạm dừng việc bán đồ uống có cồn.
Câu hỏi phổ biến
Mặc dù thực tế là hướng dẫn bao gồm một lượng thông tin cần thiết khá lớn cho hệ thống EGAIS, một số vấn đề vẫn chưa được giải quyết cho nhiều người.
Trước hết, nhiều người không hiểu liệu có cần thiết phải liên tục quét từng chai đến trong quá trình nhận hàng từ nhà cung cấp hay không. Trong thực tế, không cần phải bằng cách nào đó quét hàng hóa sau khi chúng được nhận. Việc chấp nhận và làm việc với các nhà cung cấp được thực hiện trong khuôn khổ quản lý tài liệu điện tử theo từng đợt theo thông số khối lượng.
Ngoài ra, nhiều người không hiểu làm thế nào số dư có thể được di chuyển giữa một số cửa hàng, nhưng rất khó để đưa ra một câu trả lời chắc chắn cho câu hỏi này. Theo vị trí chính thức của FS RAR, bất kỳ chuyển động nào giữa các bộ phận riêng biệt, cũng như từ văn phòng trung tâm hoặc kho, chỉ được phép nếu cửa hàng có giấy phép bán buôn. Nhưng nếu chúng tôi xem xét vấn đề này từ quan điểm kỹ thuật, thì UTM cung cấp cơ hội để lập hóa đơn du lịch và điều này không mâu thuẫn với các quy tắc được bao gồm trong hướng dẫn UGAIS.
Trong số những điều khác, câu hỏi rõ ràng là liệu việc giới thiệu hệ thống này đã bị hủy bỏ alkodeclair, nhưng thực tế tại thời điểm này, hệ thống này vẫn hoạt động đầy đủ và do đó sẽ hoạt động ngay cả trước năm 2018. Sau khi hệ thống EGAIS bắt đầu hoạt động bình thường tại tất cả các doanh nghiệp liên quan đến việc bán các sản phẩm rượu, tuyên bố tiêu chuẩn sẽ bị hủy bỏ.
Điều khoản kết nối
Bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 năm 2016, bất kỳ công ty nào tham gia bán lẻ đồ uống có cồn phải nhất thiết phải ghi lại mọi thực tế khi mua sản phẩm này. Do đó, hệ thống EGAIS sẽ được sử dụng không chỉ ở thành thị mà còn ở các cửa hàng bán lẻ ở nông thôn. Một ngày khá quan trọng khác là ngày 1 tháng 7 cùng năm, vì kể từ ngày này, bất kỳ công ty nào, ngoài việc báo cáo trực tiếp về việc mua hàng, cũng sẽ phải cam kết thông qua EGAIS và bất kỳ doanh số bán lẻ nào.
Điều đáng chú ý là ban quản lý của Rosalkogolregulirovanie đã đưa ra một số cứu trợ cho các nhà bán lẻ và nhà cung cấp, sẽ có hiệu lực cho đến tháng 4 năm 2016. Điều này không có nghĩa là không nên cài đặt Hệ thống thông tin tự động của nhà nước hợp nhất, nhưng Dịch vụ liên bang nói rằng họ hiểu rằng trong quá trình đưa hệ thống này vào hoạt động, người dùng ban đầu có thể gặp nhiều khó khăn và do đó, nếu có ai đó sau đó bất kỳ vi phạm sẽ xuất hiện, vì điều này sẽ không có hình phạt nghiêm khắc.
Trong trường hợp này, nhiều người tự hỏi liệu có nên kết nối trực tiếp với hệ thống này vào ngày 1 tháng 1 hay không, nếu sau đó nó không có kế hoạch mua sản phẩm rượu trong một thời gian dài. Thật vậy, trong tình huống này, bạn có thể đăng ký muộn hơn một chút, nhưng nếu bạn cần xóa sổ hàng hóa hoặc trả lại cho nhà cung cấp, thì trong các hoạt động này, nên sử dụng Hệ thống thông tin tự động của nhà nước thống nhất.
Nếu bạn vẫn còn bất kỳ hàng hóa nào được mua trước ngày 1 tháng 1, thì bạn đã thắng cần phải đặt chúng trên số dư, nghĩa là bạn hoàn toàn có thể tham gia vào việc bán hàng của họ mà không phải lo lắng gì. Nhưng trong trường hợp bạn cần xuất hóa đơn để trả lại cho nhà cung cấp hoặc xóa sổ các sản phẩm này, tất cả các thao tác này chỉ có thể được thực hiện sau khi đăng ký trong EGAIS và đối với các sản phẩm này phải được tính đến.
Quy định mới về bán bia năm 2016
Doanh nhân tư nhân bán bia và nhiều loại khác nhau bia uống cũng như rượu táo, đồng cỏ và poir, theo các quy tắc mới có hiệu lực kể từ năm 2016, phải thực hiện một quy trình như đăng ký trong EGAIS. Sau đó, mọi thông tin về việc mua sắm sẽ được chuyển đến hệ thống này. Phần lớn các nhà bán lẻ rượu cần phải làm điều này từ ngày 1 tháng 1. Sửa chữa các sự kiện khác về doanh số bán bia năm 2016 không được quy định bởi các quy tắc mới.
EGAIS có bắt buộc trong phục vụ công cộng không?
Với sự làm rõ của các cơ quan chính thức, câu trả lời cho câu hỏi liệu EGAIS có bắt buộc trong dịch vụ ăn uống công cộng cũng khá phù hợp. Các doanh nghiệp phục vụ bán đồ uống có cồn phải ghi lại việc mua các sản phẩm đó trong hệ thống EGAIS. Đồng thời, việc sửa chữa doanh số bán đồ uống như vậy trong các nhà hàng và quán cà phê không được cung cấp.
Miễn hệ thống này
Điều đáng chú ý là một vài quy tắc, theo đó một số công ty bán đồ uống có cồn tạm thời được miễn khỏi nhu cầu đăng ký với EGAIS.
Trước hết, sự cứu trợ trong luật này được cung cấp cho các công ty có công việc được thực hiện tại Crimea và Sevastopol.Đặc biệt, điều này áp dụng cho các tổ chức liên quan đến bán lẻ rượu, cũng như cho các doanh nhân cá nhân bán bia và đồ uống có cồn thấp khác nhau trong bán lẻ. Trong các khu định cư đô thị, việc bắt đầu ghi lại sự thật về việc mua lại rượu trong EGAIS nên bắt đầu từ đầu năm 2017. Nếu chúng ta nói về các khu định cư nông thôn, thì đối với họ trong EGAIS, việc đăng ký sẽ phải được thực hiện thậm chí muộn hơn - từ ngày 1 tháng 1 năm 2018.
Các tổ chức bán lẻ rượu khác nhau hoạt động ở khu vực nông thôn với dân số lên tới ba nghìn người, trong đó Internet đầy đủ chưa có sẵn trong các cửa hàng, thuộc danh mục các công ty không nên ghi lại các sản phẩm có chứa cồn để khắc phục doanh số và trong trường hợp này có sự chậm trễ cho đến ngày 1 tháng 7 năm 2017. Nếu chúng ta nói về mua sắm, thì trong trường hợp này, về nguyên tắc, không có sự chậm trễ cho các khu định cư nông thôn.
Ngoài thực tế là việc mua sắm phải được đăng ký với EGAIS, thậm chí không phải tất cả các khu định cư nông thôn đều được miễn sửa chữa doanh số. Danh sách các khu định cư mà những người trì hoãn như vậy sẽ được cấp sẽ được phê duyệt trực tiếp bởi chủ thể của liên đoàn.
Ngoài ra còn có một số loại công ty được miễn yêu cầu kết nối EGAIS:
- các nhà sản xuất đồ uống bia, rượu táo, bia, poire hoặc đồng cỏ, sản xuất không quá 300.000 decalitres mỗi năm;
- nhà sản xuất rượu sâm banh hoặc rượu vang làm từ nho của chính họ;
- về mặt sửa chữa doanh số, nhu cầu kết nối với EGAIS không được cung cấp cho các doanh nhân cá nhân bán đồ uống có độ cồn thấp trên bán lẻ, cũng như cho các tổ chức phục vụ, đó là nhà hàng và quán cà phê.
Một điều quan trọng nữa là thực tế là tại thời điểm này hoàn toàn không có sự hỗ trợ về mặt pháp lý nào đối với việc buôn bán Internet hợp pháp trong rượu, nhưng các cơ quan quản lý nói rằng vấn đề này đang được xem xét tích cực. Cho đến nay, người ta cho rằng luật pháp trong tương lai quy định tất cả các quy trình này sẽ quy định các hạn chế về thời gian bán hàng, cũng như độ tuổi của người mua.
Ghi nhật ký
Duy trì một tạp chí như vậy cũng đã trở nên bắt buộc kể từ năm 2016. Nó nên chứa số, mã vạch, tên sản phẩm và mã của nó, ngày bán, cũng như số lượng và dung tích tính bằng lít. Dữ liệu thông báo về các tính năng của việc cung cấp rượu sẽ không được hiển thị trong một tạp chí như vậy. Hình thức ứng xử của nó được chấp thuận theo lệnh "Rosalkogolregulirovanie".
Tài liệu có thể được giữ ở dạng điện tử hoặc giấy. Với điều kiện bạn được kết nối trực tiếp với EGAIS, các yêu cầu để duy trì một tạp chí như vậy có thể được coi là được thực hiện đầy đủ, nhưng cũng có một số sự tinh tế nhất định. Việc ấn định giao dịch bán lẻ đồ uống có cồn trong EGAIS chỉ bắt buộc vào tháng 7 năm 2016 và tạp chí đã được duy trì kể từ tháng 1, nghĩa là, sẽ cần phải ghi lại doanh số bán hàng trong sáu tháng riêng biệt. Nhưng trong thực tế ngày nay có một số lượng khá lớn các dịch vụ chuyên biệt cung cấp cơ hội để thực hiện bất kỳ yêu cầu nào để duy trì một tạp chí kế toán.
Liên quan đến tất cả các tính năng này, bạn nên bắt đầu nghiên cứu các quy tắc hoạt động của hệ thống này ngay bây giờ để sau này bạn không gặp phải bất kỳ khó khăn nào.