Lịch sử phát triển của một thể loại như kiểm toán được nhiều tác giả xem xét khác nhau. Định nghĩa tương ứng trong bản dịch từ tiếng Latinh được hiểu là "nghe thính" và được sử dụng trong thực tế để xác định xác minh. Vì vậy, kiểm toán được hiểu là một cuộc kiểm toán được thực hiện bởi một chuyên gia độc lập nhằm vào một hoạt động hoặc hiện tượng cụ thể. Đó là lý do tại sao họ phân biệt giữa kiểm toán kỹ thuật, vận hành, môi trường và hậu cần, được thảo luận trong bài viết này. Các loại được trình bày có nghĩa là gì? Nó khác với những người khác như thế nào? Những loại kiểm toán logistic tồn tại? Bạn có thể tìm thấy câu trả lời cho những câu hỏi này và những câu hỏi quan trọng không kém khác trong quá trình đọc bài viết của chúng tôi.
Khái niệm và tổ chức kiểm toán hậu cần
Ngày nay, cùng với các khái niệm về tài chính, kế toán, kỹ thuật và các loại kiểm toán khác, một vị trí quan trọng được thực hiện bởi một kiểm toán hậu cần. Trước hết, hành động của nó là nhằm giảm chi phí hậu cần và tăng hiệu quả của toàn bộ doanh nghiệp.
Kiểm toán hậu cần nên được hiểu là kiểm toán toàn diện về hiệu quả của các hệ thống con hậu cần. Vai trò của kiểm toán logistic trong việc lựa chọn chiến lược logistic là xác định các khu vực có vấn đề. Vì vậy, trong quá trình của thủ tục, một cây quan hệ giữa chúng được hình thành, có bản chất nhân quả. Ngoài ra, một tính toán kinh tế quy mô lớn được thực hiện liên quan đến bán hàng, sử dụng không gian và quản lý hàng tồn kho. Việc tổ chức kiểm toán hậu cần và các giai đoạn của hành vi liên quan trực tiếp đến các loại kiểm tra sau:
- Kiểm toán mua sắm, nghĩa là hậu cần.
- Lập kế hoạch kiểm toán theo sơ đồ bán hàng - sản xuất - mua hàng.
- Kiểm toán chi phí hậu cần cho kho bãi, đóng gói, lưu trữ và di chuyển các sản phẩm có thể bán trên thị trường.
- Kiểm toán phân phối các sản phẩm thị trường theo chuỗi cung ứng.
Kết quả kiểm toán hậu cần
Ngoài vấn đề tổ chức, cơ sở lý thuyết của hệ thống kiểm toán hậu cần cũng bao gồm kết quả của thủ tục dưới dạng một báo cáo có chứa các thông tin sau:
- Đánh giá tình trạng thực tế liên quan đến hệ thống hậu cần của doanh nghiệp
- Một danh sách các khuyến nghị kỹ thuật, thông tin, tổ chức và công nghệ để cải thiện tất cả các hệ thống con hậu cần.
- Một đánh giá về sự cần thiết cho những thay đổi nhất định.
- Sơ bộ (tiềm năng) lợi tức đầu tư.
Các kết quả được công bố sau một thủ tục như kiểm toán các hệ thống hậu cần, thường nói về sự phù hợp của một số dự án nhất định liên quan đến các điểm sau:
- Phát triển một chiến lược về mặt thành phần logistic của cấu trúc.
- Tái cấu trúc (thiết kế) của một hệ thống hoặc một hệ thống con của hậu cần. Một ví dụ nổi bật về sau là thiết kế của một tổ hợp kho.
- Hình thành một hệ thống liên quan đến quy định của các quy trình kinh doanh logistic.
Kiểm toán hậu cần và nguyên tắc chính của nó
Một nguyên tắc chính của kiểm toán logistic là sự phát triển từ chung đến cụ thể. Nói cách khác, quy trình bắt đầu bằng việc kiểm tra các mục tiêu của cấu trúc toàn cầu và kết thúc với lý do bỏ lỡ cơ hội, năng suất thấp và hiệu quả thấp.Sau khi giải quyết các vấn đề chung, kiểm toán hậu cần của doanh nghiệp bao gồm một nghiên cứu chi tiết về các lĩnh vực chức năng hậu cần trong công ty.
Vì vậy, theo nguyên tắc trên, các chiến lược hiện tại của doanh nghiệp được nghiên cứu, có thể ảnh hưởng đầy đủ đến tổ chức về mặt chuyển động của dòng chảy vật chất. Đối với điều này, trong mọi trường hợp, một phân tích về nhiệm vụ của công ty, cũng như các chiến lược sản xuất, tiếp thị và mua sắm của công ty là cần thiết. Việc kiểm toán các hệ thống hậu cần với bước cuối cùng bao gồm việc hình thành cơ sở dữ liệu. Vì vậy, nó có thể được sử dụng để đánh giá hoạt động của các hệ thống này trong doanh nghiệp.
Để thực hiện quy trình được xem xét trong bài viết, một nhóm được thành lập bao gồm đại diện của dịch vụ hậu cần và các bộ phận chức năng khác của công ty (kế toán và tài chính, bán hàng và tiếp thị, mua sắm và sản xuất, dịch vụ thông tin, v.v.). Điều quan trọng là phải thêm rằng, ví dụ, một cuộc kiểm toán hậu cần của hệ thống vận tải doanh nghiệp được thực hiện với sự có mặt của các chuyên gia bên thứ ba. Ngoài ra, sinh viên của các tổ chức giáo dục đại học chuyên ngành thường bị thu hút để thực hiện các thủ tục. Động thái này chắc chắn được khuyến khích, bởi vì đối với người mới bắt đầu, bằng cách này hay cách khác, chúng ta cần một cơ sở thực tế để đạt được các mục tiêu đặt ra trong một kế hoạch chuyên nghiệp.
Các giai đoạn biên soạn các chi nhánh của kiểm toán hậu cần
Các nhà khoa học hiện đại phân biệt một số giai đoạn của kiểm toán logistic, trong đó là sơ bộ, chính và theo đó là cuối cùng. Để bắt đầu, nên xem xét giai đoạn sơ bộ của kiểm toán hậu cần.
Vì vậy, trong hai đến ba ngày đầu tiên, các chuyên gia nghiên cứu các lĩnh vực chức năng của sản xuất, cung cấp, bán và tiếp thị các sản phẩm có thể bán trên thị trường. Sau đó, trong suốt cả tuần, các chuyên gia hậu cần xử lý kết quả nghiên cứu, cũng như chuẩn bị một danh sách các chức năng hậu cần, bằng cách này hay cách khác, phải được xác minh kỹ lưỡng. Giai đoạn cuối cùng của kiểm toán hậu cần ở giai đoạn này bao gồm cách diễn đạt các câu hỏi cho các câu hỏi và phỏng vấn, cũng như việc lập danh sách các chỉ số theo đó việc đánh giá các chức năng hậu cần sẽ được thực hiện.
Giai đoạn chính của kiểm toán hậu cần
Để bắt đầu, cần lưu ý rằng giai đoạn chính của một quy trình quy mô lớn như vậy được phân loại thành kiểm toán nội bộ và bên ngoài. Chương này thảo luận về kiểm toán chi phí hậu cần bằng cách sử dụng ví dụ về một doanh nghiệp công nghiệp và giai đoạn chính của nó. Điểm bắt đầu của một cuộc kiểm toán nội bộ được coi là một cuộc phỏng vấn với người đứng đầu doanh nghiệp. Sau đó, kiểm toán hậu cần được thực hiện theo các lĩnh vực sau:
- Hướng đầu tiên liên quan đến một cuộc khảo sát nhân viên của các bộ phận chức năng của công ty về các vấn đề, bằng cách này hay cách khác, có liên quan đến hậu cần (bán hàng, kho, vận chuyển).
- Hướng thứ hai liên quan đến việc làm việc với một mẫu tài liệu doanh nghiệp.
- Khu vực thứ ba là thu thập thông tin theo các hợp đồng cung cấp để phân tích thống kê về bán và mua các sản phẩm có thể bán trên thị trường.
Trong quá trình kiểm toán hậu cần nội bộ, một hệ thống các chỉ số được áp dụng, được phân loại thành các nhóm sau:
- Nhóm đầu tiên chứa các chỉ số phục vụ người tiêu dùng bên ngoài và bên trong, cũng như đánh giá các đặc tính chất lượng của dịch vụ, bao gồm khả năng thay đổi cơ bản các tính năng của đơn đặt hàng theo yêu cầu của khách hàng, thời gian thực hiện đơn hàng, cũng như sự ổn định đối với thời điểm này.
- Nhóm thứ hai bao gồm các chỉ số liên quan trực tiếp đến chi phí vốn cho việc thực hiện các hoạt động và thủ tục hậu cần.Trong quá trình phân tích chi phí đánh giá tỷ lệ "chi phí - lợi ích". Điều này ngụ ý những lợi ích mà khách hàng nhận được từ việc áp dụng và thực hiện thêm các quyết định nhất định trong công ty.
- Nhóm thứ ba có một số chỉ số về việc sử dụng đội xe (kho dự trữ) hoặc phương tiện lưu trữ của riêng họ, trong đó hệ số ứng dụng khả năng chuyên chở của xe, hệ số áp dụng khối lượng lưu trữ, v.v.
Kiểm toán bên ngoài
Khi nó bật ra, giai đoạn chính của thủ tục được xem xét trong bài viết có chứa các loại kiểm toán logistic như nội bộ và bên ngoài. Trong chương này, nên làm quen với cái sau. Điều quan trọng cần lưu ý là chỉ nên đặt điểm bắt đầu cho kiểm toán bên ngoài khi thủ tục kiểm toán nội bộ được đảm bảo hoàn thành. Vì vậy, trong giai đoạn này, nghiên cứu về các kỳ vọng và yêu cầu của khách hàng được thực hiện để xác định hiệu quả tối ưu của doanh nghiệp; xem xét các kỹ thuật được sử dụng bởi các đối thủ cạnh tranh; đánh giá mức độ của dòng vật liệu dịch vụ khách hàng và như vậy.
Cần lưu ý rằng kiểm toán hậu cần bên ngoài được thực hiện dưới dạng gửi câu hỏi được chuẩn bị đặc biệt hoặc phỏng vấn chọn lọc trực tiếp với đại diện của các công ty được phục vụ, cũng như người mua từ nhiều nơi trong kế hoạch địa lý hoặc với khối lượng mua khác nhau. Điều quan trọng là phải bổ sung các bảng câu hỏi tiêu chuẩn mà không thất bại thích nghi hoàn toàn cho từng cấu trúc được kiểm tra. Ngoài ra, theo quy định, được phỏng vấn không chỉ là các nhà lãnh đạo của công ty hoặc các bộ phận riêng lẻ, mà còn là các nhân viên cụ thể phù hợp với lĩnh vực hoạt động của họ.
Do đó, theo kết quả của kiểm toán bên ngoài, có thể đưa ra các khuyến nghị cụ thể cho cấu trúc và chỉ ra những thay đổi cần được thực hiện trong hệ thống hậu cần hiện tại tại thời điểm xác minh.
Giai đoạn cuối
Sau khi hoàn thành giai đoạn chính của kiểm toán hậu cần, cần chuẩn bị các báo cáo phân tích sau đây:
- Báo cáo đầu tiên, được phát triển theo phân tích danh sách chứng khoán, chứa thông tin về các loại nguyên liệu thô và sản phẩm có thể bán trên thị trường, cổ phiếu theo nhóm, chủng loại hoặc vị trí, ước tính doanh thu của các mặt hàng theo danh sách chứng khoán.
- Báo cáo thứ hai chứa một phân tích về dòng tiền trong công ty và hơn thế nữa. Ví dụ, mô tả chi tiết về sự dịch chuyển của dòng tiền qua kho nói chung và khối lượng dòng tiền theo từng hoạt động hậu cần riêng biệt. Điều quan trọng cần lưu ý là trên các phân đoạn của dòng giữa các khu vực lưu trữ, điều quan trọng là phải chỉ ra lượng dòng tiền. Các kết quả thu được được sử dụng để xác định số lượng máy động lực và phương tiện để lưu trữ nội bộ.
- Báo cáo thứ ba được dành cho việc trang bị cho doanh nghiệp các nguồn lực. Vì vậy, thông tin liên quan bao gồm phân loại và đặc điểm của thiết bị xử lý vật liệu. Mục đích chính của mô tả không gì khác hơn là đánh giá cơ sở vật chất và kỹ thuật có liên quan đến doanh nghiệp.
Tóm tắt thông tin
Hóa ra, kiểm toán hậu cần được thực hiện để xác định những thiếu sót trong hệ thống hậu cần của cấu trúc. Sau khi xác định các nút thắt cổ chai (khu vực có rủi ro gia tăng), bằng cách này hay cách khác, các chuyên gia hậu cần phát triển các khuyến nghị để khắc phục các vấn đề đã xác định. Tất nhiên, những đề xuất này sau đó được sử dụng để cải thiện mức độ dịch vụ cho khách hàng hiện tại, tìm những khách hàng mới, cũng như để cải thiện quản lý dòng tiền.
Ví dụ kiểm toán hậu cần
Trong chương này, sẽ thích hợp để xem xét thủ tục kiểm toán hậu cần bằng một ví dụ cụ thể.Kiểm toán kho không gì khác hơn là tìm kiếm các phương pháp để cải thiện hoạt động của kho trong khuôn khổ của một nghiên cứu rõ ràng về các quy trình và tài nguyên kho. Sự kiện trên có thể được thực hiện cả một lần và trên cơ sở liên tục. Như đã lưu ý ở trên, kiểm toán hậu cần chủ yếu nhằm xác định những thiếu sót trong tổ chức kho, cũng như trong công việc của nó. Ngoài ra, trong trường hợp này, việc tạo ra một số đề xuất nhất định để loại bỏ những thiếu sót được tìm thấy là phù hợp. Một nhiệm vụ cụ thể của thủ tục được xem xét trong bài viết thường là sự biện minh rằng kho phải được tự động hóa.
Thông thường, kiểm toán hậu cần được coi là một bước bắt buộc trước khi triển khai hệ thống WMS. Vì vậy, kết quả nghiên cứu và các khuyến nghị có liên quan của các chuyên gia hậu cần cho phép chúng tôi tìm ra các lựa chọn tối ưu nhất về mặt lưu trữ các sản phẩm thương mại, cũng như tối ưu hóa việc thực hiện các hoạt động kho, số lượng nhân viên, tải, v.v. Nói cách khác, kiểm toán logistic, bằng cách này hay cách khác, góp phần hiện thực hóa những gì cần phải làm tại kho để đưa nó vào trật tự tuyệt đối trước khi tự động hóa.
Kiểm toán hậu cần trong thực tế
Kiểm toán hậu cần của một kho bao gồm các hoạt động sau:
- Phân tích về cơ sở hạ tầng.
- Phân tích quy trình kỹ thuật.
- Phân tích các tài liệu liên quan.
- Phân tích máy tính và hệ thống thông tin.
- Phát triển các đề xuất và khuyến nghị để cải thiện tình hình.
- Tính toán theo một nghiên cứu khả thi để thực hiện một hệ thống WMS.
Trong quá trình thực hiện kiểm toán logistic kho, các công cụ sau được sử dụng:
- Phỏng vấn nhân viên công ty.
- Giám sát quy trình làm việc trong kho.
- Phân tích các tài liệu liên quan, bao gồm hướng dẫn công việc, định tuyến, bố trí, v.v.
Kết quả kiểm toán hậu cần trong kho là các mục sau:
- Danh sách các vấn đề thực tế cho doanh nghiệp.
- Khuyến nghị để giải quyết các vấn đề hiện có.
- Biện minh cho sự cần thiết của việc giới thiệu một hệ thống tự động.