Tài liệu chính trong việc tính toán thời gian phục vụ và tích lũy lương hưu được coi là một cuốn sách công việc. Do đó, tất cả các mục được thực hiện trong biểu mẫu không được chứa lỗi. Nhưng nếu một lỗi được phát hiện thì sao? Làm thế nào để sửa lỗi trong sổ làm việc và không làm hỏng tài liệu?
Quy tắc chung
Đầu tiên, hãy xem xét các quy tắc chung khi điền vào một cuốn sách công việc. Chúng bao gồm:
- Thông tin về nhân viên phải được nhập đầy đủ, không viết tắt. Ngày sinh được viết bằng chữ số Ả Rập, với số 0 ở phía trước các số từ 1 đến 9.
- Trang chính (tiêu đề) phải có con dấu, chữ ký và hồ sơ cơ bản về nhân viên (cũng không có chữ viết tắt).
- Chức danh công việc cũng như nghề nghiệp phải tuân thủ OKDTR.
- Hồ sơ nhập học hoặc sa thải bao gồm tên đầy đủ của tổ chức, dấu ấn tương ứng trên con dấu của công ty này. Nếu một tổ chức lại đã được thực hiện, thông tin này cũng được nhập vào lao động dựa trên các tài liệu cần thiết.
Hướng dẫn những gì
Đăng ký các mục trong sổ làm việc phải tuân thủ các tài liệu quy định sau:
- Bộ luật Lao động của Liên bang Nga (những điều khoản có quy định về cụm từ và ngôn ngữ).
- Quy tắc điền và lưu trữ lao động, được Chính phủ Liên bang Nga phê duyệt. Dưới đây là các điều kiện cơ bản để thiết kế và lưu trữ các biểu mẫu, cũng như việc sản xuất và cung cấp các tổ chức của họ.
- Hướng dẫn về các quy tắc để điền vào các hình thức làm việc được Bộ Lao động Liên bang Nga phê duyệt.
Hồ sơ đáng ghét
Nếu một công dân đã tìm thấy một mục không chính xác trong sổ làm việc, thì nó có thể được sửa theo nhiều cách:
- Sửa chữa được thực hiện bởi một nhân viên được ủy quyền tại một nơi làm việc mới. Đối với điều này, nhân viên phải gửi một tài liệu xác nhận thực tế lỗi và thông tin chính xác.
- Việc điều chỉnh được thực hiện bởi công ty mà công dân từ chức. Một nhân viên được ủy quyền phải ghi lại tên của tổ chức, ghi lại ngày hiện tại tại thời điểm sửa chữa và ghi lại bản ghi nào không hợp lệ. Tiếp theo, thông tin chính xác được chỉ định và nó được đăng ký trên cơ sở tài liệu mà mục nhập được thực hiện. Chữ ký của nhân viên của bộ phận nhân sự và nhân viên cũ, cũng như con dấu của tổ chức.
Cách tạo một mục trong sổ làm việc khi sửa một mục không chính xác, bạn có thể xem bên dưới.
Trang tiêu đề
Trang đầu tiên của lao động chứa thông tin về nhân viên, vì vậy điều quan trọng là phải cung cấp chính xác và rõ ràng tất cả các thông tin có sẵn.
Làm cách nào để sửa một mục trong sổ làm việc nếu họ, tên hoặc tên đệm đã thay đổi?
Để làm điều này:
- thông tin cũ được gạch bỏ với một dòng;
- dữ liệu mới được nhập vào;
- trên trang bìa của mẫu đơn tuyển dụng, thông tin về tài liệu được đề cập trong quá trình chỉnh sửa (hộ chiếu mới, giấy chứng nhận kết hôn, v.v.) được chỉ định, cũng như chữ ký của người được ủy quyền và con dấu của tổ chức.
Ngoài ra, nếu một lỗi trên trang tiêu đề được tạo ra trong quá trình điền tài liệu ban đầu, thì sau khi đưa ra một hành động đặc biệt, biểu mẫu bị hỏng sẽ bị hủy. Nếu mục nhập sai được phát hiện sau đó, thì cách tốt nhất là liên hệ với tòa án để chứng minh rằng mẫu đơn thuộc về một chủ sở hữu cụ thể.
Trong trường hợp mục nhập không hợp lệ trong sổ làm việc, bạn có thể sửa đổi công việc mới (với việc cung cấp các tài liệu cần thiết từ chủ lao động đã mắc lỗi), nhưng bất kỳ người được ủy quyền nào cũng phải hiểu rằng việc sửa hồ sơ mà không có quyết định của tòa án có thể bị coi là không tuân thủ các quy tắc của tòa án đăng ký lao động.
Và nếu nhân viên chưa tốt nghiệp từ một tổ chức giáo dục thì sao? Trong trường hợp này, cần phải viết những bài viết cao cấp chưa hoàn thành trên các trang tiêu đề. Sau khi xuất trình bằng tốt nghiệp, các sửa đổi được thực hiện với tham chiếu đến tài liệu mong muốn.Đề án tương tự phải được tuân thủ nếu nhân viên đã nhận được một nghề hoặc chuyên môn mới. Do đó, lao động sẽ chứa các bổ sung, không sửa chữa, nghĩa là các mục trước đó không bị gạch bỏ.
Ngày hoặc số sê-ri không hợp lệ
Sự bất cẩn của nhân viên điền vào sổ làm việc trong tương lai có thể mang lại nhiều vấn đề với quỹ hưu trí khi tính lương hưu, do đó, việc kiểm tra tất cả các thông tin được nhập vào mẫu đơn là lợi ích của người dân.
Nếu một tài liệu có lỗi trong việc viết ngày, thì việc sửa ngày trong sổ làm việc nên được thực hiện càng nhanh càng tốt. Nếu lỗi này được phát hiện:
- nhân viên viết yêu cầu sửa hồ sơ không chính xác;
- cần thiết phải ban hành một lệnh, được chỉ định một số, về việc sửa lỗi;
- một người được ủy quyền xác nhận sự vô hiệu của dữ liệu đã nhập trước đó bằng văn bản;
- cho biết ngày chính xác và chi tiết của tài liệu, là cơ sở để chỉnh sửa, cũng như chi tiết của chuyên gia và con dấu của tổ chức.
Nếu có một mục không chính xác trong ngày sinh của nhân viên, thông tin này hoàn toàn bị bỏ qua và thông tin chính xác được viết ở trên. Trên bìa của dữ liệu hộ chiếu lao động phải được chỉ định, trên cơ sở sửa chữa xảy ra.
Nếu mọi thứ đều chính xác trong hồ sơ và số sê-ri bị mất và được đặt không chính xác, thì thực tế này cũng cần phải được sửa. Pháp luật không quy định cụ thể những việc cần làm, tuy nhiên, một lỗi như vậy không thể bị bỏ qua. Thuật toán hiệu chỉnh sẽ như sau:
- Số được đặt theo thứ tự.
- Cụm từ Hãy xem xét số mục nhập được đánh số sai ... không hợp lệ. Nhưng có thể có trường hợp khi cả mục nhập sai và mục không hợp lệ đều có cùng số thứ tự. Ở đây, trong câu về cụm từ sai, chính cụm từ sai nên được trích dẫn.
- Ngày sửa chữa được chỉ định, chữ ký và tem được đặt.
- Một bản ghi được thực hiện dưới số sê-ri chính xác, ngày và chữ ký được đặt.
Điền vào một cuốn sách công việc là một quá trình tế nhị, do đó, không chỉ một nhân viên được ủy quyền, mà cả một nhân viên trình bày các tài liệu phải được chú ý.
Chi tiết không hợp lệ
Đôi khi, một lỗi xảy ra ở một trong những cột quan trọng nhất - trong thông tin về tài liệu, là cơ sở để chỉnh sửa hồ sơ trong lao động. Về cơ bản, đây là dữ liệu đặt hàng. Thuật toán nhập thông tin về thứ tự (tên tài liệu, ngày và số) được thiết lập theo luật, do đó nghiêm cấm thay đổi nó. Để sửa lỗi trong các chi tiết được chỉ định không chính xác của đơn hàng, bạn cần viết lại toàn bộ hồ sơ được bao gồm trong thông tin về công việc, và sau đó trong cột thứ tư cho biết thông tin chính xác về đơn hàng.
Nếu một lỗi được thực hiện trong chính tài liệu, thì trong cột thứ tư, các chi tiết của lệnh hủy được chỉ định.
Một hiệu chỉnh mẫu của mục trong sổ làm việc với một mục không chính xác về thứ tự được trình bày dưới đây.
Thông tin giải thưởng
Có một phần đặc biệt trong lao động, trong đó thông tin về giải thưởng cho các dịch vụ nhất định cho tổ chức được nhập vào. Phần này hiếm khi được hoàn thành, đặc biệt là ở thời điểm hiện tại. Nhân viên nhân sự có thể điền vào phần này (mặc dù họ không nên), gần như trước khi sa thải nhân viên. Vì vậy, một vài mục được thực hiện muộn, nó vẫn có thể có lỗi.
Như trong các phần khác của tài liệu, việc hiệu chỉnh mục trong sổ làm việc, được công nhận là không chính xác, nên xảy ra theo các quy tắc chung. Đó là, không nên có bất kỳ cuộc đình công nào. Vào ngày hiện tại, một ghi chú về sự vô hiệu của hồ sơ được đưa vào, thông tin chính xác được nhập và xác nhận bởi tài liệu cơ sở.
Chuyển nhượng hoặc sa thải
Mục nhập này không có giá trị trong sổ làm việc nếu việc chấm dứt công việc hoặc chuyển từ công ty này sang công ty khác là bất hợp pháp bởi tòa án, người sử dụng lao động hoặc thanh tra lao động, và nếu quyết định của lý do sa thải thay đổi.
Vì vậy, trong trường hợp một nhân viên được phục hồi sau khi sa thải bất hợp pháp, số này được đặt dưới hồ sơ sai theo thứ tự và cụm từ sau được viết: "Bản ghi cho số ... không hợp lệ, được khôi phục cho công việc trước đó (vị trí)."
Trong trường hợp khi cụm từ về lý do để thay đổi, hồ sơ sẽ như sau: "Hồ sơ cho số ... không hợp lệ, bị loại bỏ (lý do thực sự cho việc sa thải phải được nhập vào đây)."
Hơn nữa, trong cột thứ tư nên được chỉ định thông tin về tài liệu, là cơ sở để chỉnh sửa.
Không phải ai cũng thích sửa chữa trong sổ làm việc, do đó nhân viên có quyền yêu cầu một bản sao của biểu mẫu mà không chỉ ra hồ sơ và sửa sai (thực tế này được công nhận là hợp pháp nếu quyết định của tòa án phù hợp được đưa ra trên thực tế về hồ sơ sai của việc sa thải).
Nhập sai hai mục liên tiếp
Cũng có những trường hợp thường xuyên trong thực tiễn lập pháp khi hai mục sai lầm được tìm thấy trong sổ làm việc đi theo nhau. Thực tế này không thể bỏ qua, do đó, mỗi mục không chính xác phải được sửa theo cách thức quy định. Làm thế nào để sửa một mục trong sổ làm việc, nếu nó không đơn độc? Nếu hồ sơ là từ một nơi làm việc mới, sau đó nó được sửa bởi một nhân viên của bộ phận nhân sự và ngay lập tức được chứng nhận. Nếu các mục được thực hiện sai ở một công việc trước đó, chúng chỉ có thể được sửa chữa trên cơ sở các tài liệu hỗ trợ được lấy từ một công việc trước đó.
Vì vậy, thuật toán để sửa hai bản ghi liên tiếp như sau;
- Bạn cần viết số theo thứ tự.
- Nó được viết: "Bản ghi cho số ... không hợp lệ."
- Từ ngữ này được xác nhận bởi chữ ký và ngày hiện tại được thiết lập.
- Số sê-ri sau đây được đặt.
- Cụm từ về mục nhập không chính xác thứ hai được viết: "Mục nhập cho số ... không hợp lệ."
- Ngày và chữ ký cũng được dán.
Nghiêm cấm kết hợp các mục không chính xác trong một từ. Mặc dù thực tế này còn gây tranh cãi, nhưng vẫn không nên làm điều này để tránh các vấn đề tiếp theo với tính toán lương hưu và tính toán chính xác về thâm niên.
Sửa chữa trong sổ làm việc không phải là hiếm, nhưng bạn vẫn cần chú ý hơn đến tài liệu, trong tương lai nên quyết định số phận của các khoản trợ cấp hưu trí.
Thông tin về công ty hoặc nhân viên. Lao động lót
Nếu tổ chức đã thay đổi hình thức pháp lý, thì thực tế này nên được ghi lại trong sổ làm việc. Trong cột thứ ba, nơi thông tin về công việc được nhập, bạn cần chỉ định thông tin này, trong khi bản ghi không được đánh số.
Khi một nhân viên chuyển đến một vị trí khác hoặc đến một chi nhánh khác của tổ chức nơi anh ta được đăng ký, mục nhập mới phải được đánh số.
Nếu đã có thay đổi về tên của vị trí nhân viên, thì thông tin liên quan không có số sê-ri, cũng như thông tin trên tài liệu trên cơ sở thay đổi phải được thực hiện, nên được nhập vào phần công việc.
Trong trường hợp khi sửa chữa trong sổ làm việc được kết nối với tên của tổ chức mà công dân làm việc, chúng phải được thực hiện theo các quy tắc chung. Đương nhiên, nếu lỗi được tìm thấy bởi chính chủ nhân, hồ sơ được sửa ngay tại chỗ. Nếu lỗi vẫn còn từ nhà tuyển dụng trước, thì nên lấy các tài liệu hỗ trợ cần thiết từ công việc trước đó và việc sửa chữa nên được thực hiện dựa trên chúng.
Các thay đổi sẽ trông như thế này:
- Tên không chính xác của tổ chức đã được đăng ký trước đó được chỉ định.
- Một bản ghi được tạo ra rằng tên của công ty được viết sai chính tả và nên được đọc ... (bạn phải chỉ định tên chính xác của tổ chức).
Nếu một công dân thường thay đổi hoạt động lao động của mình, phần chứa thông tin về nơi làm việc và bất kỳ phong trào nghề nghiệp nào cũng có thể kết thúc. Để tiếp tục nhập thông tin về thâm niên, một phần chèn được đính kèm vào sổ làm việc. Tài liệu này mang cùng lực lượng pháp lý như chính lao động.
Theo đó, việc bảo trì, lưu trữ và điền vào mẫu chèn phải tuân thủ tất cả các tiêu chuẩn lập pháp. Cụ thể là:
- Trong trường hợp một mục nhập sai trong phần chèn được thực hiện trên trang bìa, tài liệu sẽ bị hủy sau khi chuẩn bị các hành động liên quan.
- Nếu các chi tiết của phần chèn bị hỏng được dán vào mặt sau của bìa biểu mẫu, chúng phải được sửa chữa bằng các chi tiết của hình thức mới của phần chèn vào sổ làm việc.
- Nếu trong phần chèn vào phần khuyết tật công việc đã được xác định hoặc các mục sai được thực hiện, chúng cần được sửa chữa một cách chung chung. Bạn nên đặt số sê-ri tiếp theo, nhập ngày hiện tại tại thời điểm sửa, nhập văn bản về thực tế sửa và cho biết tài liệu, là cơ sở để sửa.
Vì vậy, việc giới thiệu thông tin trong lao động phải được tiếp cận với sự chú ý đặc biệt. Kiểm tra sự thật của dữ liệu đã nhập không chỉ là nhân viên nhân sự hoặc người được ủy quyền cho việc này mà còn là chủ sở hữu của mẫu tài liệu đó. Xét cho cùng, sửa lỗi trong sổ làm việc là một nhiệm vụ khá rắc rối (đặc biệt là nếu tìm thấy sự không chính xác trong thông tin từ công việc trước đó), nhưng việc ngăn lỗi xuất hiện dễ dàng hơn nhiều.