Tạp chí Hợp đồng lao động: Điền vào mẫu

Trong bất kỳ tổ chức nào, mỗi tài liệu phải được đăng ký và nhập vào một tạp chí đặc biệt. Điều này cũng áp dụng cho các thỏa thuận lao động. Một đăng ký hợp đồng lao động, một mẫu trong đó sẽ được phân tích sâu hơn, được yêu cầu trong mỗi công ty lưu giữ hồ sơ tài liệu và dữ liệu của nhân viên.

Tôi có cần một tạp chí không

Lãnh đạo các tổ chức nên hiểu rằng việc đăng ký hợp đồng lao động và thỏa thuận bổ sung không phải là lãng phí thời gian, mà là cơ hội để đảm bảo cho chính bạn. Thứ nhất, nó rất thuận tiện. Tất cả thông tin về các tài liệu được chứa ở một nơi, thay vì lưu trữ một đống hợp đồng của tất cả nhân viên trên bàn của bạn. Thứ hai, một tạp chí có thể là cần thiết nếu xung đột nảy sinh giữa nhân viên và người sử dụng lao động. Thứ ba, nhờ vào tạp chí, một nhân viên nhân sự có thể đưa ra bất kỳ thông tin nào cho nhân viên trong một thời gian ngắn.

Trong một số tổ chức, người ta thường giữ một số tạp chí như vậy: cho các hợp đồng vĩnh viễn và cho các hợp đồng khẩn cấp.

Lời của pháp luật

Nhân tiện, pháp luật không chỉ ra bất cứ nơi nào mà đăng ký hợp đồng lao động là bắt buộc. Nhưng nó đã xảy ra rằng đây là một công việc văn phòng nhất định và các quy tắc chung của nó. Theo định mức, mỗi tài liệu phải được cố định. Ngoài ra, tạp chí này được liệt kê trong danh sách các tài liệu quản lý. Và sự vắng mặt của nó trong tổ chức có thể gây ra vấn đề với các cơ quan kiểm tra.

Các nhân viên có kinh nghiệm của bộ phận nhân sự cho rằng sự hiện diện của một sổ đăng ký hợp đồng lao động, một mẫu sẽ được trình bày sau, tạo điều kiện thuận lợi cho ngày làm việc và cho phép bạn tổ chức dữ liệu về nhân viên và lưu giữ hồ sơ về họ.

Điền vào

Nó không được quy định bởi pháp luật chính xác một tạp chí kế toán nên như thế nào. Trong hầu hết các trường hợp, hình thức đăng ký hợp đồng lao động là một sổ ghi chép thông thường. Điều chính là bìa dày đặc để khai thác lớn hơn.

Trang tiêu đề của tạp chí phải cho biết tên của tổ chức, tên của tạp chí, bắt đầu bảo trì. Tiếp theo, trên tờ đầu tiên, những người chịu trách nhiệm duy trì cuốn sách được chỉ định. Nếu giả định rằng người được ủy quyền có thể thay đổi, thì tốt hơn là nhập thông tin về họ theo cách có trật tự:

1. Số theo thứ tự.
2. Thông tin chi tiết của nhân viên.
3. Tiêu đề của bài viết.
4. Những lý do tại sao người này có thể thay đổi tạp chí.
5. Chữ ký của nhân viên.

Điền vào sổ đăng ký hợp đồng lao động có thể được gọi là tiêu chuẩn. Tất cả thông tin được nhập vào một bảng, số lượng cột thay đổi tùy theo mong muốn của chính tổ chức. Trung bình, có thể có tới mười cột. Bảng được điền như sau:

1. Số sê-ri đăng ký tài liệu.
2. Ngày ký kết hợp đồng.
3. Số hợp đồng.
4. Thông tin chi tiết của nhân viên.
5. Tên của vị trí hoặc đặc sản.
6. Tên của bộ phận hoặc đơn vị.
7. Thời hạn hiệu lực của hợp đồng.
8. Tính chất công việc.
9. Sự hiện diện của các thỏa thuận bổ sung.
10. Ghi chú đặc biệt.

Tùy chọn, bạn có thể nhập một cột khác, nơi nhân viên sẽ ký bên cạnh thông tin được cung cấp. Ngoài ra, chữ ký sẽ chỉ ra rằng nhân viên đã nhận được một bản sao của hợp đồng.

Những người không biết việc đăng ký hợp đồng lao động trông như thế nào có thể xem tài liệu mẫu trong ảnh dưới đây.

Phiên bản giấy

Mặc dù thực tế là thời đại công nghệ máy tính đang nở rộ ngày nay, hầu như tất cả các công ty đều giữ một phiên bản giấy của tạp chí đăng ký.

Đầu tiên, tài liệu này phải được khâu, đánh số và chứng nhận bởi người đứng đầu tổ chức. Thứ hai, bộ phận nhân sự đảm bảo rằng việc giữ một tạp chí như vậy sẽ thuận tiện hơn nhiều. Và thứ ba, trong tạp chí nên có chữ ký của nhân viên, cho thấy sự đồng ý của họ với thông tin được chỉ định.

Phiên bản điện tử

Hình thức đăng ký hợp đồng lao động điện tử có cả ưu và nhược điểm. Không còn nghi ngờ gì nữa, tài liệu điện tử rất thuận tiện để sử dụng. Hàng đống thư mục và giấy tờ không làm lộn xộn bàn và kệ, bởi vì mọi thứ được lưu trữ trên máy tính. Nhưng trong phiên bản điện tử, bạn có thể nhận được chữ ký của nhân viên trong tài liệu và thường thì máy tính bị hỏng và tất cả thông tin có thể biến mất.

Do đó, nhiều nhà quản lý nhân sự, nếu họ giữ một tạp chí điện tử, nó chỉ là một phiên bản dự phòng của phương tiện truyền thông giấy.

Họ thường tạo một phiên bản điện tử ở định dạng Excel. Bảng này có nhiều chức năng và dễ dàng điền vào. Định dạng điện tử của tạp chí là:

• kiểm soát việc lưu trữ thông tin;
• bảo mật thông tin;
• hình thành ngay lập tức các bản sao của đơn đặt hàng và giấy chứng nhận;
• Tìm kiếm ngay các tài liệu cần thiết.

Ngoài ra, bạn có thể giữ riêng một bản ghi bổ sung. thỏa thuận hợp đồng lao động. Nhưng đôi khi thật bất tiện khi tìm kiếm thông tin về một nhân viên trong các tài liệu khác nhau. Sẽ tốt hơn nếu thông tin này được tô sáng dưới dạng một cột riêng trong một tài liệu chung.

Tính năng

Có một số tính năng được giữ tốt nhất khi đăng nhập. Điều này có thể bao gồm:

1. Việc đăng ký thỏa thuận hợp đồng lao động và bản thân hợp đồng có thể được bắt đầu lại mỗi năm. Điều này đặc biệt đúng đối với các doanh nghiệp lớn, nơi có rất nhiều tài liệu.
2. Nếu người được ủy quyền đã phạm sai lầm trong việc nhập thông tin, không có khoản phạt nào cho việc này.
3. Một tài liệu như vậy nên được lưu trữ trong ít nhất 75 năm.
4. Sau khi nhật ký kết thúc, nó cần được flash và đánh số. Tiếp theo, đặt con dấu và gửi nó vào kho lưu trữ tài liệu, nơi nó thực sự được lưu trữ.
5. Nếu một hợp đồng có thời hạn cố định đi vào danh mục không giới hạn, thì thực tế này phải được ghi lại. Tiếp theo, hợp đồng được đăng ký lại hoặc ghi chú tương ứng trên tạp chí.
6. Người lãnh đạo phải xác nhận nhật ký đăng ký bằng cách đặt chữ ký của mình lên bìa sau của cuốn sổ.

Ai giữ một tạp chí

Như chúng ta đã tìm ra, tạp chí kế toán hợp đồng là một tài liệu xác nhận sự hiện diện của các tài liệu quan trọng trong một tổ chức.

Theo các quy tắc, các tài liệu như vậy được điền và duy trì bởi những người được ủy quyền. Tại cốt lõi của nó, đây là nhân viên nhân sự hoặc quản lý nhân sự. Họ chịu trách nhiệm cho các kiểm tra khác nhau, nghĩa là cung cấp đầy đủ thông tin về nhân viên.

Các nhân viên tương tự cũng chịu trách nhiệm về bản gốc của tất cả các hợp đồng và thỏa thuận bổ sung cho họ. Bắt đầu các tài liệu này theo thứ tự của nhà tuyển dụng.

Thứ tự xác định:

• loại hình khai thác (giấy hoặc điện tử);
• nhà báo
• mẫu đăng ký tạp chí.

Trước đó, một sổ đăng ký hợp đồng lao động đã được gửi (tài liệu mẫu). Bây giờ bạn có thể thấy trong bức ảnh dưới đây, tạp chí đã đăng ký các thỏa thuận bổ sung cho các hợp đồng trông như thế nào.

Thay đổi

Trước đó người ta nói rằng với một sự giám sát nhỏ, nhân viên không chịu trách nhiệm đặc biệt hoặc hình phạt. Nhưng bạn vẫn cần phải điền vào các tạp chí một cách cẩn thận.

Nghiêm cấm thực hiện bất kỳ thay đổi, bất kể loại tài liệu. Nếu một nhân viên được ủy quyền phạm sai lầm nghiêm trọng, tạp chí nên được đóng lại. Điều này có nghĩa là trên trang cuối của cuốn sách lý do đóng cửa được chỉ định. Hơn nữa, vấn đề cần được báo cáo cho người đứng đầu công ty. Để bắt đầu một tạp chí kế toán mới, bạn cần phát hành một đơn đặt hàng.

Đối với các thay đổi bổ sung liên quan đến một nhân viên cụ thể, chúng bao gồm:

• miễn nhiệm;
• thay đổi điều kiện làm việc;
• chuyển một nhân viên sang bộ phận khác, bộ phận hoặc thay đổi vị trí của một nhân viên.

Đối với thông tin như vậy, một cuốn sách riêng cho các thỏa thuận bổ sung được tạo ra, hoặc một cột riêng trong tạp chí đăng ký hợp đồng.

Điều quan trọng cần nhớ là một tạp chí như vậy chủ yếu quan trọng đối với một nhân viên duy trì thông tin về nhân viên.

Nhờ tài liệu này, bạn có thể dễ dàng tìm thấy thông tin trong các tạp chí đã được chuyển đến kho lưu trữ từ lâu. Và cũng tạp chí được coi là xác nhận hợp pháp về sự tồn tại của tất cả các hợp đồng lao động được ký kết với các nhân viên thực hiện các hoạt động của họ tại doanh nghiệp.