Trước khi biên soạn một tin nhắn, bạn cần nhớ rằng nghi thức của các chữ cái kinh doanh và cá nhân khác nhau như thế nào. Điều quan trọng nhất là quan sát mức độ tự tin trong việc trình bày chủ đề đã chọn. Người nhận có nhiều khả năng bị ảnh hưởng bởi vấn đề này hoặc vấn đề đó và sẽ cố gắng tham gia vào việc giải quyết các câu hỏi được đặt ra nếu anh ta cảm thấy giao tiếp trực tiếp trong các dòng của bức thư. Đó là lý do tại sao những người biết nghi thức viết kinh doanh hiện đại không bao gồm trong văn bản những lỗi thời như vậy, chẳng hạn như tiến hành từ thực tế, bạn nên hay thậm chí quên lãng hơn nữa.
Đặc điểm nổi bật
Định hướng kinh doanh và sự rõ ràng rõ ràng của mục tiêu, tính nhất quán trong tuyên bố sự thật, chi tiết cụ thể của các đề xuất và yêu cầu và nội dung thông tin của các thông điệp về hành động và hành động đã được bảo tồn. Các thư kinh doanh bắt đầu được biên soạn theo cách thoải mái hơn, tuy nhiên, chúng không thu được các biểu hiện cảm xúc mở, các văn bia và so sánh từ các tính năng của thư tín cá nhân, nghi thức cũ của văn bản kinh doanh vẫn chiếm ưu thế ở đây. Và chỉ bởi vì mục đích của một thông điệp như vậy là, như trước đây, để gửi một đề xuất, theo đó một câu trả lời cụ thể nhất thiết phải tuân theo, ảnh hưởng của tác giả của một lá thư kinh doanh là rất lớn, vì nó thúc đẩy người nhận hành động có tính chất cụ thể. Hơn nữa, văn bản được biên soạn theo cách mà quan điểm của tác giả không thể hiện thái độ của chính ông đối với vấn đề, mà cùng có lợi trong giải pháp của nó.
Các nghi thức của một lá thư kinh doanh quy định không sử dụng đại từ "I", như thông lệ trong thư tín cá nhân, nhưng nhấn mạnh vào một đại từ khác - "bạn" cũng thích hợp ở đây. Nếu một thông điệp kinh doanh được viết mà không có lỗi, được in chính xác, văn bản được đặt theo tất cả các quy tắc và yêu cầu hiện có, và do đó không chỉ dễ đọc, mà còn rất vui, sự tương ứng chắc chắn sẽ tiếp tục. Mặc dù ngày nay, rất cần thiết để giải mã các cụm từ xoắn xuýt, tìm kiếm chủ đề và vị ngữ để đi đến tận cùng ý nghĩa của chúng. Các quy tắc viết kinh doanh đang thay đổi rất nhanh bây giờ. Thật là một giai điệu tốt là viết bằng tay. Sau đó, có thể chắc chắn rằng tin nhắn đã không được thực hiện dưới bản sao carbon. Có bao nhiêu tính cách có thể được nhìn thấy trong thông điệp này và sự tôn trọng luôn được thêm vào mối quan hệ giữa người nhận và tác giả. Thật đáng tiếc khi tùy chỉnh này đã hoàn toàn lỗi thời và gần như tất cả các chữ cái đã trở thành điện tử.
Quy tắc hiện đại
Một lá thư kinh doanh, một mẫu trong đó sẽ được trình bày dưới đây, thể hiện sự tương ứng với một hành vi văn minh hiện đại. Ngày nay, không có quy tắc đa dạng phải được tuân theo. Mặc dù, so với ngôn ngữ chính thức tồn tại ở đất nước năm mươi năm trước, những quy tắc này có vẻ giống như sắc thái hoặc sự tinh tế đặc biệt. Trước hết, vì các quy tắc viết kinh doanh sai khiến, bạn phải sử dụng lời chào trong địa chỉ cá nhân cho người nhận trước khi văn bản bắt đầu. Mặc dù các tập đoàn và bất kỳ tổ chức không nhỏ nào hiện có kết nối nội bộ của định dạng ISQ, trong đó câu trả lời tuân theo câu hỏi, câu hỏi sau câu trả lời và trong thư từ nhanh này, việc giải quyết bằng tên không phải lúc nào cũng cần thiết. Tuy nhiên, việc thực hiện đúng một lá thư kinh doanh ngụ ý một trọng tâm cá nhân, và do đó kháng cáo cá nhân là cần thiết.
Chủ đề của bức thư trong thư tín hiện đại thường được đặt trong một lĩnh vực riêng biệt và nó phải được điền đầy đủ, nghĩa là theo nội dung.Xây dựng chính xác chủ đề của bức thư - nhận được một nửa thành công, bởi vì đây là điều đầu tiên mà người nhận thấy. Từ ngữ chính xác sẽ giúp anh ta điều chỉnh đúng cách và nhận thức thông tin nhận được một cách nhanh chóng và đầy đủ. Và bạn chắc chắn cần thông báo cho người nhận về việc nhận câu trả lời của mình - đây là một giọng điệu hay, thể hiện sự tôn trọng với đồng nghiệp và đối tác, điều này đã được thực hiện từ một trăm hai trăm năm trước, và sau đó bạn không vội sống và biết chính xác cách viết thư kinh doanh. Hôm nay bạn cần trả lời tin nhắn một cách nhanh chóng, điều này giúp e-mail - giao tiếp diễn ra rất nhanh. Nếu bạn không thể trả lời ngay lập tức, bạn vẫn cần gửi một tin nhắn về việc nhận được phản hồi, nơi bạn cho biết thời gian của phiên giao tiếp tiếp theo.
Thời gian và địa điểm
Cần phải nhớ rằng về mặt tâm lý, ranh giới của phản ứng kịp thời trong giá trị quan trọng của nó là bốn mươi tám giờ. Đây là nếu không có chức năng trả lời máy. Khi hai ngày trôi qua, người nhận đã hoàn toàn tin tưởng rằng lá thư của anh ta không được giám sát hoặc, tốt nhất là, bị mất. Các quy tắc của thư kinh doanh có điểm này: không bao giờ trì hoãn câu trả lời, bởi vì đây là mất mát không thể thiếu của khách hàng, và đối tác sẽ bắt đầu lo lắng và suy nghĩ về việc phá vỡ tất cả các loại quan hệ. Trong mọi trường hợp, đây là một sự vi phạm thô thiển về đạo đức của thư tín kinh doanh. Nếu bạn cần gửi cùng một thông tin, bạn chỉ cần mở rộng danh sách gửi thư. Đặt tất cả các địa chỉ trong một trường vào một khu vực khác để giảm đáng kể thời gian giao hàng và tính minh bạch được duy trì trong quan hệ đối tác: mỗi người nhận được thư sẽ thấy danh sách được hình thành.
Một lời hứa tuyệt vời để tiếp tục hợp tác là cụm từ lịch sự "cảm ơn bạn trước." Vì nó được viết trong một lá thư kinh doanh và nó được đặt ở phần nào - mọi người đều tự quyết định. Tất nhiên, người nhận sẽ thấy nó sau khi thông tin đã có được và sự thúc đẩy để hành động. Ở cuối thư, phía trước khối liên lạc là nơi tốt nhất cho cụm từ này. Nhân tiện, về thông tin liên lạc: nó nên có trong mỗi chữ cái, không chỉ trong đầu tiên. Số điện thoại, vị trí của tác giả, và mọi thứ khác không thể bị buộc phải nhìn. Làm một lá thư kinh doanh không phụ thuộc vào thời gian của thư. Các quy tắc phải luôn luôn được tuân theo. Và để không đoán xem người nhận có nhận được thư hay không, có chức năng yêu cầu. Chỉ trong trường hợp này bạn có thể chắc chắn rằng nó được đọc. Lịch sử tương ứng phải được lưu giữ, bạn không thể viết phản hồi với một tin nhắn mới. Tuy nhiên, khi gửi toàn bộ băng thông tin liên lạc để giải quyết một vấn đề cụ thể, cần nhớ không chỉ sự phụ thuộc mà còn cả tính bảo mật. Nếu thông tin cá nhân có mặt trong thư, nó phải bị xóa trước khi đọc bởi bên thứ ba.
Tùy chọn đầu tiên và giới thiệu
Làm thế nào để viết một lá thư kinh doanh để người nhận ngay lập tức quan tâm đến thông điệp này và mối quan tâm của anh ta không bị phai mờ cho đến khi kết thúc bài đọc? Có ba điểm gần như kỳ diệu cho những người sử dụng chúng. Trước hết, đây là một chủ đề mà một người nhìn thấy trước khi anh ta mở một email. Nó phụ thuộc vào việc cô ấy sẽ diễn ra hay không, liệu người nhận có muốn làm quen với tin nhắn hay không. Điểm thứ hai là cụm từ giới thiệu đầu tiên, đặt người đọc. Và tất nhiên, kết thúc là quan trọng. Cụm từ "cảm ơn trước" hoạt động rất tốt. Như được viết trong một lá thư kinh doanh, kết thúc là thời điểm quan trọng nhất, có một số lượng lớn các tùy chọn cho các cụm từ cuối cùng, điều chính là chọn đúng giai điệu. Từ dân chủ "Bạn nói gì?" đến chính thức "Ý kiến của bạn về vấn đề này là gì?"
Bây giờ chúng ta hãy thử phân tích chi tiết thư mẫu kinh doanh.
Lựa chọn 1
Chủ đề: Thư doanh nghiệp
Ngày: 02 tháng 6, thứ Sáu
Từ: Ivan Petrov
Tới: Anna Sidorova
Xin chào, xin chào
Chúng tôi mời bạn đến một cuộc phỏng vấn với các nhà tuyển dụng vào ngày 12 tháng 6 lúc 14:00. Vì sẽ có những người nộp đơn khác, và các nhà tuyển dụng đã lên kế hoạch tổ chức một cuộc họp chỉ trong hai giờ, tốt hơn là không nên trễ.
Trân trọng
Ivan Petrov.
Tùy chọn thứ hai và lời bạt
Tiêu đề: Thư kinh doanh. Gặp gỡ nhà tuyển dụng
Ngày: 02 tháng 6, thứ Sáu
Từ: Ivan Petrov
Tới: Anna Sidorova
Xin chào, xin chào
Chúng tôi cẩn thận xem xét hồ sơ của bạn và mời bạn đến một cuộc phỏng vấn với nhà tuyển dụng vào ngày 12 tháng 6 lúc 14:00. Vì các ứng viên khác cũng sẽ được phỏng vấn và nhà tuyển dụng có kế hoạch tổ chức một cuộc họp chỉ trong hai giờ, tốt hơn là không nên trễ. Và xin vui lòng, xác định trong câu trả lời cho dù bạn sẽ đến, và cũng cảnh báo trước nếu bạn không thể ghé thăm chúng tôi tại thời điểm này.
Trân trọng
Ivan Petrov.
Dưới đây là một lá thư kinh doanh điển hình về một cuộc họp, và theo hai lựa chọn được trình bày, nó ngay lập tức trở nên rõ ràng trong đó có hiệu quả hơn. Trong biến thể thứ hai, sự chú ý của người nhận được tập trung vào chủ đề của bức thư và anh ta ngay lập tức hiểu những gì sẽ được thảo luận. Ngoài ra, anh ta sẽ dễ dàng tìm thấy bức thư này trong mười ngày, vào thời điểm gặp mặt, chỉ đơn giản bằng cách nhìn vào chủ đề, ngay cả khi anh ta nhận được năm mươi đến một trăm thư mỗi ngày. Chủ đề xác định hoàn hảo thông điệp. Đó là, bức thư này chính xác về cuộc họp, và không phải về tài liệu, không phải về thanh toán, không phải về khách hàng và những thứ tương tự - mọi thứ đều được chỉ định rõ ràng. Cụm từ giới thiệu hơi chỉ rõ tình huống, thêm sự tôn trọng lẫn nhau cho những người đối thoại: người đầu tiên được tôn trọng và đã viết chú ý cẩn thận, cộng với kết quả - một cuộc phỏng vấn và lần thứ hai nên biết ơn vì điều này. Nó cũng chứa lý do cho bức thư. Cụm từ cuối cùng bắt buộc người nhận phải viết câu trả lời.
Vị trí kinh doanh
Các quy tắc chung để viết thư kinh doanh áp dụng cho bất kỳ thư từ nào, có thể là một bức thư trong đó một cuộc họp được đàm phán hoặc đây là một lá thư từ chối cho một đối tác thất bại. Cấu trúc gần như luôn luôn giống nhau, đơn giản là nó có thể được ghi nhớ, nhưng nội dung đặc trưng cho tác giả, và trong con người của anh ta, công ty mà anh ta đại diện là một người đối thoại văn minh, chính xác và có thẩm quyền. Sự tương ứng thường là một công việc tốn kém về mặt cảm xúc và phức tạp, vì giao tiếp bằng phương tiện điện tử đã trở thành một trong những phần chính và về nguyên tắc, là một phần không thể thiếu trong công việc của một doanh nhân.
Họ viết thư cho đồng nghiệp về công việc, họ viết thư cho quản lý, đối tác kinh doanh và khách hàng. Họ viết thư cho những người nổi tiếng và những người, hoàn toàn có thể, sẽ không bao giờ phải nhìn thấy một cái gì đó. Về cơ bản không có yêu cầu biên soạn thư kinh doanh theo một mô hình duy nhất, sách giáo khoa chưa được viết, nhưng đạo đức trong giao tiếp kinh doanh đã được phát triển, vì đây chính xác là động cơ của kinh doanh thành công. Một lá thư kinh doanh là một danh thiếp của một công ty phản ánh vị trí chính thức của nó. Nó phụ thuộc vào sự tương ứng liệu sự hợp tác sẽ thoải mái và hiệu quả, và liệu nó sẽ diễn ra ở tất cả. Do đó, tuân theo các quy tắc cư xử tốt trong mỗi thông điệp là chìa khóa để thành công.
Phóng viên kinh doanh
Các quy tắc và chuẩn mực của thư tín kinh doanh điện tử hoàn toàn giống như cộng đồng doanh nghiệp hoạt động trong bất kỳ tương tác nào của nó - đây là các cuộc trò chuyện qua điện thoại, đàm phán và tương tự. Có một số tính năng đặc biệt đặt sự tương ứng điện tử ngang tầm với các cách thức truyền thông kinh doanh lâu đời, và trên hết - đây là điều bắt buộc của thời đại. Tuy nhiên, các nguyên tắc vẫn giữ nguyên và hoàn toàn không phụ thuộc vào cách thức thực hiện thư tín kinh doanh - cho dù đó là một bức thư điện tử hay trên giấy.
1. Đối thủ phải tôn trọng lẫn nhau cả cá nhân và vị thế kinh doanh của nhau.
2. Đối thủ luôn chú ý đến lợi ích kinh doanh của nhau.
3. Bảo mật luôn được tôn trọng.
4. Việc trao đổi thông tin phải kèm theo đúng giờ.
Những nguyên tắc này có được quan sát nếu trường Chủ đề không được thiết kế hoặc không được định dạng rõ ràng và chính xác không? Không Người gửi không đánh giá cao thời gian của người nhận và anh ta không thực hiện nhiệm vụ của mình đủ nhanh. Một khách hàng hoặc đối tác về một chủ đề được chỉ định sẽ ngay lập tức đánh giá cao nội dung của tin nhắn và mức độ ưu tiên của việc đọc. Nó cũng quan trọng để biết làm thế nào để bắt đầu một lá thư kinh doanh. Đây là một lời chào cá nhân. Điều này xác định sự tự tin của người đối thoại, mang lại sự tập trung cá nhân nhất định. Bỏ qua tên của người nhận là không thể chấp nhận vì nó được coi là không chính xác.
Địa chỉ
Ở đây mọi thứ nên được nghĩ ra đến từng chi tiết nhỏ nhất. Các trường "Tới", "Sao chép" hoặc - quan trọng hơn - "Bcc" là các công cụ quan trọng nhất để truyền thông đạo đức và hiệu quả của nó. Môi trường kinh doanh hiện đại đã phát triển các nguyên lý cơ bản liên quan đến việc sử dụng các lĩnh vực này. Nếu tên nằm trực tiếp trong trường "đến", người nhận phải trả lời thư này, người gửi câu trả lời này đang chờ, vì thư có thể đặt câu hỏi. Nếu có một vài tên trong cùng một trường, điều này có nghĩa là người gửi sẽ nhận được phản hồi từ mỗi người nhận. Nếu tên nằm trong trường "Sao chép", không cần thiết phải trả lời, chỉ cần người gửi cần bạn cập nhật. Tuy nhiên, nếu tài liệu của bức thư quan tâm và khiến bạn tham gia vào thư tín, thì bạn cần một cụm từ đặc biệt ngay từ đầu, đây sẽ là dấu hiệu của hương vị tốt. Ví dụ về các cụm từ của một lá thư kinh doanh, nếu tên người nhận xuất hiện trong lĩnh vực sao chép của người Hồi giáo: Cho tôi cũng nói về vấn đề này ..., hãy để tôi tham gia cuộc thảo luận ..., hay nói một cách dân chủ hơn, Xin lỗi vì đã can thiệp ...
Nghi thức xã giao đặc biệt tinh tế chỉ ra tình huống khi tên của người nhận ở trong trường "Bcc." Trong trường hợp này, đạo đức kinh doanh dễ bị tổn thương hơn bao giờ hết, vì điều này được coi là một công cụ của thông tin và kiểm soát bí mật. Không ai nhìn thấy những người nhận này. Và họ thấy tất cả mọi người và mọi thứ. Nhiều công ty trong thư tín công ty cấm công cụ này vì họ rất cẩn trọng về đạo đức kinh doanh. Lần duy nhất điều này được cho phép là thông qua các lời mời đại chúng (kỷ niệm, sự kiện của công ty, cuộc họp hoặc đàm phán quan trọng), trong trường hợp đó, các mục sẽ đi đến nhiều địa chỉ, nhưng không người nhận sẽ thấy địa chỉ email của người khác. Đương nhiên, người nhận từ trường Bcc không bao giờ nhập vào thư.
Nội dung thông tin
Định dạng, cấu trúc, khối lượng, ngôn ngữ - tất cả điều này liên quan đến công việc chính xác với thông tin. Tính đặc thù và bản chất của việc đệ trình cũng là một công cụ, một chỉ báo về mong muốn tương ứng và khả năng soạn thảo một văn bản có thẩm quyền của bức thư - một cách tôn trọng và chính xác nhất có thể đối với người nhận. Văn bản được cảm nhận tốt nhất trong âm lượng phù hợp trên một màn hình, nghĩa là định dạng tờ A4. Tệp đính kèm được gửi bằng thư không được vượt quá ba megabyte, bởi vì máy chủ thư của người nhận không thể bỏ qua chúng. Các tệp được gửi sẽ không gây ra sự cố cho người nhận nếu mã hóa rar hoặc Zip phổ quát được sử dụng. Văn bản của câu trả lời nên được đặt ở trên cùng, chứ không phải ở dưới cùng, nghĩa là ở đầu thư, sẽ lưu người nhận khỏi các tìm kiếm.
Câu trả lời, như đã đề cập ở trên, không thể được viết dưới dạng một bức thư mới, bạn phải lưu lịch sử thư tín để người nhận không tìm kiếm tin nhắn gốc. Ngôn ngữ của văn bản kinh doanh nên đơn giản và dễ hiểu nhất có thể, với việc sử dụng tối thiểu nội bộ doanh nghiệp, từ vựng chuyên nghiệp, tiếng lóng, tiếng Anh, từ viết tắt và viết tắt. Tuy nhiên, có thể áp dụng tất cả điều này trong công ty trong quá trình trao đổi thư từ, vì theo cách này cả hiệu quả và tốc độ giao tiếp đều tăng đáng kể, và do đó nó được coi là chấp nhận được và hoàn toàn có đạo đức. Thư tín nội bộ thường bao gồm các chữ viết tắt và tiếng lóng bao gồm gần như hoàn toàn. Nhưng trong giao tiếp với các đối tác bên ngoài hoặc khách hàng doanh nghiệp, những trường hợp như vậy hầu như không bao giờ xảy ra.
Một chút về các điều khoản
Đôi khi không thể làm được nếu không có thuật ngữ, đặc biệt là trong các công ty chuyên ngành. Một câu hỏi khác là những từ cần thiết được đưa vào bối cảnh kinh doanh cần phải được giải thích, và người đối thoại phải được dạy cách sử dụng chúng. Ví dụ: một khách hàng muốn quảng cáo sản phẩm của họ trên Internet và một người quản lý bán các dịch vụ này viết các cụm từ hoàn toàn không thể hiểu được với người ngoài với các lượt như từ khóa, một biểu ngữ ngữ cảnh, và v.v. Tuy nhiên, bạn không thể làm mà không có họ, và do đó bạn phải đào tạo khách hàng.
