Làm thế nào để sắp xếp mọi thứ trong các thư mục? Tại sao danh pháp là cần thiết và những gì thường được chấp nhận có nghĩa là thuật ngữ này? Làm cách nào để lưu trữ tệp, thư mục và cách khác bạn có thể tổ chức tài liệu tại doanh nghiệp? Hiện nay, công việc văn phòng là một công việc phức tạp đòi hỏi một cách tiếp cận có hệ thống và độ chính xác tối đa. Về danh pháp của vấn đề là gì và dự định làm gì, nên biết không chỉ các nhân viên chịu trách nhiệm về luồng tài liệu trong công ty, mà còn tất cả các nhân viên quản lý quan tâm đến việc duy trì kiểm soát các quy trình làm việc của tổ chức.
Thuật ngữ chung
Xem xét danh pháp của các trường hợp là gì, trước hết cần lưu ý rằng thuật ngữ này được sử dụng để biểu thị một phương pháp hệ thống hóa như vậy, bao gồm việc hình thành một danh sách các trường hợp được lập ra trong doanh nghiệp và tổ chức. Đối với mỗi người trong số họ, thời gian lưu trữ được quy định rõ ràng, trong khi tập trung vào các quy tắc có hiệu lực theo luật hiện hành của nước ta.
Lý thuyết và cuộc sống hàng ngày
Danh pháp của các trường hợp trong ứng dụng thực tế là gì? Đây là một sơ đồ phân phối giúp nhóm tài liệu được thực thi, do đó tạo ra các trường hợp. Để làm điều này, công ty đã phê duyệt đề án, phân loại, sau đó áp dụng vào thực tế. Một chỉ số chỉ số cũng được giới thiệu cho các trường hợp, tài liệu. Bạn phải chỉ định thời lượng lưu trữ và xác định thiết kế chỉ mục thẻ, được sử dụng làm tài liệu tham khảo và được sử dụng để tìm kiếm tài liệu từ số lượng chưa hoàn thành. Khi trả lời câu hỏi về danh pháp của các trường hợp là gì, cần lưu ý rằng thuật ngữ này được sử dụng để chỉ định một tài liệu kế toán như vậy, quy định công việc của các bộ phận chịu trách nhiệm về công tác văn thư, lưu trữ. Danh pháp rõ ràng đánh vần tất cả các trường hợp đó, thời gian lưu trữ trong vòng một thập kỷ, nghĩa là những trường hợp thuộc về số lượng tài liệu lưu trữ tạm thời.
Tại sao điều này là cần thiết?
Ai cần biết danh pháp của các trường hợp là gì, làm thế nào để đưa nó vào thực tế? Trước hết, đây là những người chịu trách nhiệm tổ chức quy trình làm việc tại doanh nghiệp, đồng thời là người đứng đầu tổ chức, pháp nhân. Danh pháp giúp nhanh chóng tìm thấy tài liệu cần thiết nếu biết loài hoặc nội dung. Chất lượng của sự hình thành, thực hiện danh pháp của các trường hợp xác định mức độ nhanh chóng có thể làm việc với tài liệu trong các bức tường của tổ chức. Hiện nay, thực tế về tính sẵn có của danh pháp được thiết lập là bắt buộc đối với bất kỳ thực thể pháp lý nào, cho dù đó là một tổ chức hoặc tổ chức, doanh nghiệp.
Ở cấp tiểu bang, Dịch vụ An ninh Nhà nước Hợp nhất đã được thông qua - đây là một hệ thống mô tả các quy tắc để duy trì tài liệu. Trong các phụ lục của nó, bạn có thể tìm thấy mẫu hiện có liên quan của danh pháp của các trường hợp. Ngoài ra, một nguồn thông tin có hệ thống nhà nước như vậy đã thu thập tất cả các điều khoản cần được hướng dẫn bởi sự phát triển và thực hiện danh pháp của các trường hợp trong một năm tại một tổ chức hoặc doanh nghiệp.
Tính năng câu hỏi
Hiện nay, trong công việc văn phòng, danh pháp là một khái niệm phức tạp bao gồm một số loại và nhóm tài liệu. Đó là thông lệ để nói về một danh pháp điển hình, gần đúng, cụ thể.Các cá nhân thường được giới thiệu ở cấp độ của tổ chức nói chung và của một đơn vị cấu trúc riêng biệt.
Điển hình, danh pháp mẫu mực được yêu cầu kết hợp tài liệu tương tự về bản chất và thành phần. Mô hình cũng quy định hệ thống lập chỉ mục cụ thể, được sử dụng trong một cơ quan nhất định. Nó là cần thiết để áp dụng một danh sách các tên trường hợp như vậy. Nhưng bản chất gần đúng là tư vấn về bản chất, mặc dù trong trường hợp chung, việc tuân thủ nó là hợp lý và thuận tiện, vì nó giúp hợp lý hóa toàn bộ khối lượng giấy tờ chính thức tích lũy trong công ty.
Hệ thống làm cơ sở của trật tự
Bất kỳ doanh nghiệp hiện đại nào cũng cần hệ thống hóa tài liệu hiện tại và chính danh pháp đại diện cho một hướng dẫn phân loại như vậy có thể giải quyết các vấn đề của tổ chức. Đây là một tài liệu trong đó tên của tất cả các công việc của doanh nghiệp có thể được bắt đầu được chỉ định theo từng dòng. Đồng thời, nó được ghi rõ ràng là bao lâu giấy cần được lưu trữ. Danh pháp kế toán, dịch vụ nhân sự, toàn bộ doanh nghiệp phải được sự chấp thuận của người đứng đầu.
Mục tiêu chính của việc giới thiệu danh pháp
Một bài báo chính thức như vậy đơn giản hóa việc hệ thống hóa quy trình làm việc nội bộ. Trên thực tế, đó là một kế hoạch như vậy, trong đó nêu rõ các thuật toán nên được sử dụng để phân phối các tài liệu đã thực hiện và trong những vấn đề chúng nên được đặt. Điều này tạo thành hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp và giúp định hướng dễ dàng hơn giữa các tài nguyên giấy tích lũy.
Đồng thời, danh pháp của các vấn đề nhân sự, kế toán, cũng như danh pháp chung cho doanh nghiệp, chứa một định nghĩa rõ ràng về các khoảng thời gian liên quan đến các loại tài liệu khác nhau. Hệ thống có cấu trúc chỉ ra chính xác thời gian lưu trữ tài liệu được sắp xếp trong một trường hợp cụ thể. Khi tạo một trường hợp sử dụng các tài liệu được thực thi, bạn phải lập tức giả định thời hạn sử dụng sẽ là bao lâu. Giai đoạn này được gọi là kiểm tra chính, cho phép xác định giá trị của tài liệu.
Chỉ số, hệ thống và thông tin cơ bản
Danh pháp của các trường hợp chính thức tuyên bố theo hệ thống nào là cần thiết để lập chỉ mục các trường hợp. Thông tin này có liên quan để đăng ký, vì chỉ số được thiết lập bởi danh pháp là một yếu tố của số đăng ký được gán cho từng tài liệu riêng lẻ trong doanh nghiệp. Danh pháp là một tài liệu tham khảo thông tin cho phép bạn nhanh chóng phân tích các tính năng cấu trúc của một thực thể pháp lý cụ thể.
Tài liệu được sử dụng khi cần thiết để tạo một danh sách trường hợp. Điều này có liên quan đến việc lưu trữ chứng khoán, theo luật, có thời hạn hơn một thập kỷ, bao gồm lưu trữ vĩnh viễn. Điều này làm cho danh pháp của các trường hợp là tài liệu kế toán chính được sử dụng trong các bộ phận chịu trách nhiệm về công tác văn thư tại doanh nghiệp.
Kế toán và phát triển hơn nữa
Thông thường, danh pháp của các trường hợp là tài liệu thuận tiện nhất thông qua đó hệ thống kế toán được thực hiện tại doanh nghiệp, cho phép bạn kiểm soát các vấn đề tạm thời, nghĩa là dự định lưu trữ trong một thập kỷ.
Một mục đích quan trọng khác của danh pháp các trường hợp là khả năng ứng dụng của nó trong việc hình thành một tệp thẻ tham chiếu, cần thiết để duy trì thông tin liên quan trên tài liệu được thực hiện. Hệ thống phân loại được sử dụng trong việc hình thành danh pháp trở thành cơ sở để tạo ra một tủ hồ sơ cung cấp thông tin tham khảo về luồng tài liệu trong tổ chức.
Nó trông như thế nào?
Một danh pháp mẫu của các trường hợp có thể trông như sau.
Khi chuẩn bị tài liệu, cần chỉ rõ tên của doanh nghiệp, các bộ phận mà danh pháp được nhập, cũng như ngày hiện tại.
Điều này rất quan trọng!
Đôi khi, có vẻ như với một doanh nhân rằng với một quy trình công việc tương đối nhỏ, việc giới thiệu danh pháp chỉ là một mớ hỗn độn, quá nhiều giấy tờ trên mạng mà không mang lại lợi ích thực sự. Cách tiếp cận câu hỏi này là không chính xác. Cần phải giới thiệu chính xác, phù hợp, có tính đến danh pháp tổ chức cụ thể trong bất kỳ công ty hiện đại nào. Khi phát triển một tài liệu, cần phải đảm bảo rằng nó bao gồm toàn bộ khối lượng của quy trình công việc doanh nghiệp, bao gồm các giai đoạn tạo. Điều cần thiết là tất cả các lĩnh vực của các hoạt động, quy trình và hoạt động của công ty đều được phản ánh trong danh pháp.
Bạn có thể đọc các yêu cầu thường được chấp nhận cho việc chuẩn bị một tài liệu quy phạm như vậy trong các hành vi pháp lý được thông qua ở cấp tiểu bang. Các quy tắc làm việc được giới thiệu cho tài liệu lưu trữ của các công ty, hướng dẫn tiêu chuẩn quản lý lưu hành tài liệu của các doanh nghiệp được dành cho việc này. Năm 1988, một hệ thống hỗ trợ tài liệu nhà nước đã được phát triển, ngày nay vẫn còn phù hợp. Các tài liệu được áp dụng thường xuyên ở cấp tiểu bang đang được hoàn thiện có tính đến thực tế của thời đại chúng ta, bao gồm cả việc sử dụng máy tính điện tử, trong khi các lý thuyết cơ bản về hệ thống hóa và phân loại vẫn giống nhau.
Mục mẫu
Trong phiên bản cổ điển, tài liệu này được biên soạn dưới dạng bảng. Các chỉ mục, phân loại trở thành cơ sở cho các quy trình đăng ký tài liệu được tạo trong doanh nghiệp, tiến hành từ nó đến người nhận bên ngoài và được chấp nhận để xử lý từ các nguồn bên ngoài. Một danh pháp được biên soạn tốt là một công cụ thuận tiện cho việc hình thành các phân loại khác nhất thiết phải đi kèm với quá trình làm việc văn phòng của bất kỳ công ty hiện đại nào. Vì vậy, việc xem xét sơ bộ tài liệu thường yêu cầu phân loại các vấn đề, lĩnh vực để thảo luận. Ngoài ra, phân loại đặc biệt là cần thiết cho các tài liệu thực hiện. Khi giới thiệu một hệ thống điện tử, cần phải phát triển các bộ điều hướng, biểu diễn phản ánh các đơn vị cấu trúc và người biểu diễn khác nhau. Ngoài ra, dựa trên danh pháp của các trường hợp, bạn có thể phát triển một hệ thống cho phép bạn tổ chức tài liệu theo chủ đề kiểm soát đặc biệt, cũng như các loại khác.
Danh pháp thuộc về loại tài liệu quy hoạch. Trong đó bạn có thể tìm thấy các tiêu đề của các trường hợp được đề xuất để lập kế hoạch, kế toán theo các hướng hoạt động, hoạt động kinh tế khác nhau của doanh nghiệp. Các chức năng được giao cho công ty có thể nhìn thấy từ danh pháp. Tài liệu được chuẩn bị cho năm tới, vì vậy cần phải đặt trong đó không chỉ các khả năng và nhu cầu sẵn có của quy trình làm việc, mà cả những kế hoạch trong tương lai gần. Điều mong muốn là, khi biên soạn danh pháp, có thể dự đoán khá chính xác nhu cầu của hệ thống quản lý tài liệu tại doanh nghiệp trong năm năm tới, mặc dù điều này không phải lúc nào cũng khả thi trong điều kiện kinh tế khó khăn hiện nay buộc các doanh nghiệp phải điều chỉnh.
Thực tế và kế hoạch
Trong ứng dụng thực tế, hầu hết các danh pháp của các trường hợp được coi là tài liệu kế toán, đó là do sự hiện diện của một số, một chỉ số cho mỗi tiêu đề được liệt kê. Hồ sơ danh pháp cuối cùng tóm tắt kết quả của năm cho phép chúng tôi kết luận về số lượng và loại trường hợp được lập trong giai đoạn vừa qua. Bạn cũng có thể tính toán, mà không cần nỗ lực đặc biệt và không lãng phí thời gian vô ích, số lượng vụ án, khối lượng, được lập ra trong thời gian qua. Điều này đưa ra một mô tả định lượng của quỹ tài liệu, hệ thống quy trình làm việc. Sự cần thiết phải phân tích như vậy phát sinh cả trong khuôn khổ của một đơn vị cấu trúc riêng biệt và toàn bộ tổ chức.
Danh pháp đóng vai trò là bản ghi kế toán có thể được sử dụng khi các tệp được chuyển đến kho lưu trữ.Điều này đúng chủ yếu cho những người dự định lưu trữ tạm thời - không quá một thập kỷ. Danh pháp cũng cung cấp một cơ sở thuận tiện cho việc hình thành hàng tồn kho, bao gồm các trường hợp dự định lưu trữ trên cơ sở liên tục hoặc tạm thời, nếu thời gian vượt quá một thập kỷ. Danh pháp thuận tiện khi hàng tồn kho các trường hợp chứa tài liệu về nhân sự của công ty được hình thành, cũng như các hành động sửa chữa hủy tài liệu, phân bổ giấy tờ không cần hoặc không thể lưu trữ.
Các chi tiết cụ thể của các loại tổ chức nhất định
Một biện pháp bắt buộc sẽ là tổng hợp danh pháp cho bất kỳ tổ chức nhà nước nào. Tài liệu này phải có mặt trong các pháp nhân lãnh thổ thành phố, trực thuộc. Một thủ tục bắt buộc như vậy là do thực tế của việc chuyển giao tài liệu được tạo ra trong các tổ chức, tổ chức để lưu trữ trong kho lưu trữ của đô thị hoặc cấp liên bang.
Nếu chúng ta đang nói về một tổ chức tư nhân, thì việc hình thành danh pháp cũng là cần thiết, nhưng các yêu cầu áp dụng cho nó ít nghiêm ngặt hơn nhiều. Một mặt, tài liệu này cũng đa chức năng - nó không phụ thuộc vào sự tham gia của nhà nước trong công ty. Nên phát triển danh pháp tại thời điểm một thực thể pháp lý vừa được tạo. Trong quá trình tiếp quản, sáp nhập, cần phải hình thành lại một hệ thống như vậy để phân loại dòng tài liệu, nếu cùng lúc một pháp nhân mới được hình thành. Theo các quy tắc, việc phát triển danh pháp là một nhiệm vụ cực kỳ ưu tiên và cần phải làm việc ngay cả trước khi hình thành hướng dẫn mô tả các quy tắc của quy trình công việc.