Các tình huống khác nhau xảy ra, và thậm chí các chuyên gia có kinh nghiệm đôi khi vô tình mắc lỗi trong tài liệu. Nếu bản ghi không chính xác trong sổ làm việc, nó cần được sửa càng sớm càng tốt. Và sẽ tốt hơn nếu điều này được thực hiện bởi nhà tuyển dụng đã cho phép nó.
Quy định pháp luật
Mẫu sổ làm việc được coi là một tài liệu quan trọng, bởi vì nó không chỉ tính đến thâm niên, mà còn giúp tính toán lương hưu. Do đó, nếu việc sửa các mục trong sổ làm việc do nhầm lẫn không được thực hiện kịp thời, thì nhân viên có thể gặp vấn đề lớn với việc tính lương hưu.
Do đó, trước khi điền lao động, bạn cần kiểm tra tất cả dữ liệu. Và cũng tuân thủ các quy định pháp lý của các tài liệu liên quan. Chúng bao gồm:
- Bộ luật Lao động của Liên bang Nga (cụ thể là Điều 66).
- Luật liên bang số 225, trong đó thiết lập các quy tắc để duy trì, lưu trữ và điền vào các hình thức lao động.
- Nghị định của Bộ Lao động số 69, đã phê duyệt hướng dẫn hoàn thành đúng văn bản.
Vậy, phải làm gì nếu mục nhập bị nhập nhầm vào sổ làm việc? Một mẫu hiệu chỉnh và dữ liệu chính xác được trình bày trong ảnh dưới đây.
Chúng tôi sẽ nói về thủ tục chi tiết hơn dưới đây.
Ai sửa
Không phải mọi nhân viên đều có thể sửa chữa sai lầm trong lao động. Nghiêm cấm thực hiện bất kỳ mục và sửa chữa trong tài liệu mà không có thẩm quyền và một lý do cụ thể. Nếu nhân viên phát hiện ra lỗi lao động của mình, thì nó có thể được sửa cả ở công việc mới và tại nơi mà nó đã được cam kết.
Các mục sai chính xác có thể là người đứng đầu tổ chức hoặc người được ủy quyền (thường là chuyên gia trong bộ phận nhân sự, kế toán hoặc thư ký). Để một nhân viên được ủy quyền thực hiện việc này, một đơn đặt hàng phải được đưa ra cho anh ta, cho anh ta quyền đưa ra các mục trong sổ làm việc và theo đó, sửa nó nếu sổ làm việc bị nhầm.
Nếu chủ lao động là một cá nhân, thì anh ta không có quyền tiến hành lao động, chứ đừng nói đến việc sửa đổi chúng.
Nếu một lỗi được tìm thấy
Thông thường các hồ sơ sai sót được tìm thấy bởi các nhân viên nhân sự khi họ đưa một nhân viên đến một công việc mới. Nó xảy ra, và công nhân nghỉ hưu có thể tìm thấy một sai lầm.
Các lỗi điển hình bao gồm:
- Dữ liệu không chính xác trên trang tiêu đề;
- Ngày hoặc số sê-ri không chính xác cho hồ sơ;
- chi tiết sai sót của tài liệu cơ sở;
- Thông tin không chính xác về việc tuyển dụng, sa thải, chuyển nhượng hoặc giải thưởng.
Nếu mục trong sổ làm việc bị nhập sai, nhân viên cần nộp những tài liệu bác bỏ văn bản đó. Những tài liệu này bao gồm: hộ chiếu, thông tin về giáo dục, tài liệu về hôn nhân hoặc giải thể, đơn đặt hàng có tính chất khác nhau, cũng như một số tài liệu từ nơi làm việc trước đây (nơi đã phạm sai lầm).
Nếu tổ chức thực hiện mục nhập sai lầm đã được thanh lý, bạn cần liên hệ với kho lưu trữ của thành phố nơi công ty đã đăng ký.
Sau đây cho thấy cách sửa một mục sai trong sổ làm việc. Mẫu cho phép bạn hiểu rõ hơn bản chất của quy trình là gì.
Quy tắc chung
Các mục sai lệch, nếu được tìm thấy trong phần về công việc hoặc giải thưởng, không thể bỏ qua, làm sạch hoặc sửa chữa. Pháp luật chỉ cho phép chỉ ra rằng một hồ sơ cụ thể là không hợp lệ và thông tin chính xác sẽ được chỉ định tiếp theo.
Strikethrough hoặc bổ sung chỉ được phép trên trang tiêu đề. Thông tin không chính xác được gạch bỏ với một dòng và thông tin thực tế được ghi phía trên bản ghi không chính xác.Đồng thời, các tài liệu trên cơ sở sửa chữa được thực hiện phải được chỉ định trên trang bìa của mẫu. Từ viết tắt bị cấm.
Bạn có thể viết vào sổ làm việc (bao gồm cả hiệu chỉnh) bằng bút gel màu xanh hoặc đen. Loại mực này có khả năng chống lại ánh sáng và không bị phai màu theo thời gian.
Lỗi trang tiêu đề
Trong các trường hợp thường xuyên, trang tiêu đề chứa các bổ sung, không phải sửa đổi. Tuy nhiên, làm thế nào để sửa một mục sai trong sổ làm việc nếu nó được thực hiện trên trang tiêu đề?
Để bắt đầu, điều đáng nói là trong quá trình thực thi tài liệu ban đầu, không nên sửa đổi hay điều chỉnh. Nếu xảy ra lỗi, thì một hành động hủy bỏ đặc biệt được đưa ra trên một hình thức lao động như vậy, và tài liệu bị hủy, và một cuốn sách mới được tạo ra cho nhân viên. Bạn có thể đính kèm số lượng hình thức bị hư hỏng vào hành động, được cắt ra trước khi tài liệu bị hủy. Tiền cho một sổ làm việc hư hỏng không được tính cho nhân viên.
Như đã đề cập, trên trang bìa, dữ liệu cũ (không chính xác) được gạch chéo với một dòng và chuyên gia chỉ ra thông tin liên quan từ phía trên. Trên bìa của tài liệu phải được viết tài liệu của cơ sở. Điều quan trọng là dữ liệu trước đó được viết rõ ràng. Ngoài ra, người được ủy quyền bị nghiêm cấm chỉ thực hiện thay đổi từ những lời của chủ sở hữu của cuốn sách công việc.
Các tài liệu làm cơ sở cho việc sửa đổi bao gồm:
- Hộ chiếu Nga
- giấy chứng nhận kết hôn / ly hôn;
- số bằng tốt nghiệp giáo dục, vv
Dòng trên trang tiêu đề, cho biết thông tin về giáo dục, không phải điều chỉnh. Nó chỉ có thể được bổ sung. Nếu một chuyên gia nhận được giáo dục bổ sung trong thời gian thâm niên của mình, dữ liệu chỉ được nhập dưới dạng tiếp tục sau thông tin được chỉ định. Nếu nhân viên không có bất kỳ giáo dục đặc biệt, dòng vẫn trống. Nếu giáo dục chưa hoàn thành tại thời điểm nhận việc, người được ủy quyền phải viết ra "giáo dục đại học chưa hoàn thành", và sau khi tốt nghiệp, hãy thêm dòng.
Nếu mục nhập được thực hiện sai trong sổ làm việc trên trang chính, nó sẽ được sửa trực tiếp bởi nhà tuyển dụng hiện đang làm việc cho nhân viên này. Sau khi sửa và chỉ ra tài liệu cơ bản, nhà tuyển dụng phải ký và đóng dấu tổ chức.
Điều 30 trong các quy tắc lao động nghiêm cấm: che đậy, gạch bỏ và làm sai lệch các mục không chính xác không chỉ trên trang tiêu đề, mà còn trong các phần khác.
Đây là cách khắc phục một mục sai trong sổ làm việc. Một mẫu nhập thông tin chính xác được trình bày trong hình dưới đây.
Ngày không hợp lệ
Sự thiếu chú ý khi điền vào sổ làm việc bằng văn bản ngày có thể khiến nhân viên gặp vấn đề lớn với quỹ lương hưu khi đến lúc phải giải quyết việc tính lương hưu. Do đó, không chỉ nhân viên nhân sự, mà cả chính nhân viên cũng phải kiểm tra cẩn thận tất cả các thông tin được chỉ định.
Nếu một bản ghi sai được tìm thấy trong sổ làm việc khi chỉ ra ngày, bạn phải:
- Một nhân viên nên viết một tuyên bố gửi đến người đứng đầu với một yêu cầu sửa thông tin không chính xác.
- Giám đốc phải đưa ra một lệnh (một tài liệu được gán một số) về sự cần thiết phải sửa hồ sơ sai.
- Một nhân viên nhân sự hoặc người được ủy quyền thực hiện một sự điều chỉnh xác nhận sự vô hiệu của một hồ sơ cụ thể.
- Ngày chính xác được đặt, số thứ tự được chỉ định, trên cơ sở điều chỉnh được thực hiện.
- Các chi tiết của nhân viên thực hiện thay đổi, chữ ký và con dấu của tổ chức nên được chỉ định.
Nếu xảy ra lỗi trong ngày sinh, thì thông tin không chính xác sẽ bị gạch bỏ với một dòng duy nhất và ngày chính xác được ghi ở trên cùng. Trên trang bìa bạn cần ghi rõ sê-ri, số hộ chiếu của nhân viên.
Chi tiết tài liệu không hợp lệ
Một trong những cột quan trọng là cột trong đó các chi tiết của tài liệu được chỉ định, là cơ sở để tuyển dụng, sa thải và các hành động khác liên quan đến công việc.
Trong các trường hợp cơ bản, tất cả thông tin được nhập trên cơ sở của một đơn đặt hàng cụ thể. Quy trình nhập thông tin về tài liệu là một và nó vẫn không thay đổi: tên tài liệu, ngày, số tài liệu. Sai lầm lớn là thay đổi trật tự đã thiết lập.
Nếu bạn cần thay đổi mục nhập trong thông tin về công việc do lỗi trong thông tin về đơn hàng, thì toàn bộ mục được sao chép và cột cuối cùng được đăng ký mà không có lỗi.
Trong trường hợp có lỗi được thực hiện theo thứ tự, thì trong cột cuối cùng, các chi tiết của tài liệu hủy bỏ thứ tự trước đó sẽ được ghi lại.
Dưới đây là một mẫu của một mục sai trong sổ làm việc trong cột của tài liệu cơ sở.
Thông tin về nhập học, chuyển nhượng, sa thải, giải thưởng
Khoản 30 của các quy tắc về bảo trì và lưu trữ sách công việc nghiêm cấm việc che đậy, nổi bật hoặc giả mạo sai cũng như các mục không chính xác trong bất kỳ phần nào của tài liệu. Bất kỳ mục không hợp lệ là không hợp lệ và thông tin thực tế được chỉ định. Nếu sổ làm việc có một hồ sơ sai, bạn cần làm như sau:
- Cột đầu tiên sẽ chỉ ra số theo thứ tự sau mục cuối cùng.
- Cột thứ hai là ngày hiện tại.
- Trong cột thứ ba, bạn cần chỉ ra bản ghi nào không hợp lệ (cho biết số sê-ri của bản ghi) và ghi thông tin chính xác.
- Trong cột thứ tư cho biết số lượng tài liệu, là cơ sở để sửa một bản ghi sai (thường đây là một đơn đặt hàng).
Nếu đơn đặt hàng được ban hành đầu tiên và sau đó bị hủy, bạn phải chỉ định số lượng tài liệu hủy bỏ nó.
Thuật toán thay đổi này áp dụng cho cả hồ sơ tuyển dụng và thông tin sa thải hoặc giải thưởng.
Cũng cần phải sửa những hồ sơ được tòa án công nhận là không hợp lệ. Trong trường hợp này, cột thứ tư phải chỉ ra tài liệu trên cơ sở từ ngữ trước đó được coi là không hợp lệ. Đồng thời, nhân viên phải được phục hồi tại nơi làm việc không chỉ trong các tài liệu của tổ chức, mà còn trong sổ làm việc (phải có một hồ sơ tương ứng về chủ đề này). Một mục sai lầm trong sổ làm việc bị sa thải liên quan đến một tham chiếu đến một đơn đặt hàng hoặc hướng dẫn của nhà tuyển dụng.
Trong trường hợp sau, nhân viên có thể yêu cầu người sử dụng lao động làm cho anh ta một bản sao của sổ làm việc mà không cho thấy một hồ sơ sai lầm về việc sa thải. Điều này được quy định bởi đoạn 33 của Quy tắc.
Việc sửa các mục sai trong sổ làm việc là gì, khi nhân viên phải được phục hồi tại nơi làm việc, thể hiện rõ ràng bức ảnh dưới đây.
Tên tổ chức đã thay đổi
Đôi khi có những tình huống khi một nhân viên không có hồ sơ về sự thay đổi tên của tổ chức mà anh ta làm việc. Trong tương lai, điều này có thể tạo ra nhiều vấn đề trong việc tính lương hưu, và nó cũng sẽ yêu cầu bằng chứng tài liệu rằng công dân làm việc trong một tổ chức cụ thể và bỏ nó (sau khi thay đổi hình thức hoặc tên).
Với tất cả những điều trên, thông tin về việc đổi tên công ty nên được thực hiện ngay sau khi đăng ký thực tế này. Điều này nên được viết trong sổ làm việc theo một cách đặc biệt:
- trong cột thứ nhất và thứ hai, bạn không cần phải viết bất cứ điều gì;
- trong cột thứ ba phải chỉ ra tên mới của tổ chức (hoặc chỉ ra hình thức tổ chức và pháp lý đã thay đổi);
- trong cột thứ tư phải được chỉ định tài liệu, là cơ sở để thay đổi tên hoặc hình thức pháp lý của doanh nghiệp (tên, số, ngày).
Mỗi người đứng đầu công ty phải nhớ rằng việc sắp xếp lại hoặc thay đổi tên công ty được coi là được thực hiện nếu thông tin về điều này được ghi lại trong sổ đăng ký nhà nước của các pháp nhân. Điều này được thành lập theo luật từ 8.08.01.Do đó, cột thứ ba và thứ tư sẽ ghi lại ngày mà thông tin về doanh nghiệp được nhập vào sổ đăng ký nhà nước.
Sửa trong phần chèn
Làm thế nào để sửa một mục sai trong sổ làm việc, chúng tôi đã tìm ra. Bây giờ chúng tôi sẽ xem xét làm thế nào để có một chèn trong hình thức lao động.
Một số công dân khá thường xuyên thay đổi nơi làm việc của họ, tương ứng, cần có một hình thức chèn. Tài liệu này là sự tiếp nối của cuốn sách công việc và, tất nhiên, không hoạt động mà không có nó.
Các quy tắc tương tự áp dụng cho chèn như vào sổ làm việc. Do đó:
- trong trường hợp khi ghi âm được thực hiện không chính xác ngay từ đầu thiết kế của phần chèn mới, bạn cần vẽ ra một hành động đặc biệt về thực tế này và phá hủy hình thức bị hư hỏng;
- nếu trên trang chính của sổ làm việc, nhân viên đã ghi lại chuỗi và số lượng hình thức chèn bị hỏng, thì các chi tiết của biểu mẫu mới cũng phải được đăng ký;
- nếu các mục nhập sai được tìm thấy trong các phần chính, quy trình sửa chúng giống như được thiết lập cho sổ làm việc: số sê-ri mục nhập, ngày hiện tại được ghi lại, mục nhập không hợp lệ và thông tin chính xác được viết, tên của tài liệu được chỉ định, là cơ sở để thực hiện thay đổi tài liệu.
Điều quan trọng cần nhớ là việc không có con dấu và chữ ký của người được ủy quyền sẽ làm mất hiệu lực thông tin được chỉ định. Những yêu cầu này cũng phù hợp với các tình huống khi một nhân viên phải liên hệ với chủ cũ để được hỗ trợ tài liệu hoặc lập hồ sơ sai.
Một mục không chính xác, bị bỏ qua, sẽ dẫn đến hình phạt cho người sử dụng lao động.
Nếu chủ lao động từ chối sửa dữ liệu sa thải, nhân viên có thể ra tòa để giải quyết vấn đề này. Và trên cơ sở quyết định của tòa án, dữ liệu không chính xác sẽ được sửa chữa. Và người đứng đầu tổ chức sẽ được yêu cầu trả tiền phạt, bồi thường và phục hồi nhân viên tại nơi làm việc.
Với tất cả những điều trên, có thể lưu ý rằng các mục trong sổ làm việc phải được thực hiện tuân thủ tất cả các quy tắc và quy tắc lập pháp.