Gia công quy trình kinh doanh: nó là gì? Những loại nghiên cứu và chức năng nào mà các nhà phát triển BPO hỗ trợ? Khi các chương trình được cải thiện, các chuyên gia của BPO cân nhắc những ưu và nhược điểm.
Cái gì đây
Gia công quy trình kinh doanh (BPO) là thực tiễn kết luận một quy trình công việc cụ thể hoặc một số nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài. BPO thường chứa các dịch vụ bổ sung, không giống như các chức năng kinh doanh cốt lõi, có thể là kỹ thuật hoặc phi kỹ thuật. Dịch từ tiếng Anh, kinh doanh Gia công quy trình có nghĩa là kế toán cho các giao dịch chất lượng trong tất cả các hoạt động hiện tại. Dịch vụ có thể bao gồm:
- biên chế;
- kế toán;
- tiếp thị qua điện thoại;
- ghi dữ liệu;
- tiếp thị truyền thông xã hội;
- hỗ trợ khách hàng và nhiều hơn nữa.
Từ các công ty mới thành lập, các công ty lớn và các tập đoàn, doanh nghiệp lớn ở mọi quy mô ... Nhu cầu về quy trình gia công tiếp tục tăng lên, khi các dịch vụ mới và sáng tạo được giới thiệu, và các công ty đang tìm kiếm lợi thế để vượt lên các đối thủ.
Những gì BPO trở nên nổi tiếng - "lý tưởng" chính của tương lai của các tập đoàn
Thuê ngoài các quy trình kinh doanh có thể là một sự thay thế cho di cư lao động, cho phép lực lượng lao động ở lại quê nhà của họ trong khi cung cấp các kỹ năng của họ ở nước ngoài.
- BPO thường được chia thành hai loại dịch vụ chính: văn phòng hỗ trợ và văn phòng chính.
- Dịch vụ hỗ trợ văn phòng bao gồm các quy trình kinh doanh nội bộ như thanh toán hoặc mua hàng.
- Dịch vụ văn phòng liên quan đến khách hàng công ty con như tiếp thị và hỗ trợ kỹ thuật.
- Các BPO có thể tích hợp các dịch vụ này để chúng hoạt động cùng nhau và không độc lập.
Việc tổ chức gia công như một quá trình liên tục, cũng nên được kết hợp với chi phí tài chính. Nhưng điều đáng ghi nhớ là họ cũng tham gia vào các báo cáo tài chính này, do đó, vẫn có nguy cơ thành công trong việc ở lại trong bóng tối.
Khoảnh khắc làm việc trên mặt trận "công nghiệp"
Ngành công nghiệp được chia thành ba loại dựa trên vị trí của nhà cung cấp. Một doanh nghiệp có thể đạt được tối ưu hóa quy trình hoàn chỉnh bằng cách kết hợp ba lĩnh vực.
- Chủ sở hữu dịch vụ ra nước ngoài được đặt bên ngoài đất nước của họ. Ví dụ, một công ty Mỹ có thể sử dụng nhà cung cấp BPO ở nước ngoài tại Philippines.
- Các nhà cung cấp bên thứ ba được đặt tại các quốc gia lân cận quốc gia của nhà thầu. Ví dụ, BPO ở Mexico được coi là người bán gần nhất các dịch vụ kinh doanh đó.
- Các nhà cung cấp trên bờ hoạt động trong cùng một quốc gia với nhà thầu, mặc dù họ có thể được đặt tại một thành phố khác.
Các mô hình khác nhau của quy trình kinh doanh trở nên giống nhau hơn, cho phép bạn cài đặt khối "trên công ty", được quản lý bởi hai hoặc ba người đồng sáng lập. Nói cách khác, một tập đoàn có thể được quản lý bởi cả một nhóm người, khi không có chương trình bổ sung, sẽ mất khoảng một nghìn người tham gia vào việc làm và sự thịnh vượng của doanh nghiệp.
Tại sao kinh doanh gia công?
Các công ty lớn chọn gia công vì nhiều lý do. Một số người tin rằng kinh doanh chỉ tồn tại sau khi gánh nặng thuế liên quan đến gia công phần mềm, hoặc chuyển hàng công việc ra nước ngoài. Tuy nhiên, vấn đề là thuế thu nhập doanh nghiệp là một trong những mức cao nhất ở các nước phát triển. Do đó, các công ty hiện đại được hưởng lợi từ các hoạt động gia công ở các quốc gia có thuế thu nhập thấp hơn, bởi vì các doanh nghiệp trả "cho nhịp sống" ở nước sở tại.
Bằng chứng cho sự đổi mới
Ngoài ra, các doanh nghiệp trích dẫn nhiều lý do khác để thuê ngoài:
- Giảm chi phí: thuê ngoài làm giảm chi phí lao động nội bộ, đặc biệt là cho nhân viên và đào tạo, cũng như cho nơi làm việc và vị trí của nhân viên toàn thời gian.
- Một công ty gia công thực tế đặt tại một quốc gia đang phát triển sử dụng thị trường lao động rẻ hơn.
- Cuối cùng, gia công phần mềm cho phép doanh nghiệp sử dụng các mô hình giá trị thay đổi, chẳng hạn như thuế quan phải trả, thay vì các mô hình giá cố định, cần thiết để duy trì mức độ nhân sự.
Nếu chúng ta nói về những lợi thế và bất lợi của BPO, 70 phần trăm có thể được đưa ra để ủng hộ việc sử dụng các chương trình và dịch vụ đó.
Cuộc chiến đam mê cạnh tranh - cần tìm gì trước khi chọn một phần mềm?
Để tập trung vào các tính năng chính, hãy nhớ:
- Gia công phần mềm cho phép các công ty trau dồi các dịch vụ cốt lõi của họ thay vì các chức năng không liên quan trực tiếp đến quản lý quy trình kinh doanh của họ. Chẳng hạn, với việc thuê ngoài, một công ty không phải kiểm soát công việc của một kế toán viên trong việc tính lương. Thay vào đó, anh ta có thể tập trung nỗ lực của mình vào việc bao gồm các yếu tố khác biệt trong kinh doanh và tối đa hóa sự phát triển chung. Đổi lại, những hành động này có thể làm tăng lợi thế cạnh tranh của công ty và cải thiện sự tương tác của nó với chuỗi giá trị. Cuối cùng, một công ty có thể tận hưởng sự hài lòng của khách hàng và tăng lợi nhuận.
- Để đạt được kết quả tốt nhất trong các chức năng của lẻ lẻ, các công ty gia công chuyên về các nhiệm vụ mờ nhạt của các doanh nghiệp khác, cung cấp cho khách hàng của họ các khả năng đẳng cấp thế giới.
- Trên thực tế, một hệ thống gia công đầu tư vào các công nghệ chuyên dụng có thể mang đến cho khách hàng những thành tựu tiên tiến.
Nó có lợi cho tất cả các bên, nhưng những người mạnh nhất sống sót ở đây. Gia công phần mềm cho các quy trình kinh doanh sẽ luôn được kết hợp với một trò chơi cạnh tranh công nghệ của các đối thủ, trong đó không ai trong số họ sẽ nhìn thấy những điểm mạnh của kế hoạch chiến lược. Ví dụ, một công ty trò chơi có thể từ chối trả tiền cho chương trình tiền lương mới nhất trên thị trường, nhưng một doanh nghiệp gia công cung cấp dịch vụ trả lương có thể sẽ giúp khoản đầu tư này có lợi cho năng suất của chính họ, cũng như cho khách hàng.
Mở rộng ranh giới tiếp xúc
Để mở rộng sự hiện diện của mình trên thế giới, một số công ty gia công có thể phục vụ khách hàng bằng các ngôn ngữ khác nhau suốt ngày đêm, từ đó giải phóng trách nhiệm của công ty địa phương. Họ cố gắng sử dụng sự hiện diện của họ ở một số quốc gia và giảm thiểu các đơn vị nhà nước dư thừa. Về vấn đề này, có một quản lý từ xa các quy trình kinh doanh, ra quyết định và nhiều hơn nữa. Mọi thứ dường như được tiến hành thông qua ảo trong thời gian thực.
Để cung cấp tính linh hoạt, các công ty thuê ngoài các chức năng không quan trọng có thể hành động nhanh hơn và hiệu quả hơn trong việc quản lý các rủi ro liên quan đến việc giới thiệu các sản phẩm hoặc dịch vụ mới. Họ cũng có thể chuyển hướng tài nguyên nội bộ đến các chức năng quan trọng hơn để cung cấp bảo hiểm tốt hơn và chia sẻ trách nhiệm.
Để tăng tốc độ và hiệu quả, họ thích các chuyên gia tự mình đối phó với các nhiệm vụ này, từ đó tiết kiệm thời gian, tăng độ chính xác và tăng khả năng của họ. Ví dụ, BPO, chuyên quản lý hồ sơ, có thể tự động lập chỉ mục các tài liệu, cung cấp chúng để lấy và hỗ trợ công ty theo các yêu cầu pháp lý. Điều này thay thế nhập dữ liệu thủ công và lưu trữ. Sở hữu những nguồn lực và khả năng phi nhân tính như vậy, câu hỏi đặt ra là quy trình kinh doanh nào nên được thuê ngoài và những quy trình nào được thực hiện tốt nhất bởi chính chúng ta.
Chuyển giao công việc: robot hay máy móc cơ giới?
Có một cơ hội tốt để tin tưởng người mà bạn thuê ngoài các dự án của bạn, bởi vì anh ta được trang bị bộ kỹ năng tốt nhất cho một mục đích cụ thể. Công nghệ kinh doanh được sử dụng cho việc này, do đó thời gian được chia thành các phần. Mỗi người trong số họ sẽ thực hiện nhiều nhiệm vụ. Nếu bạn làm mọi thứ thủ công, thì lợi nhuận sẽ giảm, vì vậy những người sáng tạo khuyên bạn nên dành thời gian cho một tài nguyên đứng mà sau đó có thể bắn.
Bắt một chiến lược kinh doanh lý tưởng là gì?
Một trong những nhược điểm lớn nhất là bạn vô tình phơi bày bản thân.
- Điều gì xảy ra nếu người bạn ủy thác vụ án rời đi?
- Điều gì sẽ xảy ra nếu họ đánh cắp ý tưởng của bạn và chuyển chúng cho các công ty khác mà bạn cạnh tranh?
Có nhiều lợi thế khi làm việc trên các mô hình đã được thiết lập của một quy trình kinh doanh, nhưng trước tiên bạn cần đảm bảo rằng bạn tuân theo cách mọi thứ có thể chống lại bạn.
Những loại dịch vụ nào các công ty gia công hỗ trợ?
Các nhà cung cấp BPO hiện hỗ trợ một loạt các dịch vụ và giúp lấp đầy nhiều khoảng trống trong các công ty. Một số ngành liên quan bao gồm chăm sóc sức khỏe, dược phẩm, năng lượng, dịch vụ kinh doanh, bán lẻ và thương mại điện tử, viễn thông, ô tô, tiện ích, ngân hàng, chuỗi cung ứng, giải pháp năng lượng và quản lý tài sản. Trên thực tế, tăng trưởng nhu cầu đã dẫn đến sự xuất hiện của các chuyên ngành phụ, bao gồm:
- Dịch vụ công nghệ thông tin (ITES) Dịch vụ BPO: Biểu mẫu này được Công nghệ thông tin (CNTT) sử dụng thông qua Internet hoặc mạng dữ liệu để cung cấp dịch vụ.
- Gia công quy trình kiến thức (KPO): KPO đã thay đổi một chút BPO. Các công ty cung cấp nhiều kinh nghiệm công nghệ. Họ cũng có thể cung cấp kiến thức và kinh nghiệm kinh doanh dựa trên tên miền. Một số ví dụ về dịch vụ bao gồm nghiên cứu, phân tích hoặc làm việc với Microsoft Word và Excel. Để thực hiện nghĩa vụ của mình, họ thuê những người có năng lực trong một lĩnh vực cụ thể, cho dù đó là thuê ngoài các quy trình kinh doanh không cốt lõi, hoặc các lĩnh vực chuyên ngành.
- Gia công quy trình pháp lý (LPO): LPO là một tập hợp con của phần trước và bao gồm một loạt các công việc pháp lý cấp cao hơn. Các công ty LPO có thể phát triển các ứng dụng bằng sáng chế và thỏa thuận pháp lý, cũng như tiến hành nghiên cứu. Một số công ty thậm chí còn tư vấn cho khách hàng.
Gia công quy trình nghiên cứu (RPO): Một chi nhánh KPO khác chuyên nghiên cứu và phân tích. Các công ty tiến hành công việc phân tích hỗ trợ các công ty kinh doanh, đầu tư, công nghệ sinh học và tiếp thị yêu cầu dịch vụ gia công.
Chuyên ngành
Mỗi công ty BPO chuyên về các dịch vụ cụ thể. Chúng có thể được nhóm lại như sau:
- Dịch vụ tương tác khách hàng: tổ chức gia công sẽ bao gồm các dịch vụ thư thoại, lịch họp, dịch vụ, chương trình tiếp thị, tiếp thị qua điện thoại, khảo sát, xử lý thanh toán, đặt hàng.
- Hoạt động tại văn phòng: bao gồm xử lý séc, cho vay và thẻ ghi nợ; mua hàng trực tiếp và gián tiếp; quản lý vận tải; hậu cần và vận chuyển; quản lý kho.
- Hoạt động CNTT và phần mềm.
Các chức năng hỗ trợ kỹ thuật gần đây bao gồm phát triển và thử nghiệm ứng dụng, dịch vụ triển khai và dịch vụ phản hồi với các khách hàng tiềm năng muốn trải nghiệm gia công các quy trình kinh doanh. Ví dụ, nhập dữ liệu thủ công có thể được thay thế bằng thu thập dữ liệu tự động, tăng mức tiêu thụ thông tin và thời gian chu kỳ ngắn hơn.
Làm việc với bộ phận tài chính
Trong lĩnh vực quản lý tiền, BPO có một kho công cụ và công cụ riêng biệt:
- dịch vụ tài chính kế toán: thanh toán, nợ, kế toán tổng hợp, kiểm toán và tuân thủ quy định;
- dịch vụ nguồn nhân lực: nguồn nhân lực và chính sách nhân viên, dịch vụ trả lương, quản lý chăm sóc sức khỏe, tuyển dụng và tuyển dụng, đào tạo lực lượng lao động, bảo hiểm và trợ cấp hưu trí;
- dịch vụ tri thức.
Các quy trình gần đây có thể bao gồm phân tích dữ liệu, khai thác dữ liệu, quản lý dữ liệu và kiến thức, cũng như nghiên cứu Internet và web, phát triển chương trình quản lý thông tin và cung cấp phản hồi của khách hàng.