Trong bất kỳ tổ chức nào, tài liệu được lưu trữ trong một thời gian nhất định, sau đó nó phải được chuyển đến kho lưu trữ của thành phố hoặc tiểu bang. Quá trình chuyển giấy tờ chính thức để lưu trữ có những đặc điểm nhất định có thể khác nhau ở các vùng khác nhau của đất nước.
Giấy tờ là lĩnh vực công việc chịu trách nhiệm cho quá trình lập hồ sơ, cũng như thực hiện các giấy tờ chính thức.
Công tác văn thư lưu trữ là một hoạt động đặc biệt của các cấu trúc nhà nước, tổ chức và công dân trong kế toán, lưu trữ và sử dụng các tài liệu lưu trữ.
Các loại tài liệu
Lưu trữ và giấy tờ bao gồm nhiều điều khoản để chỉ định các loại giấy tờ. Tài liệu là:
- Phạt tiền (chứa dữ liệu dưới dạng hình ảnh của bất kỳ loại nào).
- Tài liệu ảnh (được tạo bằng nhiếp ảnh hoặc biểu tượng. Một tài liệu như vậy thường chứa hình ảnh của các đối tượng nghệ thuật khác nhau).
- Đồ họa (họ sử dụng các dòng, chiaroscuros và đột quỵ).
- Tài liệu ghi âm (nhà cung cấp dữ liệu âm thanh được cài đặt bởi bất kỳ hệ thống ghi âm nào).
- Nghe nhìn (chứa hình ảnh và âm thanh).
- Tài liệu phim (thường là tài liệu nghe nhìn hoặc hình ảnh; phương pháp quay phim được sử dụng để biên dịch nó).
- Một tài liệu bằng văn bản (đây là dữ liệu có thể được xác định bằng bất kỳ loại chữ nào).
- Văn bản (nó chứa bất kỳ dữ liệu giọng nói bằng cách sử dụng ghi âm).
- Văn bản máy (ghi âm có liên quan đến sự phát triển theo một trong những cách có thể, do thông tin được xử lý bằng máy tính điện tử).
- Belova (hình thức cuối cùng của tài liệu được sao chép bằng tay hoặc với sự trợ giúp của các phương tiện kỹ thuật mà không sửa chữa và sai sót).
- Viết tay (các dấu hiệu trong một tài liệu như vậy chỉ được áp dụng bằng tay).
- Quay phim (hình ảnh hiển thị thông tin trên màn hình).
- Tài liệu đánh máy: ngụ ý các dấu hiệu của chữ cái, được áp dụng bằng bất kỳ phương tiện kỹ thuật nào.
- Dự thảo tài liệu - phản ánh các hoạt động của tác giả với tất cả các lỗi và sửa chữa.
Tiêu chuẩn
Theo luật pháp của Nga, thủ tục chuyển giấy tờ chính thức vào kho lưu trữ được quy định bởi GOST R 7.0.8-2013. 12 tháng sau khi kết thúc thủ tục giấy tờ, các tài liệu bắt buộc được chuyển đến kho lưu trữ tuân thủ tất cả các quy tắc và yêu cầu. Việc chuẩn bị cho việc chuyển nhượng có thể được thực hiện bởi chính nhân viên sản xuất hoặc bởi một công ty bên thứ ba.
Lưu trữ và giấy tờ GOST 2013 chứa các định nghĩa về các thuật ngữ cơ bản, phổ biến nhất được sử dụng trong lĩnh vực này. Trong tài liệu, bạn có thể thấy cả các thuật ngữ chung nhất - biểu mẫu hoặc khoảng không quảng cáo, cũng như các thuật ngữ chuyên môn cao, ví dụ: thanh cho các hạn chế truy cập.
Ngoài ra, GOST của quản lý và lưu trữ văn phòng chứa một định nghĩa (giải thích) các thuật ngữ liên quan đến lĩnh vực tổ chức công việc với các tài liệu, tài liệu và các quy trình văn phòng khác.
Giai đoạn chuẩn bị
Từng bước chuẩn bị vật liệu để chuyển vào kho lưu trữ:
- đảm bảo rằng giấy tờ đáp ứng tất cả các yêu cầu được thiết lập bởi kho lưu trữ này;
- thực hiện tài liệu tập sách;
- đánh số tất cả các tờ;
- để phát triển một Chứng nhận trường hợp;
- ghi rõ chi tiết bìa;
- xây dựng hồ sơ vụ án nội bộ;
- tạo một hàng tồn kho.
Nếu việc chuyển nhượng các giấy tờ được lưu trữ dưới 10 năm sẽ được dự kiến, thì sự vắng mặt của các tập sách, hệ thống hóa, đánh số, các yếu tố chứng nhận được cho phép.Ở đây, trước hết, cần tập trung vào các yêu cầu của một kho lưu trữ cụ thể, vì các tiêu chuẩn của các tổ chức khác nhau có thể chứa một hoặc tất cả các vấn đề nêu trên.
Luật Lưu trữ và Lưu giữ hồ sơ liệt kê các điều khoản chính và định nghĩa của chúng trong lĩnh vực này. Dưới đây chúng tôi xem xét một số trong số họ.
Lưu giữ và lưu trữ hồ sơ: Điều khoản và định nghĩa
- Tài liệu - sửa thông tin dưới mọi hình thức, theo các quy tắc nhất định.
- Hệ thống tài liệu hợp nhất (DCL) - một hệ thống chứa thông tin cần thiết cho việc quản lý trong một lĩnh vực công việc cụ thể.
- Quy tắc tài liệu - một danh sách các quy tắc và quy định về quá trình làm việc với các tài liệu.
- Biểu mẫu tài liệu hợp nhất (UFD) - rất nhiều chi tiết được đặt theo một thứ tự cụ thể trên các hãng truyền dữ liệu khác nhau để giải quyết mọi vấn đề trong lĩnh vực hoạt động.
- Hệ thống tài liệu - rất nhiều giấy tờ thống nhất về chủng loại, chủng loại và mục đích, cũng như các yêu cầu cho việc chuẩn bị của họ.
- Tên của tài liệu - tên cụ thể của tài liệu trong thư.
- Tài liệu tổ chức và hành chính - có giải pháp cho các nhiệm vụ tổ chức và hành chính khác nhau, các vấn đề về quản lý, quy định công việc của các bộ phận sản xuất, tổ chức, cũng như các cơ cấu nhà nước và chính quyền.
- Đạo cụ - bất kỳ yếu tố cần thiết của tài liệu chính thức. Đạo cụ thường bao gồm các phần thay đổi và không đổi.
- Mẫu - một mẫu giấy. Nó biểu thị phạm vi sử dụng, câu hỏi cho xây dựng và các chi tiết chính.
- Biểu mẫu là một tập hợp các chi tiết giúp xác định tác giả của một tài liệu chính thức.
- Bảng báo cáo được chuẩn hóa là một danh sách các UVD đã được phê duyệt.
- Đăng ký - nhập vào một tài liệu tất cả các yếu tố cần thiết được thiết lập bởi các yêu cầu của công việc văn phòng.
- Trường dịch vụ của một hình thức thống nhất - vùng UVD, được cố định trong các thành phần kỹ thuật của lưu trữ và được sử dụng để áp dụng các hình ảnh chuyên dụng.
Đây là các điều khoản và định nghĩa cơ bản của tiêu chuẩn nhà nước hiện có để lưu trữ và thủ tục giấy tờ.
Các loại chi tiết
Một cách riêng biệt, đáng để tập trung vào các chi tiết được sử dụng trong việc chuẩn bị các tài liệu chính thức:
- Chữ ký - một dấu hiệu bằng văn bản của một người được ủy quyền.
- Dấu phê duyệt - thể hiện sự đánh giá tích cực của tổ chức hoặc một người không phải là tác giả của các bài báo chính thức.
- Ngày - cho biết ngày giấy được vẽ, cũng như khi nó được chấp nhận, đồng ý hoặc xuất bản.
- Tem giới hạn - một dấu hiệu cho thấy thông tin có sẵn cho một số người nhất định, có giới hạn.
- Tiêu đề - tóm tắt bản chất của tài liệu.
- Dấu phê duyệt - nói về tính quy phạm và tính hợp pháp của thông tin có trong tài liệu.
- Visa - thể hiện sự đồng ý hoặc không đồng ý của người được ủy quyền với thông tin được đề cập trong tài liệu.
- Văn bản - dữ liệu được ghi bởi bất kỳ loại chữ hoặc hệ thống ghi âm. Bao gồm phần chính của thông tin bài phát biểu của tài liệu.
Hướng dẫn sử dụng
Các quy tắc, danh sách, hướng dẫn cho công tác văn thư lưu trữ và các tài liệu quy định khác giúp thực hiện luật cơ bản. Có những yêu cầu cơ bản cho hoạt động của các cấu trúc lưu trữ đã được tạo ra vào năm 2002.
Điều đáng chú ý là các quy tắc như vậy đã không được đăng ký với Bộ Tư pháp Liên bang Nga. Về vấn đề này, "Các quy tắc cơ bản của tài liệu lưu trữ của bộ" năm 1986 vẫn còn hiệu lực.
Sự hiện diện của các yêu cầu này trong lĩnh vực giấy tờ và lưu trữ là do nhu cầu thống nhất trong kế toán, sử dụng, hoàn thành và lưu trữ tài liệu trong tài liệu lưu trữ, trong tổ chức của tất cả các quy trình này. Trọng tâm chính của các yêu cầu là về danh pháp.
Vì vậy, thuật toán của các hành động như sau:
- tổ chức kiểm tra giá trị chứng khoán;
- chuẩn bị tài liệu để gửi đến kho lưu trữ;
- thành lập doanh nghiệp;
- xây dựng quy trình phân bổ tài liệu để tiêu hủy;
- gửi trường hợp đến kho lưu trữ.
Điều đáng chú ý là các yêu cầu này không áp dụng cho tài liệu, công việc không được quy định bởi luật pháp của Liên bang Nga ngày 21 tháng 7 năm 1993.
Tổ chức
Lưu trữ tài liệu và giấy tờ giúp kiểm soát rõ ràng công việc với các tài liệu, trong khi vẫn đảm bảo an toàn và khả năng tiếp cận của chúng. Có một số loại tài liệu có một thuật ngữ cụ thể và thậm chí là một phương pháp lưu trữ.
Khi tổ chức công tác văn thư lưu trữ, các cơ quan và cơ quan nhà nước mà không chuyển tài liệu chính thức sang Quỹ lưu trữ của Liên bang Nga (AF RF). Đổi lại, các cấu trúc thương mại có nhiều lựa chọn phương pháp để lưu trữ tài liệu.
Mỗi nhóm giấy tờ chính thức có thời gian lưu trữ cụ thể của riêng mình, được quy định theo khung pháp lý của Liên bang Nga. Một bản kiểm kê cũng được tạo ra trong đó ngày thu giữ tài liệu trong kho lưu trữ được ghi chú với ngày hết hạn lưu trữ và tham chiếu đến quy định có liên quan của pháp luật.
Yêu cầu đối với nơi lưu trữ tài liệu
Trong công ty, việc lưu trữ tài liệu lưu trữ được tổ chức trong các tòa nhà chuyên biệt hoặc trong các phòng riêng biệt, tách biệt. Đồng thời, hệ thống sưởi quá mức và độ ẩm cao trong phòng đều bị nghiêm cấm. Đây là những tiêu chí quan trọng nhất để lưu trữ tài liệu lưu trữ. Đồng thời, các hãng truyền dữ liệu khác nhau cần chế độ riêng. Cụ thể là:
- Giấy tờ: 18-20 ° С, độ ẩm không khí - 52-57%.
- Phim: đen trắng - 16 ° С, màu - 3-6 ° С. Độ ẩm là 41 bóng44%.
- Băng từ và đĩa từ: 16-19 ° С, độ ẩm không khí - 52-64%.
Không thể sắp xếp các tài liệu gần kho với thực phẩm và hóa chất, cũng như những nơi thức ăn nhanh, căng tin. Ngoài ra, cần có một phòng riêng để nhận giấy tờ, trong đó việc làm quen với tài liệu sẽ diễn ra. Đôi khi các phòng này được sử dụng để lưu trữ ngắn hạn của các phương tiện lưu trữ khác nhau.
Phòng nên chứa các kệ danh mục cần thiết, giá đỡ và thư mục lưu trữ, hộp đặc biệt. Đặc biệt các tài liệu cần thiết và có giá trị kinh tế được đặt trong tủ kim loại có khóa an toàn. Ngoài các yêu cầu cơ bản, còn có các điều kiện khác, không kém phần quan trọng:
- An toàn Phòng lưu trữ phải có khả năng chống cháy, bảo vệ khỏi lũ lụt, có lối thoát hiểm. Khoảng cách của tài liệu từ nguồn nhiệt (bao gồm cả cửa sổ) tối thiểu là 0,6 m. Nghiêm cấm đặt giấy gần chúng.
- Chỉ sử dụng đường ống cách điện với thiết bị bảo vệ.
- Giấu kín và ổ cắm điện.
- Nghiêm cấm hoạt động của tất cả các thiết bị sưởi ấm. Ngoài ra, thực phẩm và các mặt hàng khác không liên quan đến việc lưu trữ tài liệu không được phép.
- Trong sự hiện diện của phải là giá đỡ di động hoặc cố định bằng kim loại. Giấy tờ trên chúng được đặt tốt nhất trong hộp hoặc bó. Đồng thời, khoảng cách trong lối đi chính sẽ ít nhất là 1,3 m và giữa các giá đỡ - 0,7 m. Khoảng cách từ ngăn kéo thấp hơn - ít nhất 0,1 m và từ giá đến tường - không quá 0,5 m.
Ngoài ra một yêu cầu lưu trữ bắt buộc: vị trí của tủ vuông góc với tường, cửa sổ và pin.
Trong tòa nhà lưu trữ giấy lưu trữ, ánh sáng nhân tạo và tự nhiên được chấp nhận. Đồng thời, điều quan trọng là ngăn ánh sáng mặt trời trực tiếp vào tài liệu. Nếu đèn sợi đốt được sử dụng, một nắp bảo vệ phải được lắp đặt trên đầu mỗi cái. Các thiết bị huỳnh quang nên được chọn với phổ UV nhỏ.
Thời gian lưu trữ
Để lưu trữ các tài liệu chính thức, một phương pháp hệ thống hóa tài liệu cụ thể trong sản xuất được sử dụng. Nó giúp tuân thủ luật pháp và quy định hiện hành. Mục đích của việc này là để loại bỏ việc mất thông tin quan trọng.
Khi hết thời gian thiết lập để lưu trữ chứng khoán trong kho lưu trữ, người chịu trách nhiệm sẽ hủy các giấy tờ chính thức, và sau đó tạo ra một hành động thanh lý.
Ngoài ra, có những tài liệu với thời gian lưu trữ không giới hạn. Một thủ tục tài trợ đang được thực hiện cho họ. Đây là một bộ phận của các giấy tờ trong công tác văn thư lưu trữ cho các quỹ và bộ sưu tập khác nhau.
Văn bản quy định
Pháp luật trong lĩnh vực công tác văn thư lưu trữ chứa nhiều khuyến nghị về phương pháp và hành vi pháp lý điều chỉnh. Đây là một cơ chế điều chỉnh phức tạp, nhưng chính xác.
Trụ cột chính trong quy định về quan hệ là luật ngày 22 tháng 10 năm 2004 số 125-ФЗ Kiếm về các vấn đề lưu trữ trong Liên bang Nga. Trên cơ sở đó, luật pháp đã được thông qua ở cấp độ của các thực thể cấu thành của Liên bang Nga về các quy tắc làm việc với tài liệu, danh sách các giấy tờ có thời hạn lưu trữ. Nó cũng bao gồm các tài liệu quy định khác về quản lý hồ sơ lưu trữ, đồng ý với các đơn vị lưu trữ.
Những luật lệ và quy định giúp thực hiện quy định pháp luật. Bắt buộc đối với bất kỳ tổ chức và tổ chức của tất cả các hình thức sở hữu.
GOST về lưu trữ và giấy tờ áp dụng cho tài liệu của sở hữu nhà nước, thành phố và tư nhân. Ông xác định các loại tài liệu chính được chuyển vào kho lưu trữ nhà nước và được đưa vào Quỹ lưu trữ của Liên bang Nga. Việc bao gồm các tài liệu thuộc sở hữu tư nhân diễn ra theo quy định của pháp luật.
Thời gian chuyển các giấy tờ chính thức đến tài liệu lưu trữ của thành phố và nhà nước cũng được xác định nghiêm ngặt. Điều này áp dụng cho thành phố và tiểu bang, cũng như các doanh nghiệp ngoài quốc doanh ký kết thỏa thuận về lưu trữ vĩnh viễn.
Lưu trữ nhà nước và thành phố tạo danh sách các tổ chức và chuyển chúng giấy tờ (chọn danh sách) để lưu trữ và chuyển tiếp đến Quỹ lưu trữ của Liên bang Nga. Việc đưa các doanh nghiệp ngoài quốc doanh vào danh sách đó là theo yêu cầu của họ và phù hợp với thỏa thuận hiện có. Ngoài ra, kho lưu trữ có thể duy trì danh sách nhân sự cho các tổ chức mà sự hợp tác chỉ được lên kế hoạch.
Điều gì xảy ra với tài liệu lưu trữ khi một tổ chức đóng cửa?
Sau khi thanh lý, tổ chức lại hoặc phá sản doanh nghiệp, tất cả các tài liệu lưu trữ sẽ được chuyển cho những người kế thừa có quyền hợp pháp để làm như vậy, cho người sáng lập, lưu trữ nhà nước hoặc thành phố.
Tư nhân hóa các tổ chức thành phố hoặc tiểu bang cho phép bạn để lại trong kho lưu trữ của họ tất cả các giấy tờ được phát hành do kết quả của các hoạt động của họ (ví dụ: đơn đặt hàng về nhân sự).
Lệnh truy cập và hạn chế
Họ cũng được quy định bởi pháp luật. Các hạn chế ảnh hưởng đến lượt truy cập vào tài liệu có chứa các bí mật của tiểu bang (hoặc được nhà nước bảo vệ) hoặc thông tin về bí mật cá nhân hoặc gia đình (trong trường hợp này, thời gian lưu trữ sẽ là 75 năm kể từ khi tài liệu được biên soạn).
Cần lưu ý rằng tài liệu lưu trữ phải cung cấp giấy tờ pháp lý (bản sao hoặc giấy chứng nhận tài liệu lưu trữ) cho các pháp nhân và cá nhân miễn phí trong thời hạn quy định của pháp luật. Những tài liệu này là cần thiết để bảo vệ xã hội, lương hưu, lợi ích và bồi thường.
Tài liệu lưu trữ bị thu giữ làm bằng chứng (theo luật pháp của Liên bang Nga) phải được trả lại.
Không tuân thủ các quy tắc, vi phạm pháp luật của Liên bang Nga về các vấn đề lưu trữ đòi hỏi trách nhiệm hành chính, hình sự và pháp lý.