Belli bir tür evrakın evraklarında farklı saklama süreleri vardır. Bazıları sınırsız bilgilendirici değere sahipken, diğerleri yeterince hızlı bir şekilde alaka kaybediyor. Peki hangi belgeleri ve ne kadar süre saklamanız gerekiyor? Nasıl bertaraf edilmeleri gerekir? Bütün bunlar mevzuatta açıkça belirtilmiştir.
Üç çeşit saklama süresi
Evraklarda belge saklama dönemlerinin listesi: geçici (en fazla 10 yıl), uzun süreli (10 yıldan fazla) ve kalıcı. Uzun süreli ve kalıcı saklama durumları hakkında konuşursak, tamamlandıktan sonra 2 yıl boyunca özel bölümlere transfer edilir ve arşivlenir.
Medyanın görünümü depolama süresini etkiler mi?
Bilgi taşıyıcısının türü (kağıt veya elektronik) saklama süresini etkilemez. Önemli olan içerdiği bilgidir. Belirli bir durumun daha fazla kullanımı özel bir inceleme ile belirlenir. Tüm belgeleri sınıflandırır, bilimde, devlette, toplumda, bireylerde vb. Çıkarlarda (veya aleyhte) kullanılıp kullanılamayacağını belirtir.
Belgelerin değerini belirlemek neden bir sınavdır?
Bir devlet arşivi, organizasyonu veya teşebbüsü olsun, ofis işleri alanında bu prosedür olmadan yapmak mümkün değildir.
İncelemenin amacı - belgenin raf ömrünü belirlemek veya değiştirmek; artık değeri taşımadığı veya alaka düzeyini kaybetmediği için elden çıkarılacak davaların seçimini yapmak; Tarihi veya bilimsel değeri olmayan, pratik değeri olan belgelerin saklanma süresini gösterir. Ayrıca, inceleme diğer belgelerin ne tür bir değer ile ilgili olduğunu belirlemelidir: politik, bilimsel, ekonomik, kültürel, endüstriyel, vb.
Personel alımı, muhasebesi, depolanması ve daha fazla atama hakkında bilgi için Arşiv İşleri Kanunu'na başvurmalısınız.
Sınav sonucu, devlet yapılarının, kuruluşların, kurumların ve diğer şirketlerin işleyişinden kaynaklanan 12 bölümden oluşan bir liste olmalıdır. Belgelerin işletmelerde depolanma şartlarını ve koşullarını dikkate alarak muhasebe ve personel konularına özel önem vereceğiz. Tıbbi dokümanlara hafifçe dokunun.
Tıbbi kayıtlar
Tıbbi kağıtların yanı sıra, diğer bilgilendirici olarak önemli olanların da tıbbi bir kurumun büro çalışmasındaki belgeler için kendilerine özel depolama süreleri vardır. Bu süre, Rusya Federasyonu'nun düzenleyici yasal düzenlemeleri ile düzenlenir ve çeşitli belge kategorileri için 1 ila 50 yıl arasında değişir.
Muhasebe kayıtları
Muhasebe departmanları tarafından üretilen dokümanlar için, evraklardaki dokümanlar için ayrı koşullar ve depolama süreleri uygulanır. İşlemden sonra, birincil belgeler, bakiyeler, muhasebe kayıtları verileri, raporlar, kuruluşun arşivine aktarılana kadar ya özel bir odada ya da kapalı bir kabinde depolanmaları gerekir. Sıkı raporlama formları metal dolaplarda veya kasalarda tutulmalıdır. Baş muhasebeci bu konuları izlemeye yetkili bir kişi atar.
Bu tür bir belge kaybedilirse, zarar görürse, yasa dışı olarak üçüncü kişilere aktarılırsa, kuruluşun yönetimi kolluk kuvvetlerini bu konuda bilgilendirmelidir. Belgelerin imha edilmesi veya ele geçirilmesi, yalnızca yasaların öngördüğü gerekliliklere göre yapılmalıdır.
Muhasebe evraklarının saklanma süresi
Mevcut muhasebe raf ömrü standartları:
- birincil belgeler, formlar - 3 yıl;
- nakit belgeler, finansal işlemlere ilişkin bilgiler - 5 yıl;
- ödeme ve takas belgeleri (eğer kişisel hesap yoksa) - 75 yıl.
Vergi makamları tarafından onaylanmadıkça, depolama süresi sonunda davaların ele geçirilmesi yasaktır ve özel olarak atanmış bir komisyonun, ofis çalışmalarında belgelerin imhası konusunda süresi dolmuş bir saklama süresi ile karar vermesi gerekir.
İK yönetimi
Personel dokümantasyonunun sosyal önemi büyüktür (her şeyden önce kişisel verilerin mevcudiyeti ile ilgilidir), bu nedenle depolanması özel kurallarla belirlenir. Bunların önemli bir kısmı, işçilerin sosyal güvenlik haklarının gerçek bir teyidi olarak görev yapar (yaşlılık, sakatlık vb.), Kıdemleri hakkında bilgiler içerir, vb. vatandaşların arka plan bilgisi için temas kurduğu yer. Ayrıca, arkeografik ve biyografik değerlere sahiptir, istatistiksel araştırmalar veya tarihi ve sosyal çalışmalar için kaynak görevi görür.
Personel departmanından dokümanları saklamanın asıl koşulu, çalışanlarla ilgili kişisel bilgilere yasa dışı erişimin kısıtlanması ve doğru şeyleri hızlıca bulma yeteneğidir.
Büro çalışması organizasyonunda ve personel belgelerinin depolanma sürelerinde iki tür depolama ayırt edilebilir: mevcut ve daha sonra. İlk tür iki alt tipe ayrılır: yürütme sırasında belgelerin saklanması ve yürütülen belgelerin depolanması.
İcra sırasındaki davalar, adlarıyla özel klasörlerde kendileriyle ilgilenen kişiye yerleştirilir (örneğin, "Acil", "İmza için"). Telefon numarası, soyadı, yüklenicinin adının baş harfleri de burada belirtilmelidir. Bunlar isimlendirildikten sonra dosyalanır ve saklanır.
emir
Tüm siparişler asıllarda tutulmalı ve kopyaları (teşvik, ceza, işe alma, işten çıkarma vb.) Çalışanın kişisel dosyasına girilmelidir. Numaralı bir klasöre yerleştirilir ve sayfalarının parlatılması gerekir. Kişisel dosyanın kapağının kendi seri numarası vardır. İK kayıtları için geçerli saklama süresi sadece şu anda çalışan çalışanlar için geçerlidir. Görevden alındıktan sonra, dava klasörden kaldırılmalı ve arşive aktarılmalı.
Çalışanların çalışma kitaplarının, ayrıca mühürlerin, pulların, antetli kağıtların, belgeli dolapların anahtarlarının saklama koşulları, personel departmanı başkanının güvencesinde tutuldukları anlamına gelir. Ayrıca, görevlinin görevinden ayrılan personelin, tüm not ve belgeleri dolabın içinde temizlemesi ve bilgisayarı kapatması önerilir. Çalışma gününün sonunda, tüm belgeleri metal bir kabine yerleştirmek ve mühürlemek gerekir. Anahtar ilgili dergide bir liste ile daire başkanına verilir. Tüm taslaklar ve reddedilen formlar imha edilir, bilgisayarların ağ bağlantısı kesilir. Çalışan belgeden bir nüsha veya özü almışsa, dergide bu konuda bir imza bırakması gerekir.
Yalnızca saklama süresi 10 yıldan fazla olan belgeler arşiv fonuna girmektedir. Sosyal, ekonomik, politik, tarihi ve diğer değerleri var. Belgelerin arşive teslim edilme takvimi, yönetici veya işveren tarafından onaylanır. Belgeler orijinalleri şeklinde buraya gelmelidir. Bu mümkün değilse, bir kopyası onaylanmalı ve teslim edilmelidir.
Federal Arşiv tarafından onaylanan "Tipik yönetim belgelerinin listesi" personel belgelerinin saklanması için kullanılan terim ve prosedürü düzenler. Belgelerin evrakta saklanma süresi ve çalışma kitaplarının saklanma prosedürü özel bir düzenleyici yasa ile onaylanmıştır - Rusya Federasyonu Hükümeti'nin “Çalışma kitapları hakkında” kararnamesi.
Personel dokümantasyonunun depolama şartları
Yani, 5 yıl boyunca saklanır:
- İşçilerin mevcudiyeti, edinimi veya hareketi ile ilgili belgeler (sertifikalar, bilgiler, bildirimler vb.).
- Çalışanların serbest bırakılması veya ihtiyaç duyulması, çalışanların yaratılması, cinsiyet, yaş ve çalışanların mesleki niteliklerine ilişkin belgeler (listeler, bilgiler, sertifikalar).
- İstihdam konularında yazışmalar.
- Çalışanların daha kısa bir çalışma gününe veya haftaya transferine ilişkin belgeler.
- İş uyuşmazlıkları ile ilgili belgeler.
- Çalışanlarla yapılan işlerin statüsü ve doğrulanması ile ilgili raporlar sürekli olarak saklanmakta ve çalışanların serbest bırakılması ve ihtiyaçları için yapılan başvurular (sertifikalar) beş yıl boyunca saklanmaktadır.
3 yıl boyunca saklanır:
- Çalışma süresinin kaydedilmesine ilişkin belgeler (bilgi, çalışma süresi bakiyeleri, bilgi, notlar).
- İş disiplini hakkında bilgi içeren yasalar (bilgi, özellikler, mesajlar, sertifikalar vb.).
- Emek ekleri ve defterlerin muhasebesiyle ilgili işlemler (raporlar ve diğer bilgiler).
Bir yıllık depolama, zaman çizelgeleri ve zaman izleme kitaplarının yanı sıra tatil zamanlamaları için de geçerlidir.
Çalışanın kişisel dosyası ve kişisel kartı 75 yıl boyunca saklanır ve bu belgeler hakkında yöneticiler, devlet ödülleri veya rütbesi olan çalışanlar, yürütme üyeleri, kuruluşun yapılarını yöneten veya kontrol eden, daha sonra da sürekli olarak belgelerimizden bahsediyoruz.
Kuruluşun kadroları ve değişiklikler, sürekli olarak saklanır ve kadro düzenlemeleri - 75 yıldır.
75 yıldır - onay ve geliştirme yerindeki tipik bir iş tanımı kalıcı, kişisel (kişisel dosyaların bir parçası olarak) saklanır.
İşverenin, işçinin kişisel dosyasına sunulan iş sözleşmesinin kalan kopyası 75 yıl süreyle saklanmalı ve daha sonra arşivlenmelidir. Kişisel dosyalar saklanmazsa, bu tür sözleşmeler aynı depolama koşullarında ayrı bir işletmede kurulmalıdır.
Muhasebe kartları, kitaplar, dergiler ayrıca evraklardaki belgelerin saklanması için kendi koşullarına sahiptir:
- Resepsiyon, yer değiştirme, çalışanların işten çıkarılması - 75 yıl.
- İş seyahatinde olanlar için muhasebe - işten çıkarma tarihinden itibaren 5 yıl.
- Askerlik için Muhasebe - 3 yıl.
- Tatil bilgisi - 3 yıl.
- Kişisel dosyalar, kartlar, iş sözleşmeleri ve sözleşmeler - 75 yıl.
- Emek ekleri ve kitapların basımı - 50 yıl.
- Maaş sertifikalarının çıkarılması (yer veya iş deneyimi) - 3 yıl.
- seyahat sertifikalarının verilmesi - 5 yıl.
Yukarıdakilerin hepsini toplayarak, toplanmış formda bilgiye ihtiyaç duyanların rahatlığı için, evraklardaki belgeler için saklama sürelerini bağımsız olarak bir tabloda sunabilirsiniz.
Belge hasar görmüşse ne yapmalı?
Bu tür belgeler restorasyona tabidir. Örneğin, zaman çizelgesi bozuksa (raf ömrü yetmiş beş yılsa), bununla ilgili bilgiler muhasebe bölümünün bilgisayarında bulunabilir. Hasar görmüş bir rapor kartının atılması imkansızdır, çünkü bu, kurumun yönetiminin cezalandırılmasına yol açabilecek normların öngördüğü depolama sürelerinde yetkisiz bir düşüş olacaktır. Bu nedenle, son tarihten önce kullanılamaz hale gelen herhangi bir belgenin geri yüklenmesi gerekir. Artık tüm organizasyonlar bunun için gerekli bilgileri içeren yazılımı kullanıyor.
Sonuç olarak
Bu nedenle, evrakta saklama süreleri belgelerin türüne ve değerine bağlıdır. Personel dokümantasyonunun önemli bir bölümünde raf ömrü uzundur. Rusya Federasyonu mevzuatı kısmında, bunun için kesin olarak belirlenmiş standartlar var. Yasa ayrıca, belirli türdeki belgelerin işlem ve saklama şartlarını ve ayrıca belgelerin elden çıkarılmasını da düzenlemektedir: sadece inceleme sonrasında ve buna göre gerçekleşmelidir.