Organizasyon belgelerinin tescili, zahmetli kağıt çalışmasının önemli bir parçasıdır. Bu sürecin temel amacı belgelere yasal güç vermektir. Ayrıca, bu sayede acil bir ihtiyaç ortaya çıkarsa dikkate alınır, izlenir ve çabucak aranırlar. Belgelerle ilgili gerekli bilgilerin elde edilmesi, onlarla çalışma aşamasına bakılmaksızın, tüm belgelerin dolaşımına ilişkin belirlenen kurallara uyulduğu takdirde kısa sürede kolayca yapılabilir.
Kavram
Bir kuruluşun belgelerinin kaydı, bir indeks uygulayarak ve belirli verileri özel formlarda göstererek oluşum veya gelirlerinin tespitidir. Endeks, diğer isimlendirme endeksleri, sınıflandırıcılar ve diğer bileşenler tarafından desteklenen bir sıra numarası içermektedir. Dizinin birbirini takip eden bölümleri eğik çizgi ile ayrılır.
Kuruluşun belgelerinin kaydı, planlı, muhasebe, idari, raporlama, finansal ve diğer nitelikteki sertifikaları almak için oluşturulur. Dahili olarak kullanılırlar ve ayrıca diğer yapılara gönderilirler veya onlardan gelirler. Her iki el yazısı ve modern teknik cihazlar kullanılarak basılmış kayıtlara tabidir.
hedefleri
Bildiri çalışmalarının düzenlenmesinde asıl yer kayıt işlemine aittir. Sadece iyi kurulmuş operasyonlarda, peş peşe, operasyonel yönetim görevleri kolayca çözülebilir. Bunun için, katipler hem iç hem de diğer şirketlerden alınan belgeleri kısa sürede temin etmelidir.
Kuruluşun belgelerini özel formlarda kaydederken, yaratma, gönderme veya alma süresi dahil olmak üzere en önemli hususlar belirtilir. Böylece, belge yasal hale gelir. Bu noktaya kadar, yokmuş gibi kabul edilir. Diğer bir deyişle, kuruluş, korumanın yanı sıra alımdan da sorumlu değildir.
değer
Kayıt işlemi, belgenin alınmasından sonraki ilk işlemden sonra yapılan işin ilk aşamalarından biri veya başka bir yapıya gönderilirse son halini alır. Bu aşamadan sonra, giden kağıtlar zarflara kapatılır ve posta veya diğer iletişim kanalları aracılığıyla gönderilir.
Kayıt, evrakta en çok zaman alan ve sorumlu işlemlerden biri olarak kabul edilir. Bu nedenle, soru iş akışını kolaylaştırmaktan kaynaklanıyorsa, bu süreçle başlarlar.
Görevler
Kaydın ana görevleri şunlardır:
- Muhasebe.
- Yürütme kontrolü.
- Referans çalışması.
Muhasebeleştirme yapılırken, iş hacmi, her iki belgenin de bir bütün olarak ve bireysel türler halinde yapıya ve diğer unsurlara göre analizine ilişkin nicel bilgiler elde edilir. Gelecekte, özel bir arama motoru şeklinde bir veri tabanı oluşturulmuştur.
Kuralları
Sadece gerekirse, daha fazla kullanım belgelerle çalışmanın düzenlenmesidir. Sadece bilgi için kabul edilirlerse belgelerin kaydı gerekli değildir. Her şirket, kaydedilmemesi gereken bir belge listesini onaylamış olmalıdır. Kural olarak, katiplere ilişkin talimatlar ekinde bulunur, ancak aynı zamanda tek başına bir kağıt şeklinde de oluşturulabilir. Durum gerektiriyorsa güncellenmesi gerekir.
Tipik olarak, kayıt dışı menkul kıymetler aşağıdakileri içerir:
- Promosyon malzemeleri
- Tebrikler.
- Seminer ve konferanslara davetler.
- Kitaplar ve diğer basılı medya.
- Posta ile alınan "kişisel" paketler.
- Hükümet belgelerinin kopyaları.
- Bilgi mektupları
Kayıt sırasında her belgeye karşılık gelen bir numara atanır. Gelen evrakların makbuz üzerine damgalanmış kendi numara sistemi vardır.
İşlem sadece bir kez gerçekleştirilir. Bu, belgelerle iş düzenlemek için ana kurallardan biridir. Büyük bir şirketteki belgelerin kaydı büro bölümünde yapılır. Küçük bir şirket ise, sekreter bu konuyla ilgileniyor. Bölümlere ve diğer yapısal gruplara sahip bir şirkette, bu işlem ademi merkeziyetçi bir şekilde gerçekleştirilebilir. Bununla birlikte, bu yalnızca dahili bildiriler için geçerlidir. Tescilleri makbuz, onay veya sevk gününde yapılmalıdır.
Üretim yöntemleri
Belgeler aşağıdaki şekillerde elde edilebilir:
- Posta ile.
- Kurye hizmetleri ile.
- Faks ile.
- E-posta ile.
Aşağıdaki yazışmalarla ilgili olarak belgelerin kaydedilmesinin farklı organizasyon biçimleri gerçekleştirilir:
- Gelen.
- Giden.
- içeride.
Kayıt Bilgisi
Gelen bir belge için aşağıdakiler gibi veriler:
- Alınan tarih
- Gelen numara.
- Belgenin tarihi
- Dizin.
- Kayıt numarası
- Belgenin yazarı.
- Adı.
- Çözünürlük.
- Yürütme süresi
- Sanatçı.
- İşin ilerleme.
- Gerekli manipülasyonlardan sonra gittiği davanın sayısı.
Bilgi girme
İlk olarak, henüz tam olarak doldurulmamış olan ve henüz başa sunulmadıkları ve ilgili bir karar süresinin yanı sıra belirlenmiş bir uygulama süresi ve yüklenicisi bulunmadığı için birincil belgelerin kayıt organizasyonu gerçekleştirilir. Kalan veri, yetkili kişilere aşina olduktan sonra belirtilir. Liderle iyi bir ilişki kurulmuşsa ve her sabah yazışmalara bakarsa, önce belgeyi ona gösterebilir ve uygun kararı verdikten sonra, gerekli tüm verileri hemen girebilirsiniz.
Dahili belgelerin yürütülmesi üzerinde kayıt ve kontrol organizasyonu hakkında konuşuyorsak, veriler müteakip değişiklikler ve ilaveler olasılığı ile uygun biçimde gösterilebilir. Elbette, onlarda alındığı tarih yoktur. Bu nedenle, gelen bir belgenin aksine, dahili bir belgenin tek bir kayıt numarası vardır.
Herhangi bir şirket, faaliyetin özelliklerini göz önüne alarak, gelen belgedeki verileri değiştirme ve tamamlama hakkına sahiptir. Örneğin, sık sık sayfa ve uygulama sayısını belirtin.
şekil
Kayıt formları şu şekildedir:
- Dergiler.
- Kartlar.
- Otomatik elektronik sistemler.
Her formu ayrı ayrı ele alalım.
dergi
Bir günlük sistemi, bir kuruluş az sayıda belgeyle uğraşırken faydalıdır. Şirketin büyük miktarda iş akışı varsa, o zaman artık kullanılmaz, çünkü birçok bakımdan diğer, daha gelişmiş sistemlere göre daha düşüktür.
Bilgiler, kuruluşun belge kayıt dergilerinde alındıkları sırayla gösterilir. Bu süreç bir kişiyi içerir. Bu nedenle, çok sayıda belge geldiğinde, kayıt işlemi uzun zaman alır. Doğal olarak, bu iş akışını büyük ölçüde yavaşlatıyor.
Ayrıca, hem ofiste hem de belgenin ileride yürütüleceği ayrı yapısal birimlerde bilgi gerektiğinden, işlem çoğaltılmalıdır. Sonuç olarak, aynı şirkette aynı menkul kıymetler ayrı dergilerde 3-5 kez kaydedilmelidir.
Aynı zamanda, dergi girişleri kronolojik sırada tutulduğundan kısa sürede referans bilgisi elde etmek imkansız hale gelir. Bilgi almak için, en azından yaklaşık olarak dokümanın ne zaman kaydedildiğini bilmeniz gerekir.
Son başvuru tarihlerini kontrol etmek mümkün olmayacak, çünkü hepsinin kendine ait olması ve ayrı ayrı sınıflandırılamaması.Bu nedenle, kontrol fonksiyonunun önceliği olduğu yerlerde, kart sistemini kullanın.
kartları
Kart kayıt sistemi, dergiler için evrak işlerini yaparken ortaya çıkan eksiklikleri çözer. Geçen yüzyılın başında ortaya çıktı ve Avrupa ülkelerinde çok yaygındır. Rusya'da, Birleşik Devlet Kayıt Tutma Sisteminin geliştirilmesi sırasında yaygınlaştı. Kuruluştaki bu belge tescili sistemi, problemsiz büyük hacimli menkul kıymetlerle başa çıkmak için gereklidir. Aşağıdaki avantajlara sahiptir:
- Kayıt işlemi aynı anda birkaç çalışan tarafından yapılabilir.
- Kuruluşun düzgün işleyişi için gerekli miktarda belgeler üretilebilir.
- Kartlar sistematik hale getirilebilir, ayrıca kart dosyaları oluşturulabilir. Bu yardım işlevini kullanılabilir hale getirir.
- Belge yürütülmesi üzerindeki kontrolü ele almak için belirli bir örnek aktarılabilir.
- Detayların şekli ve göstergesi doğrudan kuruluşta belirlenir ve evrak işlerinde talimatlarda belirtilir.
- Seçilen kart formu bir fotokopi makinesi kullanılarak çoğaltılabilir. Kayıt tutmak için en az 1 yıl yeterli bir dolaşımınız olması gerekir.
Bir kuruluşta gerektiği kadar kart kopyası bulunabilir. Genellikle en az iki tane doldurmanız gerekir. Bundan sonra bir kopya geçici bir dosya dolabında, diğeri bilgi ve referans bölümünde saklanır. Belgenin kendisi yükleniciye iş için gönderilir. Ancak çoğu zaman ikincisini de oyuncuya aktarmak için üç kart kullanırlar.
Bu tür bir sistem hem bir kamu kuruluşunu tescil ettirmek için belgeler hem de bir devlet kurumunda ofis işleri yapmak için uygundur. Referans kartı dosyaları, örneğin bölgelere göre çeşitli konularda oluşturulur. Sonra sayıları otomatik olarak artar. Tabii ki, bu sistem emek yoğun ve yalnızca ofis yönetimi hizmetinin kusursuz bir şekilde yerine getirdiği organizasyonlarda etkin bir şekilde oluşturulabilir. Daha modern bir sistem çok sayıda kartı doldurma ihtiyacından kurtulmaya yardımcı oldu. Bilgisayar teknolojisinin tanıtımı sayesinde mümkün oldu.
Otomatik Elektronik Sistemler
Bu dokümantasyon formu yazılım (veya yazılım) aracılığıyla gerçekleştirilir. Bir PC'ye, sunucuya veya birkaç entegre PC'ye kurulur. Otomatik bir sistem kullanıldığında, ilgili veritabanında depolanan elektronik bir karta bilgi girilir. Güvenliği sağlamak için, paralel olarak, bilgiler ek (yedek) bir veritabanında saklanır.
Şu anda en iyi uygulamayı alan bu formdur, çünkü önceki iki seçeneğe kıyasla önemli avantajlara sahiptir. Özellikle, bunlar:
- Herhangi bir temelde hızlı arama, örneğin tarih.
- Otomatik modda raporların üretilmesi ve analitik bilgiler.
- Farklı iş yerlerinden aynı anda kayıt yapabilme.
- Tek bir veritabanında bilginin entegrasyonu ile ayrı birimler halinde ademi merkeziyetçi bir şekilde belge yönetimi imkanı.
- Diğer özellikler
Belgelerin kaydedilmesi için bir program kuruluşun kendisi tarafından geliştirilebilir. Bununla birlikte, çoğu durumda, oluşturma aşamasından başlayarak yürütülmesiyle sona eren veya başka bir şirkete gönderen çok sayıda belge ile çalışmayı kolaylaştıran hazır çözümler kullanılır.
Otomatik bir sistemde, tüm belgeler hakkında en eksiksiz bilgiler toplanabilir ve saklanabilir. Bu sayede etkin kontrol uygulanır ve referans çalışması yapılır, gerekirse dahili bir envanter yapılır.
Sonuç
Şu anda, herhangi bir kurum ve kuruluşta çok sayıda belge üretiliyor. Yasaya uygun olarak kurulan ve belirlenen tüm görevleri yerine getiren ofis işleri, yönetim verimliliğini defalarca arttırır. Kişisel bilgisayarlar, programlar ve yeni teknolojiler bu süreci daha organize hale getirmiştir. Otomatik bir sistem, çalışmayı bir bütün olarak hızlandırır ve kolaylaştırır, ayrıca özellikle kuruluştaki belgelerin kaydı ve muhasebesini de yapar.
Bu süreç büro döngüsü boyunca önemlidir. Düzenlenen çalışmalar sayesinde gerekli bilgileri ve belirli bir belgeyi kısa sürede kolayca bulabilirsiniz. Bu da sorunlara karşı operasyonel bir çözüm sunar.
Yakın zamana kadar her yere dağıtılan kartlar, kar amacı gütmeyen bir dokümantasyon organizasyonuna kaydolmak için bile, otomatik bir sistemle yavaş yavaş değiştiriliyor. Tüm işlem, belge akışı üzerinde etkili kontrol de dahil olmak üzere hızlandırılmış bir modda gerçekleştirilir.