Ünlü bir atasözü: "İyi bir şey yapmak istiyorsan, kendin yap" diyor. Aynı zamanda, tek başına çalışmak, onu birkaç çalışan arasında paylaşmak kadar etkili değildir. Bir kuruluşta yetki devri, birçok şirketin çalışmasında tökezleyen bir bloktur. Kendisini veya çalışanlarını incitmezken, görev ve sorumluluk nasıl ayrılır? Ve belirli bir delegasyon prosedürü var mı yoksa her şey sözlü anlaşmalarla resmileştirilmiş mi?
Neden olmasın
Kuruluşta neden yetki devri problemleri var? Çoğu zaman, yönetici görevlerinin bir kısmını milletvekillerine veya bölüm başkanlarına kaydırmak istememektedir, çünkü bazı konularda beceriksizliklerinden korkmaktadır. Bazı liderlerin vazgeçilmezliğine inanma eğiliminde olmaları, yani, hiç kimsenin işlerini yapamayacağına inanmaları faktörü burada rol oynuyor. Bildiğimiz gibi, yeri doldurulamaz olanlar yoktur. İlk önce, delegasyondan sonra, her durumda şefin, doğru seçimi yaptığından emin olmak için görevlerini alanın faaliyetlerini dikkatle izlemesi gerekecektir. Bir çalışan beklentileri karşılamıyorsa, tüm ek güçlerden güvenle yoksun bırakılabilir ve kendi yerine başka birini seçebilir ya da tüm sorumluluklarını liderlik omuzlarına devredebilir. Delegasyon işlemi kolayca geri alınabilir. İşlerin bir kısmının diğer omuzlara kaydırılması, şirket başkanının daha önce ulaşamadığı ya da yeterince dikkat etmediği bazı meseleleri boşaltmasına ve dikkat etmesine yardımcı olacaktır. Bu tür bir güvenden sonra yardım etmekten onur duyan bir çalışanın, işinin kalitesi üzerinde kesinlikle olumlu bir etkisi olacak, çok daha fazla motive olması muhtemeldir.
Temsilci kime?
Kuruluştaki yetki dağılımı ve yetki delegasyonunun faydalarını fark etse bile, bazıları bu yönetim araçlarını kullanmak için aceleye sahip değil, kendileri için kimin yerini alacağını bilemiyorlar. Bir heyetin gerçekten başarılı olacağı çeşitli koşullar vardır:
- Şu anda herhangi bir konuya verilen dikkatin sadece hayati öneme sahip olmasına rağmen, yalnızca doğrudan lider tarafından değil, ona verilebilir. Başka bir deyişle, teslimatlar, daha az sorumluluk nedeniyle, bu veya bu problemi daha yakından çözebilecek olan ilgili departman başkanına kaydırılabilir.
- Doğal olarak, görevlerin devredildiği çalışan, belirli bir alanda belirli bir deneyime sahip olmalı ve söylemeye gerek yok. Pazarlama personelini işe alma personeline emanet etmek ve lojistikçiyi dış mekan reklamcılığından sorumlu tutmak tamamen mantıklı olmaz. Bu durum, delegasyonun temel avantajlarından biridir: başkanın işiyle ilgili tüm alanlarda eşit derecede iyi bilgiye sahip olması pek mümkün değildir; bu nedenle, yetkisinin bir bölümünü bir uzmana devretmek, birçok konuyu tamamen farklı bir şekilde ele almanıza yardımcı olacaktır.
- Şirket başkanı, görevlerini vereceği kişiye güvenmiyorsa, bir organizasyonu veya yaşamının başka bir bölgesini yönetme yetkisini devretmenin mümkün olduğunu söyleyemeyiz. İktidar dizginlerini diğer ellere aktarmak kolay değildir ve onları yalnızca şirketteki durumu iyileştirmekle kalmayan, aynı zamanda daha da kötüleştiren tamamen yabancı bir kişiye aktarmak da oldukça korkutucu.Bu nedenle, bir liderin güvenini çeken yalnızca bir temsilci olabilir;
- Sorumlulukları bir kişiye devretmek yeterli değildir, aynı zamanda bunları yerine getirmenin yollarını da aktarmak gerekir. Uzman bir muhasebeci bile, belirli bir süre ilgili raporları alamazsa, şirketin finansal faaliyetlerini analiz edemez. Bu nedenle, yalnızca işlevler değil, aynı zamanda uygulanamayan işlevler olmayan kaynaklar da temsil edilir.
Sadece iyi niyet!
Doğal olarak, herhangi bir diğer işbirliği şekli gibi delegasyon isteğe bağlı olmalıdır. İşten çıkarılma tehlikesi altında olanların, aslanın şefin görevlerinden payını almak zorunda kalması, gerçekten verimli bir şekilde çalışabilmesi muhtemel değildir. Ayrıca, doğrudan aktarmadan önce, taraflar hangi yetki ve sorumlulukların aktarıldığını tam olarak anlamalıdır. Delege, kendi çalışmalarını kendi temellerine göre inşa etmek için bazı sorunları çözmek için baş tarafından kullanılan yöntemler hakkında bir fikir sahibi olmalıdır. Bu nedenle, yetki devirindeki en önemli şey, şirket başkanına yardım etmek için onurlandırılacak birinden ne istendiğini açıkça açıklamaktır.
Neyi devretmek için?
Yetki devri, birçok kişi tarafından örgütün işleyişinin önemli bir parçası olarak algılanmasına rağmen, bu prosedürün önemi tanınsa bile, herkes her zaman bir alt gruba ne aktarılabileceğini anlamaz. Gerçekten bir karar verme hakkı ile mi ilgili? Hayır, hemen o kadar ciddi değil.
Belirli sorumlu görevlerin devriyle başlayabilirsiniz. Örneğin, baş, bir çalışana, şirket faaliyetleri hakkında, kendin yapmak yerine, belli bir süre için önemli bir rapor hazırlama talimatını verir. Böyle görünüşte küçük ödevler bile zaten delegasyon sürecinin bir parçası.
Tüm projelerin transferi, bir kuruluşta yetki delegasyonuna sahip olan bir sonraki seviyedir. Örnek: Bir şirketin yeni bir ürün ambalajı tasarlaması gerekiyor. Bu konuya başkanlık etmek yerine, bölüm sorumlu personele bir yöneticinin sorumluluklarını üstlenmesini söyler: bu görev için en uygun kişileri seçme, iş düzenleme ve kalitesini izleme. Böyle bir görev devri olan baş, yalnızca ne yapıldığı hakkında bir rapor alacak ve eğer bir şey ona uymuyorsa, delege yöneticisinin proje üzerinde çalışırken dikkate alması gereken bazı önerilerde bulunacaktır. Belirli bir projeyi yönetmenin, şirketin başkanının her gün yaptıklarına yakın ya da az olmasına rağmen, bu tür sorumlulukların delegasyonu, derhal ilgilenmesini gerektiren konulara odaklanmasına izin verecektir.
En yüksek güven düzeyi, tüm faaliyet alanlarının delegasyonu. Büyük şirketlerde, böyle bir yetki devri örnekleri bölüm başkanlarıdır. Yalnızca tedarik, iletişim, pazarlama vb. İle ilgilenirler, yalnızca faaliyetleri hakkında raporlar sunarlar. Liderin böyle bir delegasyonla işlevi asgari düzeydedir: yalnızca hedefleri ve amaçları belirtir ve bu hedeflere ulaşmak delegeler için zaten bir problemdir. Bu yöntem, lideri bu şekilde boşaltmayı göze alabilecek büyük kuruluşlar için en uygundur.
Temsilci nasıl?
Böylece lider, kuruluştaki yetki delegasyonunun gerçekleştirileceğini buldu. Aktarılabilecek güç türleri ayrı bir söze değdi mi?
Herhangi bir konuda olduğu gibi, türlerin sınıflandırılması için birçok seçenek olduğu gerçeğiyle başlamalıdır. Bazıları için, devredilen sorumlulukların bölünebileceği düzinelerce kategori var, bazıları için daha az. En yaygın sınıflandırma, tüm güçlerin sadece iki gruba ayrıldığı yerde olmuştur: doğrusal ve personel.
Doğrusal otorite, herhangi bir şirketin hiyerarşisinin temelidir.Bölüm başkanına transfer ettiği başkanın bazı sorumlulukları vardır. Departman başkanı da, bu fonksiyonların bir kısmını alt çalışanlara aktarır. Yani, görev hizmet hiyerarşisinin en başından sonuna kadar gider.
Personel yetkileri durumunda, çalışanlara doğrusal yetkiler veren birine yardım etme hakkı verilir. Yani, ikinci çalışan, belirli bir süre için belirli bir ürün için satış raporu hazırlama talimatı verilen kişi için gerekli bilgileri seçebilir.
Yasal kayıttan ne haber?
Başkan, kurumdaki yetki delegasyonu ilkelerini zaten biliyor ve esas olarak kaygılarından bir kısmını transfer edeceği adaylığı belirledi, hatta yeni çalışana ne emanet edeceğini seçti. Ancak delegasyonun kendisi nasıl oluyor? Sözlü olarak mı, basitçe mi yapılmalı yoksa bir şekilde yasal olarak resmileştirilmiş mi?
Öncelikle, herhangi bir çalışanın kendisine devredilen işlevleri reddedebileceği ile ilgili olarak, bu, işveren ve alt kuruluşu arasındaki ilişkinin temeli olan İş Kanunu'nda belirtilmiştir. Daha fazla delegasyonun (doğrusal güçlerde olduğu gibi) yalnızca başın izniyle mümkün olduğunu belirtmekte fayda var: bütün görevlerini başka birine devretmesine rağmen, yine de onlardan sorumlu. Yani, eğer delegasyon hiyerarşinin alt seviyelerine giderse, şirketin başkanı görevini alacak olan diğer çalışanlardan sorumlu olacaktır.
Sözlü olarak mümkün mü?
Yetki delegasyonunun organizasyonu, daha önce de belirtildiği gibi, İş Kanunu uyarınca gerçekleştirilir. Ona göre, heyetin tüm kurallara uygun olarak resmileştirilmesi için, belirli yetkileri devretmek için bir vekaletname imzalamanız gerekecektir. Tabii ki, işçinin başlangıçtaki işlevleri iş sözleşmesinde belirtilmiştir, bu nedenle başın faaliyet alanını genişletmeye karar vermesi halinde (geçici olarak) vekaletname gerekli olacaktır. Ancak çoğu durumda, ek evrak işleri olmadan her şey yapabilir.
Aynı zamanda, diğer bazı çalışanlara, delegenin yetkinliğini değerlendirmek ve yeni görevlerin yerine getirilmesinde mümkün olan yardımı sağlamak için yeni görevlerin devri konusunda bilgilendirilmeleri ve yöneticilerin tüm ilgili tarafların tanımaları için emir vermeyi tercih etmeleri gerekmektedir. Öte yandan, bu randevudan etkilenenler, herkesin, delegenin yeni kimlik bilgileri hakkında bir şeyler öğreneceği bir toplantıya davet edilebilir.
Ancak, kuruluştaki görev ve yetkilerin delegasyonu uzun bir süre için planlanıyorsa ve yeni sorumlulukların bütünlüğü başka bir iş olarak algılanabiliyorsa, bir çalışanın sürekli olarak yeni avukatlık yetkileri yazmak yerine, yasal olarak resmileştirilmesi daha iyi olacaktır.
Delegasyon süreci nedir?
Gerekli tüm formaliteler yerine getirildi, sadece yetkilendirme delegasyonunun organizasyonunun ne olduğunu bulmak için kaldı. Doğal olarak hiç kimse, yeni gelenleri, uygulamalarının ilk günlerinde birebir görevleri ile birebir bırakmayacaktır; peki, delegasyonun başarılı olması için lider hangi ilkeleri izlemelidir?
İlk günlerde, bölüm yeni yetkilerin tüm yönleriyle ilgili ayrıntılı bilgi veren, temsilciye kesinlikle her şeyi gösterir. Kısacası: "Nasıl yapıldığını izleyin." Şef bir rapor yazdığında, delege eylemlerin sırasını, çalışma programlarının özelliklerini ve benzerlerini hatırlayarak faaliyetlerini gözlemler; Başkan yeni bir projede sorumluluk paylaştığında, acemi lider seçimini analiz etmeye çalışır. Bu aşamada delegenin en fazla eleştiriyi yapıcı bir şekilde aldığı görülmektedir. Gelecekte, bu ilk günlerde başın verdiği tüm tavsiyeler çok yararlı olacaktır.
Bir sonraki adım bağımsız faaliyetin başlangıcıdır.Tüm aynı raporlar, delegenin kendisini, kendisini eleştirmeye ve hatalara işaret etmeye devam eden şefin uyanık kontrolü altında zaten yazıyor. Aceminin kendisi, yeni projedeki rolleri, ana şeyin ipuçlarını ve tavsiyelerini almadan dağıtmaya çalışır. Bu aşama öncekinden çok daha zordur, çünkü mevcut görevlerinizi nasıl yerine getireceğinizi izledikten sonra sorumluluğu üstlenmek çok kolaydır. Ancak ilk zorlukların üstesinden geldikten sonra her şey çok daha kolay olacak.
Organizasyonda yetki delegasyonuna sahip olan üçüncü aşama, göreceli bağımsızlıktır. Bir çok yönden öncekine benzer, burada sadece daha az kontrol var. Bu aşamada, çalışanın çabalarını takdir eden ve hatta daha önce yapması gerekenden daha yumuşak bir şekilde sorunu açıklayan şefin desteğine ihtiyacı var. Bu süre, delegenin kararlarını alırken maksimum özerklik geliştirmesi, sadece çok kriz durumlarında başın tavsiyesine başvurması için verilir. Bundan sonra asıl kişi için en kolay aşama ve delege için en keyifli aşama başlıyor - tam bir özgürlük.
İşe yaradı mı?
Bir kuruluşun başarıyla delege edilip edilmediğini nasıl bilebilirim? Sorumluluk, yetki, yöneticinin güvendiği çalışanlar tarafından tam olarak kabul edildi mi? Zaten tüm güç aktarma sürecinden geçmiş olan herkes, görevleri çerçevesinde elbette mutlak özerkliğe sahip olmalıdır. Bu nedenle, bir kişi işin sadece belirli bir kısmından sorumlu olmayı tercih ederse veya hala üst düzey kişilerin tavsiyesine hala ihtiyaç duyuyorsa, heyetin tamamen başarısız olduğu söylenebilir.
Öte yandan, başkan seçtiği kişiye delegesi olarak talimat verirse, asgari çalışma miktarı, faaliyetlerini çok daha dikkatli kontrol eder, çalışanını sürekli denetler, o zaman yine organizasyondaki yetki dağılımı ve delegasyonu gibi bir sürecin başarısızlığından bahsedebiliriz. Müdür adına, güvene, alt kısımda bu güveni haklı göstermeye hazır olmak gerekir. Delegasyonun ana prensibi budur.
Sonuç
Bir kuruluşta yetki devri, bir liderin başkaları için karmaşıklaştırarak kendi hayatını nasıl kolaylaştırabileceğinin ve diğer çalışanlara neşe getireceğinin bir örneğidir. Güçlerin transferinin yukarıda bahsedildiği gibi avantajları, ana dikkatinin başkalarına doğrudan dikkatini gerektirmeyen bir şeyi devrederek daha ciddi sorunlara odaklanma yeteneğini içerir. Bir başka avantaj, yeni bir pozisyonda tüm görkemiyle kendilerini gösterebilecek en yetenekli çalışanların belirlenmesi olacaktır. Lider ve çalışanın sürekli temas halinde olması, birbirlerini daha iyi anlamaları için onlara öğretecektir; bu, her ikisinin de gelecekteki faaliyetlerinde faydalı olacaktır. Kuruluştaki yetki devri, ek bir motivasyon yaratır: hangi çalışanın fark edilmesini ve yükseltilmesini istemez? Ve bu çok artışın sürekli olarak gerçekleşmesi beklenirse, çalışan, görevlerini daha yüksek bir kişiden devretmenin imkansız olduğu bir şirkete değiştirmeden iş yerinde çok daha uzun süre kalacaktır.
Bu nedenle, hem yönetici hem de çalışanların yetki devri için basit adımlardan çok uzaklaşan şirketler, şirket içinde iktidarı paylaşmak istemeyen rakiplerine göre avantajlar kazanacaktır. Bu yüzden açık: Örgütte yetki devri, hem liderleri hem de sıradan çalışanları için gereklidir. Bu her zaman hatırlanmalı.