Herhangi bir işletmenin faaliyetleri sırasında, belirli bir süre saklanması gereken çok sayıda belge görünür. Makalemizde belgelerin operasyonel depolanması ve imhalarının nasıl yapıldığı hakkında konuşmak istiyoruz.
Çevrimiçi depolama nedir?
Kesinlikle işletme süresince oluşturulan veya alınan tüm belgeler net bir sistemizasyon ve tam bir işleme tabidir. Gelecekte, onları yeniden kullanabilmeniz için güvenliklerini uygun bir şekilde düzenlemelisiniz, bunlardan herhangi birine hızlı erişim sağlamanız gerekir. Aslında, belgelerin operasyonel olarak depolanması, bir kuruluş veya yapısal birimdeki belgelerin yok edilmeden veya kurumun arşivine aktarılmadan saklanmasından ibarettir.
Belge saklama süreleri
Herhangi bir organizasyonda, değerlerinin derecesine göre çeşitli kağıtlar vardır. Bazıları büyük ekonomik ya da bilimsel değere sahipken, bazıları belirli sorunları çözmek için gerekli olan bilgileri içerir, ardından önemlerini kaybederler. Bu nedenle, bazı kağıtların belirli kurallara göre basit bir şekilde imha edilmesine karşın, bazı kağıtların uygun şekilde sistematize edilmesi ve saklanması gerekir.
Bilimsel veya pratik değere sahip belgelerin operasyonel olarak depolanması kendi zaman çerçevesine sahiptir. İçeriklerinin önem derecesine bağlıdırlar.
Raf ömrü aşağıdaki gibi olabilir:
- Sabit.
- Geçici (on yıldan fazla).
- Geçici (en fazla on yıl).
Bildiri formlarının, belgelerin saklanma sürelerini hiçbir şekilde etkilemediğine dikkat edilmelidir (saklama masası makalede tarafımızdan verilmiştir). Şu anda bilgilerin çoğunun elektronik olarak işlendiği bir sır değil. Terimler, her şeyden önce, belgenin içeriğine bağlıdır.
Depolama gereksinimleri
Belgelerin operasyonel depolanması için belirli şartlar vardır. Örneğin, tamamlanmış geçici veya kalıcı koruma vakaları, birkaç yıl daha organizasyonel birimlerde kalmalıdır. Bu süreden sonra işletmenin arşivine yerleştirilirler.
Kağıtlar aktif olarak kullanıldığı sürece, uygun tasarıma ve bakıma ihtiyaç duyarlar. Belgelerin operasyonel depolanması, kuruluş tarafından benimsenen terminoloji spesifikasyonlarının yanı sıra, belirli belirli gruplara göre oluşturulmalarını ifade eder.
Herhangi bir makalenin hızlı bir şekilde aranmasını sağlamak için, klasör adlarını olabildiğince bilgilendirici olarak doldurmanız gerekir. Bir sürücü olarak, kural olarak, değiştirilebilen isimlendirme isimleri için bir cebi olması gereken klasörler kullanılır.
Çevrimiçi depolama sırasında, kapaklarda aşağıdaki bilgiler yer almaktadır:
- Kullanım başlangıcında ve kullanımında geçici süre.
- Bir klasördeki toplam temiz sayfalar.
- Bu menkul kıymetlerin raf ömrünün belirtilmesi.
- Tam adı sanatçı, onun telefon numarası.
- Ek yazıtlar da bulunabilir (“onay için”, “imza için” vb.)
Mevcut depolama, özel donanımlı dolaplarda (metal) veya erişime kapalı olan ayrı bir odada gerçekleştirilir. Menkul kıymetlerin geçici olarak ihraç edilmesi, sadece belgelerin ilgili olduğu bölüm yönetiminin emriyle yapılmalıdır. Günün sonunda, klasör yerine geri dönmelidir - güvenli bir dolap.
Operasyonel depolama süresinin sonunda, belgelere “tamamlandı” statüsü verilir. Ve ancak bundan sonra arşive aktarılma hazırlıkları için prosedür başlar.
Gelen belgelerin saklanma tarihleri
Herhangi bir kuruluşta, gelen belgeler faaliyet sürecinde birikir. Ayrıca raf ömrü de vardır. Genel olarak, gelen yazışmalar kuruluşa gelen tüm belgeleri ifade eder. Bu tür kağıtların saklanma süreleri içerik tarafından belirlenir. Gelen evrakların en az üç yıl saklanması tavsiye edilir. Bununla birlikte, daha önemli harfler daha uzun sürebilir (örneğin, beş yıldan fazla). Süre, bildirilerdeki bilgilerin önem derecesine göre belirlenir. Bu nedenle, bu tür belgelerin sınıflandırılmasında bilginin önemi dikkate alınmalıdır. Örneğin, yetkililerden gelen mektuplar bir klasörde, diğerinde de iş ortaklarıyla yazışmalar vurgulanmalıdır. Bu tür kağıtlar en az beş yıl süreyle saklanmalıdır.
Giden tutma süreleri
Giden belgeler, kurumdaki diğer herkes gibi, depolamaya tabidir. Ayrıca, gelen bildirilerde olduğu gibi, önem derecelerine bağlı olan belli terimleri vardır.
Belgeleri sistematize etmeniz ve her klasördeki saklama sürelerini belirtmeniz önerilir. Mantıksal olarak, giden belgeler ayrı dizilere bölünmelidir: tedarikçilerle, müşterilerle, müşterilerle, devlet kuruluşlarıyla, kamu hizmetleriyle, vb. Yazışmalar. En önemli belgeler en az beş yıl boyunca operasyonel depoda tutulmalı ve en fazla üç yıl daha basit olmalıdır. Özellikle önemli mektuplar on yıl boyunca saklanabilir. Bu kadar uzun süre kullanımın gerekçeleri, işletmenin büro işleriyle ilgili özel bir talimat ile sabitlenmelidir.
Belge Günlükleri
Herhangi bir kurumda bir belge kayıt günlüğü mevcuttur. Ayrıca, kural olarak, organizasyon aktif ise, gelen ve giden menkul kıymetler için ayrı kayıt defterleri tahsis edilir. Tüm yazışmaları sistematikleştirmek için çok daha uygun. Dergiler her yıl satın alınmakta ve değiştirilmektedir. Tabii ki, şu anda birçoğu benzer bir dergiyi elektronik biçimde tutmayı tercih ediyor. Bununla birlikte, bir basılı kopya olmalıdır.
Belgelerin gereksinimleri dergilerde kayıt altına alınıyor, sayılar kendilerine atanıyor ve tarihler de belirtiliyor. Menkul kıymetlerin bu şekilde kaydedilmesi, gerekirse doğru belgenin bulunmasını sağlar. Dergiler üç yıl boyunca tutulur. Bu sürenin sonunda, gelen ve giden yazışmalarla ilgili tüm belgeler harekete geçirilirken imha edilir.
Döküman Sınavı
Daha önce de söylediğimiz gibi, hiçbir durumda kağıtların kullanım ve saklanma süresi forma (kağıt veya elektronik) bağlı değildir, sadece belgelerin içeriği önemlidir. Önemini belirlemek için bir sınav atanır. Görevi, hangi belgelerin üretim, bilim, devlet vb. İçin önemli olduğunu bulmaktır. Operasyonel depolama için seçilen belgeler için, ihtiyaç duyulabilecekleri süreyi belirtmek gerekir. Bu nedenle, depolama süresinin belirlenmesi, incelemeden önce ayarlanan başka bir görevdir. Arşive aktarılmaya hazırlanırken uzman değerlendirmesi için gönderilmeden önce tüm bildiriler belli yapısal bölümler veya büro yönetimi hizmeti tarafından isimlendirme işlerine dönüştürülür.
Değer incelemesi işletmelerin kendilerinde, kuruluşların arşivlerinde ve devlet arşivlerinde yapılabilir.
Genel olarak, ciddi yönetim dokümanlarından bahsedersek, depolanma tarihleri, oluşturulduğu tarihte önceden belirlenir. Depolama sürelerini etkileyen ana referans ve düzenleme yardımcıları, depolama sürelerini belirten belgelerin listesidir. Belediye, devlet arşivleri ve işletmelerdeki menkul kıymetlerin uzman değerlendirmesinde kullanılırlar. Ve dediğimiz gibi, değer, raf ömründe ifade edilir.
Depolama süreleri olan belgelerin listesi, depolanma süreleri hakkında düzenleyici bilgiler içeren kategoriler ve menkul kıymet türlerinin sistematik bir listesidir.
Listeler, herhangi bir kuruluşta bulunan standart belgelerin saklama sürelerini içerir. Ancak, teşebbüsün belirli fonksiyonlarını yansıtan özel makaleler, departman listeleriyle ilgili olabilir.
Belge Arşivleri
Bir kuruluştaki belgelerin arşivi tek başına bulunamaz. Belgeler belirli bir süre içinde saklanır, daha sonra belediye arşivlerine veya devlet arşivlerine aktarılmalıdır. Federal yasa, içindeki birçok menkul kıymetler için saklama süresini açıkça tanımlamaktadır. Bu nedenle, örneğin, personel hakkındaki belgeler, noter belgeleri, iş defterleri 75 yıl, bilimsel belgeler - on beş yıl saklanmalıdır.
Kuruluşun herhangi bir nedenle tasfiye edilmesi durumunda, raf ömrü sabit olan belgelerin arşivinin yanı sıra personel belgeleri de belediye (devlet) arşivine aktarılmalıdır. Devlet dışı kuruluşların evrakları transfer etmek için önce Rusya Federasyonu Arşiv Fonu ile bir anlaşma yapmaları gerekiyor. Zamanında sonuçlanmadıysa, arşiv yalnızca işletme personelinin kağıtlarını depolamak için kullanmalıdır. Kalan belgelerin saklanma yeri, tasfiye komisyonu başkanı tarafından seçilmelidir.
Belgeler nasıl imha edilir?
İşletmelerde saklanan arşiv belgeleri, saklama süreleri dolmuşsa elimine edilebilir. Dokümanların imha edilmesi üçüncü taraf bir kuruluşa emanet edilebilir veya kendiniz yapabilirsiniz. Bu işlemin gerçekleştirildiği tek tip kurallar var. Yalnızca pratik önemini yitirmiş saklama süresi dolmuş belgeleri imha edebileceğinizi hatırlatmakta fayda var. Menkul kıymetlerle ilgili her türlü eylemi ancak uzman görüşü ile yapmak mümkündür.
Belgelerin imhasına kanunun icrası eşlik eder.
Bir hareketin hazırlanması
Dokümanın hazırlandığı yılın 1 Ocak tarihinde saklama süresinin dolması durumunda, tahrifatta bulgular dahil edilebilir. Diğer bir deyişle, 2014 yılı ve depolama süresi beş yıl ise, o zaman eyleme 2020'de dahil edilebilir.
Yanlış anlaşılmaları önlemek için tüm vakalar tamamen gözden geçirilmeli ve içindeki tüm kağıtların değer kaybına uğradığından emin olunmalıdır. Bununla birlikte, pratikte, genellikle başka türlü yaparlar. Dokümanlar beş yıl boyunca rafta yatarken ve onlar tarafından hiç dokunulmamışsa, kurallar ihmal edilir. Artık ihtiyaç duyulmadıklarından emin olmak için basitçe seçici kılıflar arasında dolaşıyorlar.
Yasa, davaların kapağında bulunan bilgileri içermelidir. Bu özenli çalışmalar, arşiv çalışmalarının karmaşıklıklarını anlamayan insanlara gereksiz görünecek. Fakat gerçekte bu böyle değildir.
Uzman değerlendirmesini yapan kişi tarafından kesinlikle bir eylem imzalanmalıdır. Ayrıca, belge eylemlerin kuruluşun uzman komitesi ile kararlaştırıldığına da dikkat çekiyor. Nihayetinde, işlem girişimin yöneticisi tarafından onaylanmalıdır.
Ancak tüm prosedürleri takip ettikten sonra, kurum eylemde listelenen davaları imha edebilir.
İş raporları nasıl yok edilir?
Belgeleri imha etmenin birkaç yolu vardır. İşletmenin bölgesi izin veriyorsa, kağıdı kendiniz yakıp yangın güvenliğini gözlemleyerek yakabilirsiniz. Ek olarak, parçalayıcı belgeleri de kullanabilirsiniz. Ancak bu oldukça uzun bir işlemdir, bu yöntem küçük hacimler için uygundur. Bu durumlarda, imha gerçeğinin kaydedildiği, keyfi bir şekilde bir eylem düzenlenir.
İmha amaçlı büyük hacimli vakalar, genellikle işletmeler bu işlemle ilgilenen uzman kuruluşlara elden çıkarma veya geri dönüşüm için transfer olurlar.
Havale işleminin kabul belgesine kaydedilmesi zorunludur. Belge, dava tarihini, ağırlığını ve sayısını belirtir. Uzmanlar, şirket çalışanlarının gizliliği korumak için evrakların imhasında bulunmalarını önermektedir.