Herhangi bir kuruluşta, her belge özel bir dergiye kaydedilmeli ve girilmelidir. Bu aynı zamanda iş sözleşmeleri için de geçerlidir. Çalışanlarının evrak ve verilerinin kaydını tutan her şirkette, bir örneği daha ayrıntılı analiz edilecek olan bir iş sözleşmesi kaydı gerekmektedir.
Bir dergiye ihtiyacım var mı
Örgüt liderleri, iş sözleşmeleri kaydının ve ek sözleşmelerin zaman kaybı değil, kendinizi sigortalama fırsatı olduğunu anlamalıdır. İlk olarak, çok uygun. Belgelerle ilgili tüm bilgiler, tüm çalışanların sözleşmelerinin bir kısmını masanızda saklamak yerine tek bir yerde saklanır. İkincisi, çalışan ile işveren arasında çatışma çıkarsa bir dergi gerekebilir. Üçüncüsü, dergi sayesinde bir insan kaynakları görevlisi kısa sürede bir çalışana herhangi bir bilgi verebilir.
Bazı kuruluşlarda, bu tür birkaç dergiyi tutmak gelenekseldir: kalıcı sözleşmeler ve acil olanlar için.
Hukuk sözcüğü
Bu arada, mevzuat, iş sözleşmeleri siciline ihtiyaç duyulduğunu göstermez. Ama öyle oldu ki, bu belirli bir ofis işi ve genel kuralları. Normlara göre, her belge düzeltilmelidir. Ayrıca, bu dergi yönetim belgeleri listesinde de yer almaktadır. Ve organizasyondaki yokluğu denetim organlarında sorunlara neden olabilir.
Personel departmanının deneyimli çalışanları, bir örneği daha sonra sunulacak olan bir iş sözleşmesi kaydının varlığının iş günlerini önemli ölçüde kolaylaştırdığını ve çalışanlarla ilgili verileri düzenlemenizi ve kayıtlarını tutmanızı sağladığını savunuyor.
dolgu
Bir muhasebe dergisinin tam olarak nasıl görünmesi gerektiği yasalarla düzenlenmemiştir. Çoğu durumda, iş sözleşmeleri sicilinin şekli normal bir defterdir. Önemli olan, kapağın daha fazla sömürü için yoğun olmasıdır.
Derginin başlık sayfası, kuruluşun adını, derginin adını, bakımının başlangıcını belirtmelidir. Daha sonra, ilk sayfada, kitabı korumaktan sorumlu kişiler belirtilmiştir. Yetkili kişilerin değişebileceği varsayılırsa, onlar hakkında bilgileri düzenli bir şekilde girmek daha iyidir:
- Sıra numarası.
- Çalışanın detayları.
- Gönderinin adı.
- Bu kişinin dergide değişiklik yapmasının sebepleri.
- Çalışan imzası.
İş sözleşmeleri sicilinin doldurulması standart olarak adlandırılabilir. Tüm bilgiler bir tablonun içine girilir, sütunların sayısı kuruluşun isteklerine bağlı olarak değişir. Ortalama olarak, en fazla on sütun olabilir. Tablo şu şekilde doldurulur:
- Belge kaydının seri numarası.
- Sözleşmenin imzalanma tarihi.
- Sözleşme numarası
- Çalışanın detayları.
- Pozisyonun veya uzmanlığın adı.
- Bölüm veya birimin adı.
- Sözleşmenin geçerlilik süresi.
- İşin doğası.
- Ek anlaşmaların varlığı.
- Özel notlar.
İsteğe bağlı olarak, çalışanın verilen bilgilerin yanında imzalayacağı başka bir sütun girebilirsiniz. Ayrıca, imza, çalışanın sözleşmenin bir kopyasını aldığını gösterecektir.
İş sözleşmesinin sicilinin nasıl olduğunu bilmeyenler aşağıdaki fotoğraftaki örnek belgeyi görebilir.
Kağıt versiyonu
Bilgisayar teknolojisi çağının bugün gelişmekte olmasına rağmen, hemen hemen tüm şirketler kayıt dergisinin basılı bir versiyonunu tutmaktadır.
Öncelikle, bu belge kurum başkanı tarafından dikilmeli, numaralandırılmalı ve sertifikalandırılmalıdır. İkincisi, personel departmanı, böyle bir dergi tutmanın çok daha uygun olduğunu garanti eder. Üçüncüsü, dergide çalışanların imzası olmalı ve belirtilen bilgilerle anlaşmalarını belirtmelidir.
Elektronik sürüm
İş sözleşmelerinin elektronik kayıt şekli hem lehte hem de aleyhtedir. Kuşkusuz, elektronik belgelerin kullanımı çok uygundur. Klasör ve kağıt yığınları masayı ve rafları karıştırmaz, çünkü her şey bir bilgisayarda saklanır. Ancak elektronik sürümde, çalışanın belgesinde imzayı alamazsınız ve çoğu zaman bilgisayarların dağılması ve tüm bilgilerin kaybolması gibi bir durum söz konusudur.
Bu nedenle, birçok personel yöneticisi, eğer bir elektronik dergi tutuyorlarsa, bu yalnızca kağıt medyanın yedek bir versiyonu olarak kalır.
Genellikle Excel biçiminde bir elektronik sürüm yaparlar. Bu tablonun birçok işlevi vardır ve doldurulması kolaydır. Derginin elektronik formatı şudur:
- bilginin depolanması üzerinde kontrol;
- bilginin gizliliği;
- siparişlerin ve sertifikaların kopyalarının anında oluşturulması;
- Gerekli belgelerin anında aranması.
Ek olarak, ek olarak bir günlük tutabilirsiniz. iş sözleşmelerine ilişkin sözleşmeler. Ancak bazen bir çalışanla ilgili bilgileri farklı belgelerde aramak sakıncalıdır. Bu bilgilerin ortak bir belgede ayrı bir sütun olarak vurgulanması daha iyidir.
Özellikler
Günlük kaydı sırasında en iyi korunan bazı özellikler vardır. Bu şunları içerebilir:
- İş sözleşmelerine ve sözleşmelerin kendilerine yapılan anlaşmaların kaydı her yıl yeniden başlatılabilir. Bu, özellikle çok sayıda belgenin bulunduğu büyük işletmeler için geçerlidir.
- Yetkili kişi bilgi girerken hata yaptıysa, bunun için para cezası uygulanmaz.
- Böyle bir belge en az 75 yıl saklanmalıdır.
- Seyir defteri sona erdikten sonra, parlaması ve numaralandırılması gerekir. Daha sonra, mührü koyun ve gerçekte depolandığı belgelerin arşivine gönderin.
- Sabit vadeli bir sözleşme sınırsız kategorisine girerse, bu gerçek kaydedilmelidir. Daha sonra, sözleşme yeniden kaydedilir veya dergide ilgili bir not yapılır.
- Lider, imzasını defterin arka kapağına koyarak kayıt günlüğünü sertifikalandırmalıdır.
Kim bir dergi tutar
Daha önce de belirttiğimiz gibi, sözleşme muhasebe günlüğü bir kuruluştaki önemli belgelerin varlığını doğrulayan bir belgedir.
Kurallara göre, bu tür belgeler yetkili kişiler tarafından doldurulur ve saklanır. Özünde, bunlar İK çalışanları veya İK yöneticileridir. Çeşitli kontrollerden, yani çalışanlarla ilgili tüm bilgilerin sağlanmasından sorumludurlar.
Aynı çalışanlar ayrıca tüm sözleşmelerin asılları ve bu sözleşmelerle ilgili ek anlaşmaların sorumluluğunu üstlenir. Bu belgeleri işveren sırasına göre başlatın.
Sipariş belirler:
- tomruk türü (kağıt veya elektronik);
- kaydedilmesine sorumludur çalışan;
- kayıt günlüğü formu.
Daha önce, bir iş sözleşmeleri kaydı sunuldu (örnek belge). Artık aşağıdaki fotoğrafta, sözleşmelere ek anlaşmalar imzalamak için derginin nasıl göründüğünü görebilirsiniz.
değişiklikler
Daha önce küçük bir gözetim ile çalışanın özel bir sorumluluk veya ceza almadığı söylenirdi. Ama yine de dergiyi dikkatlice doldurman gerekiyor.
Belge türünden bağımsız olarak herhangi bir değişiklik yapılması kesinlikle yasaktır. Yetkili bir çalışan ciddi bir hata yaparsa, dergi kapatılmalıdır. Bu, kitabın son sayfasında, kapatılma nedeninin belirtildiği anlamına gelir. Ayrıca, problem şirketin başına bildirilmelidir. Yeni bir muhasebe günlüğü başlatmak için sipariş vermeniz gerekir.
Belirli bir çalışanla ilgili ek değişikliklere gelince, bunlar:
- ofisten işten çıkarma;
- çalışma koşullarında değişiklik;
- bir çalışanın başka bir departmana devredilmesi, çalışanın pozisyonunun bölünmesi veya değiştirilmesi.
Bu bilgiler için ya ek anlaşmalar için ayrı bir kitap ya da sözleşme kayıt günlüğünde ayrı bir sütun oluşturulur.
Çalışanlar hakkında bilgi sahibi olan bir çalışan için bu tür bir derginin öncelikle önemli olduğunu hatırlamak önemlidir.
Bu belge sayesinde uzun zamandır arşive aktarılan dergilerdeki bilgileri kolayca bulabilirsiniz. Ayrıca dergi, işletmelerinde faaliyetlerini yürüten çalışanlarla yapılan tüm bu iş sözleşmelerinin varlığının yasal bir teyidi olarak kabul edilir.