Her yetkili, resmi faaliyetleriyle ilgili belirli hak ve yükümlülüklere sahiptir. İş tanımında doğrudan yazıldığından, iş sözleşmesinde belirtilmiştir. Makalede, doküman yöneticisinin bu konudaki hak ve yükümlülüklerini analiz edeceğiz. Bu çalışana hangi gereksinimleri sunduğunu ve kendisine ne gibi sorumluluklar verildiğini bilmesi gerektiğini düşünün.
kategori
“Kategori 1 doküman yöneticisinin iş sorumlulukları” ne anlama geliyor? Bu pozisyon birkaç kategoriyle temsil edilir - eğitim açısından, çalışanın mesleki tecrübesi:
- Birincisi. Belge yönetimi alanında profesyonel yüksek öğrenimin varlığı, 2. kategoride belge yöneticisi pozisyonunda deneyim - en az 3 yıl.
- İkincisi. İlgili alanda yüksek mesleki eğitimin varlığı, bir belge uzmanı olarak iş deneyimi - en az 3 yıl.
- Evrak Memuru Bu çalışanın belge yönetimi alanında yüksek mesleki eğitime sahip olması gerekir. İşveren iş tecrübesi için şartlara sahip değildir.
Bir doküman yöneticisinin görevlerine gelince, ilk kategorideki uzmanlar için azami miktarları belirlenir. Minimum - henüz bir kategorisi olmayan işçiler için.
Mesleki bilgi
Belge yöneticisinin sorumlulukları, bir uzmanın resmi faaliyetlerde bulunmak için gereken belirli bir bilgi birikimine sahip olması gerektiği gerçeğiyle başlar.
İş tanımlarında aşağıdaki standart set belirtilmiştir:
- Normatif, yasal, yasal işlem, emir, emir, işveren faaliyetlerinin belgelendirilmesine ilişkin yüksek yapıların diğer kararları.
- Birleşik Devlet Kayıtları Yönetim Sisteminin ana hükümleri.
- Kurumsal ve idari belgelerin birleşik yapısı için standartlar.
- Dokümantasyon sistemlerinin planlanması, tasarlanması ve daha da geliştirilmesi için yöntemler.
- Bilgisayar ve bilgisayar donanımlarını kullanarak dokümantasyon tasarlama, planlama, yürütme teknikleri.
- Kayıt işlemleri, sınıflandırma, saklama, çalışma belgelerinin incelenmesi.
- Dokümantasyonun yürütülmesinde kontrolü kullanma prosedürü.
- Çeşitli belgeleri işlemek için gerekenler - gelen, dahili, giden.
- Bir kuruluşun yapısal birimlerinin faaliyet vektörleri ile ilgili dokümantasyon planlama ve raporlama gereklilikleri.
- Arşivleme organizasyonu.
- Otomatik yönetim bilgi sistemlerinin tasarımı ve kullanımı ile ilgili yasal belgeler ve metodolojik gelişmeler.
- Belgelemenin temelleri.
- Programlamanın temelleri.
- İşveren faaliyetleri için dokümantasyon desteği alanında yerli ve yabancı deneyim.
Genel bilgi
Belge yöneticisinin sorumluluğu, aynı zamanda ofiste çalışan hizmet ekibinin herhangi bir ekibi için gerekli olan bilgiye sahip olmak olacaktır:
- Bir bilgisayarı, diğer ofisi, bilgisayar donanımını çalıştırma prosedürü.
- Sosyolojinin temelleri, ergonomi, sosyal psikoloji.
- Ekonominin temelleri, hem de personel yönetimi, yönetimi, iş organizasyonu.
- Rus iş mevzuatı.
- İstihdam eden şirketin iç çalışma programının kuralları.
- Charter, çalışan kuruluşun toplu iş sözleşmesi.
- Rusya Anayasası hükümleri.
- İş gücünün korunmasına ilişkin mevcut normlar ve kurallar.
- Büro etiği.
- İletişim kültürü
- İdare hukukunun temelleri.
- Yangın güvenliği yönetmeliği.
Faaliyetlerde Liderlik
Belge yöneticisinin okulda, bir işletmede, bir ticari şirketteki görevleri de, aşağıdaki faaliyetlerin faaliyetlerinde yönetimidir:
- Rusya Federasyonu Anayasası.
- Gerçek Rus mevzuatı.
- İşveren kuruluşun sözleşmesi.
- İşverenin toplu sözleşmesi.
- İşveren örgütündeki iç işçilik düzenlemeleri.
- Emir, kararnameler, çalışanın emirleri.
- İş tanımı.
Bir doküman yöneticisinin fonksiyonel sorumlulukları
Bu, tüm iş tanımlarının önemli bir unsurudur. Bir kuruluştaki belge yöneticisinin sorumlulukları elbette, faaliyetin vektörüne, belge yöneticisi sayısına ve diğer faktörlere bağlıdır.
Standart set aşağıdaki gibidir:
- Bilgisayar ve ofis ekipmanlarının kullanımına dayanan dokümantasyon (belgesel veriler) ile çalışmanın teknolojik süreçlerinin geliştirilmesi ve uygulanması. Bu, muhasebe, kontrol, yürütme, sertifika ihracı, operasyonel depolamayı içerir.
- İşveren kuruluşun doküman yönetim bölümünün planlanması, organizasyonu ve iyileştirilmesine katılım. Genel ofis işleri durumunun izlenmesi.
- Ergonomik çalışma koşulları için bir dizi önlem alınması için tekliflerin hazırlanması, çalışanların çalışma yerlerinin kurumun dokümantasyon desteğinde rasyonelleştirilmesi.
- Birleştirilmiş dokümantasyon sistemlerinin geliştirilmesi, çeşitli amaçlarla iş raporlarının hazırlanması, yönetim seviyesi, doküman veri sınıflandırıcıları.
- Bir doküman yönetim sisteminin organizasyonu ve uygulaması.
- Dokümantasyonun bileşimini kolaylaştırmak için önlemler, çeşitli bilgi göstergeleri, sayılarını azaltmak, işletme raporları için aramaları düzenlemek.
- İşletme belgelerinin değerinin incelenmesinde, devlet depolaması için sunulan belgelerin seçimine katılım.
- Hedef belirleme, bilgi oto sistemleri, bilgi yönetim sistemleri planlama, tasarlama, işletme ve iyileştirme süreçlerinde yer almak.
- Mikroişlemci ve bilgisayar teknolojisinin kullanımına dayanan yenilikçi bilgi teknolojilerinin geliştirilmesinde yer almak, veri tabanlarını tasarlamak ve daha da güncellemek.
- Belgelendirme destek faaliyetleri alanındaki ileri Rus ve yabancı deneyimlerin incelenmesi ve sentezi.
- Yetkinlikleri alanında normatif ve metodolojik dokümantasyon geliştirme.
- Seçme, yerleştirme, eğitim ve dokümantasyon departmanından personelin ileri eğitiminde yer almak.
Tabii ki, anaokulunda bir belge yöneticisinin sorumlulukları biraz farklı olabilir. Kuruluşun faaliyetlerinin yönü, iş tanımının bu bölümünün doldurulmasını doğrudan etkiler.
İkinci varyasyon
Okulda bir belge yöneticisinin iş sorumlulukları hakkında konuşursak, aşağıdaki set burada sunulabilir:
- İdari dokümantasyon uyarınca kayıt tutma.
- Resmi görevlerin tam, kaliteli ve modern performansının sağlanması.
- Akılcı malzeme kullanımı, iş görevlerinin yerine getirilmesinin bir parçası olarak teknik kaynaklar.
- Devredilen belgelerin ticari, resmi sırların ifşa edilmesinden korunması.
- Gelen yazışmaların kaydı.
- Belgelerin zamanında uygulanmasının izlenmesi.
- Hazırlanan belgelerin arşivine hazırlanması ve teslimi.
- Güvenilir iş belgelerinin güvenlik izlemesi.
- Rapor hazırlama, dokümantasyon planlama.
- Ofis dokümanlarının basılması ve çoğaltılması.
- Eğitim faaliyetleri için taslak siparişlerin hazırlanması.
- Çalışanlara ve öğrencilere sertifika verilmesi.
- Muhasebe (aylık) zaman çizelgelerinin bakımı ve sağlanması.
- Doğrudan liderliklerinin diğer talimatlarının yerine getirilmesi.
Uzman Hakları
Bir belge yöneticisinin kurumdaki görev sorumluluklarını belirledik. Şimdi bu işçinin haklarından söz ediyoruz:
- Mevcut belgeler çerçevesinde rasyonelleştirilmesine, dokümantasyon destek organizasyonunun iyileştirilmesine yönelik önerilerde bulunmak
- Hizmetlerden, bölümlerden, kuruluştaki belgeleri belirli standartlara ve normlara uyması için hazırlayan birey çalışanlarının şartı.
- Birleşik, birleşik dokümantasyon sistemlerinin geliştirilmesi, uygulanması, iş bildirilerinin zaman çizelgeleri, doküman yönetimi alanındaki gereksinimlere ve kurallara uygunluk.
Genişletilmiş Haklar
Bir işveren, bir belge yöneticisinin haklarının listesini aşağıdaki hükümlerle tamamlayabilir:
- Yöneticilerden, işletme çalışanlarından performans sağlamak için gerekli olan belgeleri talep etme hakkı.
- Ortak bir kütüphane, bilgi fonları, istihdam eden şirketin sosyal, tıbbi, hanehalkı birimlerinin hizmetlerini kullanma hakkı.
- Öngörülen şekilde hem bölüm başkanının hem de şirket yönetiminin kararlarına itiraz etme hakkı.
sorumluluk
Elbette, önde gelen bir belge yöneticisinin sorumlulukları, sıradan bir uzmanın işlevsel sorumluluklarından daha geniş olacaktır. Ancak her ikisi de faaliyetlerinden sorumludur. Varsayılan olarak, aşağıdaki gibidir:
- İşlevsel görevlerin yerine getirilmemesi için (iş tanımlarında belirtilmiştir).
- Talimatların ve görevlerin yerine getirilme durumu hakkındaki tutarsız gerçeklik verileri için.
- İşveren örgütündeki iç çalışma takvimi kurallarının ihlali için.
- İşletmelerde güvenlik yönetmeliklerinin ihlali için yangın güvenliği standartları.
Belge yöneticisinin temel hak ve yükümlülüklerini inceledik. Makaleden de anlaşılacağı gibi, çalışan bu işe başvururken belli miktarda bilgiye sahip olmalıdır. Görevlerin yanlış yapılmasından sorumludur.