Böyle bir konumu olmayan büyük bir şirket, devlet veya eğitim kurumu hayal etmek zor. Toplantıları planlamak, dökümantasyon hazırlamak, yazışmalarla çalışmak, çağrı almak, çalışacağımız pozisyonu yerine getiren kişilerin sorumluluklarının bir parçasıdır. 2016'dan beri, temel fonksiyonlar çemberi, sekreterin mesleki standardı olan yeni düzenleme hükümlerinde belirtilmiştir. Artık gerekli servis talimatlarının oluşturulmasında temel olarak kullanılabilir.
Meslek Özellikleri
Dünyadaki en popüler ve aranan mesleklerin listelerindeki sürekli değişime rağmen, sekreterin konumu oldukça yaygın olmaya devam ediyor. Resmen Rusya'da, bu meslek üç yüzyıldır var. 1720'de Peter, onayladım, çalışanların gereksinimleri oldukça fazlaydı: okuryazarlık, hukuk bilgisi, belge hazırlama yeteneği.
Başlangıçta, sadece erkekler sekreterdi, bugün esas olarak kadın mesleği. Bu kısmen sekreterlik görevlerinin yerine getirilmesinin sebat, çalışkanlık, aynı ve tekdüze bir iş yürütme kabiliyeti gerektirmesinden kaynaklanmaktadır.
Modern yöneticilerin böyle bir pozisyona sahip çalışanlara gereksinimleri nelerdir? Sekreter, temel ofis bilgisayar programlarının kendinden emin bir kullanıcısı olmalı, ofis ekipmanlarını kullanabilmeli, dokümantasyonla çalışabilmeli, iyi iletişim becerilerine sahip olmalıdır (iyi konuşma, diyalog becerileri, kibarlık, görgü kuralları). Buna ek olarak, dikkatli, organize, disiplinli, duygusal olarak kararlı olun.
Gerekli eğitime gelince, bu konuda sekreterin mesleki standardında katı bir gereklilik yoktur. Genel bir eğitime sahipseniz, mesleki deneyim ya da özel kurslar yeterlidir. Bununla birlikte, bir kural olarak, yükseköğretim diplomasının varlığı işe alımlarda avantaj sağlar.
Profesyonel standart
Sekreterlik çalışmaları için gereklilikler 2016 yılında bir düzenleyici işlem şeklini almıştır. Organizasyon yönetimi için belgesel ve organizasyonel destek konusunda bir uzman için genelleştirilmiş bir profesyonel standart kabul edilmiştir. Standardın temel amacı, personel politikasını optimize etmektir. Baş, çalışanın mesleki niteliklerini değerlendirirken ona odaklanabilir. Belge ayrıca sekreterlerin eğitimi için eğitim programlarının hazırlanmasında kullanılır.
Profesyonel standart içerir:
- temel emek fonksiyonlarının listesi;
- uygulama için gerekli becerilerin, bilgilerin ve bilgilerin listesi;
- eğitim seviyesi ve iş deneyimi için gereklilikler.
Belgede ayrıca olası iş ünvanları ve onlar için gereklilikler listelenmektedir. Örneğin, "kafa sekreteri" profesyonel standartları, katip ve diğerlerini içerir.
Yapı birkaç semantik blok içeriyor:
- genel bilgi (faaliyetin amacının belirlenmesi, kodlayıcı);
- fonksiyonel harita (emek fonksiyonlarının listesi ve nitelik kategorileri);
- emek işlevlerinin tanımı (görev listesinin belirtilmesi, çalışana verilen beceriler);
- standart geliştiriciler hakkında bilgi.
Üçüncü bölüm sekreter-yöneticinin mesleki standardıyla başlar; yeterlilik, eğitim düzeyi ve en esnek şartların verildiği tecrübe için.
Çalışılan pozisyonda çalışan çalışanın temel işlevleri aşağıdaki şekilde formüle edilmiştir:
- organize mesleki bilgi toplama;
- güncel konularda bilgi desteği;
- sistemizasyon, dokümantasyon ve gelen bilgilerin depolanması;
- iş etkinliklerinin eşlik etmesi;
- Örgüt başkanı ve idari destek çalışmaları için gerekli şartların yaratılması.
İş tanımı
Çalışmalarında sekreter mevcut yasalara, kuruluşun tüzüğüne, başkanın emir ve emirlerine, kendi görev tanımına rehberlik eder. Son belgede, memura atanan profesyonel görevler verilmiştir. Resmi görevleri yerine getirmeye başlayan çalışan, talimatların ana hükümlerine aşina olmalıdır. Hükümleri, bir çalışma durumu çatışması durumunda delil olarak hizmet edebilir. Bu nedenle, talimatların içeriği özel olmalıdır. Ve çifte yorumlama olasılığını dışlayın.
Sekreterin mesleki standartlar için görev tanımı, belirli bir organizasyonun özellikleri dikkate alınarak derlenir ve aşağıdaki bölümleri içerir:
- genel hükümler;
- çalışan fonksiyonları
- iş sorumluluğu;
- çalışan hakları;
- diğer şartlar ve koşullar.
Genel hükümler, çalışanın hangi kategoriye ait olduğunu ve kime tabi olduğunu, atama ve işten çıkarma prosedürü, nitelikler için şartlar, bilgi ve becerileri gösterir. Aşağıda, çalışanın işlevselliğinin tam olarak ne olduğu ve hangi haklara sahip olduğu ayrıntılı olarak açıklanmaktadır. Resmi sorumluluk bölümü, çalışanın cezalandırılabileceği işteki ihlalleri belirtir.
Görev tanımı kurum başkanı tarafından onaylanır ve çalışanın dikkatine sunulur (imza altında).
Profesyonel standart "Baş Sekreteri"
Hükümlerine uygun olarak, yüksek lisans eğitimine sahip (lisans düzeyinde) veya orta mesleki eğitim alan çalışanları bu pozisyon için kabul etmek istenmektedir. Ayrıca, iş deneyimi (en az iki yıl) takdir edilmektedir.
Mesleki standart bir çalışanın ana emek eylemlerini listeler:
- geçici planların baş ile koordinasyonu;
- planlama biçiminin seçimi ve patronun düzenleyicisinin yönetimi;
- toplantıların koordinasyonu, ortaklar, müşteriler, çalışanlar ile görüşmeler;
- Lideri yaklaşan etkinliklerin zamanı ve programı hakkında bilgilendirmek.
Bir liderin sekreteri, yukarıdaki eylemleri gerçekleştirmek için çeşitli becerilere sahip olmalıdır. Hedefler belirleyin, uygulamalarının sırasını ve önceliğini belirleyin, çalışma zamanının dağılımında lidere yardım edin, bilgi güvenliği sağlayın ve yaklaşan etkinlikler hakkında uyarmak için en uygun yolları seçin. Bu tezleri kullanarak, mesleki standart başkanı sekreterinin görev tanımı genellikle hazırlanır.
Ayrıca, kuruluşun ana faaliyetlerinin özelliklerini, iş kanunu hükümlerini ve iş görüşmeleri yürütme kurallarını da bilmelidir.
Baş sekreterin listelenen işgücü faaliyetleri bir dizi farklı sorumluluk içerir:
- iş günü planlaması;
- telefon konuşmalarının ve iş gezilerinin organizasyonu;
- resepsiyonda ziyaretçilerle çalışmak;
- iş etkinlikleri ve toplantılarının organizasyonu;
- gerekli iş emrinin baş ofisinde tutulması;
- emir ve talimatların yerine getirilmesi üzerinde kontrol;
- çalışma belgelerinin hazırlanması;
- gerekirse yerel yasaların geliştirilmesi;
- dokümantasyonun depolanması;
- Kurum çalışanlarının bilgi etkileşiminin organizasyonu ve yönetimi.
Sekreterin temel sorumlulukları
Örgütün sekreterinin pozisyonu, insanlarla sürekli etkileşimi ve müşterilere ve ziyaretçilere temel konularda tavsiyede bulunma istekliliğini içerir. Tabii ki, çok şey kurumun ana faaliyetinin özelliklerine ve yönetim pozisyonuna bağlıdır.Sekreterin mesleki standartlar için iş tanımının hazırlanmasında önemli bir etkisi vardır.
Genel hükümler, pozisyonun teknik uygulayıcılar kategorisine ait olduğunu, çalışanın eğitimi ve hizmet süresinin gereklilikleri belirlendiğini gösterir. Randevu doğrudan başkan tarafından yapılır. Gerekli bilgi ve becerileri formüle etmek için sekreterin profesyonel bir standardı kullanılabilir. Bunlar: ofis çalışmasının temellerini bilmek; bilgi verilerinin kayıt ve işlenme yöntemleri bilgisi; PC mülkiyeti ticari yazışma ve iletişim kurallarına aşinalık; iç kurallar ve güvenlik prosedürleri bilgisi ve çok daha fazlası.
Talimatların ikinci bölümünde çalışanın görevleri açıklanmaktadır. Üçüncü bölümde - hakları. Örneğin, yöneticinin sekreteri, faaliyetleri ile ilgili taslak kararları tanıma, çalışmalarını optimize etme konusunda öneride bulunma, görevlendirmek için gerekli bilgi ve belgeleri isteme, vb. Hakkına sahiptir.
Talimatın son bölümü, resmi görevlerin uygun şekilde yerine getirilmemesi durumunda maddi hasara neden olması durumunda çalışan sorumluluk önlemlerini açıklamaktadır.
Sekreter Katip
Katipin asıl görevi, birimin veya tüm organizasyonun iş akışını kontrol etmektir (genellikle bu işlevi yapan personelin üzerinde birkaç çalışan vardır). Kilit sorumlulukların listesi sekreter katipinin profesyonel standardında belirtilmiştir:
- belgelerin arşivlenmesi ve uygun şekilde saklanması;
- belgelerle iş organizasyonu;
- Örgütün isimlendirme şartlarına uygun olarak davaların oluşturulması.
Bu pozisyona başvurmak için, başvuru sahibinin orta mesleki eğitime ihtiyacı vardır.
Belgelerle çalışmanın düzenlenmesi sırasında sekreter, gelen materyalleri alabilir ve işleyebilir, bunları sıralayabilir ve gerektiğinde kaydedebilir, baş tarafından değerlendirilmek üzere hazırlayabilir, doğrudan uygulayıcılara yönlendirebilir ve bir veri tabanı tutabilir.
Belgelerin uygun şekilde saklanabilmesini sağlamak için, katip, davaların bir ademini geliştirebilmeli, evrak işlerinin doğruluğunu doğrulayabilmeli, vakalar oluşturabilmeli ve depolama zamanlarını belirleyebilmeli, belgeleri dağıtabilmeli ve dosyalayabilmelidir.
Dokümanlar arşivlenmek üzere arşivlere gönderilmeden önce, memur kendi depolama koşullarını kontrol eder (kalıcı veya uzun vadeli), dahili bir envanter hazırlar, dosya kapaklarını hazırlar.
Referans veya sekreter-yönetici?
Sekreterlik görevlerinin hiyerarşisini ve sorumluluklarını sıralamak bazen zor olabilir. Örneğin, sekreter yardımcısı ile yönetici arasındaki temel fark nedir? Sonuçta, yerine getirdikleri işlevler oldukça benzer.
Sekreter-yöneticinin meslek standardına göre görev tanımı şunları sağlar:
- gelen telefon konuşmalarının alımı ve dağıtımı;
- ziyaretçiler ile iş organizasyonu;
- koordinasyon fonksiyonlarının uygulanması.
İş görgü kuralları, telefon konuşmaları (müşteriler, ortaklar, medya temsilcileri ve diğerleri) kurallarına aşina olmalı, konuşmayı sürdürmeli ve bir çatışma durumunu düzeltebilmelidir. Yöneticinin koordinasyon işlevleri genellikle çalışan hareketleri, kurye gezintileri ve sürücü rotalarının kaydını tutmak içindir.
Sekreter-referans için henüz ayrı bir meslek standardı yoktur, ancak görevleri asgari olarak müdür yardımcısına benzerdir. Yönetici gibi yazışmalarla çalışır, çağrıları cevaplar, ziyaretçilerle tanışır ve eşlik eder, seyahat programları hazırlar. Ancak, tüm bunlar doğrudan örgüt başkanı figürüyle ilgilidir. Bazı durumlarda, çalışma programında yansıtılan sorumlulukları genişletilebilir (düzensiz olabilir).
Akademik bölüm sekreterinin mesleki standartları
Bu tür çalışanlar okul, kolej veya üniversitenin personelinde bulunabilir. Görev, öğretim destek personeli kategorisine aittir. Temel işlevselliği belirlemek için işveren, bir uzmanın genel standardını dokümantasyon desteğinde kullanabilir. Çalışma Bakanlığı, eğitim kurumu eğitim birimi sekreteri için ayrı bir mesleki standardı henüz onaylamamıştır. Çalışmak için, ofis işleri alanında mesleki eğitim (ortaokul) veya genel eğitim temelinde mesleki eğitim gereklidir. İş deneyiminin mevcudiyeti için kesin bir gereklilik yoktur.
Bu pozisyondayken, çalışan:
- yazışmalar kabul eder, bunu eğitim organizasyonu başkanına ve sanatçısına aktarır;
- evrak işleri yapar (elektronik dahil);
- Öğrenci birliği için taslak emir hazırlar;
- öğrencilerin kişisel dosyalarını hazırlar;
- öğretmenlerin ders saatlerini takip eder;
- isteklerde bulunur, mektuplar;
- Baş emir ve talimatların yerine getirilmesi üzerinde kontrol çalışmaları.
Bilimsel Sekreter ve Görevleri
Bu yazı bilim alanına aittir. Bilimsel sekreterler, üniversitelerde, araştırma enstitülerinde, akademilerde, bilimsel organizasyonlarda talep görmektedir. Kural olarak, araştırmacılar ve tez konseyleri çalışmalarını sağlarlar. Bilimsel sekreterin mesleki standardı bilimsel etkinliklerin planlanması (toplantılar, konferanslar, yuvarlak masa toplantıları), organizasyon ve davranışları, ilgili dokümantasyonun hazırlanmasını ve alınan kararların uygulanmasını izlemekten ibarettir.
Bilimsel dereceye sahip çalışanlar, organizasyonel ve bilimsel çalışmalarda deneyim (en az 5 yıl) ve hakemli yayınlardaki yayınlar bu pozisyona atanabilir.
Bilimsel Sekreter:
- teklifleri yıllık bilimsel gelişim ve araştırma planına toplar;
- oluşturulan bilimsel çalışma tematik planlarının zamanında uygulanmasını ve ilgili raporların hazırlanmasını kontrol eder;
- Bilimsel (bilimsel ve teknik) konsey için taslak çalışma planları hazırlar, kararlarının uygulanmasını izler;
- akademik rütbeyi vermek ve bir tez çalışmasını savunmak için gerekli materyalleri dikkate alır;
- Bilimsel makalelerin yayınlanması için bir plan için teklifler hazırlar;
- Çalışanların sertifikasyon performanslarını değerlendirmek için kriterler geliştirir;
- Bilim adamları için ileri eğitim ve staj önerileri formüle eder.
Sözcü İşlevselliği
Oldukça “genç” mesleği. Rusya'da, geçen yüzyılın 90'lı yılların ortalarında popülerlik kazanmaya başladı. Sekreterin meslek standardında, bu görevin adı ayrı olarak tahsis edilmemiştir. Ancak birçok kuruluş için böyle bir çalışana sahip olmak acil bir ihtiyaçtır. Şirket hakkında kamuoyu kuran kişidir. Başlıca sorumluluklar şunlardır: basın toplantıları düzenlemek; kuruluşun web sitesinin içeriği; basın bültenlerinin hazırlanması; Olumlu bir imaj yaratmayı amaçlayan bilgilendirme kampanyalarının (basında, ağlarda, televizyonda) planlanması.
Basın sekreterinin mesleki standardı, başvuranın gazetecilik, reklamcılık, filoloji veya halkla ilişkiler konusunda üniversite diplomasına sahip olması gerektiğini şart koşar. İlgili alanda iş deneyimi (3 yıldan itibaren), sözlü ve yazılı sözlü konuşma, yabancı dil bilgisi de istenmektedir.