Herhangi bir işletmenin faaliyetleri sırasında, çok sayıda işletme belgesi ortaya çıkmıştır. Bu kitle arasında, personel belgeleri ayrı bir komplekste göze çarpmaktadır. Yazımızda ne türlerin var olduğu, nasıl depolandıkları hakkında konuşmak istiyoruz.
Çalışan İlişkileri
İşletmede uygun şekilde organize edilmiş iş akışı, faaliyetlerinin başarısının anahtarıdır. Bu nedenle, iş kağıtlarına her zaman gereken özen gösterilmeli ve bu nedenle uygun şekilde biçimlendirilmiş ve depolanmış olmalıdır.
İşveren ile çalışanlar arasındaki iş ilişkilerinin her zaman Rusya Federasyonu İş Kanunu tarafından düzenlendiğini hatırlatmakta fayda var. Kuruluşun, çalışanların işten çıkarılması, alımı ve devredilmesini uygun bir şekilde düzenlemesi gerektiği makalelerine dayanmaktadır. İşçilerin işgücü faaliyeti aşamalarının belirtildiği tüm bu belgeler, personel üzerindeki belgelerdir (personel, personel).
Bu belgelerin görevi, çalışanlarla işveren arasındaki iş ilişkilerini doğru şekilde uygulamak ve güvence altına almaktır. Personel dokümantasyonunun herhangi bir işletmede personel hizmetinin en önemli yönlerinden biri olduğu belirtilmelidir. Evrakların doğruluğu ve zamanlaması başın kontrolünde olmalıdır.
Belgelerin çoğu zorunludur ve Rusya Federasyonu İş Kanunu, çalışma kitaplarının bakımı ile ilgili talimatlar, Emeklilik mevzuatı ve diğer düzenlemeler tarafından sağlanmıştır.
Personel ile ilgili belge türleri
Personel üzerindeki belgeler aşağıdaki türlere ayrılabilir:
- İşletmenin kadrosuyla ilgili belgeler.
- Çalışanların tanıtımını onaylayan belgeler.
- Çalışma disiplininin uygulandığını onaylayan belgeler.
- İş akdinin feshi ile ilgili belgeler.
Gördüğümüz gibi, personel hakkındaki belgeler işverenler ile çalışanlar arasındaki ilişkiyi düzenleyen birçok makale içermektedir. Hepsi işletme personeli ile ilgili bazı sorunları düzenler.
Birincil personel belgeleri iki türe ayrılır:
- Muhasebe elemanlarında.
- Mesai saatlerinin muhasebeleştirilmesi ve ücretlendirme ile ilgili hesaplamalar.
Personel ile ilgili belgeler şunlardır: siparişler, iş sözleşmeleri, diplomalar, sertifikalar, çalışma kitapları, kişisel dosyalar, kartlar, çalışanların sertifikalandırılması için sertifikalar, kişisel vekaletname.
Belge depolama
Son yıllarda, ne yazık ki, işletme belgelerinin güvenliğine yeterince dikkat çekilme eğilimi olmuştur. Devlet arşiv servisinin teftiş sonuçlarına göre, belgelerin normal şartlar altında personel üzerine depolanmasının doğrulanmış işletmelerin sadece% 20'sinde gözlendiği sonucuna varılmıştır.
Her şirket yasada belirtilen kurallara uymakla birlikte. İş kağıtlarına yönelik doğru tutum, emeklilik sigortası kurumları ve diğer devlet kurumları ile kuruluşlara yardımcı olma gereği ile doğrudan ilgilidir. Belge yönetimi ihlalleri istenmeyen sonuçlara yol açabilir ve ayrıca bir para cezasıyla karşı karşıya kalabilir.
Personel ile ilgili belgeler (makalede tarafımızdan verilen menkul kıymet türleri) insanların çalışma deneyimlerine tanıklık eder ve ayrıca emekli aylıkları ve diğer ödemelerin vatandaşlara atanması için temel oluşturur. İşverenin, çalışanın gelirini hafife alan herhangi bir hata yapması durumunda, kişi bu gerçeği mahkemede sorgulayabilir.
Ek olarak, personel üzerinde belgelerin saklanmasının gerekli olduğunu anlamakta fayda vardır; Personel belgeleri için en uzun depolama sürelerinin kanunla belirlenmesi boşuna değildir.
Belgelerin kaybolmayacağını söylemek gereksizdir, ayrıca uygun koşullarda tutulmaları gerekir. Mevcut ve arşiv depolaması için gerekli tüm koşulları sağlamak için herhangi bir kuruluşun personel departmanı başkanı ve başkanı gerekir.
Menkul kıymetlerin içeriği için temel gereksinimler şunlardır:
- Mevcut depolama için ayrı bir odanın bulunması.
- Kağıtlı kutular veya dolaplar bir anahtar ile kilitlenmelidir.
- Belgeler kısıtlanmalı.
- Arşiv için ayrı bir oda seçmeniz ve ona erişimi kontrol etmeniz gerekir.
Depolama süresi
Belgelerin personel üzerinde depolanma şartları diğer iş kağıtlarına kıyasla en uzun zamandır. Raf ömrü uzun olan dokümanlar şunlardır:
- Tüm idari belgeler - emirler, emirler, kararnameler.
- Çalışanların listesi.
- Çalışan muhasebe kartları.
- Kişisel ilişkiler
- Çalışanların kişisel hesapları.
- Kıyafetler ve zaman çizelgeleri.
- İş sözleşmeleri ve sözleşmeleri.
- Toplantı tutanağı.
- Tercihli bir emeklilikte emekli olan kişilerin listesi.
- Muhasebe alımı ve çalışanların işten çıkarılması.
75 yıldır saklanan makalelerin tümünden çok uzak verdik. Aşağıdaki belgeler istisnalardır:
- Endüstriyel kazalarla ilgili işlemler - 45 yıl.
- Tarife levhası - 25 yıl.
- Uzun ömürlü ödeneklerin ödenmesiyle ilgili komisyon toplantı tutanakları - 15 yıl.
Belirtilen süre boyunca, şirket menkul kıymetlerin güvenliğini yasaların öngördüğü şekilde sağlamalıdır.
Evrakların hazırlanması
İşletmedeki personel hakkındaki belgelerin arşivi, yetkisiz kişilerin erişiminin olmadığı ayrı bir odada bulunmalıdır. Tamamen hazırlanmış ve usulüne uygun hazırlanmış haller kendisine aktarılır. Bildiri hazırlamanın yaratılma aşamasında başladığını belirtmekte fayda var.
Personel üzerinde belgelerin doğru yürütülmesinden personel departmanı sorumludur. Kullanım kolaylığı için, personel memurları tarafından düzenlenen kağıt kütlesinin tamamı aşağıdaki gibidir:
- Her belge türü için durumlar hazırlanır: siparişler, kişisel dosyalar, protokoller, vb. İçin
- Tüm davalara hesap numaraları atanır ve bir envanter eklenir.
- Gizli güvenli akım saklama sağlanır: güvenli veya kilitli bir dolapta.
- Tüm dava sayfaları dosyalanmış ve numaralandırılmıştır. Firmware'in yeri firmanın mührü ile mühürlenir ve sorumlu kişilerin imzası ile onaylanır.
- Her durumda, iç stokların mutlaka bulunması gerekir.
- Bitmiş belgelerin kapaklarında tüm detaylar belirtilmiştir: saklama süreleri, isimler, tarihler.
Kişisel bir dosya oluşumu
Kişisel dosya, işletmenin çalışanı ve emek faaliyeti hakkında bilgi içeren tüm belgeleri içerir. Prensip olarak, organizasyonun tüm çalışanları için kişisel dosyalar oluşturulmalıdır. Ancak, bir kural olarak, şu anda, personel memurları, onları yalnızca önde gelen uzmanlar ve baş için düzenler. Örgüt, işçilere ne tür bir kağıdın alınacağına bağımsız olarak karar verme hakkına sahiptir. Bu nedenle, kişisel bir dosyadaki belgelerin bileşimi farklı işletmelerde farklılık gösterebilir. Ancak genel olarak, aşağıdaki makaleleri içermelidir:
- Vaka belgelerinin envanteri.
- Özet ve otobiyografi.
- Profil.
- Eğitim durumu hakkındaki bildirilerin kopyaları.
- Şartnamelerin kopyaları.
- Gönderinin onaylanmasında siparişin kopyaları.
- İş sözleşmesi
- Her türlü yardım.
- Randevu, işten çıkarma ve yer değiştirme için siparişlerin kopyaları.
Dahili envanter, dosyadaki her belgenin seri numaraları hakkında bilgi içermelidir. Böyle bir belge, onu oluşturan kişi tarafından imzalanır.
Durumda, çalışanın biyografisi, eğitimi ve medeni durumu hakkında birçok bilgi içeren bir anket olmalıdır. Doğru doldurmak için çalışanlar genellikle çalışma kitabı, askeri kimlik ve pasaport, diploma kullanırlar.
Personel Muhasebe Belgeleri
Personel kayıtları, bir personel memuru tarafından tutulur. Birincil menkul kıymetler temelinde, işletme çalışanlarının sayısındaki değişikliklerin ve hareketlerin operasyonel muhasebesi gerçekleştirilir. Muhasebe belgeleri şunları içerir: siparişler, kartlar, personel, maaş bordrosu ve diğer birçok belge.
İşe alındığında, her bir çalışana, personel muhasebesi ve bordro ile ilgili tüm bildirilerde listelenen bir personel numarası verilir. Bir kişi yeni bir konuma taşınsa veya işten çıkarılsa bile, personel numarası onun yanında kalır ve başka bir kişiye atanmaz.
Personel Siparişleri
Personel ile ilgili belgelerin sırası, personel konularında en önemli belgelerden biridir. Ayrı vakalar halinde gruplandırılırlar ve aynı zamanda kendi numaralandırmaları vardır. Klasörün içinde kronolojik sırada sistematize edilir.
Bazı siparişler gelecekte yalnızca gerekli sütunları dolduracak şekilde birleşik bir biçimde oluşturulur. Gerisi gerektiği gibi hazırlanır, ancak aynı zamanda tüm belgelerin belirli gereksinimleri karşılaması gerekir.
Personel dahil belgelerin düzenlenmesi, siparişler dahil olmak üzere depolanma şartları esas alınarak yapılır. Aynı son teslim tarihine sahip davalarda bunları dosyalamak mantıklıdır. Bu nedenle, örneğin, kabul ve işten çıkarma siparişleri 75 yıl boyunca korunmalıdır; bu, izinleri düzenleyen yıllık belgelerden ayrı tutulmaları ve yalnızca beş yıl süreyle saklanmaları gerektiği anlamına gelir.
Eğer işletme büyükse ve belge akışı oldukça iyi ise, farklı kağıt türleri ayrı bir konu olarak hazırlanabilir (örneğin, tatil siparişleri - bir klasör, iş gezileri için siparişler - diğer). Bu, belgelerle çalışmayı büyük ölçüde kolaylaştıracak. Ek olarak, her bir vaka, kurumun isimlendirilmesine kaydedilir. Siparişin bir eki varsa, o zaman da dosyalanır. Ancak sipariş gerekçesiyle ilgili olarak - raporlar, açıklamalar, eylemler ayrı ayrı depolanır.
Uygulamaların gösterdiği gibi, siparişler ve onlar için gerekçeler mevcut evrakta bir arada tutuluyor, ancak arşiv depolamaya hazırlanırken farklı klasörlerde düzenlenerek yeniden düzenlenmeye başlanıyor. Örneğin, açıklamalar 75 yıla kadar tutuluyor, ancak kişisel dosyanın bir parçası.
Diğer tüm bazların beş yıla kadar saklama süreleri vardır, bu yüzden ayrı bir iş olarak kurulurlar.
Sipariş depolama
Siparişlerin raf ömrünü belirlemek için standart doküman listesini kullanmanız gerekir. Periyodik olarak gözden geçirilir ve güncellenir. Şu anda, 2010 yılında derlenen liste alakalı. Ona göre, daha önce olduğu gibi, siparişlerin temeli yaklaşık beş yıl süreyle saklanacak ve siparişlerin çoğu 75 yıla kadar (görevlerin yerine getirilmesi, iş gezileri, değişen isimler, tatiller ve sertifikalar) depolanacak.
Ayrıca, depolama sürelerini belirli faaliyet alanlarındaki organizasyonlar için hazırlanan departman listelerine göre gezinebilirsiniz. Kurallar, menkul kıymetlerin değerinin incelenmesini sağlar.
Uzun süreli depolama belgeleri personel dokümanları arşivine aktarılmalıdır. Onlara bir envanter derlenir ve ardından uzun süreli depolamaya aktarılır.
Saklama süresi geçmiş olan davalar imha edilebilir.
Belgeler nasıl imha edilir?
İşletmenin arşivlenmiş belgeleri bağımsız olarak imha edilebilir (depolama süresi dolmuşsa) veya bu sorunla ilgilenen özel kuruluşlardan yardım alabilirsiniz.Süreci nasıl organize ettiğiniz önemli değildir, kesinlikle bir yıkım eylemi hazırlanmalıdır.
Bunun için güvenli bir yer varsa, kağıtlar kendi kendine yakılabilir veya özel bir aparat kullanarak bunları yok edebilirsiniz. Bu gibi durumlarda, hareket herhangi bir biçimde yazılır. Ancak büyük hacimli davaların elden çıkarılması daha kolaydır. Ancak bu durumda, tüm eylemlere evraklar eşlik etmelidir. Kabul etme eyleminde, dava sayısını ve ağırlıklarını belirlemek gerekir. Örgüt çalışanının gizliliği sağlamak için belgelerin imhasında şahsen bulunması daha iyi olacaktır.
Devlet Arşivi
Rusya Federasyonu'nun her bölgesinde personel ile ilgili belgelerin devlet arşivi bulunmaktadır. Faaliyetinin temel amacı, tüm işletmelerin personeline kağıtların güvenilir şekilde saklanmasını sağlamaktır. Ayrıca, arşiv işletmelerden ve vatandaşlardan personel belgelerine ilişkin konulardaki sorulara cevap verir. Faaliyetinin bu yönü çok gerekli ve önemlidir, çünkü kuruluş kapatıldığında insanlar gerekli bilgiyi elde edecek hiçbir yere sahip olmazlar.
Bu nedenle arşivler tüm kağıtları koruma görevi ile karşı karşıyadır. Şu anda sadece özel değil, aynı zamanda bütçe kuruluşları da tasfiye edilmekte ve kapatılmaktadır. Bu durumda, personel depolaması için belgeleri devlet arşivine aktarmaları gerekir. Aşağıdaki belgeler 75 yıl boyunca saklanmalıdır: siparişler, uzlaşma belgeleri, yer değiştirme ve işten çıkarma belgeleri, kişisel dosyalar vb.
Davaların transferden önce tüm kurallara göre hazırlanması gerektiğini belirtmekte fayda var. Belediye arşivleri hizmetlerini, belgelerin sunulmasının önceden onayına tabi olarak sunar.
Transfer için kağıtların hazırlanması, tüm davaların doğru şekilde yürütülmesini, menkul kıymetlerin uzman değerlendirmesini ve stokların derlenmesini içerir.
Depolama için para ödemek zorunda mıyım? Devlet ve bütçe işletmeleri arşiv hizmetleri için ödeme yapmamaktadır. Devlet dışı bir mülkiyet devri formundaki tasfiye edilen işletmeler, ancak bir anlaşma olması durumunda davaları doğru bir şekilde yerine getirmişlerdir.
Davalar, arşivdeki uzman inceleme komisyonu ile onay ve koordinasyona tabi tutulur. Menkul kıymetlerin kabulü ve devri, tasfiye edilen kuruluşun huzurunda kurum çalışanları tarafından gerçekleştirilir. Bu işlem oldukça uzundur ve özenlidir, çünkü belgelerin durumu görsel olarak incelenerek kontrol edilir. Sonunda, karşılık gelen bir hareket çizilir.
Bir kelime yerine
Personel ile ilgili belgeler, herhangi bir işletmede bulunabilecek özel bir kağıt kategorisidir. Önemleri, uzun süredir ilgilerini kaybetmemeleridir. Uzun bir süre sonra bile, tekrar açmanız gereken bir durum ortaya çıkabilir. Bu makalelerin özel bir özenle hazırlanması ve sadece işletmelerde değil devlet arşivlerinde de yıllarca saklanması hiçbir şey için değildir.