Klasörlerdeki şeyler nasıl düzenlenir? Terminolojiye neden ihtiyaç duyulur ve bu terimle genel olarak ne kastedilmektedir? Dosyaları, klasörleri nasıl saklayabilir ve kurumda belgeleri başka nasıl düzenleyebilirsiniz? Şu anda, ofis işleri, sistematik bir yaklaşım ve azami hassasiyet gerektiren böyle bir iş kompleksidir. İşlerin isimlendirilmesinin ne olduğu ve neye yönelik olduğu hakkında, yalnızca şirket içindeki belge akışından sorumlu çalışanları değil, aynı zamanda kurumun iş süreçleri üzerinde kontrolünü sağlamakla ilgilenen tüm yönetim personelini bilmesi gerekir.
Genel terminoloji
Davaların adlandırılmasının ne olduğu göz önüne alındığında, her şeyden önce, bu terimin işletme ve kurum içinde açılan davaların bir listesini oluşturmayı içeren böyle bir sistemizasyon yöntemini belirtmek için kullanıldığını not etmek gerekir. Her biri için ülkemizdeki yasalar tarafından yürürlüğe konan kurallara odaklanırken, depolama süreleri açıkça belirtilmiştir.
Teori ve Günlük Yaşam
Pratik uygulamada vakaların isimlendirilmesi nedir? Bu, yürütülen dokümanları gruplamaya yardımcı olan ve böylece vakalar yaratan bir dağıtım şemasıdır. Bunu yapmak için, şirket şema, sınıflandırma onayladı, sonra pratikte uyguladı. Vakalar, belgeler için bir endeks endeksi de eklenmiştir. Saklama süresini belirtmeli ve referans materyali olarak kullanılan ve doldurulmamış numaradan doküman aramak için kullanılan kart indeksinin tasarımını belirlemelisiniz. Davaların adlandırılmasının ne olduğu sorusuna cevap verirken, terimin, büro işlerinden sorumlu departmanların çalışmalarını düzenleyen böyle bir muhasebe belgesini belirlemek için kullanıldığına dikkat edilmelidir. Adlandırma, tüm bu durumları açıkça ortaya koymaktadır, depolama süresi bir on yıl içindedir, yani geçici depolama belgelerinin sayısına aittir.
Bu neden gerekli?
Davaların isimlendirilmesinin ne olduğunu, uygulamaya nasıl geçireceğini kim bilebilir? Her şeyden önce, bunlar kurumdaki iş akışını düzenlemekten sorumlu kişiler ve ayrıca kurum başkanı tüzel kişidir. Adlandırma, tür veya içerik biliniyorsa gerekli belgeyi hızlıca bulmanıza yardımcı olur. Oluşumun niteliği, davaların isimlendirilmesinin yürütülmesi, kurumun duvarları içindeki dokümantasyonla çalışmanın ne kadar hızlı olacağını belirler. Şu anda, isimlendirmenin mevcudiyeti gerçeği, bir kurum ya da kuruluş, işletme olup olmadığı herhangi bir tüzel kişilik için zorunlu olarak belirlenmiştir.
Devlet düzeyinde, Birleşik Devlet Gümrük Servisi kabul edilmiştir - bu, dokümantasyonun korunmasına ilişkin kuralları belirleyen bir sistemdir. Eklerinde, davaların isimlendirilmesi ile ilgili şu anda ilgili örneği bulabilirsiniz. Ek olarak, böyle bir tek devletli sistematik bilgi kaynağı, bir kurumda veya işletmede bir yıl boyunca davaların isimlendirilmesinin geliştirilmesi ve uygulanmasıyla yönlendirilmesi gereken tüm hükümleri toplamıştır.
Soru Özellikleri
Şu anda, ofis çalışmalarında, isimlendirme birkaç tür ve belge türünü içeren karmaşık bir kavramdır. Tipik, yaklaşık, spesifik bir isimlendirme hakkında konuşmak gelenekseldir.Bireyler genellikle kurum düzeyinde bir bütün olarak ve ayrı bir yapısal birim olarak tanıtılmaktadır.
Tipik ve örnek niteliğindeki terminoloji, doğada ve bileşimde benzer olan dokümantasyonun birleştirilmesi için çağrılır. Model ayrıca, belirli bir kuruluşta kullanılan özel endeksleme sistemini de düzenlemektedir. Böyle bir dava adı listesi uygulamak gereklidir. Ancak, yaklaşık olanı, doğası gereği tavsiye niteliğindedir, ancak genel durumda, şirkette biriken resmi evrakların tümünün düzenlenmesine yardımcı olduğundan, buna uymak makul ve elverişlidir.
Sipariş temeli olarak sistem
Herhangi bir modern işletmenin mevcut belgeleri sistematikleştirmesi gerekir ve kuruluşun sorunlarını çözebilecek böyle bir sınıflandırma kılavuzunu temsil eden isimlendirmedir. Bu, başlatılabilecek kuruluşun tüm işlerinin adlarının satır satır belirtildiği bir belgedir. Aynı zamanda, kağıdın ne kadar süreyle saklanması gerektiği açıkça ifade edilir. Muhasebe isimlendirmesi, personel hizmetleri, bir bütün olarak teşebbüs başkanı tarafından onaylanmalıdır.
İsimlendirme girişinin temel amaçları
Böyle bir resmi yazı, iç iş akışının sistemleşmesini kolaylaştırır. Aslında, böyle bir plandır ve bu, yürütülen belgeleri dağıtmak için hangi algoritmaların kullanılması gerektiğini ve hangi konularda yerleştirilmeleri gerektiğini açıkça ortaya koyar. Bu, işletmenin arşiv sistemini oluşturur ve biriken kağıt kaynakları arasında yönlendirmeyi kolaylaştırır.
Aynı zamanda, personel işlerinin isimlendirilmesi, muhasebe ve işletme genelinin yanı sıra, farklı dokümantasyon kategorileri ile ilgili açık bir zaman aralığı tanımı içerir. Yapılandırılmış sistem, belirli bir durumda düzenlenen belgeleri saklamak için tam olarak ne kadar süre olduğunu söyler. Yürütülen belgeleri kullanarak bir dava oluştururken, raf ömrünün ne kadar olacağını hemen varsaymalısınız. Bu aşamada, belgelerin değerini belirlemeye izin veren birincil sınav denir.
Dizin, sistem ve temel bilgiler
Davaların isimlendirilmesi resmi olarak davaları endekslemek için hangi sistemin gerekli olduğunu ilan eder. Bu bilgi tescil için geçerlidir, çünkü isimlendirme tarafından oluşturulan endeks, kurumdaki her bir belgeye atanan tescil numarasının bir elemanıdır. Adlandırma, belirli bir tüzel kişiliğin yapısal özelliklerini hızlı bir şekilde analiz etmenizi sağlayan bilgilendirici bir referanstır.
Belgeler, bir vaka listesi oluşturmak gerektiğinde kullanılır. Bu, yasalar gereği, kalıcı depolama dahil, on yıldan daha uzun bir süreye sahip olan menkul kıymetlerin depolanması ile ilgilidir. Bu durum, işletmelerdeki büro işlerinden sorumlu olan bölümlerde kullanılan ana muhasebe belgesinin isimlendirilmesini sağlar.
Muhasebe ve daha fazla gelişme
Genellikle davaların isimlendirilmesi, muhasebe sisteminin işletmede uygulandığı ve geçici işlerin kontrol edilmesini sağlayan, yani on yıl boyunca depolanması amaçlanan en uygun belgedir.
Davaların isimlendirilmesinin bir diğer önemli amacı, yürütülen dokümantasyonla ilgili bilgileri korumak için gerekli olan bir referans kartı dosyasının oluşturulmasında uygulanabilirliğidir. İsimlendirmenin oluşumunda kullanılan sınıflandırma sistemi, kurum içindeki belge akışı hakkında referans bilgi sağlayan bir dosya dolabı oluşturmanın temelini oluşturur.
Neye benziyor?
Örnek olayların isimlendirilmesi aşağıdaki gibi olabilir.
Dokümantasyon hazırlanırken mevcut isimlerin yanı sıra işletme isimlerini, isimlendirme bölümlerini girdiğiniz bölümleri belirtmeniz gerekir.
Bu önemli!
Bazen, girişimciye göreceli olarak küçük bir iş akışı ile terminolojinin tanıtılmasının, gerçek faydalar getirmeyecek olan karışık, aşırı bir “evrak” olduğu görülmektedir. Soruya bu yaklaşım kategorik olarak yanlıştır. Herhangi bir modern şirkette belirli bir kurumun isimlendirmesini dikkate alarak doğru, uygun tanıtmak gerekir. Bir belge geliştirirken, oluşturma aşamaları da dahil olmak üzere kuruluşun iş akışının tamamını kaplamasını sağlamak gerekir. Şirketin faaliyetlerinin, işlemlerinin ve faaliyetlerinin tüm sektörlerinin adlandırmaya yansıtılması gerekir.
Devlet düzeyinde kabul edilen yasal işlemlerde böyle normatif bir belgenin hazırlanması için genel kabul görmüş gereklilikleri okuyabilirsiniz. Şirketlerin arşivleri için getirilen çalışma kuralları, işletmelerin belge dağıtımını düzenleyen standart talimatlar buna ayrılmıştır. 1988'de bugün hala geçerli olan bir devlet belgelendirme desteği sistemi geliştirilmiştir. Düzenli olarak devlet düzeyinde kabul edilen belgeler, elektronik bilgisayarların kullanımı da dahil olmak üzere günümüzün gerçekleri göz önünde bulundurularak sonuçlandırılırken, temel sistemizasyon ve sınıflandırma teorileri aynı kalmaktadır.
Ürün Formları
Klasik versiyonda, bu belge bir tablo olarak derlenmiştir. Endeksler, sınıflandırmalar, kurum içinde üretilen dokümantasyonun kayıt süreçleri için temel oluşturur, ondan harici alıcılara ilerler ve harici kaynaklardan işleme kabul edilir. İyi derlenmiş bir terminoloji, herhangi bir modern şirketin ofis işleri sürecine eşlik eden diğer sınıflandırıcıların oluşturulması için uygun bir araçtır. Bu nedenle, dokümantasyonun ön incelemesi genellikle konuların sınıflandırılmasını, tartışma alanlarını gerektirir. Ayrıca, yürütülen belgeler için özel sınıflandırıcılar gerekir. Elektronik bir sistem tanıtırken, navigatörler, farklı yapısal birimleri ve performansları yansıtan temsiller geliştirmek gerekir. Ek olarak, davaların isimlendirilmesine dayanarak, diğer tiplerin yanı sıra özel kontrol konusu olan belgeleri de organize etmenize izin veren bir sistem geliştirebilirsiniz.
Terminoloji planlama dokümantasyonu kategorisine aittir. İçinde, planlama için önerilen vakaların başlıklarını, farklı faaliyet yönlerinde muhasebe, işletmenin ekonomik faaliyetlerini bulabilirsiniz. Şirkete atanan fonksiyonlar isimlendirmeden görülebilir. Belge bir sonraki yıl için hazırlanmıştır, bu nedenle iş akışının sadece mevcut yeteneklerini ve ihtiyaçlarını değil aynı zamanda yakın gelecekte planlananları da içine almak gerekir. İsimlendirmeyi derlerken, işletmeyi düzenlemeye zorlayan mevcut zorlu ekonomik koşullarda her zaman mümkün olmamakla birlikte, önümüzdeki beş yıl boyunca işletme yönetiminde doküman yönetim sisteminin ihtiyaçlarını doğru bir şekilde tahmin etmek mümkün olacaktır.
Gerçeklik ve plan
Pratik uygulamada, çoğu durumda davaların isimlendirilmesi, listelenen her başlık için bir endeks sayısının bulunması nedeniyle muhasebe belgeleri olarak kabul edilir. Yılın sonuçlarını özetleyen son isimlendirme kaydı, geçmiş dönemde açılan davaların sayısı ve kategorileri hakkında karar vermemize izin verir. Ayrıca, özel çaba göstermeden ve boşuna zaman kaybetmeden, geçmiş zamana dayanan dava sayısını, hacimleri hesaplayabilirsiniz. Bu, belgesel fonunun iş akışı sisteminin nicel bir tanımını verir. Böyle bir analize olan ihtiyaç, hem ayrı bir yapısal birim hem de bir bütün olarak organizasyon çerçevesinde ortaya çıkmaktadır.
Muhasebe kayıtları olarak görev yapan isimlendirme, dosyalar arşive aktarıldığında kullanılabilir.Bu öncelikle geçici depolamaya yönelik olanlar için geçerlidir - on yıldan fazla değil. Adlandırma ayrıca, bir süre on yılı geçerse sürekli veya geçici olarak depolanması amaçlanan vakaları içeren bir envanter oluşumu için uygun bir temel sağlar. İsimlendirme, şirket personeli hakkında dokümantasyon içeren bir vaka envanteri oluşturulduğunda ve belgelerin imhasını düzeltmek, ihtiyaç duymayan veya depolanamayan kağıtların tahsisi için harekete geçildiğinde uygundur.
Bazı organizasyon türlerinin özellikleri
Zorunlu bir önlem, herhangi bir devlet kurumu için bir isimlendirme derlemesi olacaktır. Bu belgenin belediye, alt bölgesel tüzel kişilerde bulunması gerekir. Böyle bir zorunlu prosedür, kurumlarda oluşturulan belgelerin transferi, belediyenin arşivlerinde depolanması için kurumlar veya federal düzeyden kaynaklanmaktadır.
Özel bir kuruluştan bahsediyorsak, terminolojinin oluşumu da gereklidir, ancak bunun için geçerli olan şartlar daha az katıdır. Bir yandan, belge de çok işlevlidir - şirkete devlet katılımına bağlı değildir. Bir tüzel kişiliğin yeni yaratıldığı bir zamanda bir isimlendirme geliştirilmesi önerilir. Devralma sırasında birleşme, aynı zamanda yeni bir tüzel kişilik oluşması durumunda, böyle bir belge akış sınıflandırması için bir sistemin oluşturulması gerekmektedir. Kurallara göre, terminolojinin geliştirilmesi son derece öncelikli bir görevdir ve iş akışının kurallarını tanımlayan talimatın oluşturulmasından önce bile üzerinde çalışmak gerekir.