İş gezileri, işletme çalışanlarının kuruluş için önemli sorunları çözdüğü iş gezileriyle temsil edilir. Geziler Rusya içinde veya diğer ülkelerde olabilir. Bunlar, işçiye, iş gezisinde bir gider raporu hazırladığı işveren tarafından ödenir. Bu belge seyahatte ne kadar para harcandığı hakkında bilgiler içermektedir. Bu rapora dayanarak, muhasebecinin çalışana yapılan masrafları karşılamak için gereken miktarda fon aktarması gerekir.
Belge kavramı
İş gezileri için, 2017 yılındaki ilerleme raporu AO-1 şeklinde derlendi. 2018 yılında bu belgenin şekli değişmeden kaldı. Bu belge istatistiksel makamlarca onaylanmıştır, ancak her şirket bu rapora herhangi bir ekleme yapma olanağına sahiptir.
Yalnızca yeni sütunlar ekleyemezsiniz, aynı zamanda gereksiz olduğu düşünülen bazı satırları hariç tutabilirsiniz. Bir iş gezisine ait gider raporu birincil muhasebe belgesi ile sunulur. Çalışan için seyahat için verilen fonların bir amaç için gönderildiğinin doğrulanması görevi görür.
Derleme Nüansları
Bir iş gezisinde gider raporu hazırlamak oldukça kolaydır. Bu işlem, şirket müdüründen seyahat için belirli miktarda para alan sorumlu bir kişi veya temsilci bir çalışan tarafından gerçekleştirilir. Bu fonların iş gezisi sırasında gerçekten kullanıldığından emin olmak için bir rapor derlenir ve şirketin muhasebecisine iletilir.
Rapor baş muhasebeci tarafından kontrol edilir ve imza için direktöre iletilir. Eğer işçi yolculuktan önce aldığı şeyden daha fazla harcama yaptıysa, tazminat alabilir. Kuruluşun kasadan nakit olarak verilir. Bunun için bir vatandaş ilk önce fonun hangi amaçla harcandığını belirten bir nakit harcama talimatı alır.
Hangi formları kullanabilirim?
Bir gider raporu hazırlarken, işletme çalışanları aşağıdaki belgeleri kullanabilir:
- İstatistikçiler tarafından onaylanan AO-1 formu;
- belirli bir şirket tarafından AO-1 formuna göre özel olarak geliştirilmiş bir form;
- Elektronik doküman yönetimi, şirket elektronik doküman yönetimi kullanıyorsa.
Eğer şirket kendi formunu oluşturmaya karar verirse, gerekli bazı detayları girmek önemlidir. Eğer yoksa, bu durum vergi müfettişleri ile ilgili bazı sorunlara neden olabilir.
Nasıl yapılır?
İş gezilerine katılan tüm şirket çalışanları, bir iş gezisine yapılan harcama raporunun nasıl doldurulacağını anlamalıdır. Bu belgenin yardımıyla, ortaya çıkan maliyetlerin geçerliliğini ve yasallığını doğrulayabileceklerdir. Tasarım kuralları şunları içerir:
- Çalışana muhasebe departmanındaki bir uzman tarafından bir rapor formu verilir;
- Belgeleri kendiniz veya bir muhasebecinin yardımıyla doldurabilirsiniz;
- veriler yolculuktan hemen sonra girilir;
- Bazı bilgiler şirketin muhasebecisine uyar.
Çalışan, bu tür bir rapora, belirli masrafların teyidi olarak hizmet eden başka belgeler eklemelidir. Farklı çekler, makbuzlar veya diğer ödeme belgeleri ile sunulurlar.
Örnek bir seyahat gideri raporu aşağıda bulunabilir.
Hangi bilgiler dahil?
Bu belge, bir iş gezisinden gelen şirketin bir çalışanına sunulan resmi belgeler temelinde doldurulur.Hesaplamalar nakit olarak yapılmışsa, rapora farklı ödeme belgeleri eklenir. Nakit dışı harcamalar kullanılmışsa, bankadan bir ekstre istenecektir.
Aşağıdaki bilgiler belgelere dahil edilmiştir:
- seyahat eden vatandaş hakkında bilgi;
- bu raporun birkaç paragrafını dolduran muhasebeciye ilişkin veriler;
- vatandaşın çalıştığı kuruluşun adı;
- personel numarası;
- hane veya eğlence giderleriyle temsil edilen avans ödemesinin amacı;
- maliyet aşımları veya nakit bakiyeleri hakkında bilgi;
- Bir iş gezisinde iken vatandaşın maliyetini doğrulayan belgeleri listeler;
- Bir şirket çalışanı tarafından bir iş gezisi sırasında harcanan toplam miktar
- vatandaş imzası.
Bu raporu inceledikten sonra muhasebeci imzasını atıyor. Ek olarak, raporun numarasını ve tarihini gösterir. Muhasebe masraflarının yanı sıra muhasebeleştirilecek harcamalar da verilir. Doğru şekilde hazırlanmış ve doğrulanmış bir belge çalışma ve imzalama için şirket yöneticisine aktarılır.
Bir iş gezisinde bir gider raporu doldurmanın bir örneği aşağıdadır.
Hangi belgeler ekli?
Bir iş gezisi sırasında şirketin bir çalışanı, belirli masrafları onaylayan tüm ödeme belgelerini kaydetmelidir. Tamamlanması sırasında rapora kaydedilirler. Bu belgeler farklı şekillerde sunulabilir. Bu nedenle, aşağıdaki makaleler rapora eklenmiştir:
- kasiyer çekleri en yaygın belgeler olarak kabul edildi;
- katı raporlama formları;
- nakit teminatları;
- makbuzlar;
- üst;
- diğer ödeme belgeleri.
Bu kağıtların tümü en uygun koşullar altında dikkatlice kontrol edilmeli ve saklanmalıdır. Çalışanlar kaybedilirse, işverenden aldığı fonları gerçekten gerekli amaçlar için harcadığını ispatlayamaz. Bu durumda, muhasebe harcamalarını geri ödemeyi reddedebilir.
Fonlar kasiyer çekinin yapılmadığı kuruluşlarda ve mağazalarda harcanırsa, mal kontrolü talep etmeniz gerekecektir.
Zorluklar nelerdir?
Bir iş gezisine yapılan harcama raporunu doldurma sürecinde çeşitli zorluklar ortaya çıkabilir. Bunlar şunları içerir:
- eğer bir kişi başka bir ülkeye gönderilirse, masrafları yabancılardan alınan ödeme belgeleri ile onaylamalıdır, ancak yabancı bir dil bilgisi yoksa, farklı makbuzları ve çekleri olmayabilir;
- sık sık, böyle bir seyahatten hemen sonra, bir vatandaş tatile gider, bu nedenle varıştan hemen sonra bir rapor hazırlamak için vakti yoktur, ancak bir süre dinlendikten hemen sonra da belgeleri formüle etmeniz gerekebilir;
- Yabancılardan alınan tüm evrakların Rusçaya çevrilmesi gerekecektir.
Raporun doldurulmasının ve harcamaların vatandaşa geri ödenip ödenmeyeceğinin diğer belgelerin hazırlanmasının doğruluğuna bağlıdır.
Yurtdışına seyahat ederken çıkan özellikler
İş gezileri sadece Rusya'da değil, çoğu zaman yabancı ortakları ziyaret etmesi gerektiği için gerçekleştirilebilir, bu nedenle yurtdışında bir iş gezisi gerekir. Bu durumda gider raporu nasıl düzenlenir? Bunun için özellikler dikkate alınır:
- geziden dönerken, çalışanın üç iş günü içinde bir rapor hazırlaması gerekir;
- para döviz cinsinden verildiyse, bu kesinlikle belgelerde belirtilmiştir;
- döviz cinsinden harcamalara ilişkin bilgiler, ruble döviz kuru üzerinden transfer edilmeden girilmelidir;
- belirli harcamaları onaylayan belgeler yabancı bir dilde hazırlanırsa, Rusça’ya satır satır çevirileriyle ilgilenmeniz gerekir;
- çeviri işlemi doğrudan şirket çalışanı veya uzman şirket çalışanları tarafından gerçekleştirilebilir;
- Farklı araçlara yönelik biletlerin yabancı bir dilde yaratılması durumunda, tam adın kullanıldığı bilgilerin aktarılması kesinlikle gereklidir.yolcu, varış yeri, uçuş, kalkış ve varış tarihi ile bilet fiyatı;
- önemi olmayan bilgileri tercüme etmek gerekli değildir; örneğin, uçuş kuralları veya bagaj taşıma özelliklerini içerir;
- Bir vatandaşın bir elektronik bilete sahip olması durumunda transfer yapılmasına gerek yoktur, çünkü tüm bilgiler Birleşik Uluslararası Kodlayıcı gereklilikleri temelinde doldurulur;
- otel faturası veya araç kiralama kontrolü dahil olmak üzere diğer tüm destekleyici belgeler için transfer gereklidir.
Sadece yukarıdaki şartların tümü göz önüne alındığında, bir şirket çalışanı işverenden alınan paranın hedef harcamasını onaylayabilecektir. Uzman firma çalışanları transferde yer alıyorsa, bu tür servislerin maliyetleri şirketin diğer giderlerine dahil edilir.
Bir çalışan seyahatten sonra tatile gidebilir mi?
Genellikle iş gezileri yeterince uzun sürer, bu nedenle böyle bir seyahatten hemen sonra çalışanın dinlenmesi gerekir. Böyle bir yolculuktan sonra hemen tatil yapmanıza izin verilir. Bunun için işe gelip derhal bir iş gezisi için önceden bir rapor iletmek gerekli değildir.
Tatilden çıktıktan hemen sonra ve yolculuktan döndükten sonraki üç gün içinde dokümantasyon hazırlanmasına izin verilir.
Teslimat süreleri
Belge üç gün içinde kiralık. Geri sayım aşağıdaki noktalarla başlar:
- iş seyahatinden dönüş;
- tatilden çıkış;
- hastalık izninden dönüş.
Bu nedenle, üç gün içinde geri sayım, vatandaşın kariyerine devam etmek için işe döndüğü andan itibaren başlar. Bir iş gezisinde avans raporunun devredilmesi için son tarihler ihlal edilirse, bu durum çalışanın kendisi tarafından yapılan masrafları karşılamak için şirketten para alamamasına neden olur. Ayrıca, bu ihlaller vergi müfettişleri tarafından tespit edilirse şirketi sorumlu tutmak için temel olabilir.
Hangi kablolama kullanılır?
Bir iş gezisinde önceden doldurulmuş bir raporun doğru doldurulduğunu onaylamak için, ilgili verilerin muhasebe kayıtlarına girilmesi gerekir. Bunu yapmak için, muhasebeci gelir veya gider işlemlerini yansıtmak için kayıtları kullanır. Giderler 71 hesabına kaydedilir.
Bir vatandaş işverenden aldığı seyahatten daha fazla harcadıysa, bu giderlerin tazminatına güvenebilir. Bunu yapmak için resmi belgelerle onaylaması gerekir. Sadece bu durumda, şirket muhasebesinde muhasebeci tarafından gerekli bilgiler girilir.
Sonuç
İş gezileri, çeşitli nedenlerden dolayı herhangi bir şirket tarafından istenebilir. Rusya'da veya diğer ülkelerde yapılabilirler. İş gezilerindeki işçiler, giderlerinin karşılığını almayı bekleyebilirler. Bunu yapmak için, yapılan harcamaları onaylayan ödeme belgelerini kaydetmeleri gerekir.
Bir iş gezisinin ardından şirket çalışanı tarafından bir ön rapor hazırlanır. Gezi sırasındaki tüm masraflar hakkında bilgi içerir. Ekli diğer belgeler şirket muhasebecisi ve müdürü tarafından incelenir. Bu rapora dayanarak, gerekli veriler şirket muhasebesine girilir.