Arşiv çalışması: hukuk, talimat

Herhangi bir kuruluşta, belgeler belirli bir süre için saklanır, bundan sonra belediye veya devlet arşivine aktarılması gerekir. Resmi evrakların depolanması için transfer edilmesi, ülkenin farklı bölgelerinde değişiklik gösterebilecek belirli özelliklere sahiptir.

Evrak işleri belgelendirme işleminden ve resmi evrakların işlenmesinden sorumlu olan çalışma alanıdır.

Arşiv işleri, arşiv belgelerinin muhasebe, depolama ve kullanımında devlet yapılarının, kuruluşların ve vatandaşların özel bir etkinliğidir.

Belge türleri

Arşivleme ve evrak işleri, çeşitli kağıtların tasarlanması için birçok terim içerir. Belgeler:

• İyi (herhangi bir resim biçiminde veri içerir).
• Fotoğraf belgesi (fotoğrafçılık veya ikonografi kullanılarak oluşturulmuş. Böyle bir belge genellikle çeşitli sanat nesnelerinin resimlerini içerir).
• Grafik (çizgiler, chiaroscuros ve konturlar kullanırlar).
• Bir fonografik belge (herhangi bir ses kayıt sistemi tarafından yüklenmiş ses verisine sahip bir taşıyıcı).
• Görsel-işitsel (görüntüleri ve sesleri içerir).
• Film belgesi (daha sık olarak görsel-işitsel veya resimsel bir belgedir; sinematografi yöntemi derlemek için kullanılır).
• Yazılı bir belge (bu, herhangi bir harf türü kullanılarak tanımlanabilen verilerdir).
• Metin (ses kaydını kullanarak herhangi bir ses verisini içerir).
• Makine metni (kayıt, bilginin elektronik bilgisayar kullanılarak işlenmesinden dolayı olası yollardan biriyle geliştirmeye dahil edilir).
• Belova (belgenin son hali el ile veya teknik araçlarla düzeltmeler ve hatalar olmadan kopyalanır).
• El yazısı (böyle bir belgedeki işaretler yalnızca el ile uygulanır).
• Videogram (ekranda bilgileri gösteren resim).
• Daktiloyla yazılmış belge: Herhangi bir teknik yöntem kullanılarak uygulanan mektubun işaretlerini belirtir.
• Taslak belge - yazarın bütün lekeleri ve düzeltmeleri içeren etkinliklerini yansıtır.

standartlar

Rus yasalarına göre, resmi evrakların arşive aktarılması prosedürü GOST R 7.0.8-2013 tarafından düzenlenir. Evrakların bitiminden 12 ay sonra, evrakların tüm kural ve şartlara uygun olarak arşive aktarılması zorunludur. Nakil hazırlığı, üretim personeli tarafından veya üçüncü taraf bir şirket tarafından yapılabilir.

GOST 2013 arşiv ve evrakı, bu alanda kullanılan temel, en yaygın terimlerin tanımlarını içerir. Belgede hem en genel terimleri hem de form veya envanterin yanı sıra son derece özel olanları, örneğin erişim kısıtlamaları çubuğunu görebilirsiniz.

Ek olarak, GOST kayıt yönetimi ve arşivlemesi, belgeler, belgeler ve diğer evraklarla birlikte çalışmanın organizasyonu ile ilgili terimlerin bir tanımını (yorumunu) içerir.

Hazırlık aşamaları

Arşive aktarılacak malzemelerin adım adım hazırlanması:

• evrakların bu arşiv tarafından belirlenen tüm gereklilikleri karşıladığından emin olun;
• kitapçık dokümantasyonu yürütmek;
• tüm sayfaları numaralandır;
• Bir Case Certifier geliştirmek;
• kapak ayrıntılarını belirtin;
• dahili bir dava dosyası geliştirmek;
• bir envanter oluşturmak.

10 yıldan daha az bir süre saklanacak kağıtların aktarılması beklenirse, kitapçık olmaması, sistemleştirilmesi, numaralandırılması, sertifikalandırma unsurlarına izin verilmez.Burada, her şeyden önce, belirli kurumların gereksinimlerine odaklanmak gerekir, çünkü farklı kurumların standartları yukarıdaki konulardan birini veya tümünü içerebilir.

Arşiv İşleri ve Kayıt Tutma Kanunu bu alandaki temel terimleri ve tanımlarını listeler. Aşağıda bazılarını göz önünde bulunduruyoruz.

Kayıt Tutma ve Arşivleme: Terimler ve Tanımlar

1. Belgeleme - verilen kurallara uygun olarak bilgileri herhangi bir biçimde sabitleme.
2. Birleştirilmiş Belge Sistemi (DCL) - belirli bir çalışma alanında yönetim için gerekli bilgileri içeren bir sistemdir.
3. Belgelendirme kuralları - belgelerle çalışma sürecine ilişkin kural ve düzenlemelerin listesi.
4. Birleşik Belge Formu (UFD) - faaliyet alanındaki herhangi bir sorunu çözmek için çeşitli veri taşıyıcılarında belirli bir düzende ayarlanmış birçok ayrıntı.
5. Dokümantasyon sistemi - tür, tür ve amaç bakımından üniforma, hazırlıkları için gerekli olan birçok kağıt.
6. Belgenin adı - mektuptaki belgenin belirli adı.
7. Örgütsel ve idari belge - çeşitli örgütsel ve idari görevlerin, yönetim konularının, üretim departmanlarının çalışmalarının düzenlenmesi, kuruluşların yanı sıra devlet yapıları ve makamlarının çözümüne sahiptir.
8. Dikmeler - resmi belgenin gerekli unsurlarından herhangi biri. Aksesuarlar en sık değişken ve sabit parçalardan oluşur.
9. Form - bir kağıt örneği. Kullanımın kapsamını, inşaat ile ilgili soruları ve ana detayları belirtir.
10. Form, resmi bir belgenin yazarını tanımlamaya yardımcı olan bir dizi ayrıntıdır.
11. Standart hale getirilmiş rapor sayfası onaylı UVD'lerin bir listesidir.
12. Kayıt - ofis işleri gereklilikleri tarafından belirlenmiş tüm gerekli unsurları bir belgeye girmek.
13. Tek biçimli bir formun hizmet alanı - UVD bölgesi, depolama teknik bileşenlerinde sabitlenmiştir ve özel görüntüler uygulamak için kullanılır.

Bunlar arşivleme ve evrak işleri için mevcut devlet standardının temel terimleri ve tanımlarıdır.

Detay türleri

Ayrı olarak, resmi belgelerin hazırlanmasında kullanılan ayrıntılarda durmaya değer:

1. İmza - yetkili bir kişinin yazılı işareti.
2. Onay damgası - kuruluşun olumlu bir değerlendirmesini veya resmi evrakın yazarı olmayan bir kişiyi ifade eder.
3. Tarih - kağıdın hazırlandığı günü, kabul edildiğini, kabul edildiğini veya yayınlandığını gösterir.
4. Sınır damgası - bilginin belirli, sınırlı sayıda insan için mevcut olduğunu gösteren bir işaret.
5. Başlık - belgenin özünü özetler.
6. Onay damgası - belgede yer alan bilgilerin normalliği ve yasallığı hakkında konuşur.
7. Vize - Yetkili kişinin belgede belirtilen bilgilerle rızasını veya anlaşmazlıklarını ifade eder.
8. Metin - herhangi bir harf veya ses kayıt sistemi tarafından kaydedilen veriler. Belgenin konuşma bilgilerinin ana bölümünü içerir.

Kullanım kılavuzu

Kurallar, listeler, arşiv işleri için talimatlar ve diğer düzenleyici belgeler, temel kanunun uygulanmasına yardımcı olur. 2002 yılında oluşturulan arşiv yapılarının çalışması için temel gereksinimler vardır.

Bu tür kuralların Rusya Federasyonu Adalet Bakanlığı'na kayıtlı olmadığını belirtmekte fayda var. Bu bağlamda, 1986’nın "Bölüm arşivlerinin temel kuralları" hala geçerlidir.

Evrak ve arşivleme alanındaki bu gerekliliklerin varlığı, tüm bu işlemlerin organizasyonunda, arşivlerde belgelerin muhasebesi, kullanımı, tamamlanması ve saklanması konusundaki tutarlılık ihtiyacından kaynaklanmaktadır. Gereksinimlerin ana odağı isimlendirmedir.

Dolayısıyla, eylemlerin algoritması aşağıdaki gibidir:

• menkul kıymetlerin değerinin incelemesini düzenlemek;
• arşive göndermek için belgeler hazırlamak;
• iş kurmak;
• imha belgelerinin tahsisi için bir prosedür hazırlamak;
• davayı arşive gönderin.

Bu şartların, 21 Temmuz 1993 tarihli Rusya Federasyonu Yasası ile düzenlenmemiş olan çalışmaları “On Secret” üzerine belgelendirmeler için geçerli olmadığını belirtmekte fayda vardır.

organizasyon

Belgelerin ve evrakların arşiv depolanması, güvenlik ve erişilebilirliklerini sağlarken, belgelerle çalışmayı net bir şekilde kontrol etmeye yardımcı olur. Belirli bir terimi ve hatta bir depolama yöntemi olan belirli belge türleri vardır.

Arşiv işlerini düzenlerken, devlet daireleri ve organları başarısız olmadan resmi belgeleri Rusya Federasyonu Arşiv Fonlarına (AF RF) aktarır. Ticari yapılar da, dokümantasyon depolamak için daha geniş bir yöntem seçeneğine sahiptir.

Her resmi evrak grubunun, Rusya Federasyonu düzenleyici çerçevesine göre düzenlenen kendi özel saklama süresi vardır. Arşivdeki belgelerin el koyma tarihinin, depolamanın sona erme tarihi ve kanunun ilgili hükümlerine atıfta bulunularak kaydedildiği bir envanter oluşturulur.

Belgelerin saklandığı yer için gereklilikler

Şirket içinde, belgelerin arşiv depolanması, uzmanlık gerektiren binalarda veya ayrı, ayrı odalarda düzenlenir. Aynı zamanda, odadaki aşırı ısıtma ve yüksek nem kesinlikle yasaktır. Bunlar arşiv belgelerini depolamak için en önemli kriterlerdir. Aynı zamanda, farklı veri taşıyıcıların kendi modlarına ihtiyaçları vardır. yani:

1. Kağıtlar: 18-20 ° С, hava nemi -% 52-57.
2. Filmler: siyah ve beyaz - 16 ° С, renkli - 3-6 ° С. Nem% 41-44'tür.
3. Manyetik bantlar ve diskler: 16-19 ° С, hava nemi -% 52-64.

Fast food yerleri, kantinler gibi gıda ve kimyasalların bulunduğu depoların yakınında belge düzenlemek mümkün değildir. Ek olarak, belgelerin iklimlendirilmesinin gerçekleşeceği kâğıtlar almak için ayrı bir oda bulunmalıdır. Bazen bu odalar çeşitli depolama ortamlarının kısa süreli depolanması için kullanılır.

Oda gerekli katalog raflarını, rafları ve arşiv klasörlerini, özel kutuları içermelidir. Özellikle gerekli ve ekonomik açıdan değerli belgeler güvenli kilitleri olan metal dolaplara yerleştirilir. Temel gereksinimlere ek olarak, daha az önemli başka koşullar da var:

1. Güvenlik. Arşiv odaları yangına dayanıklı, taşkınlardan korunmalı, acil çıkış var. Belgelerin ısı kaynağından uzaklığı (pencereler dahil) en az 0,6 m'dir ve kağıtların yanlarına yerleştirilmesi kesinlikle yasaktır.
2. Yalnızca koruyucu ekipmanla yalıtımlı boru hatları kullanın.
3. Gizli sızdırmaz soketler ve elektrik tesisatı.
4. Tüm ısıtma cihazlarının çalışmasında katı bir yasak. Ayrıca, gıda ve belgelerin depolanmasıyla ilgili olmayan diğer öğelere izin verilmez.
5. Varlığında mobil veya sabit metal raflar olmalıdır. Üzerindeki kağıtlar en iyi şekilde kutulara veya paketlere yerleştirilir. Aynı zamanda, ana koridordaki mesafe en az 1.3 m, raflar arasında ise - 0.7 m Alt çekmeceden - en az 0.1 m ve raftan duvara kadar - en fazla 0.5 m.

Ayrıca zorunlu saklama gerekliliği: dolapların yerleri duvarlara, pencerelere ve bataryalara diktir.

Arşiv kağıdı depolama binasında, yapay ve doğal ışık kabul edilebilir. Aynı zamanda, doğrudan güneş ışığının dokümantasyona girmesini önlemek önemlidir. Akkor lambalar kullanılıyorsa, her birinin üstüne koruyucu bir kapak takılmalıdır. Floresan cihazlar küçük bir UV spektrumu ile seçilmelidir.

Depolama süresi

Resmi evrakların arşiv depolanması için, üretimde belgelerin sistematik hale getirilmesinde özel bir yöntem kullanılmaktadır. Yürürlükteki yasa ve düzenlemelere uymaya yardımcı olur. Bunun amacı önemli bilgi kaybını ortadan kaldırmaktır.

Menkul kıymetlerin arşivde saklanması için belirlenen sürenin dolmasından sonra, sorumlu kişi resmi belgeleri imha eder ve sonra bir tasfiye eylemi yaratır.

Ek olarak, sınırsız saklama süresi olan belgeler vardır. Onlar için bir finansman prosedürü uygulanmaktadır. Bu, çeşitli fonlar ve tahsilatlar için arşiv çalışmalarında yer alan bir bildiri bölümüdür.

Düzenleyici belgeler

Arşiv işleri çalışmaları alanındaki mevzuat, pek çok metodolojik öneri ve yasal yasal düzenlemeler içermektedir. Bu karmaşık, ancak mantıksal olarak doğru bir düzenleme mekanizmasıdır.

İlişkilerin düzenlenmesindeki ana dayanak 22 Ekim 2004 tarihli 125-ФЗ “Rusya Federasyonu'ndaki Arşivcilik İşleri” yasasıdır. Temel olarak, dokümantasyonla çalışma kuralları, depolama süreleri olan kağıtların listesi konusunda Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşları düzeyinde yasalar kabul edildi. Ayrıca, arşiv birimleriyle kararlaştırılan arşiv kayıtlarının yönetimi ile ilgili diğer düzenleyici belgeleri de içerir.

Bu yasalar ve düzenlemeler yasal düzenlemelerin uygulanmasına yardımcı olur. Her türlü mülkiyet şeklindeki kurum ve kuruluşlar için zorunludur.

Arşivleme ve evrak işlerinde GOST, devlet, belediye ve özel mülkiyet belgelerine uygulanır. Devlet depolarına aktarılan ve Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'na dahil olan ana belge türlerini tanımladı. Özel mülkiyete ait belgelerin dahil edilmesi yasaya uygun olarak yapılır.

Resmi evrakların belediye ve devlet arşivlerine devredilme süresi de kesin olarak tanımlanmıştır. Bu, belediye ve devlet ile birlikte kalıcı depolama anlaşması yapan devlet dışı girişimler için de geçerlidir.

Devlet ve belediye arşivleri kuruluş listeleri hazırlar ve bunları depolamak ve Rusya Federasyonu Arşiv Fonuna aktarmak için bildiri listelerini aktarırlar. Devlet dışı girişimlerin bu tür listelerde yer alması kendi istekleri doğrultusunda ve mevcut anlaşma uyarıncadır. Ek olarak, arşiv, işbirliğinin yalnızca planlandığı kuruluşlar için personel listelerini tutabilir.

Bir kuruluş kapandığında arşiv belgelerine ne olur?

Bir teşebbüsün tasfiyesi, yeniden düzenlenmesi veya iflası durumunda, tüm arşiv belgeleri kuruma, devlet veya belediye arşivine yasal olarak sahip olma hakkına sahip haleflere devredilecektir.

Belediye veya devlet kuruluşlarının özelleştirilmesi, faaliyetlerinin bir sonucu olarak yayınlanan tüm belgeleri (örneğin personel siparişleri) arşivlerinde bırakmanıza izin verir.

Erişim Sırası ve Kısıtlamaları

Ayrıca kanunla düzenlenirler. Kısıtlamalar, devlet (veya devlet tarafından korunan) sırlarını veya kişisel veya aile sırlarıyla ilgili bilgileri içeren belgelere erişimin dönüşünü etkiler (bu durumda, depolama süresi belgenin derlendiği tarihten itibaren 75 yıl olacaktır).

Arşivlerin, yasal olarak belirlenen süre içinde yasal belgeleri (arşiv belgelerinin kopyalarını veya belgelerini) tüzel kişilere ve kişilere ücretsiz olarak vermeleri gerektiği unutulmamalıdır. Bu tür belgeler sosyal koruma, emekli aylıkları, sosyal haklar ve tazminat için gereklidir.

Kanıt olarak ele geçirilen arşivlenmiş belgelerin (Rusya Federasyonu yasalarına göre) iade edilmesi gerekir.

Kurallara uymamak, Rusya Federasyonu'nun arşivleme konusundaki mevzuatının ihlali idari, cezai ve hukuki olarak zorunludur.