Ülkemizdeki arşiv envanterinin son yıllarda tasarımı, özellikle sürekli olarak meydana gelen değişiklikler, reformlar, yeniden yapılanmalar ve ekonomik sektörü etkileyen değişimlerden kaynaklanmaktadır. Arşivlerde saklanan bilgiler önemli ve değerlidir. Durumun neden belirli bir şekilde geliştiğini ve geleceğe yönelik beklentilerin neler olduğunu anlamanızı sağlar. Arşivler paha biçilmez bir bilgi kaynağıdır, ancak yalnızca o zaman gezinmek için kullanışlıdır. Bunun için arşivlerin düzenlenmesi için bir sistem tanıtıldı.
Konunun alaka düzeyi
Ülkemiz arşivleri güvenilir bilgi birikimini hedeflemektedir. Arşiv envanterinin ana işlevi, en büyük bilgi havuzlarında gerekli bilgilerin aranmasını kolaylaştırmaktır. Bunun için, devletin tüm arşiv kurumlarına uygulanan metodolojik bir temel olan bir referans sistemi sağlanmıştır. Aslında, ulusal düzeyde bir arşiv işlevi gördüğü için bilimsel ve referans bir araçtan bahsediyoruz. Bu cihazın verimliliği, dizinlerin, yani envanterin ne kadar verimli ve dikkatli bir şekilde oluşturulduğuna bağlıdır.
İş yapmanın mevcut gerçekleri, davaların bir arşiv envanterinin bir bilgi denizinde gezinmeye yardımcı olacak kilit bir referans rehberi olacağı şekildedir. Envanter, kaydedilen dosyaları listeleyen, aynı zamanda belgeleri kaydetmek için kullanılan bir belgedir. Bilgi yükünün büyük olduğu tahmin edilmektedir; envanter, işaretçilerin ve kılavuzların derlenmesinde temel teşkil etmektedir. Envanterin ne kadar iyi olduğunu birçok yönden, ihtiyacınız olan bilginin ne kadar kolay ve hızlı bir şekilde bulunduğunu belirler. Bu dokümantasyonun iki ana işlevinden bahsediyorlar: bilgi ve muhasebe.
Terminoloji hakkında
Davaların arşiv dosyası, bir arşiv kuruluşunun çalışmalarını yapılandıran ana dizindir. Envanter bir muhasebe kaydıdır, aynı zamanda aradığınız şeyi hızlı bir şekilde bulma imkanı sağlayan bilimsel ve referans bir nesnedir. Envanter - devlet arşivinde saklanması veya bazı departmanlarla birlikte organize edilmesi gereken dokümantasyon içeren evrakların son adımı. Arşivin tam olarak donatılabilmesi için, kalıcı olarak veya on yıldan fazla bir süre için depolamaya yönelik tüm meseleler için envanterlerin oluşturulması gerekmektedir. Devletle ilgili hangi kişisel dokümantasyonun uzmanlar tarafından değerlendirildiğini ve değerli olarak kabul edildiğini açıklayan dizinler oluşturulması gerekmektedir, bu nedenle de saklanması gerekir.
Modern ofis çalışmalarında, arşiv envanterlerinden ve amaçlarından bahseden belgelerin referans kategorisine ait olduğunu not ederler. Depolanan birimlerin kompozisyonunu ve içeriğini tanımlamak ve belirli bir fonda kabul edilen sistematiği ve muhasebe sistemini birleştirmek için oluşturulmuştur. Envanterde dikkate alınan nesneler birimlerdir. Her envanter bir seviyedir. İçinde çok fazla zaman harcamadan gerekli verileri birimde bulabilmek için yeterli bilgi bulunmalıdır.
Hangisi ve neresi
Metodolojik tavsiyelere göre, arşiv stoklarının derlenmesi, on yıldan fazla bir süre boyunca kalıcı olarak saklanması amaçlanan ve personel hakkında kişisel bilgiler için kişiselleştirilmelidir. Ayrı olarak, kesinlikle bir tüzel kişiliğe özgü davaların bir envanterinin hazırlanması gerekmektedir. Örneğin, resmi soruşturma, adli belgeler veya bilimsel raporlar olabilir - bunların tümü kurumun niteliğine bağlıdır.Tipik olarak envanter, depolanacak belgelerin derlendiği ve onlarla arşive aktarıldığı kurumda oluşturulur. Devlet arşiv örgütleri özel bir bilimsel düzeneğe sahiptir. Alınan açıklama standartlarına uymuyorsa, yerel gereklilikler göz önünde bulundurularak envanter yeniden derlenir.
Bir arşiv envanterinin derlenmesi, belgelerin bileşimini ifşa etmenize, içeriğini tanımlamanıza, toplam saklanan dosya sayısının hesaplanmasını kolaylaştırmanıza ve belgesel dolaşımın yönetiminin iç sistemizasyonunu dengelemeye yardımcı olur. Her durum özel bir kartta açıklanmaktadır. Başlık, içinde ne tür belgelerin saklandığı ve bu bir birimin içeriğinin net olduğu açıkça belirtilmelidir. Doğru şekilde tamamlanmış bir envanter, tüm dokümantasyon fonunun içeriğini açıkça açıklar.
İşlevsellik ve derleme: birkaç nüans
Bir arşiv envanterinin derlenmesi, fonda kaç birim bulunduğunu belirlemenizi sağlar. Bu sayede, dokümantasyon güvenliği ve ses ayarının kontrolü gerçekleştirilir. Durumlara seri numaraları atandığından, hızlı bir şekilde faydalı bilgiler bulabilirsiniz. Aynı zamanda, envanter, açık mantığa karşılık gelen rasyonel bir dokümantasyon düzenlemesinin oluşturulmasına ve belirlenmesine yardımcı olmaktadır. Belgelerin arşiv çerçevesinde sınıflandırılması, bazı bilimsel hesaplamalara dayanan bir gruplandırmadır. Bu durumda, belirli bir kurumda tarihsel olarak kabul edilen yapısal özellikler ve fonun çalışmalarının özellikleri dikkate alınır.
Arşiv envanterinde ayrılmaz bir unsur olan sınıflandırma, önce tüm vakaları gruplara ayırmak için bir sistem üzerinde çalışmayı ve sonra doğrudan dağıtmayı içerir. Tüm kartları sınıflandırdıktan sonra, onlar için bir envanter oluşturabilirsiniz. Bazen vakfın bütün işlerini yansıtan bir envanter yapılır. Bu, işletme artık mevcut değilse, genellikle gereklidir. Tüzel kişiliğin bir kısmı var olmazsa, o zaman bu birimin varlığının yıllar boyunca tüm davalarının bir envanteri oluşturulur.
Stoklar: Ne için bunlar?
Arşiv stoklarının ne şekilde derlendiğini açıklayan dokümanlar federal düzeyde var - bu mevzuat. Ayrıca, bu konuyla ilgili yerel düzenlemeler şirkette kabul edilebilir. Kural olarak, stoklar bir yılda yapılır, ancak farklı bir süre için de hazırlanabilirler. Bu dönemde şirket içerisinde ortaya çıkan olayları bu şekilde sınıflandırdılar. Stoklar, konuya göre tematik olmak üzere farklı fonksiyonlar taşıyabilir. Bir fonun tüm işlerinin bir envanterini bırakabilir, bu fonun farklı kısımları için ayrı bir bağımsız belge oluşturabilirsiniz.
Aslında, bir arşiv envanteri saklanan dosyaların, nihai sonucun, bir sertifikasyon belgesinin ve bir dizinin listesidir. Açıklama, dosyada hangi birimlerin saklandığını gösterir. Bunu yapmak için sayıları, dizinleri, başlıkları, son başvuru tarihlerini, sayfa ve not sayısını kullanın. Genellikle, envanter bir tabloda derlenir ve listelenen her parametrenin kendi sütunu vardır. Envanter oluşumundan sorumlu olan kişi için birincil belgeler, işletme büro işlerinde kabul edilen isimlendirmedir. Arşivlerde çalışmaya başlamadan önce, belgelerin başlıklarının kasanın adıyla aynı olup olmadığını, ne kadar doğru biçimlendirildiğini, belgelerin içinde doğru olup olmadığını kontrol etmelisiniz. Envanterin doğru şekilde değerlendirilebilmesi için, tüm depolama birimlerinin sistematik kurallar dikkate alınarak numaralandırılması gerekir. Hem işlere hem de içindeki nesnelere birleşik bir normlar sistemi uygulanır. Açıklayıcı bir makaleyi doğru bir şekilde doldurmak için tüm başlıkları en yüksek hassasiyetle aktarmanız gerekir. Başlıkları eşleşen öğeleri tanıtırken, "Aynı" yazmanız gerekir. Başlıklar farklıysa, bilgiler tamamen aktarılır.
Temel kurallar
Arşiv belgeleri listesi birkaç sayfadan oluşabilir.Her birinde, önceki sayfa aynı isimlere sahip olsa bile, tüm başlıklar orijinal belgelere tam olarak karşılık gelecek şekilde tam ifadelerle sunulmalıdır. Notlarda, dokümantasyonun fiziki durumunu tanımlamak ve ayrıca durumun düşmesi durumunda bir işaret koymak gerekir. Bir vaka birkaç yıl boyunca dokümantasyon içeriyorsa, bakımın başlangıç tarihine odaklanarak sıralamak gerekir. Numaralandırma yapılırken "9999" değeri aşılmamalıdır. Beş basamaklı sayılar bunun için geçerli değildir. Mümkünse, kronoloji dikkate alınarak her şey sistematikleştirilmeli ve tanımlanmalıdır. İkinci sıralama kuralı, işletmenin iç yapısıdır.
Bir arşiv belgeleri envanteri derlendiğinde, oluşumundaki son adım benzersiz bir sayıdır. Bunu belirlemek için bir stok envanteri tarafından yönlendirilirler. Eğer kuruluş yapısal birimlerden envanter alırsa ve bunları işlerinde kullanırsa, işletmenin tüm arşivinin bir tanımını oluşturmak için bölümün tüm belgeleri iki kopya halinde aktarması gerekir. Yılın envanteri dört nüsha halinde yapılır, personel işleri için üç özdeş stok gerekir. Yirmi yıldan uzun süredir depolanması amaçlanan durumlar için, iki kopya miktarında bir envanter yapılmalıdır. Personel ile ilgili bir dokümantasyon envanteri hazırlarken, önce tüm siparişleri sonra listeleri yazmalısınız. Sadece o zaman kişisel dosyalar sıralanır, sonra faturalar ve bordro sayfaları. Sıradaki çalışma kitapları ise, son kısım endüstriyel kazalar çerçevesinde hazırlanan eylemlerdir. Kişisel işleri sistematikleştirmek için alfabetik sıraya göre başvurunuz. Envanterde, kişinin kovulduğu yıla odaklanarak dava açmak gerekir.
Yapı ve içerik: tasarımın incelikleri
Farklı türdeki arşiv envanterlerinin oluşumu için işletmenin farklı yapılarından sorumludur. Bu nedenle, bir yıl boyunca böyle bir yapısal belge bölümlerden oluşmalıdır ve konsolide envanter oluşturma sorumluluğu bölüm arşivine aittir. Bu tür bir belge, devlet arşivindeki uzmanların çalışmalarından kuruluştan belge almak için temel teşkil edecektir. Dahili arşiv belgelerini, kalıcı depolama amaçlı kişisel dosya ve belgelerin arşivin farklı bölümlerinde olacağı şekilde oluşturmak için özet bir envanter kullanırlar.
Herhangi bir arşiv envanteri, bir başlık sayfasıyla başlar. Başlığı, içindekiler tablosu, ardından bir önsöz takip eder, ardından envanter doğrudan başlar. Belgede kullanılan tüm kısaltmaları listeleyerek, bunları deşifre ederek, işaretçiler koyduğunuzdan ve çeviri tablolarını boyadığınızdan emin olun. Envanterin gerekli bir unsuru kaynakçadır. Ardından bir terimler sözlüğü izlenir ve bir belgelendirme belgesi belgeyi kapatır. Başlık, arşivin adını ve belgeleri oluşturan şirketin, fonun ve plakaların adını, stokların ve tarihlerin adlarını tam olarak belirtmelidir.
Ne hakkında yazıyorlar?
Arşiv envanterinin içindekiler, hangi bölümlerin içinde, hangi sayfalarda başladıklarını belirtmek için tasarlanmıştır. Önsöz, dokümantasyon fonunu oluşturan işletme hakkında, fon hakkında bilgi biriktirir. Burada bir not ekliyorlar, içeride ne tür belgeler depolandığını açıklıyorlar. Önsöz ayrıca referans aparatlarının bir listesidir.
Ana metin bir tanımdır. Her birim için seri numarasını, ünvanını ve orijinalliğini belirtin. Şirket envanter numaralarını kullanmadan önce, envanterin ana bölümüne kaydedilmelidir. Aynı zamanda, hangi muhasebe birimlerinin olduğu, belirli bir birimdeki kaç sayfanın, hangi dilde oluştuğunu ve hangi sürümde çoğaltıldığını da belirtmektedir. Stokta saklanan durumun bazı görsel özellikleri gösterilebilir. Özellikle önemli ve değerli belgeleri depolamak isteniyorsa, açıklama bu tür nesnelere açıklamalar verebilir.
Çalışmada belirli bir işletme içinde kullanılan herhangi bir kısaltma kullanılmışsa, arşiv envanterinde kullanılan kısaltmaların bir listesi gereklidir. İşaretçiler sayesinde konu kavramlarını yansıtır. Bazen işaretçiler coğrafya, adlar, tarihlerle ilişkilendirilir. Açıklamalı izin verilir. Çalışmada özel terimler kullanılmışsa, bunlar envantere eşlik eden sözlükte deşifre edilmelidir. Sertifika belgesi, belge hakkında toplam bilgiyi göstermeyi amaçlamaktadır. İçinde kaç tane yaprak numaralandırıldığını, kaç tane birim depolandığını, bileşimin depolama sırasında değişip değişmediğini belirtir. Envanterin derleyicisinin bir sertifika belgesi imzalaması gerekir. Değişiklik yapılması gerekiyorsa, bunlar belgelendirme kağıdına başvuru sahibi veya prosedürden sorumlu diğer kişi tarafından kaydedilir.
Detaylı ve doğru
Davaların arşiv kayıt örneklerinden çıkardığınız gibi, bitmiş nesne ofis çalışma standartlarına uygun olarak tasarlanmalıdır. Veri alımı daha hızlı ve daha verimli hale geldiğinden, bir yardım masası oluşturmak gereklidir. Böyle bir cihazla, dokümantasyon fonu hakkında hızlıca ek veriler elde edebilirsiniz. Envantere eşlik eden referans cihazı, bir başlık sayfası ve belgenin içeriği, bir önsöz, kullanılan kısaltmaların ve kısaltmaların bir listesini ve ayrıca indeksleri içermelidir. Bazı durumlarda, ek elemanlar olabilir - tablolar, sözlükler.
Başlık, belgelerin saklandığı arşivin adını, kısaltmayı içeren fonun adının yanı sıra numarasını da belirtmelidir. Envanterin numarasını ve adını belirtin. İçindekiler, önsöz, kullanılan kısaltmalar listesi ve parçaların adları da dahil olmak üzere tüm bölümlerin ve referans aparatlarının tam bir listesini içermelidir. Her bir başlık, bir envanter hazırlanırken kendisine atanan bir sayfa numarasına eşlik eder. Haklı olarak, soruşturma personeli için en önemli kısımlardan birinin fonu oluşturan kurumun tarihini tanımlayan önsöz olduğu düşünülmektedir. Tarihsel ortamı, şirketin aktif olduğu koşulları, ortaya çıkış tarihini ve bağlılığın hiyerarşik yapısını yazıyorlar. Önsöz evrak işlerinin nasıl organize edildiğini, kurumun ne kadar büyük olduğunu ve hangi işlevleri yerine getirdiğini, neden yeniden düzenlendiğini veya tasfiye edildiğini ve ne zaman gerçekleştiğini göstermektedir.
Kısaltmalar hakkında
Böyle bir liste alfabeyi dikkate alarak derlenir. Envanterin derlenmesinde kullanılan tüm kısaltmaları içermelidir. Belge, en az bir kez azaltılmış olan her kelimenin tam adını içermelidir. Genellikle kısaltmalar yer kazanmak için kullanılır, yalnızca sık kullanılan kelimeler değişir. Ayrıca, yardım masası tüm kısaltmaların şifresini çözer. Bu öğenin doğru şekilde derlenmesi, her biri mümkün olduğu kadar bilgilendirici olan ve okuyucu için gerekli bilgiyi açıkça ileten tek tip bir envanter oluşturmaya yardımcı olur.
Yazılı konuşmalarda genellikle kabul edilen ve aktif olarak kullanılan bazı kısaltmalar vardır - uzunluk ve kütleyi, diğer ölçü birimlerini ve ayrıca kısaltmaları kodlayan semboller "t. d. "," t. e. ”ve benzeri. Boyanmaları gerekmez. Gerçekten kullanılan kelimelerdeki kısaltmaların kodunu çözmek gerekli değildir. Örneğin, "sendika komitesi" tam olarak konuşmacı konuşmada kullanılan bu kısaltma kategorisine atıfta bulunur.
Her şey nasıl başladı
İnsanlık tarihine göre, arşiv envanterinin, belki de arşivler için tanıtılan en eski başvuru kılavuzu türü olduğu bilinmektedir. Stokların on üçüncü yüzyıldaki kullanımı resmen onaylandı ve o günlerde önemli belgeleri dikkate almak ve güvenliği sağlamak için kullanıldı. Stoklar sayesinde, doküman aramak daha kolay hale geldi, böylece onlara değerli bilgi kaynakları olarak başvurmak mümkün oldu.13-15 yüzyıllar arasında, stoklar kısadı, özel sistemizasyon olmadan derlendi, sadece kısaca anlatılan kitaplar, el yazmaları. Aslında, bunlar gayri resmi listelerdi.
On altıncı yüzyılda, envanter yaklaşımı daha sorumlu hale geldi. Listeler, çeşitli dokümantasyon seçeneklerinin bir listesini içermiştir. Nesnelerin bazı özelliklere göre gruplandırıldığı envanterler vardı, ancak aynı zamanda hala kullanılan ve bilgilerin sistematik bir şekilde kaydedildiği kaydedildi. On yedinci yüzyılda, stokların oluşumundaki ilerleme daha da ileri gitti, birbirinden farklı formatlarda farklı kılavuzlar oluşturulmaya başlandı. Çok faydalıydılar ve bu tür envanterleri kullanan modern araştırmacılar bile onlardan daha önce yürütülen davalarla ilgili önemli bilgiler edindiler, sonra hazırlanmış belgeler. On yedinci yüzyılda, stoklar nihayet sistematik bir tanımlayıcı karakter sağlar.