Mayroong iba't ibang mga panahon ng pag-iimbak sa mga gawaing papel ng mga dokumento ng isang tiyak na uri. Ang ilan sa mga ito ay kabilang sa mga walang limitasyong halaga ng impormasyon, habang ang iba ay nawalan ng kaugnayan nang mabilis. Kaya anong mga dokumento at hanggang kailan mo kailangang itago? Paano sila itatapon? Ang lahat ng ito ay malinaw na nakasaad sa batas.
Tatlong uri ng mga panahon ng pagpapanatili
Ang listahan ng mga panahon ng imbakan ng dokumento sa gawaing papel: pansamantalang (hanggang sa 10 taon), pangmatagalang (higit sa 10 taon) at permanenteng. Kung pinag-uusapan natin ang tungkol sa mga kaso ng pang-matagalang at permanenteng imbakan, pagkatapos pagkatapos ng kanilang pagkumpleto sila ay inilipat sa mga espesyal na kagawaran para sa isang tagal ng 2 taon, at pagkatapos ay nai-archive sila.
Ang hitsura ng media ay nakakaapekto sa oras ng imbakan?
Ang uri ng carrier ng impormasyon (papel o electronic) ay hindi nakakaapekto sa panahon ng imbakan. Ang mahalaga ay ang impormasyong naglalaman nito. Ang karagdagang paggamit ng isang partikular na kaso ay natutukoy ng isang espesyal na pagsusuri. Inuuri nito ang lahat ng mga dokumento, nagpapahiwatig kung maaari itong magamit sa mga interes (o laban) agham, estado, lipunan, indibidwal, atbp.
Bakit ang pagsusuri upang matukoy ang halaga ng mga dokumento?
Imposibleng gawin nang walang pamamaraang ito sa larangan ng trabaho sa opisina, maging isang archive ng estado, samahan o kumpanya.
Mga layunin ng pagsusuri - upang matukoy o baguhin ang istante ng buhay ng dokumento; upang makagawa ng isang pagpipilian ng mga kaso na napapailalim sa pagtatapon dahil wala na silang halaga o nawalan ng kaugnayan; ipahiwatig ang panahon ng pag-iingat ng mga dokumento na walang halaga sa kasaysayan o pang-agham, ngunit may praktikal na halaga. Gayundin, ang pagsusuri ay dapat matukoy kung anong uri ng halaga ng iba pang dokumentasyon na nauugnay sa: pampulitika, pang-agham, pang-ekonomiya, kultura, pang-industriya, atbp.
Para sa impormasyon tungkol sa staffing, accounting, storage at karagdagang appointment ng mga kaso, dapat kang sumangguni sa Batas sa Archival Affairs.
Ang resulta ng pagsusuri ay dapat na isang listahan na naglalaman ng 12 mga seksyon ng mga dokumento na nagreresulta mula sa paggana ng mga istruktura ng estado, organisasyon, institusyon at iba pang mga kumpanya. Magbabayad kami ng espesyal na pansin sa mga bagay sa accounting at tauhan, isinasaalang-alang ang mga kondisyon at termino ng pag-iimbak ng mga dokumento sa mga negosyo. Banayad na hawakan sa mga medikal na dokumento.
Mga rekord ng medikal
Ang mga medikal na papel, pati na rin ang iba pang mga impormasyong mahalaga, ay may sariling mga tiyak na tagal ng pag-iimbak para sa mga dokumento sa clerical work ng isang medikal na samahan. Ang panahong ito ay kinokontrol ng regulasyong ligal na aksyon ng Russian Federation at saklaw mula sa 1 taon hanggang 50 taon para sa iba't ibang mga kategorya ng mga dokumento.
Mga tala sa accounting
Para sa dokumentasyon na ginawa ng mga departamento ng accounting, ang magkakahiwalay na mga kondisyon at panahon ng imbakan para sa mga dokumento sa papeles ay nalalapat. Matapos ang pagproseso, ang pangunahing dokumentasyon, balanse, data ng mga rehistro ng accounting, ang mga ulat ay kinakailangan na maiimbak alinman sa isang espesyal na silid o sa isang saradong gabinete - hanggang sa ilipat ito sa archive ng samahan. Ang mahigpit na mga form sa pag-uulat ay dapat itago sa mga kabinet ng metal o safes. Ang punong accountant ay humirang ng isang taong awtorisado na subaybayan ang mga isyung ito.
Kung ang ganitong uri ng dokumento ay nawala, nasira, ilegal na inilipat sa mga ikatlong partido, dapat ipabatid sa pamamahala ng samahan ang mga awtoridad sa pagpapatupad ng batas tungkol sa katotohanang ito. Ang pagkasira o pag-agaw ng dokumentasyon ay dapat mangyari lamang ayon sa mga iniaatas na inireseta ng batas.
Panahon ng pag-iimbak ng mga dokumento sa accounting
Mga umiiral na pamantayan sa istante ng buhay ng istante:
- pangunahing dokumentasyon, mga form - 3 taon;
- mga dokumento ng cash, impormasyon na may kaugnayan sa mga transaksyon sa pananalapi - 5 taon;
- mga sheet ng pagbabayad at pag-areglo (kung walang personal na account) - 75 taon.
Ipinagbabawal na sakupin ang mga kaso sa pagtatapos ng panahon ng imbakan nang walang pag-verify ng mga awtoridad sa buwis, at ang isang espesyal na hinirang na komisyon ay dapat gumawa ng isang desisyon sa pagsira ng mga dokumento sa trabaho sa opisina na may isang nag-expire na tagal ng imbakan.
Pangangasiwa ng HR
Ang dokumentasyon ng mga tauhan ay may malaking kahalagahan sa lipunan (una sa lahat, may kinalaman ito sa pagkakaroon ng personal na data), samakatuwid, ang kanilang imbakan ay tinutukoy ng mga espesyal na patakaran. Ang isang makabuluhang bahagi ng mga ito ay nagsisilbing isang aktwal na kumpirmasyon ng mga karapatan ng mga manggagawa sa seguridad sa lipunan (sa katandaan, kapansanan, atbp.), Naglalaman ng impormasyon tungkol sa kanilang pagka-edad, atbp. kung saan makipag-ugnay ang mga mamamayan para sa impormasyon sa background. Mayroon din silang mga archaeographic at biograpical na halaga, na nagsisilbing mapagkukunan para sa mga statistic survey o pag-aaral sa kasaysayan at panlipunan.
Ang pangunahing kondisyon para sa pag-iimbak ng dokumentasyon mula sa departamento ng tauhan ay ang paghihigpit ng iligal na pag-access sa personal na impormasyon tungkol sa mga empleyado, pati na rin ang kakayahang mabilis na makahanap ng mga tamang bagay.
Dalawang uri ng imbakan ay maaaring makilala sa samahan ng trabaho sa opisina at ang mga panahon ng pag-iimbak ng mga dokumento ng tauhan: kasalukuyan at kasunod. Ang unang uri ay nahahati sa dalawang mga subtyp: pag-iimbak ng dokumentasyon sa panahon ng pagpapatupad at pag-iimbak ng naisakatuparan na dokumentasyon.
Ang mga kaso sa panahon ng kanilang pagpapatupad ay matatagpuan sa taong nakikipag-usap sa kanila sa mga espesyal na folder na may mga pangalan (halimbawa, "Urgent", "Para sa lagda"). Ang numero ng telepono, apelyido, mga inisyal ng kontratista ay dapat ding ipahiwatig dito. Matapos silang mai-file at maiimbak alinsunod sa nomenclature.
Mga Utos
Ang lahat ng mga order ay dapat itago sa mga orihinal, at ang kanilang mga kopya (para sa mga insentibo, parusa, hiring, pagpapaalis, atbp.) Ay ipinasok sa personal na file ng empleyado. Inilalagay ito sa isang bilang na folder, at ang mga pahina nito ay dapat na flashed. Ang takip ng personal na file ay may sariling serial number. Ang kasalukuyang panahon ng imbakan para sa mga tala sa HR ay nalalapat lamang sa kasalukuyang mga empleyado na nagtatrabaho. Matapos ang pagpapaalis, ang kaso ay dapat na tinanggal mula sa folder at isakatuparan para ilipat sa archive.
Ang mga kondisyon ng pag-iimbak para sa mga libro sa paggawa ng empleyado, pati na rin ang mga selyo, selyo, sulat ng sulat, mga susi sa mga gabinete na may dokumentasyon, nangangahulugan na pinapanatili ito sa ligtas ng pinuno ng departamento ng mga tauhan. Bilang karagdagan, inirerekumenda na ang mga tauhan ng tauhan, umalis sa kanyang tanggapan, linisin ang lahat ng mga tala at dokumento sa isang aparador at patayin ang computer. Sa pagtatapos ng araw ng pagtatrabaho, kinakailangan upang ilagay ang lahat ng dokumentasyon sa isang metal cabinet at i-seal ito. Ang susi ay ipinasa sa pinuno ng departamento na may listahan sa kaukulang journal. Ang lahat ng mga draft at tinanggihan na mga form ay nawasak, ang mga computer ay na-disconnect mula sa network. Kung ang empleyado ay nakatanggap ng isang kopya o isang katas mula sa dokumento, dapat siyang mag-iwan ng pirma sa ito sa journal.
Ang mga dokumento lamang na ang panahon ng pag-iimbak ay higit sa 10 taon ay nahulog sa pondo ng archive. Mayroon silang panlipunan, pang-ekonomiya, pampulitika, kasaysayan at iba pang halaga. Ang iskedyul kung saan ang mga dokumento ay isinumite sa archive ay naaprubahan ng manager o employer. Ang mga dokumento ay dapat dumating dito sa anyo ng mga orihinal. Kung hindi ito posible, kung gayon ang isang kopya nito ay dapat patunayan at ibigay.
Kinokontrol ang term at pamamaraan para sa pag-iimbak ng dokumentasyon ng mga tauhan na "Listahan ng mga tipikal na dokumento ng pamamahala", na naaprubahan ng Federal Archive. Ang mga panahon ng pag-iimbak ng mga dokumento sa gawaing papel at ang pamamaraan para sa pag-iimbak ng mga libro sa paggawa ay naaprubahan sa isang espesyal na batas sa regulasyon - Pagdeklara ng Pamahalaan ng Russian Federation "Sa mga libro sa paggawa".
Mga tuntunin ng pag-iimbak ng dokumentasyon ng mga tauhan
Kaya, sa loob ng 5 taon ay naka-imbak:
- Mga dokumento (sertipiko, impormasyon, pahayag, atbp.) Tungkol sa pagkakaroon, pagkuha o paggalaw ng mga manggagawa.
- Mga dokumento (listahan, impormasyon, sertipiko) na may kaugnayan sa pagpapakawala o pangangailangan para sa mga nagtatrabaho na kawani, paggawa ng trabaho, kasarian, edad, at mga kwalipikasyong propesyonal ng mga empleyado.
- Kaugnay tungkol sa mga isyu sa trabaho.
- Mga dokumento sa paglipat ng mga empleyado sa isang mas maikling araw o linggo sa pagtatrabaho.
- Mga dokumento na may kaugnayan sa mga hindi pagkakaunawaan sa paggawa.
- Ang mga ulat tungkol sa katayuan at pag-verify ng trabaho sa mga empleyado ay naka-imbak sa patuloy na batayan, at ang mga aplikasyon (sertipiko) para sa pagpapakawala at mga pangangailangan ng mga empleyado ay pinananatili din sa loob ng limang taon.
Para sa 3 taon ay naka-imbak:
- Mga dokumento (impormasyon, balanse sa oras ng pagtatrabaho, impormasyon, memo) na may kaugnayan sa pag-record ng oras ng pagtatrabaho.
- Ang mga gawa (impormasyon, katangian, mensahe, sertipiko, atbp.), Na naglalaman ng impormasyon tungkol sa disiplina sa paggawa.
- Mga Gawa (ulat at iba pang impormasyon) na may kaugnayan sa accounting ng mga pagsingit sa mga labor at libro.
Ang pag-iimbak para sa isang taon ay nalalapat sa mga sheet ng oras at mga libro sa pagsubaybay ng oras, pati na rin ang mga iskedyul ng bakasyon.
Ang personal na file at personal card ng empleyado ay naka-imbak para sa 75 taon, at kung pinag-uusapan natin ang tungkol sa dokumentasyong ito para sa mga tagapamahala, mga empleyado na may mga parangal o ranggo ng estado, mga miyembro ng ehekutibo, pamamahala o pagkontrol ng mga istruktura ng samahan, pagkatapos ay permanenteng.
Ang kawani ng samahan at mga pagbabago sa kanila ay naka-imbak sa isang patuloy na batayan, at mga kaayusan ng mga kawani - para sa 75 taon.
Ang isang tipikal na paglalarawan sa trabaho sa lugar ng pag-apruba at pag-unlad ay naka-imbak nang permanente, personal (bilang bahagi ng mga personal na file) - para sa 75 taon.
Ang natitirang kopya ng kontrata ng pagtatrabaho, na inihain sa personal na file ng empleyado, dapat itago para sa 75 taon at pagkatapos ay nai-archive. Kung ang mga personal na file ay hindi pinananatiling, kung gayon ang mga naturang kontrata ay dapat na nabuo sa isang hiwalay na negosyo sa parehong mga kondisyon ng imbakan.
Ang mga kard ng accounting, libro, magasin ay mayroon ding sariling mga term para sa pag-iimbak ng mga dokumento sa gawaing papel:
- Reception, relocation, pagpapaalis ng mga empleyado - 75 taon.
- Accounting para sa mga naglalakbay sa negosyo - 5 taon mula sa petsa ng pag-alis.
- Accounting para sa serbisyo militar - 3 taon.
- Impormasyon sa Holiday - 3 taon.
- Mga personal na file, kard, kontrata sa trabaho at kasunduan - 75 taon.
- Pag-isyu ng mga pagsingit at libro ng paggawa - 50 taon.
- Pag-isyu ng mga sertipiko ng suweldo (lugar o karanasan sa trabaho) - 3 taon.
- pagpapalabas ng mga sertipiko sa paglalakbay - 5 taon.
Pagbuod ng lahat ng nasa itaas, para sa kaginhawaan ng mga nangangailangan ng impormasyon sa pinagsama-samang form, maaari mong nakapag-iisa na isumite ang mga panahon ng imbakan para sa mga dokumento sa isang papeles sa isang talahanayan.
Ano ang gagawin kung nasira ang dokumento?
Ang nasabing mga dokumento ay napapailalim sa pagpapanumbalik. Halimbawa, kung ang napapanahong oras ay sira (ang buhay ng istante ay pitumpu't limang taon), kung gayon ang impormasyon tungkol dito ay matatagpuan sa computer ng departamento ng accounting. Imposibleng ihagis ang isang nasira na card ng ulat, dahil ito ay isang hindi awtorisadong pagbaba sa mga panahon ng imbakan na inireseta ng mga pamantayan, na maaaring humantong sa parusa ng pamamahala ng samahan. Kaya, ang anumang dokumento na naging hindi magamit bago ang oras ng pagtatapos ay kailangang maibalik. Ngayon ang lahat ng mga organisasyon ay gumagamit ng software, na naglalaman ng kinakailangang impormasyon para dito.
Sa konklusyon
Kaya, ang mga panahon ng imbakan sa gawaing papel ay nakasalalay sa uri at halaga ng mga dokumento. Ang isang makabuluhang bahagi ng dokumentasyon ng mga tauhan ay may tumaas na buhay sa istante. Sa bahagi ng batas ng Russian Federation, mahigpit na inireseta ang mga pamantayan para dito. Kinokontrol din ng batas ang pamamaraan at mga tuntunin ng pag-iimbak ng ilang mga uri ng mga dokumento, pati na rin ang pagtatapon ng mga dokumento: dapat itong maganap lamang pagkatapos ng pagsusuri at naaayon.