Sa mga aktibidad ng anumang negosyo, lumilitaw ang isang malaking bilang ng mga dokumento na dapat na naka-imbak para sa isang tiyak na tagal ng panahon. Sa aming artikulo nais naming pag-usapan ang tungkol sa kung paano isinasagawa ang imbakan ng pagpapatakbo ng mga dokumento at ang kanilang pagkawasak.
Ano ang online na imbakan?
Ganap na ang lahat ng mga papeles na nilikha o natanggap sa kurso ng negosyo ay napapailalim sa malinaw na systematization at masusing pagproseso. Upang sa hinaharap maaari mong magamit muli ang mga ito, dapat mong maayos na ayusin ang kanilang kaligtasan, na nagbibigay ng mabilis na pag-access sa alinman sa mga ito. Sa katunayan, ang pag-iimbak ng pagpapatakbo ng mga dokumento ay ang pagpapanatili ng mga papel sa isang samahan o istruktura na yunit hanggang sila ay masira o mailipat sa archive ng samahan.
Mga tagal ng pagpapanatili ng dokumento
Sa anumang samahan mayroong iba't ibang mga papel ayon sa antas ng kanilang halaga. Ang ilan ay may malaking halaga sa pang-ekonomiya o pang-agham, ang iba ay naglalaman ng impormasyon na kinakailangan upang malutas ang mga tiyak na problema, pagkatapos nito mawala ang kanilang kabuluhan. Samakatuwid, ang ilan sa mga papel ay dapat na maayos na maayos at maiimbak, habang ang iba ay sadyang nawasak, ayon sa ilang mga patakaran.
Ang pagpapatakbo ng imbakan ng mga dokumento ng pang-agham o praktikal na halaga ay may sariling takdang oras. Nakasalalay sila sa antas ng kahalagahan ng kanilang nilalaman.
Ang buhay ng istante ay maaaring sumusunod:
- Permanenteng.
- Pansamantalang (higit sa sampung taon).
- Pansamantalang (hindi hihigit sa sampung taon).
Dapat pansinin na ang form ng mga papel ay hindi nakakaapekto sa mga tagal ng imbakan ng mga dokumento sa anumang paraan (ang talahanayan ng imbakan ay ibinibigay sa amin ng artikulo). Hindi lihim na sa kasalukuyan ang karamihan ng impormasyon ay pinoproseso ng elektroniko. Pangunahing oras ay nakasalalay sa nilalaman ng dokumento mismo.
Mga kinakailangan sa imbakan
Mayroong ilang mga kinakailangan para sa pagpapatakbo ng imbakan ng mga dokumento. Halimbawa, ang mga nakumpletong kaso ng pansamantala o permanenteng pangangalaga ay dapat manatili sa mga yunit ng organisasyon para sa maraming higit pang mga taon. Matapos ang panahong ito sila ay inilalagay sa archive ng enterprise.
Hangga't ang mga papel ay aktibong ginagamit, kailangan nila ng tamang disenyo at pagpapanatili. Ang pag-iimbak ng pagpapatakbo ng mga dokumento ay nagpapahiwatig ng kanilang pagbuo ayon sa ilang mga tiyak na grupo, pati na rin ang mga tiyak na detalye na pinagtibay ng organisasyon.
Upang masiguro ang isang mabilis na paghahanap ng anumang mga papel, kinakailangan upang punan ang mga pangalan ng mga folder bilang impormasyon hangga't maaari. Bilang isang drive, bilang panuntunan, ginagamit ang mga folder, sa takip kung saan dapat ay isang bulsa para sa mga kapalit na pangalan ng mga nomenclature.
Sa panahon ng imbakan ng pagpapatakbo, ang sumusunod na impormasyon ay ipinahiwatig sa mga pabalat:
- Ang pansamantalang panahon ng simula at pagtatapos ng paggamit.
- Kabuuang malinis na mga sheet sa isang folder.
- Indikasyon ng istante ng buhay ng naturang mga mahalagang papel.
- Buong pangalan artista, ang kanyang numero ng contact sa telepono.
- Ang mga karagdagang inskripsyon ay maaari ring naroroon ("para sa pag-apruba", "para sa lagda", atbp.)
Ang kasalukuyang pag-iimbak ay isinasagawa sa mga espesyal na kagamitan sa mga kabinet (metal) o sa isang hiwalay na silid, na sarado upang ma-access. Ang pansamantalang pagpapalabas ng mga security ay dapat isagawa lamang sa pamamagitan ng pagkakasunud-sunod ng pamamahala ng kagawaran na nauugnay sa mga dokumento. Sa pagtatapos ng araw, ang folder ay dapat bumalik sa lugar nito - isang ligtas na gabinete.
Sa pagtatapos ng panahon ng pag-iimbak ng pagpapatakbo, ang mga dokumento ay itinalaga ang katayuan ng "nakumpleto". At pagkatapos lamang nitong magsimula ang pamamaraan para sa kanilang paghahanda para sa paglipat sa archive.
Mga petsa ng pag-iimbak ng mga papasok na dokumento
Sa anumang samahan, ang mga papasok na dokumento ay maipon sa proseso ng aktibidad. Mayroon din silang shelf life. Sa pangkalahatan, ang papasok na sulat ay tumutukoy sa lahat ng dokumentasyon na dumating sa negosyo. Ang mga panahon ng imbakan ng naturang mga papel ay natutukoy ng nilalaman. Inirerekumenda ang mga papasok na dokumento na maiimbak ng hindi bababa sa tatlong taon. Gayunpaman, ang mas mahahalagang titik ay maaaring tumagal nang mas matagal (halimbawa, higit sa limang taon). Ang tagal ay tinutukoy ng antas ng kahalagahan ng impormasyon sa mga papel. Samakatuwid, ang pag-uuri ng naturang mga dokumento ay dapat isaalang-alang ang kahalagahan ng impormasyon. Halimbawa, ang mga liham mula sa mga awtoridad ay dapat na i-highlight sa isang folder, at sulat sa mga kasosyo sa negosyo sa isa pa. Ang ganitong mga papel ay dapat na naka-imbak ng hindi bababa sa limang taon.
Panlabas na mga panahon ng pagpapanatili
Ang mga papalabas na dokumento, tulad ng anumang iba pang mga negosyo, ay napapailalim sa imbakan. Bukod dito, tulad ng sa mga papasok na papel, mayroon silang ilang mga termino, na nakasalalay sa antas ng kanilang kahalagahan.
Maipapayo na i-systematize ang mga dokumento at ipahiwatig ang mga panahon ng imbakan sa bawat folder. Ang lohikal, ang mga papalabas na dokumento ay dapat nahahati sa magkakahiwalay na mga arrays: sulat sa mga supplier, kasama ang mga customer, customer, mga organisasyon ng gobyerno, mga utility, atbp Ang pinakamahalagang papeles ay dapat na itago sa pag-iimbak ng pagpapatakbo ng hindi bababa sa limang taon, at mas simple - hanggang sa tatlong taon. Lalo na ang mahahalagang titik ay maaaring maiimbak sa loob ng sampung taon. Ang mga batayan para sa matagal na paggamit ay dapat na naayos sa isang espesyal na pagtuturo sa clerical na gawain ng enterprise.
Mga log sa dokumento
Magagamit ang isang journal registration journal sa anumang negosyo. Bukod dito, bilang isang patakaran, ang magkahiwalay na mga journal ng pagpaparehistro para sa mga papasok at papalabas na mga seguridad ay ilalaan kung ang organisasyon ay aktibo. Kaya't mas maginhawa upang ma-systematize ang lahat ng sulat. Ang mga magazine ay binili at binago bawat taon. Siyempre, sa kasalukuyan, marami ang mas gusto na panatilihin ang isang katulad na journal sa electronic form. Gayunpaman, dapat mayroong isang kopya ng papel.
Ang mga kahilingan ng mga dokumento ay naitala sa mga journal, ang mga numero ay itinalaga sa kanila, at ang mga petsa ay ipinahiwatig din. Ang ganitong pagpaparehistro ng mga security ay nagbibigay-daan, kung kinakailangan, upang mahanap ang tamang dokumento. Ang mga magazine ay itinatago sa loob ng tatlong taon. Sa pagtatapos ng panahong ito, ang lahat ng dokumentasyon na may kaugnayan sa papasok at papalabas na sulat ay nawasak, habang ang pagguhit ng isang kilos.
Pagsusuri sa dokumento
Tulad ng sinabi namin kanina, ang tagal ng paggamit at pag-iimbak ng mga papel nang walang kaso ay nakasalalay sa form (papel o electronic), tanging ang nilalaman ng mga dokumento ay mahalaga. Upang matukoy ang kahalagahan nito, ang isang pagsusuri ay hinirang. Ang gawain nito ay upang malaman kung aling mga dokumento ang may kahalagahan para sa produksiyon, agham, estado, atbp Para sa mga dokumento na napili para sa pag-iimbak ng pagpapatakbo, kinakailangan na tukuyin ang tagal ng panahon kung saan maaaring kailanganin. Samakatuwid, ang pagpapasiya ng oras ng imbakan ay isa pang gawain na itinakda bago ang pagsusuri. Ang lahat ng mga papeles bago maipadala para sa pagsusuri ng dalubhasa bilang paghahanda para sa paglipat sa archive ay nabuo sa mga pakikipag-ugnay sa pamamagitan ng ilang mga istruktura ng istruktura o serbisyo sa pamamahala ng opisina.
Ang pagsusuri ng halaga ay maaaring isagawa sa mga negosyo mismo, ang mga archive ng mga samahan, pati na rin ang mga archive ng estado.
Sa pangkalahatan, kung pinag-uusapan natin ang tungkol sa mga seryosong dokumento sa pamamahala, ang mga petsa ng kanilang imbakan ay natukoy na sa oras ng kanilang paglikha. Ang pangunahing sanggunian at regulasyong pantulong na nakakaapekto sa mga panahon ng imbakan ay mga listahan ng mga dokumento na nagpapahiwatig ng mga tagal ng imbakan. Ginagamit ang mga ito sa pagtatasa ng dalubhasa sa mga seguridad sa munisipalidad, mga archive ng estado at sa mga negosyo. At ang halaga, tulad ng sinabi namin, ay ipinahayag sa istante ng buhay.
Ang listahan ng mga dokumento na may mga panahon ng pag-iimbak ay isang sistematikong listahan ng mga kategorya at uri ng mga seguridad na naglalaman ng impormasyon sa regulasyon tungkol sa oras ng kanilang imbakan.
Ang mga listahan ay naglalaman ng mga tagal ng imbakan ng mga karaniwang dokumento na magagamit sa anumang samahan. Ngunit ang mga tukoy na papel na sumasalamin sa ilang mga pag-andar ng negosyo ay maaaring nauugnay sa mga listahan ng departamento.
Mga Archive ng Dokumento
Ang isang archive ng mga dokumento sa isang samahan ay hindi maaaring magkaroon ng sarili nitong. Ang mga papel ay naka-imbak sa loob nito para sa isang tiyak na oras, pagkatapos nito dapat silang ilipat sa mga munisipal na archive o mga estado ng estado. Malinaw na tinukoy ng pederal na batas ang tagal ng pag-iimbak para sa maraming mga security sa loob nito. Kaya, halimbawa, ang mga dokumento sa mga tauhan, notarial paper, mga libro sa negosyo ay dapat mapanatili para sa 75 taon, dokumentasyong pang-agham - labinlimang taon.
Sa kaganapan na ang samahan ay likido sa anumang kadahilanan, ang archive ng mga dokumento na may isang nakapirming buhay na istante, pati na rin ang mga papeles ng tauhan, ay dapat ilipat sa archive ng munisipyo (estado). Ang mga negosyong hindi pang-estado upang maglipat ng mga dokumento ay dapat munang magtapos ng isang kasunduan sa Archival Fund ng Russian Federation. Kung hindi ito natapos sa oras, ang archive ay dapat kumuha lamang ng imbakan ng papel sa mga tauhan ng enterprise. Ang lugar ng pag-save ng natitirang mga dokumento ay dapat na napili ng chairman ng komisyon ng pagpuksa.
Paano sirain ang mga dokumento?
Ang mga dokumento ng archival na nakaimbak sa negosyo ay maaaring matanggal kung ang kanilang mga tagal ng pagtipig ay nag-expire. Ang pagkawasak ng mga dokumento ay maaaring ipinagkatiwala sa isang third-party na organisasyon, o kaya mo itong gampanan. Mayroong pantay na patakaran kung saan isinasagawa ang prosesong ito. Ito ay nagkakahalaga ng pag-alala na maaari mong sirain lamang ang mga dokumento na nag-expire na mga panahon ng imbakan na nawala ang kanilang praktikal na kabuluhan. Posible na gumawa ng anumang pagkilos na may kinalaman sa mga security lamang sa paghuhusga ng dalubhasa.
Ang pagsira ng mga dokumento ay sinamahan ng pagpapatupad ng kilos.
Pagguhit ng isang kilos
Ang mga papel ay maaaring isama sa pagkilos ng pagkawasak kung ang pag-iimbak ng panahon ay nag-expire sa Enero 1 ng taon kung saan ang dokumento ay iginuhit. Iyon ay, kung ang kaso ng 2014 at ang panahon ng pag-iimbak ay limang taon, pagkatapos ay maaari itong maisama sa pagkilos lamang sa 2020.
Upang maiwasan ang higit pang mga hindi pagkakaunawaan, ang lahat ng mga kaso ay dapat na lubusang suriin, siguraduhin na ang lahat ng mga papel sa loob nito ay nawala ang halaga. Gayunpaman, sa pagsasanay, madalas silang gumawa ng kung hindi. Kung ang mga dokumento ay nakahiga sa isang istante ng limang taon at hindi pa naantig sa kanila, kung gayon ang mga patakaran ay napabayaan. Tumatakbo lamang sila sa pamamagitan ng mga selektibong kaso upang matiyak na hindi na nila kailangan.
Ang pagkilos ay dapat maglaman ng impormasyon na magagamit sa takip ng mga kaso. Ang nasabing gawa ng nakagaganyak ay tila hindi kinakailangan sa mga taong hindi maintindihan ang mga pagkasalimuot ng trabaho sa archival. Ngunit sa katotohanan hindi ito ganoon.
Ang isang kilos ay dapat na tiyak na nilagdaan ng taong nagsagawa ng pagtatasa ng dalubhasa. Bukod dito, ang dokumento ay gumagawa ng isang tala na ang mga pagkilos ay sumang-ayon sa ekspertong komite ng samahan. Sa huli, ang pagkilos ay dapat na aprubahan ng pinuno ng negosyo.
Pagkatapos lamang sundin ang lahat ng mga pamamaraan ay maaaring sirain ng samahan ang mga kaso na nakalista sa batas.
Paano sirain ang mga papeles sa negosyo?
Mayroong maraming mga paraan upang sirain ang mga dokumento. Kung pinahihintulutan ang teritoryo ng negosyo, pagkatapos maaari mong sunugin ang iyong sarili sa papel, na obserbahan ang kaligtasan ng sunog. Bilang karagdagan, maaari mong gamitin ang mga dokumento ng shredder. Ngunit ito ay isang medyo mahabang proseso, ang pamamaraang ito ay angkop para sa maliit na dami. Sa mga kasong ito, ang isang kilos ay iginuhit sa isang di-makatwirang porma, kung saan naitala ang katotohanan ng pagkawasak.
Ang malalaking dami ng mga kaso na inilaan para sa pagkawasak, kadalasan ang paglipat ng mga negosyo para sa pagtatapon o pag-recycle sa mga dalubhasang organisasyon na may kinalaman dito.
Ang katotohanan ng paglipat ay dapat na naitala sa sertipiko ng pagtanggap. Ang dokumento ay nagpapahiwatig ng petsa, timbang at bilang ng mga kaso. Inirerekomenda ng mga eksperto na ang isang empleyado ng kumpanya ay naroroon sa pagkawasak ng mga papel upang mapanatili ang pagiging kompidensiyal.