Kabilang sa napakaraming bilang ng mga pagpipilian sa pagsusulat sa negosyo, ang isang sulat ng kumpirmasyon ay nararapat na espesyal na pansin. Ano ito at sa anong mga kaso ay dapat mailakip ang isang katulad na dokumento?
Pangunahing layunin
Mga etika sa negosyo palaging nagbibigay ng paggalang sa isa't isa sa pagitan ng mga partido. Ito ay isang kinakailangan para sa normal na pag-uugali ng negosyo. Kung wala ito, imposibleng isipin ang anumang mahaba at mabunga na kooperasyon. Ang isang sulat ng kumpirmasyon ay kinakailangan lamang.
Sa sarili nito, hindi ito mahalaga. Ito ay isang kilos lamang ng kagandahang-loob. Nilinaw niya na ang napagkasunduan ng mga kasosyo noong araw bago nangyari. Iyon ay, ang isang sulat ng kumpirmasyon ay nagsasaad ng katuparan ng ilang katotohanan o kilos. Sa kasong ito, mayroong dalawang pagpipilian:
- Ang kumpirmasyon ng pagtanggap ng mga kalakal, sulat o iba pang mga dokumento na ipinadala sa pamamagitan ng naunang kahilingan. Dito, inaalam ng isa sa mga partido na ang pagkilos ay nakumpleto na.
- Pagkumpirma ng pahintulot sa isang bagay na tiyak (presyo o dami ng mga kalakal, petsa ng paparating na negosasyon, mga kondisyon para sa pagpapadala ng mga kalakal, at iba pa). Dito, ipinahayag ng mga kasama ang kanilang pag-apruba para sa ilang mga punto ng kasunduan.
Mula dito malinaw na ang sulat ng kumpirmasyon ay isang opsyonal na dokumento. Ngunit ang pagpapadala nito muli ay nagpapakita ng kapareha kung saan ang pansin at paggalang ay ginagamot sila.
Mga patakaran sa pagbaybay
Upang maunawaan kung paano sumulat ng isang liham na kumpirmasyon, kailangan mong malaman ang pangunahing mga patakaran para sa pagproseso ng mga papeles sa negosyo. Hindi ka dapat kumuha ng trabaho hanggang sa ang kahulugan ng gayong apela ay lubos na nauunawaan. Sa katunayan, walang kumplikado.
Ang nasabing isang liham, tulad ng lahat ng iba pang mga sulat sa negosyo, ay dapat na binubuo ng tatlong bahagi: heading, text at konklusyon. Ang bawat isa sa kanila ay nagdadala ng sariling semantiko load:
- Ang pamagat ng una sa lahat ay naglalaman ng mga detalye sa anyo ng petsa ng pag-alis at papalabas na numero ng pagrehistro.
- Ang nilalaman ay karaniwang nahahati sa dalawang bahagi: pagpapakilala at teksto ng katawan. Ang nasabing isang sulat, bilang panuntunan, ay nagsisimula sa isang apela sa addressee. Ito ang karaniwang mga patakaran ng mabuting anyo. Sa karamihan ng mga kaso, nakasulat ito sa pangalan ng pinuno ng kumpanya ng kasosyo, ngunit kung minsan ay ipinapayong matugunan ang naturang opisyal na papel sa isang espesyalista na direktang kasangkot sa paglutas ng isyung ito. Halimbawa, ang isang pagkumpirma ng order para sa trabaho ay maaaring maipadala sa direktor ng benta o kinatawan ng produksiyon.
- Sa konklusyon, kaugalian na magpahayag ng pasasalamat. Maaari ka ring magdagdag ng ilang mga salita tungkol sa pagnanais na magpatuloy ng kooperasyon.
Ang ganitong mga mensahe ay nagpapahintulot sa mga kasosyo na maging kumpiyansa sa bawat isa.
Pagsusulat ng isang liham
Ang ilang mga tao ay nakakalito sa naturang dokumento na may isang paunawa. Ngunit may malaking pagkakaiba sa pagitan ng dalawang titik. Ang isa sa mga ito ay nag-uulat lamang ng isang katotohanan o kaganapan, at ang iba pang nagpapatunay sa pagkumpleto ng isang tiyak na aksyon batay sa isang paunang kasunduan. Upang maiwasan ang mga pagkakamali, kailangan mong malaman kung ano ang dapat magmukhang isang sulat sa kumpirmasyon. Ang sample ay maaaring ihanda nang nakapag-iisa, dahil walang espesyal na inaprubahan form para sa tulad ng isang sulat ng negosyo.
Dapat itong ibigay sa headhead ng pagpapadala ng samahan. Kung ang kumpanya ay walang isa, maaaring magamit ang isang sulok ng selyo. Ang impormasyon ay dapat mailagay nang sunud-sunod:
- Una, sa kaliwang sulok sa mga espesyal na haligi ay nagpapahiwatig ng bilang at petsa alinsunod sa pagpasok sa journal ng pagrehistro.
- Pagkatapos sa kanan ipahiwatig ang buong detalye ng addressee (pangalan ng kumpanya at address, posisyon at buong pangalan ng tatanggap).
- Ang isang pangunahing parirala ay nakasulat sa ibaba, na naglalaman ng kakanyahan ng mensaheng ito.
- Ang pangunahing bahagi ay nagsisimula sa isang apela sa addressee. Mas mahusay na gawin ito sa pamamagitan ng pangalan at patronymic, at sa simula pa ay idagdag ang salitang "iginagalang".
- Dagdag pa, sa mga malinaw na salita, kinakailangan na ipaalam na ang mga termino ng kasunduan ay natutugunan.
- Pagkatapos nito, dapat mayroong mga salita ng pagpapahalaga.
- Maaari mong tapusin ang teksto sa pariralang "Regards."
Ang dokumento ay nilagdaan ng ulo, na dapat kumpirmahin ng selyo ng samahan.
