Mahirap isipin ang isang malaking kumpanya, estado o institusyong pang-edukasyon, kung saan walang ganoong posisyon. Ang pag-iskedyul ng mga pagpupulong, paghahanda ng dokumentasyon, pagtatrabaho sa sulat, pagtanggap ng mga tawag ay bahagi lamang ng mga responsibilidad ng taong may hawak na posisyon na pag-aralan natin. Mula noong 2016, ang bilog ng mga pangunahing pag-andar ay naipalabas sa bagong probisyon ng regulasyon - ang propesyonal na pamantayan ng kalihim. Ngayon ay maaari itong magamit bilang batayan para sa pagbuo ng mga kinakailangang tagubilin sa serbisyo.
Mga Tampok ng Propesyon
Sa kabila ng patuloy na pagbabago sa mga listahan ng mga pinakatanyag at hinahangad na mga propesyon sa mundo, ang posisyon ng kalihim ay patuloy na laganap. Opisyal sa Russia, ang propesyon na ito ay umiral nang tatlong siglo. Noong 1720, inaprubahan ko si Peter, ang mga kinakailangan para sa mga empleyado ay lubos na mataas: literacy, kaalaman sa mga batas, ang kakayahang gumawa ng mga dokumento.
Sa una, ang mga kalalakihan lamang ay mga sekretaryo, ngayon higit sa lahat ito ay isang propesyon ng babae. Ito ay bahagyang dahil sa ang katunayan na ang pagganap ng mga tungkulin sa pagiging sekretarya ay nangangailangan ng pagpupursige, kasipagan, ang kakayahang magsagawa ng pareho at walang pagbabago na gawa.
Ano ang mga kinakailangan ng mga modernong managers sa mga empleyado na may hawak na ganoong posisyon? Ang sekretarya ay dapat maging isang tiwala na gumagamit ng mga pangunahing programa sa computer ng opisina, magagawang pangasiwaan ang kagamitan sa tanggapan, magtrabaho kasama ang dokumentasyon, magkaroon ng mahusay na mga kasanayan sa komunikasyon (mabuting pagsasalita, kasanayan sa diyalogo, pagiging mabibigyan, etika). Bilang karagdagan, maging matulungin, organisado, disiplinado, matatag sa emosyonal.
Tulad ng para sa kinakailangang edukasyon, walang mahigpit na mga kinakailangan sa bagay na ito sa propesyonal na pamantayan ng Kalihim. Kung mayroon kang isang pangkalahatang edukasyon, sapat na karanasan o mga espesyal na kurso. Gayunpaman, ang pagkakaroon ng isang diploma ng mas mataas na edukasyon, bilang panuntunan, ay nagbibigay ng kalamangan sa pag-upa.
Pamantayan sa propesyonal
Kinakailangan ang mga kinakailangan para sa pagtataguyod ng pormularyo ng anyo ng isang pagkilos ng regulasyon sa 2016. Ang isang pangkalahatang pamantayan sa propesyonal ay pinagtibay para sa isang dalubhasa sa dokumentaryo at suporta sa organisasyon para sa pamamahala ng samahan. Ang pangunahing layunin ng pamantayan ay ang pag-optimize ng patakaran ng mga tauhan. Ang ulo ay maaaring tumuon sa kanya kapag tinatasa ang mga propesyonal na katangian ng empleyado. Ginagamit din ang dokumento sa paghahanda ng mga programa sa pagsasanay para sa pagsasanay ng mga kalihim.
Naglalaman ang pamantayang propesyonal:
- listahan ng mga pangunahing pag-andar sa paggawa;
- listahan ng mga kasanayan, kaalaman, kaalaman na kinakailangan para sa kanilang pagpapatupad;
- mga kinakailangan para sa antas ng edukasyon at karanasan sa trabaho.
Inililista din ng dokumento ang posibleng mga pamagat ng trabaho at mga kinakailangan para sa kanila. Kasama dito, halimbawa, ang mga pamantayang propesyonal na "Kalihim ng ulo", klerk at iba pa.
Ang istraktura ay naglalaman ng maraming mga bloke ng semantiko:
- pangkalahatang impormasyon (pagtatalaga ng layunin ng aktibidad, codifier);
- functional na mapa (listahan ng mga pag-andar sa paggawa at mga kategorya ng kwalipikasyon);
- paglalarawan ng mga pagpapaandar sa paggawa (pagtutukoy ng listahan ng mga tungkulin, kasanayan na inireseta sa empleyado);
- impormasyon tungkol sa mga pamantayang tagabuo.
Ang ikatlong seksyon ay nagsisimula sa pamantayang propesyonal ng tagapangasiwa ng sekretarya, para sa kwalipikasyon, antas ng edukasyon at karanasan kung saan ginawa ang pinaka-kahinahina na mga kinakailangan.
Ang mga pangunahing pag-andar ng empleyado na may hawak ng posisyon na pinag-aralan ay nabalangkas tulad ng sumusunod:
- organisadong koleksyon ng impormasyong propesyonal;
- suporta sa impormasyon sa kasalukuyang mga isyu;
- systematization, dokumentasyon at imbakan ng papasok na impormasyon;
- saliw ng mga kaganapan sa negosyo;
- paglikha ng mga kinakailangang kondisyon para sa gawain ng pinuno ng samahan at suporta sa administratibo.
Paglalarawan ng trabaho
Sa kanyang trabaho, ang kalihim ay ginagabayan ng kasalukuyang batas, charter ng samahan, mga order at utos ng ulo, ang kanyang sariling paglalarawan. Nasa huling dokumento na ang mga propesyonal na gawain ay naatasan na itinalaga sa opisyal. Simula upang maisagawa ang mga opisyal na tungkulin, ang empleyado ay dapat na pamilyar sa pangunahing mga probisyon ng mga tagubilin. Ang mga probisyon nito ay maaaring magsilbing ebidensya kung may salungatan sa mga sitwasyon sa trabaho. Samakatuwid, ang nilalaman ng mga tagubilin ay dapat na tiyak. At ibukod ang posibilidad ng dobleng interpretasyon.
Ang paglalarawan ng trabaho ng sekretarya para sa mga pamantayan ng propesyonal ay pinagsama-sama na isinasaalang-alang ang mga detalye ng isang partikular na samahan at kasama ang mga sumusunod na seksyon:
- pangkalahatang mga probisyon;
- pag-andar ng empleyado
- responsibilidad sa trabaho;
- karapatan ng empleyado;
- iba pang mga kondisyon at kinakailangan.
Ang pangkalahatang mga probisyon ay nagpapahiwatig sa kung aling kategorya ang empleyado at kung kanino ang nasasakop, ang pamamaraan para sa appointment at pagpapaalis, mga kinakailangan para sa mga kwalipikasyon, kaalaman at kasanayan. Ang sumusunod ay naglalarawan nang detalyado kung ano talaga ang pagpapaandar ng empleyado at kung ano ang mga karapatan niya. Ang seksyon sa opisyal na responsibilidad ay nagpapahiwatig ng mga paglabag sa gawain kung saan maaaring parusahan ang empleyado.
Ang paglalarawan ng trabaho ay inaprubahan ng pinuno ng samahan at dinala sa pansin ng empleyado (sa ilalim ng lagda).
Propesyonal na pamantayan "Kalihim ng ulo"
Alinsunod sa mga probisyon nito, kanais-nais na tanggapin ang mga empleyado na may mas mataas na edukasyon (sa antas ng undergraduate) o pangalawang propesyonal na edukasyon para sa posisyon na ito. Bilang karagdagan, ang karanasan sa trabaho (hindi bababa sa dalawang taon) ay pinahahalagahan.
Inililista ng pamantayan ng propesyonal ang pangunahing aksyon ng paggawa ng isang empleyado:
- koordinasyon ng mga pansamantalang plano sa ulo;
- pagpili ng form sa pagpaplano at pamamahala ng tagapag-ayos ng boss;
- koordinasyon ng mga pagpupulong, negosasyon sa mga kasosyo, customer, empleyado;
- nagpapaalam sa pinuno tungkol sa oras at iskedyul ng paparating na mga kaganapan.
Ang kalihim ng isang pinuno ay dapat magkaroon ng isang bilang ng mga kasanayan upang maisagawa ang mga aksyon sa itaas. Magtakda ng mga layunin, alamin ang pagkakasunud-sunod at pag-uunahin ng kanilang pagpapatupad, tulungan ang tagapamahala sa pamamahagi ng oras ng pagtatrabaho, matiyak ang seguridad ng impormasyon at piliin ang pinaka maginhawang paraan upang ipaalam ang tungkol sa paparating na mga kaganapan. Gamit ang mga tesis na ito, ang paglalarawan ng trabaho ng sekretarya ng pinuno ng pamantayan ng propesyonal ay karaniwang iginuhit.
Dapat din siyang pamilyar sa mga detalye ng pangunahing negosyo ng organisasyon, mga probisyon ng batas ng paggawa, at mga panuntunan para sa pagsasagawa ng negosasyon sa negosyo.
Ang nakalista na mga aktibidad sa paggawa ng sekretarya ng ulo ay may kasamang iba't ibang mga responsibilidad:
- pagpaplano ng araw ng trabaho;
- organisasyon ng mga pag-uusap sa telepono at mga paglalakbay sa negosyo;
- makipagtulungan sa mga bisita sa pagtanggap;
- organisasyon ng mga kaganapan sa trabaho at pagpupulong;
- pagpapanatili ng kinakailangang order sa pagtatrabaho sa opisina ng ulo;
- kontrol sa pagpapatupad ng mga order at tagubilin;
- paghahanda ng dokumentasyon sa pagtatrabaho;
- pag-unlad ng mga lokal na kilos kung kinakailangan;
- imbakan ng dokumentasyon;
- organisasyon ng pakikipag-ugnay ng impormasyon ng mga empleyado at pamamahala ng samahan.
Ang pangunahing responsibilidad ng kalihim ng ulo
Ang posisyon ng kalihim ng pinuno ng organisasyon ay nagsasangkot ng patuloy na pakikipag-ugnayan sa mga tao at pagpayag na payuhan ang mga kliyente at mga bisita tungkol sa mga pangunahing isyu. Siyempre, marami ang nakasalalay sa mga detalye ng pangunahing aktibidad ng institusyon at posisyon ng pamamahala.Mayroon silang makabuluhang epekto sa pagbalangkas ng paglalarawan ng trabaho ng Kalihim ayon sa pamantayang propesyonal.
Ang pangkalahatang mga probisyon ay nagpapahiwatig na ang posisyon ay kabilang sa kategorya ng mga teknikal na executive, tinukoy ang mga kinakailangan para sa edukasyon at haba ng serbisyo ng empleyado. Ang appointment ay ginawa nang direkta ng ulo. Upang mabuo ang kinakailangang kaalaman at kasanayan, maaaring gamitin ang isang propesyonal na pamantayan ng kalihim. Kabilang dito ang: kaalaman sa mga pangunahing kaalaman sa gawain sa opisina; kaalaman sa mga pamamaraan ng pagrehistro at pagproseso ng data ng impormasyon; Pagmamay-ari ng PC pamilyar sa mga patakaran ng pagsusulat at pakikipag-usap sa negosyo; kaalaman sa mga panuntunan sa panloob at pamamaraan sa kaligtasan at marami pa.
Ang ikalawang seksyon ng mga tagubilin ay naglalarawan ng mga tungkulin ng empleyado. Sa ikatlong seksyon - ang kanyang mga karapatan. Halimbawa, ang kalihim ng tagapamahala ay may karapatang makilala ang mga pasya na may kaugnayan sa kanyang mga aktibidad, gumawa ng mga mungkahi sa pag-optimize ng kanyang trabaho, humiling ng impormasyon at mga dokumento na kinakailangan upang maisakatuparan, atbp.
Ang huling seksyon ng pagtuturo ay nagbabalot ng mga hakbang sa pananagutan ng empleyado kung sakaling hindi wastong pagganap ng mga opisyal na tungkulin, na nagiging sanhi ng pagkasira ng materyal.
Clerk
Ang pangunahing gawain ng klerk ay ang kontrolin ang daloy ng trabaho ng yunit o ang buong samahan (madalas mayroong maraming mga empleyado sa kawani na gumaganap ng pagpapaandar na ito). Ang listahan ng mga pangunahing responsibilidad ay ipinahiwatig sa propesyonal na pamantayan ng sekretarya-klerk:
- pag-archive at tamang pag-iimbak ng mga dokumento;
- samahan ng trabaho na may mga dokumento;
- ang pagbuo ng mga kaso alinsunod sa mga iniaatas sa pag-iatas ng samahan.
Upang mag-aplay para sa posisyon na ito, ang aplikante ay nangangailangan ng pangalawang edukasyon sa bokasyonal.
Sa panahon ng samahan ng trabaho kasama ang mga dokumento, ang sekretarya-klerk ay maaaring makatanggap at iproseso ang mga papasok na materyales, pag-uri-uriin ang mga ito at irehistro ang mga ito kung kinakailangan, ihanda ang mga ito para sa pagsasaalang-alang ng ulo, i-redirect ang mga ito sa mga direktang executive, at mapanatili ang isang database.
Upang matiyak ang wastong pag-iimbak ng mga dokumento, ang klerk ay dapat na bumuo ng isang takdang-anyo ng mga kaso, i-verify ang pagiging tama ng papeles, form ng mga kaso at matukoy ang oras ng kanilang imbakan, ipamahagi at mga file ng file.
Bago maipadala ang mga dokumento sa mga archive para sa pag-iimbak, sinusuri ng klerk ang mga termino ng kanilang imbakan (permanent o pangmatagalan), kumukuha ng isang panloob na imbentaryo, kumukuha ng mga takip ng file.
Reaksyon o tagapangasiwa-sekretarya?
Minsan mahihirapang pag-uri-uriin ang hierarchy ng mga sekretarya ng mga post at kanilang mga responsibilidad. Ano, halimbawa, ang pangunahing pagkakaiba sa pagitan ng katulong na kalihim at ng tagapangasiwa? Pagkatapos ng lahat, ang mga pag-andar na kanilang gumanap ay magkatulad.
Ang paglalarawan ng trabaho ng sekretarya-tagapangasiwa ayon sa pamantayang propesyonal ay nagbibigay para sa:
- pagtanggap at pamamahagi ng mga papasok na tawag sa telepono;
- samahan ng trabaho sa mga bisita;
- pagpapatupad ng mga pagpapaandar sa coordinate.
Dapat siyang maging pamilyar sa mga patakaran ng pamantayan sa negosyo, pag-uusap sa telepono (sa mga customer, kasosyo, kinatawan ng media at iba pa), upang mapanatili ang isang pag-uusap at pakinisin ang isang sitwasyon sa tunggalian. Ang mga pag-ugnay ng pag-andar ng tagapangasiwa ay karaniwang upang mapanatili ang isang log ng mga paggalaw ng empleyado, mga pagsakay sa courier at mga ruta ng pagmamaneho.
Wala pang hiwalay na pamantayang propesyonal para sa secretary-referent pa, ngunit ang kanyang mga tungkulin ay sa maraming mga respeto na katulad ng katulong na manager. Tulad ng tagapangasiwa, nakikipagtulungan siya sa sulat, sumasagot sa mga tawag, nakakatugon at sumama sa mga bisita, naghuhugot ng mga iskedyul ng paglalakbay. Gayunpaman, ang lahat ng ito ay direktang nauugnay sa pigura ng pinuno ng samahan. Sa ilang mga kaso, ang kanyang mga responsibilidad ay maaaring mapalawak, na makikita sa iskedyul ng trabaho (maaaring hindi regular).
Propesyonal na pamantayan ng sekretarya ng kagawaran ng akademiko
Ang nasabing mga empleyado ay matatagpuan sa kawani ng isang paaralan, kolehiyo o unibersidad. Ang post ay kabilang sa kategorya ng mga kawani ng suporta sa pagtuturo. Upang matukoy ang pangunahing pag-andar, maaaring gamitin ng employer ang pangkalahatang pamantayan ng isang espesyalista sa suporta sa dokumentasyon. Hindi pa inaprubahan ng Ministry of Labor ang isang hiwalay na pamantayan ng propesyonal para sa kalihim ng yunit ng edukasyon ng institusyong pang-edukasyon. Para sa trabaho, ang propesyonal na edukasyon (pangalawa) sa larangan ng trabaho sa opisina o pagsasanay sa bokasyonal batay sa pangkalahatang edukasyon ay kinakailangan. Walang mahigpit na mga kinakailangan para sa pagkakaroon ng karanasan sa trabaho.
Habang nasa posisyon na ito, ang empleyado:
- Tumatanggap ng sulat, inililipat ito sa pinuno ng organisasyong pang-edukasyon at tagapalabas;
- nagsasagawa ng mga gawaing papel (kabilang ang electronic);
- naghahanda ng mga draft na order para sa contingent ng mga mag-aaral;
- gumuhit ng mga personal na file ng mga mag-aaral;
- sinusubaybayan ang oras ng pagtuturo ng mga guro;
- gumagawa ng mga kahilingan, mga titik;
- magsanay kontrol sa pagpapatupad ng mga order at mga tagubilin ng ulo.
Kalihim ng Siyentipiko at kanyang mga tungkulin
Ang post na ito ay nabibilang sa larangan ng agham. Ang mga sikretong pang-agham ay hinihingi sa mga unibersidad, mga institute ng pananaliksik, akademya, mga pang-agham na samahan. Bilang isang patakaran, nagbibigay sila ng gawain ng mga mananaliksik at mga konseho ng disertasyon. Ang propesyonal na pamantayan ng pang-agham na sekretarya ay nagsasangkot sa pagpaplano ng mga pang-agham na kaganapan (mga pulong, kumperensya, mga talahanayan ng bilog), ang kanilang samahan at pag-uugali, ang paghahanda ng may-katuturang dokumentasyon at pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga desisyon na ginawa.
Ang mga empleyado na may agham na pang-agham, karanasan sa gawaing pang-organisasyon at pang-agham (hindi bababa sa 5 taon), at ang mga publikasyon sa mga pahayagan na sinuri ng peer ay maaaring itinalaga sa posisyon na ito.
Kalihim ng Siyentipiko:
- nangongolekta ng mga panukala sa taunang plano ng pang-agham na pag-unlad at pananaliksik;
- kinokontrol ang napapanahong pagpapatupad ng itinatag na pampakay na mga plano ng gawaing pang-agham at ang paghahanda ng mga nauugnay na ulat;
- naghahanda ng mga draft na plano ng trabaho para sa pang-agham (pang-agham at teknikal) na konseho, sinusubaybayan ang pagpapatupad ng mga desisyon nito;
- isinasaalang-alang ang mga materyales na kinakailangan para sa pagkakaloob ng pang-akademikong ranggo at pagtatanggol ng isang disertasyon;
- naghahanda ng mga panukala para sa isang plano para sa paglathala ng mga papel na pang-agham;
- bubuo ng pamantayan para sa pagtatasa ng pagganap ng mga empleyado para sa sertipikasyon;
- bumubuo ng mga panukala para sa advanced na pagsasanay at internship para sa mga siyentipiko.
Pag-andar ng Spokesperson
Pretty "bata" na propesyon. Sa Russia, nagsimula itong makakuha ng katanyagan sa kalagitnaan ng 90s ng huling siglo. Sa propesyonal na pamantayan ng kalihim, ang pangalan ng post na ito ay hindi inilalaan nang hiwalay. Ngunit para sa maraming mga organisasyon, ang pagkakaroon ng naturang empleyado ay isang kagyat na pangangailangan. Siya ang bumubuo ng opinion sa publiko tungkol sa kumpanya. Ang pangunahing responsibilidad ay kinabibilangan ng: pag-aayos ng mga kumperensya ng pindutin; ang nilalaman ng website ng samahan; paghahanda ng mga press release; nagpaplano ng mga kampanya ng impormasyon (sa pindutin, mga network, sa telebisyon) na naglalayong lumikha ng isang positibong imahe ng kumpanya.
Ang pamantayang propesyonal ng press secretary ay nagtatakda na ang aplikante ay dapat magkaroon ng isang degree sa unibersidad sa journalism, advertising, philology o PR. Ang karanasan sa trabaho (mula sa 3 taon) sa may-katuturang larangan, karampatang pasalita at nakasulat na pagsasalita, kanais-nais din ang kaalaman sa isang wikang banyaga.