สถานการณ์ที่ผู้ประกอบการต้องเผชิญกับความจำเป็นในการใช้งานเอกสารแฟลชนั้นยังห่างไกลจากความผิดปกติ อาจจำเป็นต้องใช้เอกสารสำหรับการตรวจสอบภาษีกองทุนบำเหน็จบำนาญหรือเพื่อการจัดเก็บในคลัง
มันเป็นสิ่งต้องห้ามอย่างเคร่งครัดเพื่อกาวเอกสารหรือยึดด้วยเครื่องเย็บกระดาษ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาและไม่ได้รับชื่อเสียงของผู้ไม่รู้หนังสือคุณจำเป็นต้องรู้วิธีการแฟลชเอกสารตามข้อกำหนดทั้งหมด
กฎทั่วไป
เมื่อมองแวบแรกอาจดูเหมือนว่าไม่มีปัญหาในการผูกมัดเอกสาร แต่สิ่งนี้ไม่เป็นความจริงทั้งหมด กระบวนการต้องได้รับการติดต่ออย่างรับผิดชอบเพื่อให้เอกสารอยู่ในรูปแบบที่เหมาะสม โรงพิมพ์หลายแห่งสามารถทำงานนี้ได้ด้วยค่าธรรมเนียมที่กำหนดและในเวลาอันสั้น แต่ไม่ใช่นักธุรกิจทุกคนที่จะต้องมอบเอกสารสำคัญให้กับบุคคลภายนอก เพื่อที่จะไม่ใช้บริการของมืออาชีพทุกครั้งมันก็คุ้มค่าที่จะทราบวิธีการใช้เอกสารแฟลชอย่างเหมาะสม
โครงสร้างการกำกับดูแลไม่ได้ให้คำแนะนำเฉพาะแก่ผู้ประกอบการเกี่ยวกับเรื่องนี้ดังนั้นคุณต้องจัดการด้วยตัวเอง ข้อมูลที่ได้รับจากแนวทางในสาขางานสำนักงาน
เย็บกระดาษด้วยด้าย
วิธีแฟลชเอกสารด้วยวิธีนี้? ในการทำเช่นนี้ให้เตรียมอุปกรณ์เสริม คุณต้องมีหัวข้อเข็มและกาว กระบวนการประกอบด้วยสามขั้นตอน:
- การเตรียมเอกสาร เอกสารทั้งหมดจะต้องวางในลำดับที่ถูกต้องและหมายเลขด้วยดินสอที่มุมของแผ่น สามารถทำการเจาะรูด้วยสว่านหรือใช้การเจาะรู ในกรณีที่มีกระดาษจำนวนมากและเป็นไปไม่ได้ที่จะเจาะพวกเขาด้วยการเจาะรูมันก็คุ้มค่าที่จะใช้ตะปูแหลมและค้อน จำนวนหลุมขึ้นอยู่กับความสำคัญและวัตถุประสงค์ของเอกสาร เอกสารที่มีความอ่อนไหวสูงจะถูกเย็บเป็นห้ารูเพื่อหลีกเลี่ยงการปลอมแปลงเอกสาร หลุมควรอยู่ทางซ้ายตรงกลางของสนามฟรี ระยะทางควรจะประมาณสามเซนติเมตรจากการเจาะหนึ่งไปยังอีก
- ตัด ทำความเข้าใจกับวิธีการต่อเอกสารด้วยเธรดคุณจำเป็นต้องรู้ถึงความแตกต่างที่สำคัญ ในกรณีส่วนใหญ่เป็นเรื่องปกติที่จะใช้เชือกเส้นใหญ่หรือด้าย LS-210 อนุญาตให้ใช้เธรดที่ทนทานอื่น ๆ มีความจำเป็นต้องเริ่มกระบวนการจากด้านหลังของหลุมซึ่งอยู่ตรงกลาง มันเป็นธรรมเนียมในการเย็บเล่มเอกสารสองครั้งเพื่อให้ความแข็งแรงที่ต้องการ ด้ายถูกนำไปด้านหลังของการเจาะกลางและถูกมัดด้วยปม หากคุณต้องการติดกระดาษที่ไม่ได้มีค่าเฉพาะคุณสามารถใช้เธรดปกติ
- รับรองเอกสาร ในการรับรองกระดาษอย่างถูกต้องมีความจำเป็นต้องเตรียมใบไม้ขนาดเล็กที่มีขนาด 4 x 5 ซม. ต้องติดกาวกับมัดเพื่อให้ปลายด้ายว่าง บนแผ่นงานคุณต้องระบุจำนวนเอกสารที่ยื่นเป็นตัวเลขและคำเช่นเดียวกับตำแหน่งนามสกุลและชื่อย่อของบุคคลที่รับผิดชอบ หลังจากนั้นผู้รับรองจะใส่ลายเซ็นและตราประทับของเขาหากมี ขอบของลายเซ็นและตราประทับนั้นจะต้องเกินกว่าสติกเกอร์แผ่นพับ
วิธีการเตรียมเอกสารสำหรับการตรวจสอบภาษี?
ผู้ประกอบการใด ๆ จะต้องจัดทำรายงานต่าง ๆ เกี่ยวกับกิจกรรมของเขาดังนั้นความรู้เกี่ยวกับวิธีการแฟลชเอกสารสำหรับบริการภาษีเป็นสิ่งที่จำเป็น เพื่อหลีกเลี่ยงความไม่สอดคล้องกันขอแนะนำให้ตรวจสอบกับผู้ที่รับผิดชอบเกี่ยวกับกฎระเบียบสำหรับการยึดเอกสาร
สำหรับเอกสารที่เสร็จแล้วควรเป็นรายการเอกสารที่แนบมาทั้งหมด รายการจะต้องอยู่ในตำแหน่งเริ่มต้นของเคสและแยกหมายเลขนอกจากนี้ยังจำเป็นต้องระบุวันที่ของเอกสารและจำนวนแผ่น ต้องจำไว้ว่าหมายเลขนั้นถูกวางไว้บนแผ่นงานไม่ใช่บนหน้ากระดาษ หากเอกสารเป็นหลายวอลุ่มแผ่นของแต่ละวอลุ่มจะถูกกำหนดหมายเลขแยกจากกัน
สำหรับหน่วยงานด้านภาษีคุณต้องฉายเอกสารเป็น 3 รูไม่มากและไม่น้อย ระยะห่างระหว่างการเจาะควรมากกว่าสามเซนติเมตร คุณจำเป็นต้องจัดเรียงไว้ในฟิลด์ด้านซ้าย ทำหลุมโดยใช้สว่านหรือเข็มหนา เครื่องหมายวรรคตอนควรอยู่กลางสนามเพื่อให้ข้อความสามารถมองเห็นได้ชัดเจน หลุมทั้งหมดจะต้องทำเพื่อให้พวกเขาอยู่ภายใต้ซึ่งกันและกันอย่างเคร่งครัด
สิ่งที่ด้ายเย็บ
เอกสารภาษีจะต้องเย็บด้วยเข็มเจาะโดยใช้เกลียวหรือเกลียว LS-210 ในกรณีที่รุนแรงอนุญาตให้กระพริบด้วยด้ายไนล่อนพับได้หลายครั้ง
เธรดจะแสดงที่ด้านหลังของแผ่นงานสุดท้าย ปลายที่ความยาวไม่เกิน 6 ซม. ต้องผูก สติกเกอร์ทำตามกฎที่ยอมรับโดยทั่วไปและได้รับการรับรองโดยลายเซ็นและตราประทับ ปลายของเธรดควรเป็นอิสระ
หากเอกสารจะถูกเก็บไว้นานกว่าสิบปีจะต้องมีการเจาะห้าครั้ง ในกรณีนี้สติกเกอร์ควรทำจากกระดาษทิชชู
ปกเอกสาร
คุณจำเป็นต้องรู้ไม่เพียง แต่วิธีการแฟลชเอกสาร แต่ยังต้องเลือกใบปะหน้าสำหรับพวกเขาด้วย สามารถมีสามประเภท: มาตรฐานที่ไม่ได้มาตรฐานและที่ใช้สำหรับการจัดเก็บเอกสารในระยะยาว ตามปกติแล้วขนาดของฝาครอบส่วนใหญ่คือ 229 x 324 มม. ซึ่งใช้สำหรับแผ่น A4
หากเอกสารมีขนาดใหญ่ขึ้นคุณต้องสร้างปกแบบกำหนดเอง ในการทำเช่นนี้คุณสามารถติดต่อโรงพิมพ์หรือทำด้วยตัวเอง เอกสารที่ต้องเก็บไว้นานกว่า 25 ปีควรใส่กรอบในปกแข็งที่ทำจากกระดาษแข็งหนา ถ้าเอกสารควรถูกถ่ายโอนไปยังไฟล์เก็บถาวรของรัฐวัสดุที่ใช้ทำปกควรปราศจากความเป็นกรด
เฟิร์มแวร์ 4 รู
ขึ้นอยู่กับระยะเวลาที่เอกสารถูกจัดเก็บการเรียกใช้อาจมีสองประเภท
- บางส่วนซึ่งอาจไม่มีการกำหนดหมายเลขแผ่นงาน ในกรณีนี้ไม่จำเป็นต้องรวบรวมสินค้าคงคลังและแผ่นใบรับรอง การออกแบบนี้ได้รับอนุญาตสำหรับเอกสารที่เก็บไว้ไม่เกินสิบปี
- การดำเนินการเต็มรูปแบบเป็นสิ่งที่จำเป็นหากเอกสารอยู่ในที่เก็บถาวรมานานกว่าสิบปี ในกรณีนี้คุณจำเป็นต้องแฟลชเอกสารใน 4 หลุม
ฝาครอบควรเป็นของแข็งทำจากกระดาษแข็งหนาความหนา 0.35-1.5 มม. องค์ประกอบรายละเอียดจะต้องอยู่ในตำแหน่งที่สอดคล้องกับ GOST 17914-72 เมื่อยื่นกระดาษคุณต้องจำไว้ว่าข้อความควรอ่านได้ดี ต้องถอดส่วนประกอบโลหะทั้งหมดเช่นคลิปหนีบกระดาษและลวดเย็บ
สำหรับเฟิร์มแวร์ใน 4 หลุมคุณต้องเตรียมสว่านสำหรับติดตั้งเข็มขนาดใหญ่และเกลียว หากมีจำนวนมากของแผ่นจะดีกว่าที่จะเจาะ
รายละเอียดปลีกย่อยของการเย็บจดหมายเหตุ
ก่อนที่จะทำการกะพริบเอกสารคุณต้องตรวจสอบเอกสารทั้งหมดและจัดเรียงให้ถูกต้อง ควรมีหมายเลขแผ่นแยกต่างหาก ในท้ายที่สุดจำเป็นต้องมีพยาน
หากกรณีเสร็จสมบูรณ์บางส่วนจะต้องใช้กระดาษแข็งที่ด้านบนและด้านล่าง ในกรณีของการออกแบบที่สมบูรณ์นั้นจำเป็นต้องเย็บและผูกด้วยกาว PVA
ในการรัดถุงคุณควรใช้การกดขี่หรืออุปกรณ์พิเศษ การเจาะทะลุด้านล่างและด้านบนควรอยู่ที่ระยะ 30 มม. จากขอบเขตข้อมูล ส่วนที่เหลืออีกสองหลุมนั้นอยู่ที่ระยะทางประมาณ 80 มม. จากการเจาะทะลุสุดขั้ว
ปลายของเธรดจะต้องถูกเกลียวเป็นเข็มที่แตกต่างกันและจัดขึ้นในการเจาะกลางที่ด้านหน้า ด้ายจะแสดงจากด้านหลังผ่านการเจาะทะลุสุดไปยังด้านหน้า เพิ่มเติมเกลียวเข้าไปในรูที่อยู่ติดกัน ปลายจะต้องผูกจากด้านหลัง
ข้อสรุป
การรายงานที่ถูกต้องและการจัดการเอกสารเป็นหนึ่งในส่วนที่สำคัญของธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ ดังนั้นผู้จัดการควรเข้าหาด้วยความรับผิดชอบทั้งหมดและรู้วิธีล้างเอกสารอย่างถูกต้อง
