วารสารสัญญาจ้างงาน: เติมตัวอย่าง

ในองค์กรใด ๆ แต่ละเอกสารจะต้องลงทะเบียนและป้อนในวารสารพิเศษ นอกจากนี้ยังใช้กับข้อตกลงแรงงาน ต้องมีการลงทะเบียนสัญญาจ้างงานซึ่งจะต้องมีการวิเคราะห์ตัวอย่างเพิ่มเติมในทุก บริษัท ที่เก็บบันทึกเอกสารและข้อมูลของพนักงาน

ฉันต้องการนิตยสารหรือไม่

ผู้นำองค์กรควรเข้าใจว่าการลงทะเบียนสัญญาการจ้างงานและข้อตกลงเพิ่มเติมนั้นไม่ใช่การเสียเวลา แต่เป็นโอกาสที่จะประกันตัวเอง ประการแรกมันสะดวกมาก ข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับเอกสารมีอยู่ในที่เดียวแทนที่จะเก็บกองสัญญาของพนักงานทุกคนบนโต๊ะทำงานของคุณ ประการที่สองนิตยสารอาจมีความจำเป็นหากเกิดความขัดแย้งระหว่างพนักงานกับนายจ้าง ประการที่สามต้องขอบคุณนิตยสารเจ้าหน้าที่ทรัพยากรมนุษย์สามารถออกข้อมูลใด ๆ ให้กับพนักงานในเวลาอันสั้น

ในบางองค์กรมันเป็นธรรมเนียมที่จะต้องเก็บวารสารดังกล่าวไว้หลายฉบับ: สำหรับสัญญาที่ไม่มีวันสิ้นสุดและสำหรับวารสารเร่งด่วน

คำพูดของกฎหมาย

โดยวิธีการที่กฎหมายไม่ได้ระบุที่ใดก็ได้ที่จำเป็นต้องลงทะเบียนสัญญาการจ้างงาน แต่มันก็เกิดขึ้นว่านี่เป็นงานออฟฟิศและกฎทั่วไป ตามบรรทัดฐานแต่ละเอกสารจะต้องได้รับการแก้ไข นอกจากนี้วารสารนี้มีการระบุไว้ในรายการเอกสารการจัดการ และการขาดงานในองค์กรอาจทำให้เกิดปัญหากับหน่วยตรวจ

พนักงานที่มีประสบการณ์ของแผนกบุคคลให้เหตุผลว่าการปรากฏตัวของสัญญาการจ้างงานตัวอย่างที่จะนำเสนอในภายหลังอำนวยความสะดวกในการทำงานอย่างมีนัยสำคัญและช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานและเก็บบันทึกของพวกเขา

เติมออกมา

มันไม่ได้ถูกควบคุมโดยกฎหมายว่าบัญชีวารสารควรมีลักษณะอย่างไร ในกรณีส่วนใหญ่รูปแบบของการลงทะเบียนของสัญญาการจ้างงานเป็นสมุดบันทึกปกติ สิ่งสำคัญคือหน้าปกมีความหนาแน่นสำหรับการแสวงหาผลประโยชน์มากกว่า

หน้าชื่อเรื่องของวารสารจะต้องระบุชื่อขององค์กรชื่อของวารสารที่เป็นจุดเริ่มต้นของการบำรุงรักษา ถัดไปในแผ่นแรกผู้รับผิดชอบในการบำรุงรักษาหนังสือจะถูกระบุ หากสันนิษฐานว่าผู้มีอำนาจอาจเปลี่ยนแปลงได้ดังนั้นควรใส่ข้อมูลเกี่ยวกับพวกเขาอย่างเป็นระเบียบ:

1. หมายเลขในใบสั่ง
2. รายละเอียดของพนักงาน
3. ชื่อของโพสต์
4. สาเหตุที่บุคคลนี้สามารถเปลี่ยนแปลงวารสารได้
5. ลายเซ็นของพนักงาน

การกรอกทะเบียนของสัญญาการจ้างงานสามารถเรียกได้ว่าเป็นมาตรฐาน ข้อมูลทั้งหมดจะถูกป้อนลงในตารางจำนวนคอลัมน์ที่แตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับความต้องการขององค์กรเอง โดยเฉลี่ยสามารถมีได้มากถึงสิบคอลัมน์ ตารางมีประชากรดังนี้:

1. หมายเลขประจำสินค้าของการลงทะเบียนเอกสาร
2. วันที่สรุปสัญญา
3. เลขที่สัญญา
4. รายละเอียดของพนักงาน
5. ชื่อของตำแหน่งหรือพิเศษ
6. ชื่อของแผนกหรือหน่วยงาน
7. ระยะเวลาที่มีผลบังคับใช้ของสัญญา
8. ลักษณะของงาน
9. การปรากฏตัวของข้อตกลงเพิ่มเติม
10. หมายเหตุพิเศษ

คุณสามารถป้อนคอลัมน์อื่นที่พนักงานจะเซ็นถัดจากข้อมูลที่ให้ไว้ นอกจากนี้ลายเซ็นจะระบุว่าพนักงานได้รับสำเนาของสัญญา

ผู้ที่ไม่ทราบว่าการลงทะเบียนของสัญญาการจ้างงานมีลักษณะอย่างไรสามารถดูเอกสารตัวอย่างในภาพด้านล่าง

รุ่นกระดาษ

แม้จะมีความจริงที่ว่ายุคของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์กำลังเฟื่องฟูในวันนี้เกือบทุก บริษัท เก็บวารสารลงทะเบียนฉบับกระดาษ

ประการแรกเอกสารนี้จะต้องได้รับการเย็บหมายเลขและรับรองโดยหัวหน้าขององค์กร ประการที่สองฝ่ายบุคลากรยืนยันว่าสะดวกกว่ามากในการจัดทำวารสารดังกล่าว และประการที่สามในวารสารควรเป็นลายเซ็นของพนักงานแสดงข้อตกลงกับข้อมูลที่ระบุ

รุ่นอิเล็กทรอนิกส์

รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ของการลงทะเบียนของสัญญาการจ้างงานมีทั้งข้อดีและข้อเสีย ไม่ต้องสงสัยว่าเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้นสะดวกในการใช้งาน กองโฟลเดอร์และเอกสารไม่เกะกะโต๊ะและชั้นวางเพราะทุกอย่างถูกเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ แต่ในเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์คุณไม่สามารถรับลายเซ็นของพนักงานในเอกสารได้และบ่อยครั้งที่มันเกิดขึ้นที่คอมพิวเตอร์พังทลายและข้อมูลทั้งหมดก็หายไป

ดังนั้นผู้จัดการฝ่ายบุคคลจำนวนมากหากพวกเขาเก็บวารสารอิเล็กทรอนิกส์มันเป็นเพียงรุ่นสำรองของสื่อกระดาษ

พวกเขามักจะทำรุ่นอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบ Excel ตารางนี้มีฟังก์ชั่นมากมายและง่ายต่อการกรอก รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ของนิตยสารคือ:

• ควบคุมการจัดเก็บข้อมูล
• ความลับของข้อมูล
• การสร้างสำเนาของคำสั่งซื้อและใบรับรองทันที
• ค้นหาเอกสารที่จำเป็นได้ทันที

นอกจากนี้คุณสามารถเก็บบันทึกเพิ่มเติมได้แยกต่างหาก ข้อตกลงสัญญาการจ้างงาน แต่บางครั้งมันก็ไม่สะดวกที่จะหาข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานในเอกสารต่าง ๆ มันจะดีกว่าถ้าข้อมูลนี้ถูกเน้นเป็นคอลัมน์แยกต่างหากในเอกสารทั่วไป

คุณสมบัติ

มีคุณสมบัติบางอย่างที่เก็บไว้ได้ดีที่สุดเมื่อเข้าสู่ระบบ ซึ่งอาจรวมถึง:

1. การลงทะเบียนข้อตกลงสัญญาการจ้างงานและสัญญาเองสามารถเริ่มต้นใหม่ทุกปี นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีเอกสารจำนวนมาก
2. หากผู้มีอำนาจทำผิดพลาดในการป้อนข้อมูลไม่ควรมีการปรับสำหรับเรื่องนี้
3. เอกสารดังกล่าวควรถูกเก็บไว้อย่างน้อย 75 ปี
4. หลังจากสมุดจดบันทึกสิ้นสุดลงจะต้องมีการแฟลชและกำหนดหมายเลข จากนั้นใส่ตราประทับและส่งไปยังที่เก็บเอกสารที่จัดเก็บจริง
5. หากสัญญาระยะยาวเข้าสู่ประเภทไม่ จำกัด ข้อเท็จจริงนี้จะต้องถูกบันทึกไว้ ถัดไปสัญญาถูกลงทะเบียนใหม่หรือทำบันทึกย่อที่เกี่ยวข้องในสมุดรายวัน
6. ผู้นำต้องรับรองบันทึกการลงทะเบียนโดยใส่ลายเซ็นของเขาลงบนปกหลังของโน้ตบุ๊ก

ใครเป็นคนเก็บนิตยสาร

ดังที่เราได้ค้นพบแล้ววารสารการบัญชีตามสัญญาเป็นเอกสารที่ยืนยันการมีอยู่ของเอกสารสำคัญในองค์กร

ตามกฎแล้วเอกสารดังกล่าวจะถูกกรอกและดูแลโดยผู้มีอำนาจ ที่สำคัญคือพนักงานทรัพยากรบุคคลหรือผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล พวกเขามีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบต่าง ๆ ซึ่งก็คือการให้ข้อมูลที่ครบถ้วนเกี่ยวกับพนักงาน

พนักงานคนเดียวกันก็มีส่วนรับผิดชอบต่อต้นฉบับของสัญญาทั้งหมดและข้อตกลงเพิ่มเติมให้กับพวกเขา เริ่มเอกสารเหล่านี้ตามคำสั่งของนายจ้าง

คำสั่งซื้อกำหนด:

• ประเภทของการบันทึก (กระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์);
• พนักงานผู้รับผิดชอบสำหรับการเข้าสู่ระบบ;
• แบบฟอร์มลงทะเบียนวารสาร

ก่อนหน้านี้มีการส่งการลงทะเบียนของสัญญาการจ้างงาน (เอกสารตัวอย่าง) ตอนนี้คุณสามารถเห็นได้ในภาพด้านล่างว่าสมุดรายวันสำหรับการลงทะเบียนข้อตกลงเพิ่มเติมกับสัญญามีลักษณะอย่างไร

การเปลี่ยนแปลง

ก่อนหน้านี้มีการกล่าวกันว่าด้วยการกำกับดูแลเล็ก ๆ พนักงานจะไม่รับผิดชอบหรือลงโทษเป็นพิเศษ แต่คุณยังต้องกรอกบันทึกให้ละเอียด

ห้ามมิให้ทำการเปลี่ยนแปลงใด ๆ โดยไม่คำนึงถึงประเภทของเอกสาร หากพนักงานที่ได้รับอนุญาตทำผิดร้ายแรงควรปิดวารสาร ซึ่งหมายความว่าในหน้าสุดท้ายของหนังสือเหตุผลในการปิดหนังสือ นอกจากนี้ควรรายงานปัญหาต่อหัวหน้า บริษัท ในการเริ่มต้นสมุดรายวันการบัญชีใหม่คุณต้องออกคำสั่ง

สำหรับการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องกับพนักงานโดยเฉพาะพวกเขารวมถึง:

• การเลิกจ้างจากสำนักงาน
• การเปลี่ยนแปลงในสภาพการทำงาน
• การถ่ายโอนพนักงานไปยังแผนกอื่นการแบ่งหรือการเปลี่ยนตำแหน่งของพนักงาน

สำหรับข้อมูลดังกล่าวจะมีการสร้างหนังสือแยกต่างหากสำหรับข้อตกลงเพิ่มเติมหรือคอลัมน์แยกต่างหากในวารสารการลงทะเบียนสัญญา

มันเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้ว่าวารสารดังกล่าวเป็นสิ่งสำคัญสำหรับพนักงานที่เก็บรักษาข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน

ขอบคุณเอกสารนี้คุณสามารถค้นหาข้อมูลในวารสารที่ถ่ายโอนไปยังที่เก็บถาวรมานานแล้ว และนิตยสารดังกล่าวยังถือเป็นการยืนยันทางกฎหมายเกี่ยวกับการมีอยู่ของสัญญาจ้างแรงงานทั้งหมดที่สรุปไว้กับพนักงานที่ปฏิบัติงานในองค์กร