เอกสารเกี่ยวกับบุคลากร: ประเภทองค์ประกอบการจัดเก็บ

ในกิจกรรมขององค์กรใด ๆ เอกสารทางธุรกิจจำนวนมากจะปรากฏขึ้น ท่ามกลางเอกสารนี้บุคลากรเอกสารโดดเด่นในคอมเพล็กซ์แยกต่างหาก ในบทความของเราเราต้องการพูดคุยเกี่ยวกับประเภทของสิ่งที่มีอยู่วิธีจัดเก็บ

ความสัมพันธ์ของพนักงาน

เวิร์กโฟลว์ที่จัดอย่างเหมาะสมในองค์กรเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จของกิจกรรม ดังนั้นเอกสารทางธุรกิจจำเป็นต้องได้รับการเอาใจใส่อย่างเหมาะสมและจัดรูปแบบและจัดเก็บอย่างเหมาะสม

มันเป็นความทรงจำที่คุ้มค่าว่าความสัมพันธ์แรงงานระหว่างนายจ้างและลูกจ้างจะถูกควบคุมโดยรหัสแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย มันอยู่บนพื้นฐานของบทความของเขาว่าองค์กรควรจัดระเบียบการเลิกจ้างการรับและการโอนย้ายพนักงานอย่างเหมาะสม เอกสารทั้งหมดที่มีการระบุขั้นตอนของกิจกรรมแรงงานของคนงานเอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารเกี่ยวกับบุคลากร (บุคลากรบุคลากร)

งานของเอกสารเหล่านี้คือการดำเนินการอย่างถูกต้องและปลอดภัยแรงงานสัมพันธ์ระหว่างพนักงานและนายจ้าง ควรสังเกตว่าเอกสารบุคลากรเป็นหนึ่งในส่วนที่สำคัญที่สุดของการบริการบุคลากรในองค์กรใด ๆ ความถูกต้องและทันเวลาของเอกสารควรอยู่ภายใต้การควบคุมของศีรษะ

เอกสารส่วนใหญ่เป็นข้อบังคับและจัดทำขึ้นโดยประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียคำแนะนำในการบำรุงรักษาหนังสืองานกฎหมายเกี่ยวกับเงินบำนาญและข้อบังคับอื่น ๆ

ประเภทของเอกสารบุคลากร

เอกสารเกี่ยวกับบุคลากรสามารถแบ่งออกเป็นประเภทต่อไปนี้:

1. เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการจัดพนักงานขององค์กร
2. เอกสารยืนยันการเลื่อนตำแหน่งของพนักงาน
3. เอกสารยืนยันการปฏิบัติตามวินัยแรงงาน
4. เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการเลิกจ้าง

ดังที่เราเห็นเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรรวมถึงเอกสารจำนวนมากที่ควบคุมความสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง ทั้งหมดของพวกเขาควบคุมปัญหาบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรขององค์กร

เอกสารบุคลากรหลักแบ่งออกเป็นสองประเภท:

1. ในฝ่ายบัญชี
2. เกี่ยวกับการบัญชีของชั่วโมงการทำงานและการคำนวณที่เกี่ยวข้องกับค่าตอบแทน

เอกสารเกี่ยวกับบุคลากร ได้แก่ : คำสั่งสัญญาจ้างงาน, ประกาศนียบัตร, หนังสือรับรองการทำงาน, ไฟล์ส่วนตัว, การ์ด, ใบรับรองการรับรองพนักงาน, หนังสือมอบอำนาจส่วนบุคคล

จัดเก็บเอกสาร

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมาโชคไม่ดีที่มีความสนใจในเรื่องความปลอดภัยของเอกสารทางธุรกิจ จากผลของการตรวจสอบการให้บริการเอกสารสำคัญของรัฐข้อสรุปถูกนำเสนอว่าการจัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรภายใต้สภาวะปกติพบได้เพียง 20% ขององค์กรที่ตรวจสอบแล้ว

แม้ว่าแต่ละ บริษัท จะต้องปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนดไว้ ทัศนคติที่ถูกต้องต่อเอกสารทางธุรกิจนั้นเกี่ยวข้องโดยตรงกับความต้องการช่วยเหลือองค์กรที่มีหน่วยงานประกันบำนาญและหน่วยงานภาครัฐอื่น ๆ การละเมิดการจัดการเอกสารสามารถนำไปสู่ผลที่ไม่พึงประสงค์และยังต้องเผชิญกับการปรับ

เอกสารเกี่ยวกับบุคลากร (ประเภทหลักทรัพย์ที่เราให้ไว้ในบทความ) เป็นพยานถึงประสบการณ์การทำงานของผู้คนและยังเป็นพื้นฐานสำหรับการแต่งตั้งบำนาญและการจ่ายเงินอื่น ๆ ให้กับประชาชน ในกรณีที่นายจ้างทำผิดพลาดใด ๆ ที่ดูถูกรายได้ของพนักงานคน ๆ หนึ่งสามารถโต้แย้งข้อเท็จจริงนี้ในศาลได้

นอกจากนี้ยังเป็นเรื่องที่คุ้มค่าที่จะเข้าใจว่าการจัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรเป็นสิ่งที่จำเป็นเนื่องจากเป็นไปได้ที่จะเรียกคืนข้อมูลในอดีตที่เกิดขึ้นเท่านั้น ไม่ถือว่าเป็นการไร้ผลที่กฎหมายกำหนดระยะเวลาเก็บข้อมูลที่ยาวนานที่สุดไว้ตามกฎหมาย

ไม่จำเป็นที่จะบอกว่าเอกสารไม่สามารถสูญหายได้นอกจากนั้นจะต้องเก็บไว้ในสภาพที่เหมาะสม หัวหน้าและหัวหน้าแผนกบุคคลขององค์กรใด ๆ จะต้องให้เงื่อนไขทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการจัดเก็บในปัจจุบันและเก็บถาวร

ข้อกำหนดหลักสำหรับเนื้อหาของหลักทรัพย์รวมถึง:

1. ความพร้อมใช้งานของห้องแยกต่างหากสำหรับการจัดเก็บปัจจุบัน
2. กล่องหรือตู้ที่มีเอกสารควรถูกล็อคด้วยกุญแจ
3. เอกสารควรถูก จำกัด
4. สำหรับการเก็บถาวรคุณจะต้องเลือกห้องที่แยกต่างหากและควบคุมการเข้าถึง

เวลาเก็บของ

เงื่อนไขการจัดเก็บเอกสารของบุคลากรนั้นยาวที่สุดเมื่อเปรียบเทียบกับเอกสารทางธุรกิจอื่น ๆ เอกสารที่มีอายุการเก็บนานประกอบด้วย:

1. เอกสารการบริหารทั้งหมด - คำสั่งคำสั่งคำสั่ง
2. รายชื่อพนักงาน
3. บัตรบัญชีพนักงาน
4. เรื่องส่วนตัว
5. บัญชีส่วนตัวของพนักงาน
6. ชุดและ Timesheets
7. สัญญาและข้อตกลงการจ้างงาน
8. รายงานการประชุม
9. รายชื่อคนที่ไปรับเงินบำนาญพิเศษ
10. หนังสือบัญชีการรับและเลิกจ้างพนักงาน

เราได้ให้ห่างไกลจากรายการทั้งหมดของเอกสารเหล่านั้นที่ถูกเก็บไว้เป็นเวลา 75 ปี เอกสารต่อไปนี้เป็นข้อยกเว้น:

1. การกระทำเกี่ยวกับอุบัติเหตุทางอุตสาหกรรม - 45 ปี
2. แผ่นอัตราภาษี - 25 ปี
3. รายงานการประชุมของคณะกรรมการเกี่ยวกับการจ่ายค่าเบี้ยเลี้ยงสำหรับการทำงานที่ยาวนาน - 15 ปี

ในช่วงเวลาที่กำหนด บริษัท จะต้องมั่นใจในความปลอดภัยของหลักทรัพย์ตามที่กฎหมายกำหนด

การเตรียมเอกสาร

การจัดเก็บเอกสารของบุคลากรในองค์กรควรอยู่ในห้องแยกต่างหากซึ่งไม่มีการเข้าถึงบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต กรณีที่ถูกจัดเตรียมอย่างสมบูรณ์และเตรียมพร้อมถูกต้องจะถูกโอนไปยังมัน เป็นที่น่าสังเกตว่าการเตรียมเอกสารเริ่มขึ้นในขั้นตอนของการสร้าง

แผนกบุคคลมีหน้าที่รับผิดชอบในการดำเนินการกับเอกสารที่ถูกต้องเกี่ยวกับบุคลากร เพื่อความสะดวกในการใช้งานมีการจัดเรียงเอกสารทั้งหมดโดยเจ้าหน้าที่บุคคลดังต่อไปนี้:

1. กรณีถูกวาดขึ้นสำหรับแต่ละประเภทของเอกสาร: สำหรับการสั่งซื้อไฟล์ส่วนบุคคลโปรโตคอล ฯลฯ ส่วนหัวที่สะท้อนการตั้งชื่อจะถูกระบุไว้ในโฟลเดอร์
2. ทุกกรณีได้รับการกำหนดหมายเลขบัญชีและสินค้าคงคลังถูกปิดล้อม
3. มีการจัดเก็บข้อมูลปัจจุบันที่ปลอดภัยเป็นความลับ: ในตู้เซฟหรือในตู้ล็อค
4. แผ่นเคสทั้งหมดจะถูกจัดเก็บและกำหนดหมายเลข และสถานที่ของเฟิร์มแวร์ถูกผนึกด้วยตราประทับขององค์กรและรับรองโดยลายเซ็นของผู้รับผิดชอบ
5. ในแต่ละกรณีต้องมีสินค้าคงคลังภายในอย่างแน่นอน
6. บนหน้าปกของเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์จะมีการระบุรายละเอียดทั้งหมด: ระยะเวลาการเก็บรักษา, ชื่อ, วันที่

การก่อตัวของไฟล์ส่วนบุคคล

ไฟล์ส่วนบุคคลมีเอกสารทั้งหมดที่มีข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานขององค์กรและกิจกรรมแรงงานของเขา โดยหลักการแล้วควรจัดทำไฟล์ส่วนบุคคลสำหรับพนักงานทุกคนในองค์กร แต่ตามกฎแล้วในปัจจุบันเจ้าหน้าที่บุคลากรออกให้เฉพาะผู้เชี่ยวชาญชั้นนำและหัวหน้าเท่านั้น องค์กรมีสิทธิ์ที่จะเป็นอิสระในการตัดสินใจเกี่ยวกับชนิดของกระดาษที่จะได้รับกับคนงาน ดังนั้นองค์ประกอบของเอกสารของไฟล์ส่วนบุคคลอาจแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร แต่โดยทั่วไปควรมีเอกสารดังต่อไปนี้:

1. สินค้าคงคลังของเอกสารกรณี
2. สรุปและอัตชีวประวัติ
3. ข้อมูลส่วนตัว
4. สำเนาเอกสารเกี่ยวกับความพร้อมด้านการศึกษา
5. สำเนาข้อกำหนด
6. สำเนาของคำสั่งซื้อในการอนุมัติโพสต์
7. สัญญาจ้าง
8. ความช่วยเหลือทุกชนิด
9. สำเนาคำสั่งซื้อสำหรับการนัดหมายการเลิกจ้างและการย้ายถิ่นฐาน

สินค้าคงคลังภายในควรมีข้อมูลเกี่ยวกับหมายเลขซีเรียลของแต่ละเอกสารในไฟล์ เอกสารดังกล่าวได้รับการลงนามโดยบุคคลที่แต่งขึ้น

ในกรณีนี้จะต้องมีแบบสอบถามที่มีข้อมูลจำนวนมากเกี่ยวกับประวัติ, การศึกษา, สถานภาพการสมรสของพนักงาน ในการกรอกข้อมูลให้ถูกต้องพนักงานมักจะใช้สมุดงานบัตรประจำตัวทหารและหนังสือเดินทางประกาศนียบัตร

เอกสารการบัญชีบุคลากร

บันทึกข้อมูลบุคลากรได้รับการดูแลโดยเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล บนพื้นฐานของหลักทรัพย์หลักบัญชีการดำเนินงานของการเปลี่ยนแปลงและการเคลื่อนไหวในจำนวนพนักงานขององค์กรจะดำเนินการ เอกสารทางบัญชีประกอบด้วย: คำสั่งซื้อบัตรพนักงานพนักงานเงินเดือนและเอกสารอื่น ๆ อีกมากมาย

เมื่อจ้างพนักงานแต่ละคนจะถูกกำหนดหมายเลขพนักงานซึ่งจะแสดงรายการในเอกสารทั้งหมดสำหรับการบัญชีบุคลากรและบัญชีเงินเดือน แม้ว่าบุคคลจะถูกย้ายไปยังตำแหน่งใหม่หรือเมื่อเลิกจ้างหมายเลขพนักงานของเขาจะยังคงอยู่กับเขาและไม่ได้รับมอบหมายให้บุคคลอื่น

คำสั่งบุคลากร

คำสั่งของเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรเป็นหนึ่งในเอกสารที่สำคัญที่สุดในเรื่องของบุคลากร พวกเขาถูกจัดกลุ่มเป็นกรณีแยกและในเวลาเดียวกันมีหมายเลขของตัวเอง ภายในโฟลเดอร์ถูกจัดระบบตามลำดับเวลา

คำสั่งซื้อบางอย่างถูกสร้างขึ้นในรูปแบบครบวงจรโดยกรอกเฉพาะคอลัมน์ที่จำเป็นในอนาคต ส่วนที่เหลือทั้งหมดจะถูกวาดขึ้นตามความต้องการ แต่ในเวลาเดียวกันเอกสารทั้งหมดจะต้องตอบสนองความต้องการบางอย่าง

การจัดระเบียบเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรรวมถึงคำสั่งซื้อนั้นดำเนินการตามเงื่อนไขการจัดเก็บ มันเป็นเหตุผลที่จะยื่นพวกเขาในกรณีที่มีกำหนดเวลาเดียวกัน ตัวอย่างเช่นคำสั่งซื้อสำหรับการเข้าและออกควรถูกเก็บรักษาไว้เป็นเวลา 75 ปีซึ่งหมายความว่าพวกเขาจะต้องเก็บไว้แยกต่างหากจากเอกสารประจำปีเกี่ยวกับการลาและเก็บไว้เพียงห้าปี

หากองค์กรมีขนาดใหญ่และมีการไหลของเอกสารค่อนข้างดีคุณสามารถวาดเอกสารประเภทต่าง ๆ เป็นเรื่องแยกต่างหาก (ตัวอย่างเช่นคำสั่งซื้อสำหรับวันหยุดพักผ่อน - หนึ่งโฟลเดอร์คำสั่งสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจ - อื่น ๆ ) สิ่งนี้จะช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานกับเอกสาร นอกจากนี้แต่ละกรณีจะถูกบันทึกไว้ในระบบการตั้งชื่อขององค์กร หากคำสั่งซื้อมีภาคผนวกก็จะถูกยื่น แต่สำหรับเหตุผลสำหรับการสั่งซื้อ - รายงานคำสั่งการกระทำจะถูกจัดเก็บแยกต่างหาก

ตามที่แสดงในทางปฏิบัติคำสั่งซื้อและพื้นที่สำหรับพวกเขาจะถูกเก็บไว้ด้วยกันในเอกสารปัจจุบัน แต่ในการเตรียมการสำหรับการจัดเก็บเอกสารสำคัญพวกเขาเริ่มที่จะจัดระเบียบใหม่วางในโฟลเดอร์ที่แตกต่างกัน ยกตัวอย่างเช่นงบถูกเก็บไว้นานถึง 75 ปี แต่เป็นส่วนหนึ่งของไฟล์ส่วนบุคคล

ฐานอื่น ๆ ทั้งหมดมีระยะเวลาการเก็บรักษานานถึงห้าปีดังนั้นพวกเขาจึงกลายเป็นธุรกิจที่แยกต่างหาก

จัดเก็บคำสั่งซื้อ

ในการกำหนดอายุการเก็บของคำสั่งซื้อคุณต้องใช้รายการเอกสารมาตรฐาน มีการทบทวนและปรับปรุงเป็นระยะ ในขณะนี้รายการที่รวบรวมในปี 2010 มีความเกี่ยวข้อง ตามที่เขาพูดก่อนหน้านี้พื้นที่สำหรับการสั่งซื้อจะถูกเก็บไว้ประมาณห้าปีและส่วนใหญ่ของคำสั่งตัวเองจะถูกเก็บไว้นานถึง 75 ปี (ในการปฏิบัติหน้าที่การเดินทางธุรกิจการเปลี่ยนชื่อวันหยุดพักผ่อนและการรับรอง)

นอกจากนี้คุณสามารถนำทางช่วงเวลาการจัดเก็บตามรายการแผนกที่วาดขึ้นสำหรับองค์กรของกิจกรรมบางอย่าง กฎระเบียบสำหรับการตรวจสอบมูลค่าของหลักทรัพย์

เอกสารการจัดเก็บระยะยาวจะต้องถ่ายโอนไปยังที่เก็บเอกสารบุคลากร สินค้าคงคลังจะถูกคอมไพล์บนพวกเขาหลังจากนั้นพวกเขาจะถูกโอนสำหรับการจัดเก็บระยะยาว

กรณีที่ระยะเวลาการเก็บข้อมูลได้ถูกทำลายไปแล้ว

วิธีทำลายเอกสาร

เอกสารที่เก็บถาวรขององค์กรสามารถถูกทำลายได้ (หากระยะเวลาการจัดเก็บหมดอายุ) ด้วยตนเองหรือคุณสามารถขอความช่วยเหลือจากองค์กรพิเศษที่จัดการกับปัญหานี้ไม่ว่าคุณจะจัดระเบียบกระบวนการอย่างไรการทำลายล้างจะต้องถูกวาดขึ้นมาอย่างแน่นอน

เอกสารสามารถถูกเผาได้ด้วยตัวเองหากมีสถานที่ปลอดภัยสำหรับสิ่งนี้หรือคุณสามารถทำลายพวกเขาโดยใช้เครื่องมือพิเศษ ในกรณีดังกล่าวการกระทำจะถูกเขียนในรูปแบบใด ๆ แต่กรณีจำนวนมากจะง่ายต่อการกำจัด แต่ในกรณีนี้การกระทำทั้งหมดจะต้องมาพร้อมกับเอกสาร ในการยอมรับก็จำเป็นต้องกำหนดจำนวนผู้ป่วยและน้ำหนักของพวกเขา มันจะดีกว่าถ้าพนักงานขององค์กรจะนำเสนอเป็นการส่วนตัวที่ทำลายเอกสารเพื่อรักษาความลับ

คลังข้อมูลของรัฐ

ในแต่ละภูมิภาคของสหพันธรัฐรัสเซียมีเอกสารเก็บถาวรของรัฐเกี่ยวกับบุคลากร วัตถุประสงค์หลักของกิจกรรมของเขาคือเพื่อให้แน่ใจว่าการจัดเก็บเอกสารที่เชื่อถือได้ในบุคลากรขององค์กรทั้งหมด นอกจากนี้การจัดเก็บตอบสนองต่อการสอบถามจากองค์กรและประชาชนเกี่ยวกับปัญหาที่เกี่ยวข้องกับเอกสารบุคลากร ทิศทางของกิจกรรมของเขามีความจำเป็นและมีความเกี่ยวข้องมากเพราะเมื่อองค์กรถูกปิดผู้คนก็ไม่มีที่ไหนที่จะได้รับข้อมูลที่จำเป็น

ด้วยเหตุนี้จดหมายเหตุต้องเผชิญกับภารกิจในการเก็บรักษาเอกสารทั้งหมด ปัจจุบันไม่เพียง แต่เป็นส่วนตัว แต่ยังรวมถึงองค์กรด้านงบประมาณที่มักถูกเลิกกิจการและปิดกิจการอย่างมาก ในกรณีนี้พวกเขาจะต้องถ่ายโอนเอกสารในบุคลากรเพื่อจัดเก็บไปยังหน่วยเก็บถาวรของรัฐ เอกสารต่อไปนี้จะต้องถูกเก็บไว้ในนั้นเป็นเวลา 75 ปี: คำสั่งซื้อแผ่นชำระหนี้เอกสารเกี่ยวกับการย้ายและการเลิกจ้างไฟล์ส่วนบุคคล ฯลฯ

มันเป็นที่น่าสังเกตว่ากรณีจะต้องเตรียมก่อนการโอนตามกฎทั้งหมด จดหมายเหตุเทศบาลให้บริการของพวกเขาภายใต้การอนุมัติล่วงหน้าของการส่งเอกสาร

การเตรียมเอกสารสำหรับการโอนรวมถึงการดำเนินการที่ถูกต้องของทุกกรณีการประเมินหลักทรัพย์และการรวบรวมสินค้าคงคลัง

ฉันต้องจ่ายเงินสำหรับการจัดเก็บหรือไม่? รัฐวิสาหกิจและงบประมาณไม่จ่ายค่าบริการจัดเก็บ รัฐวิสาหกิจที่ชำระบัญชีในรูปแบบที่ไม่ใช่ของรัฐในการโอนความเป็นเจ้าของดำเนินการอย่างถูกต้องกรณีที่มีข้อตกลง

กรณีถูกโอนไปภายใต้การอนุมัติและการประสานงานกับคณะกรรมการตรวจสอบผู้เชี่ยวชาญของการเก็บถาวร การยอมรับและการโอนหลักทรัพย์ดำเนินการโดยพนักงานของสถาบันในกรณีที่องค์กรถูกชำระบัญชี กระบวนการนี้ค่อนข้างยาวและมีความอุตสาหะเนื่องจากสถานะของเอกสารถูกตรวจสอบโดยการดูด้วยสายตา ในตอนท้ายการกระทำที่เกี่ยวข้องจะถูกวาดขึ้น

แทนที่จะเป็น afterword

เอกสารเกี่ยวกับบุคลากรเป็นหมวดหมู่พิเศษของเอกสารที่มีอยู่ในองค์กรใด ๆ ความสำคัญของพวกเขาคือพวกเขาจะไม่สูญเสียความเกี่ยวข้องเป็นเวลานานมาก แม้หลังจากผ่านไประยะเวลาหนึ่งสถานการณ์อาจเกิดขึ้นซึ่งคุณต้องหันไปหาพวกเขาอีกครั้ง ไม่ใช่เพื่ออะไรที่เอกสารเหล่านี้ถูกวาดขึ้นด้วยความระมัดระวังเป็นพิเศษและเก็บไว้เป็นเวลาหลายปีไม่เพียง แต่ที่องค์กร แต่ยังอยู่ในคลังเก็บของรัฐ