Рачуноводство и побољшање складишног пословања је кључ за квалитетан рад сваког модерног предузећа. Тачно како се рад складишта прилагођава одређује колико рационално компанија ради, колико ефикасно се користе производни ресурси. Отклањање погрешака, побољшање система, аутоматизовано књижење операција складишта омогућавају постизање веће профитабилности и продуктивности, а готов производ постаје бољи.
Зашто нам треба складиште?
Главна сврха магацина у било којој компанији је складиштење производних залиха - МПЗ. Складиште - платформа за различите радове: овде се материјали припремају за употребу као део производног процеса, шаљу се потрошачима. Савремена, ефикасна организација и технологија рада складишта користећи најновије методологије, софтвер омогућава да се минимизирају материјални губици и током складиштења и када се користе у раду. То пак утиче на трошкове робе. Али непажљива регистрација складишта ствара услове у којима се крађа не може избећи. Шеф компаније, без обзира колико био уверен у сваког од запослених, мора бити свестан да увек постоји могућност неправедног понашања радника изазваног и његовим личним квалитетама и спољним притиском.
Саставни део система складишта је и специјалиста за складиште. Зависи од његове квалификације, пажње, образовања, од тога да ли ће складиште бити „тачно као сат“, или ће се проблеми редовно наставити. Када бирате особље за складиште, није довољно да бисте били сигурни да кандидат поседује 1Ц: Магацин. Морате сазнати колико добро разуме логистику и да ли разуме логику организовања зона складиштења.
Подврста магацина
Зависно од дестинације, постоји неколико група складишта. Класични систем класификације:
- материјал;
- интерна производња.
Друга група је подељена у магацине:
- између радионица;
- унутар радионица.
Материјал, као што му име каже, потребан је за складиштење материјалних резерви предузећа. Овде је све што је компанији потребно за ток рада без прекида. Прилагођавају рад складишта материјала, обављају основне складишне операције на начин да производни процес увек буде обезбеђен материјалима са маржом. Јасност логистике складишта одређује успех компаније, производних линија, способност предузећа да се носи са налозима, а шефови одељења - са задацима.
Унутарња производња - то су врсте складишта која постоје у радњама и између њих, која су неопходна за МПЗ. Садржи и међуоперативне резерве неопходне за јасно и правовремено сервисирање радних мјеста. Чување евиденције пословања складишта догађа се приликом прилагођавања смени која је уведена у производњу. Односно, сваки нови распоред, свака узастопна смена радника мора да има сву сировину неопходну за нормално функционисање.
Шта још има?
Поред тога, рачуноводство складишта омогућава вам доделу универзалних и специјализованих места за складиштење МПЗ-а.
Универзални дизајн тако да лако можете дугорочно да чувате разне вредности које долазе у компанију. Обично се организују централна складишта. Резерве које се овде чувају намењене су управљању и производњи.
Специјализовани су они код којих живе само одређене сорте вредности. То могу бити метал или боје, лакови или дрво, електрични производи, смрзнута храна и тако даље.
Опрема и рачуноводство
Ефикасно књижење операција складишта могуће је само ако се вредности које се бележе похрањују у логички, систематски систем. То значи да мора постојати јасно дизајниран простор, а складиштари имају и могу користити ваге и друге мерне инструменте. Они на лицу места процењују параметре квалитета долазне робе и прате њену безбедност, мере количину издатих артикала и утврђују евентуалне недоследности, а такође утврђују и разлог за оно што се догодило.
Количине пристиглих материјала узимају се у обзир на основу обрачунске јединице коју је предузеће усвојило. Да бисте контролисали положај, измерите, одмерите, размислите колико је комада пристигло. У неким се случајевима користи такозвани теоретски прорачун.
Рачуноводство: зашто је то потребно?
Чему служи програм 1Ц: Складиште? Зашто морамо водити евиденцију залиха на располагању предузећу? Ово се питање може појавити код менаџера који безусловно верују у поштење својих запослених. Без обзира на то колико су менаџери били сигурни у особље, рачуноводство је обавезан део било којег складишта, од тога нема излаза.
Рачуноводство операција складишта усмерено је на осигурање сигурности вредности које су примљене у предузећу. Подаци прикупљени у рачуноводственом систему омогућавају да се утврди да ли компанија има споро кретање или постоји вишак материјала. Из рада рачуноводственог система видљиво је колики је промет не само генерално, већ и у вези са одређеном врстом материјала. Коначно, у сваком тренутку, база података одговара на питање: „Колико је предмета остало у складишту?“
Складиште: прихватамо ставове
Једна од најважнијих операција у складишту је прихватање робе. За квантитативно рачуноводство обично се поставља аутоматизовани програм за књиговодство залиха, али поред њега, мора се спровести и квалитет.
Оператор одговоран за заузимање позиција провјерава број примљених позиција и контролира квалитет сваке од њих. У овом случају прво морате разјаснити усаглашеност у погледу волумена, тек онда у смислу квалитета. У неким складиштима прихват пада на складиштара, особу која је одговорна за складиште, менаџера, а за неке се одговорност дели између менаџера и техничког особља.
Ако се у складиште прихвате материјали који припадају посебним категоријама - такозвани одговорни састанак, одређује се комисија за прихватање. Процедура за пријем вредних позиција је слична. Програм за књиговодство залиха мора садржати пуну номенклатуру у бази података у складу са редоследом одобреним на догађају. Истим редоследом уводи се и Комисија за избор, која именује састав именом. У неким компанијама одговорност за издавање налога је на главном инжењеру.
Рачуноводство у магацинима: како то функционише?
Дакле, материјали у магацину су прихваћени, рачуни се провјеравају, препричавају се позиције, квалитет сваког од њих је проучаван: палпиран, мирисан, окусан. Шта је следеће? И тада почиње права магија контроле залиха - она која не дозвољава да се вредности које се појављују у друштву расипају по угловима, као што то воле чинити пацови.
Један од главних помоћника менаџера складишта, а преко њега - шеф компаније, то су документи о пословању складишта. Они одражавају који су материјали стигли у магацин, који су отишли, шта је потрошено и коме је отписано. Такво рачуноводство треба да буде оперативно, да одражава тренутно стање, да узме у обзир све одговорне запослене и начин на који послују. Доделите вредности бројевима залиха, а затим унесите у књиговодствене картице, означавајући број позиција које су се појавиле у компанији, њихову потрошњу.
Картица као основа свих ствари
Картица се користи за чување свих информација везаних за вредност којој је додељена. Попуњавање карата поверено је материјално одговорном лицу са којим претходно закључују уговор о одговорности. Отвара се посебан регистар за картице из којих се одређени издаје строго против пријема.
Рачуноводство складишта може се водити без регистра, али уз помоћ књига састављених на прописани начин. Међутим, у пракси су се готово све модерне компаније пребациле на аутоматизовано рачуноводство. У том случају картица се одржава у електронском облику, а приступ имају само корисници који имају рачуне у систему. Програм спрема податке о томе ко је извршио оне или друге измене на картици, која служи као аналогна листи у регистру приликом примања папирне копије рачуноводственог документа.
Нема извештавања - нигде
Рачуноводство операција складишта укључује свакодневно праћење стања залиха у предузећу. Сваког месеца, лице одговорно за складиште, анализирајући почетну документацију, припрема извештај за шефа предузећа. Извештај се шаље рачуноводственом одељењу, уз подршку документације која одражава примање, губитак вредности.
Извештај треба да одражава такве материјале, производе, количине, чији се састав мењао током извештајног периода. На почетку сваког месеца припрема се посебан извештај, у коме се наводи колико су велике разлике за различите позиције на располагању предузећу. Примарна документација компаније служи као основа за утврђивање доласка вредности, одласка. На основу ових података припремите код и биланце који одражавају стање компаније на крају месеца. Подаци наведени у изјавама морају бити слични онима који су присутни у систему складишта и књиговодственим картицама.
Посебни случајеви
У неким случајевима рачуноводство складишних послова врши се према општим категоријама. На пример, ако компанија има производну линију која омогућава поправку машина, онда се рачунање свих малих резервних делова може сматрати непрактичним. У том случају можете унијети општу категорију - на пример, „резервни делови за глодалице“. То помаже да се обрада података учини мање радном и дуготрајном. Рачуноводство се врши у укупном износу, појединачна имена вриједности се у њему не појављују.
Неке компаније имају на лековима. У овом случају рачуноводство складишних операција је постављено на начин да се увијек зна укупна количина, али да се не наводе одређени предмети. Посебне картице треба укинути само на оним лековима који садрже алкохол или отровне материје. Извештавање о лековима додељује се лекарима, ветеринарима предузећа. Они лично праве листе, које се затим шаљу рачуновођама.
Складиштење и логистика
Различита складишта обављају различите операције: то се одређује специфичностима одређене организације. Сходно томе, ово одређује врсте складишних операција које захтева компанија. Највећи број складишта у нашој земљи сада су компаније за малопродају, велепродају, услуге. Узимајући у обзир рад велепродајних компанија, можемо разликовати следеће складишне операције:
- истовар аутомобила робом;
- прихватање донесеног;
- премештање предмета у складишту;
- пласман робе у одјељке резервиране за то;
- избор вредности;
- особље;
- учитавање.
Опћенито, ово се може описати изразом "логистика". У нашем случају, логистика описује утовар и истовар драгоцености.
А како радимо?
Карактеристика складишних операција утовара и истовара зависи од тога с каквим теретом треба да радите, са којим превозом се треба служити. Снажан утицај на рад има ниво механизације најједноставнијих процеса.Прихватање робе квалитетом један је од најважнијих тренутака целог комплекса везан за пријем места у складишту.
Како се тачно контролише проток материјалних добара, одлучује се анализом података о количини и квалитету позиција у складишту. Пракса показује да су у рачуноводственим системима подаци често погрешни, непотпуни, што води менаџерским грешкама и губицима за предузеће. Технолошке операције које се догађају током логистике робе повезане су са непланираним променама количине и квалитета. Терет се може украсти, оштетити, изгубити, постоји концепт „вишка пада“. Особље може погријешити, неправилно формирати шарже, неправилно послати робу. Све то доводи до несташице, поновног оцењивања, вишка запремине.
Приликом прихватања робе, веома је важно пажљиво проценити подносиоца, редовно упоређујући вредности са декларираном листом. Стога за сваку позицију пратеће документе по правилу треба издавати рачуне. Документирање сваког корака је најефикаснија метода добијања тачних података о стању залиха.
Подаци морају бити ажурирани!
Међутим, важно је не само исправно забележити све позиције које је компанија добила. Потребно је увести систем рачуноводства операција складишта, који ће у сваком тренутку ажурирати базу података. И овде долази у помоћ најсавременија технолошка решења. Ово је специјализовани софтвер дизајниран посебно за складишта. Типичан пример је производ компаније 1Ц, такозвана "Складиште". Употреба таквог софтвера може минимизирати грешке повезане са губитком информација, као и смањити људски фактор.
Да би подаци били што тачнији и одражавали стварно стање у складишту у било ком тренутку, морате да уведите систем за контролу кретања вредности који одражава било каква кретања. Сви кораци - од извора до потрошача - морају наћи своје место у интерној документацији компаније. Само таква потпуна контрола може пружити висок ниво поузданости података који се користе за одлуке менаџмента.
Складишимо и однесемо
Роба преузета од добављача у складишту смештена је у простор предвиђен за редовно складиштење. Ако је роба стигла у контејнерима или је комадна роба, може се складиштити. Погодна опција је постављање полица. Међутим, вредности не могу заувек лећи тамо, пре или касније дође време за следећу операцију складишта - избор сачуваног положаја. То се може учинити било као део пакета, или у целости.
Препоручује се механизација рада ако је могуће, али то није увек могуће и није свако предузеће довољно средстава за куповину потребних машина. Селекција се разликује коришћењем техника мале механизације и потпуно механизована.
Складишта се механизирају у различитом степену, на основу ове разлике: статистичка, велика висина динамике. У првом случају постоје сталци дуж којих се креће запосленик који бира ћелије. По правилу ради као виљушкар: ухвати потребан теретни пакет, извади га, пребаци на покретну платформу и испоручи га комисионеру. Ако вам не треба цео пакет, заузећете потребну количину, а остатак вратите у сталак.
Али динамична висинска је она код које раде аутоматски лифтови. Пакете са теретом усмеравају према берачу и враћају у ћелије. Механизми су опремљени вилицама који помажу да покупите жељени предмет. Ако селектору треба само део садржаја пакетног терета, остатак се шаље у ћелију за складиштење.
Долазимо до логичног закључка
Складишне операције повезане са логистиком робе, правцем вредности према купцу се довршавају. То се дешава на месту намењеном за учитавање позиција.Да би складиште несметано радило, важно је да контролишете две тачке:
- практичност и ефикасна употреба простора;
- документацију сваког радног корака.
Документација, као што је раније споменуто, најефикаснија је користећи електронске базе података. Ако је компанија мала, чак и није потребно инсталирати посебан софтвер, можете сами развити једноставну базу за бележење кретања робе.
Али што се тиче ефикасности коришћења површина на располагању компанији, они се руководе захтевима:
- сваки квадратни центиметар требао би бити користан;
- ходници требају бити широки;
- потребне су централне шетнице;
- локације за прихватање се организују тамо где роба стиже;
- области отпреме су опремљене одакле се пошаљу предмети;
- послови би требали бити сигурни;
- токови терета морају бити распоређени тако да не постоје надолазећа кретања.
Инвентар
Можда је попис такав захват у складишту, који највише забрињава како линеарно особље, тако и руководиоце. Прилично је сложен, јер укључује велику количину посла, а често изазива и конфликтне ситуације. Можете их избећи ако успете да поставите ток рада беспрекорно. Међутим, у стварности савременог пословања то је јако тешко.
Инвентар укључује проучавање слободних остатака, њихову процену, идентификацију локације. Постоји неколико главних фаза догађаја. Вероватноћу грешке можете умањити ако до почетка пописа потпуно ослободите резерве предузећа.
Инвентар има следећи редослед:
- формирати празну резерву;
- Креирајте планирану празну куповину
- додати у резерву све позиције у слободном билансу;
- не рачунане вредности укључују се у планирану куповину;
- роба у слободној резерви сматра се недостајућом и укључује се у посебан списак.
Резултат ове секвенце даје:
- бесплатан празан баланс;
- позитивна резерва, укључујући све одговарајуће позиције;
- листе вредности које недостају;
- Планирана набавка, укључујући све што се испоставило.
Као резултат пописа, недостајуће вредности се обично отписују, позитивна резерва се претвара у слободни биланс. Коначно, купљена је планирана куповина.
Да сумирам
Рачуноводство складишта у било којој модерној компанији која жели успети и избећи губитке требало би да се заснива на специфичностима компаније, обиму и карактеристикама робе са којом је потребно комуницирати. Важно је документовати све процесе рада складишта како бисте избегли непријатне, конфликтне ситуације.
Прецизно и тачно рачуноводство пословања складишта омогућава и запосленима и менаџерима предузећа брз приступ информацијама о тренутном стању у компанији. На основу таквих података, менаџмент може доносити исправне одлуке менаџмента. Добро подешена рачуноводствена шема помаже не само да се уклони грешка у праћењу рада компаније, већ и да се минимизирају губици, да се рад организације учини ефикаснијим, а такође елиминише вероватноћа крађе и непоштености.