Постоје различити периоди чувања у документацији докумената одређене врсте. Неки од њих односе се на оне неограничене информативне вредности, док други губе релевантност довољно брзо. Па који документи и колико дуго треба да чувате? Како их збринути? Све је то врло јасно наведено у законодавству.
Три врсте периода задржавања
Листа периода складиштења докумената у папирологији: привремена (до 10 година), дугорочна (преко 10 година) и трајна. Ако говоримо о случајевима дуготрајног и трајног складиштења, они се након њиховог завршетка пребацују у посебна одељења у периоду од две године, а затим се архивирају.
Да ли изглед медија утиче на време складиштења?
Врста носача информација (папирна или електроничка) не утиче на рок чувања. Важне су информације које садрже. Даља употреба одређеног случаја утврђује се посебним прегледом. Она класификује све документе, указује да ли се могу користити у интересу (или против) науке, државе, друштва, појединаца итд.
Зашто се врши испитивање ради утврђивања вредности докумената?
Без овог поступка у области канцеларијског посла није могуће, било да се ради о државној архиви, организацији или предузећу.
Циљеви испитивања - утврдити или променити рок трајања документа; извршити избор оних случајева који су предмет уклањања, јер више немају вредност или су изгубили важност; навести период чувања докумената који немају историјску или научну вредност, али имају практичну вредност. Такође, испитивањем треба утврдити на коју се вредност друга документација односи: политичка, научна, економска, културна, индустријска итд.
За информације о упошљавању, књиговодству, складиштењу и даљем именовању предмета требало би да се обратите Закону о архивским пословима.
Резултат испитивања требало би да буде списак са 12 делова докумената који произилазе из функционисања државних структура, организација, институција и других предузећа. Посебну пажњу посветићемо рачуноводственим и кадровским питањима, узимајући у обзир услове и услове чувања докумената у предузећима. Лагано додирните медицинску документацију.
Медицинска документација
Медицински списи, као и други информативно важни, имају своје посебне рокове чувања докумената из свештеничког рада медицинске организације. Овај период је регулисан регулаторним актима Руске Федерације и креће се од једне године до 50 година за различите категорије докумената.
Књиговодствени записи
За документацију коју израђују рачуноводствени одјели примењују се посебни услови и рокови складиштења докумената у папирологији. Након обраде, примарна документација, биланси, подаци књиговодствених регистара, извештаји морају се чувати или у посебној просторији или у затвореном кабинету - док се не пренесу у архиву организације. Строге обрасце за пријављивање треба чувати у металним ормарима или сефовима. Главни рачуновођа именује особу овлашћену за надгледање ових питања.
Ако се ова врста документа изгуби, оштети, илегално пренесе трећим лицима, руководство организације мора да обавести органе за спровођење закона о овој чињеници. Уништавање или одузимање документације треба да се врши искључиво у складу са законом прописаним захтевима.
Период чувања рачуноводствених докумената
Постојећи рачуноводствени стандарди рока трајања:
- примарна документација, обрасци - 3 године;
- новчана документа, информације у вези са финансијским трансакцијама - 5 година;
- листови за плаћање и измирење (ако нема лични рачун) - 75 година.
Забрањено је одузети предмете на крају рока складиштења без верификације од стране пореских власти, а посебно именована комисија мора донети одлуку о уништавању докумената у канцеларијском послу са истеком рока складиштења.
Управа за кадрове
Документација особља има велики друштвени значај (пре свега, односи се на доступност личних података), па се њихово чување одређује посебним правилима. Значајан део њих служи као стварна потврда права радника на социјално осигурање (у старости, инвалидности, итд.), Садржи податке о њиховом стажу итд. У вези с тим, већина кадровских докумената односи се на оне са дугим или трајним роком чувања и користи се у архивима где се грађани обраћају за позадинске информације. Такође имају археографску и биографску вредност, служе као извор за статистичка истраживања или историјске и друштвене студије.
Главни услов за чување документације у одељењу за особље је ограничење илегалног приступа личним подацима о запосленима, као и могућност брзог проналажења правих ствари.
У организацији канцеларијског посла и периодима чувања кадровских докумената могу се разликовати две врсте складиштења: тренутна и накнадна. Први тип је подељен на две подврсте: складиштење документације током извођења и складиштење извршене документације.
Случајеви током њиховог извршења налазе се код особе која их обрађује у посебним мапама са именима (на пример, „Хитно“, „За потпис“). Овде морају бити наведени телефонски број, презиме, иницијали извођача. Након што се поднесу и складиште у складу са номенклатуром.
Налози
Сви налози се морају чувати у оригиналу, а њихове копије (за подстицаје, казне, запошљавање, отказ итд.) Се уносе у лични досије запосленика. Поставља се у нумерисану фасциклу и њене странице морају бити увећане. Насловница личног досијеа има свој серијски број. Текући период чувања ХР података односи се само на тренутно запослене запослене. Након отпуштања, случај мора бити уклоњен из мапе и извршен за пренос у архиву.
Услови складиштења у радним књигама запослених, као и печати, маркице, натписи, кључеви ормарића са документацијом, значе да се чувају у сефу шефа одељења за особље. Поред тога, препоручује се да особље, напуштајући канцеларију, очисти све белешке и документе у ормару и искључи рачунар. На крају радног дана потребно је сву документацију ставити у метални ормар и запечатити. Кључ се предаје шефу одељења са списком у одговарајућем часопису. Сви скице и одбијени обрасци су уништени, а рачунари искључени из мреже. Ако је запослени примио копију или извод из документа, о томе мора оставити потпис.
У архивски фонд спадају само документи чији је рок чувања дужи од 10 година. Они имају друштвену, економску, политичку, историјску и другу вредност. Распоред достављања докумената у архиву одобрава руководилац или послодавац. Овде би документи требало да долазе у облику оригинала. Ако то није могуће, примерак овере се и предаје.
Регулише термин и поступак чувања кадровске документације „Списак типичних управљачких докумената“, који је одобрила Савезна архива. Периоди складиштења докумената у папирологији и поступак чувања радних књига одобрени су посебним регулаторним актом - Уредбом Владе Руске Федерације "о радним књигама".
Услови складиштења кадровске документације
Дакле, током 5 година се чувају:
- Документи (потврде, информације, изјаве итд.) О доступности, стицању или кретању радника.
- Документи (спискови, информације, потврде) који се односе на отпуштање или потребу за радним особљем, отварање радних места, пол, старост и професионалну квалификацију запослених.
- Преписка у вези са питањима запошљавања.
- Документи о премештају запослених на краћи радни дан или недељу.
- Документи који се односе на радне спорове.
- Извештаји о статусу и верификацији рада са запосленима се континуирано чувају, а пријаве (потврде) за отпуштање и потребе запослених такође се чувају пет година.
3 године се чувају:
- Документи (информације, биланси радног времена, информације, белешке) који се односе на евидентирање радног времена.
- Акти (информације, карактеристике, поруке, потврде итд.) Који садрже податке о радној дисциплини.
- Акти (извештаји и друге информације) који се односе на књижење додатака за рад и књига.
Складиштење током једне године односи се на временске листове и књиге за праћење времена, као и на распореде одмора.
Лични досије и лична карта запосленог чувају се 75 година, а ако говоримо о овој документацији за руководиоце, запослене са државним наградама или чиновима, чланове извршне, руководеће или контролне структуре организације, онда трајно.
Број запослених у организацијама и њихове промене се чувају стално, а аранжмани за особље - 75 година.
Типичан опис посла на месту одобрења и развоја чува се трајно, лично (као део личних досијеа) - током 75 година.
Преостала копија уговора о раду послодавца, која је уписана у лични досије запосленика, мора се чувати 75 година и потом архивирати. Ако се лични досијеи не чувају, такви уговори би требало да се формирају у засебно предузеће под истим условима складиштења.
Књиговодствене картице, књиге, часописи такође имају своје услове за чување докумената у папирологији:
- Пријем, пресељење, отпуштање запослених - 75 година.
- Рачуноводство за пословне путнике - 5 година од датума отказа.
- Рачуноводство војне службе - 3 године.
- Информације о одмору - 3 године.
- Лични досијеи, картице, уговори о раду и уговори - 75 година.
- Издавање додатака за рад и књига - 50 година.
- Издавање потврда о плати (место или радно искуство) - 3 године.
- издавање путних потврда - 5 година.
Резимирајући све горе наведено, ради практичности оних којима су информације потребне у састављеном облику, можете независно да доставите периоде складиштења докумената у папирологији у табели.
Шта урадити ако је документ оштећен?
Такви документи су предмет рестаурације. На пример, ако је временски лист оштећен (његов рок трајања је седамдесет и пет година), информације о њему могу се наћи на рачунару рачуноводственог одељења. Оштећену картицу извештаја је немогуће избацити, јер ће ово бити неовлашћено смањење периода складиштења прописаних нормама, што може довести до кажњавања руководства организације. Стога, сваки документ који је постао неупотребљив пре рока мора бити враћен. Сада све организације користе софтвер који садржи потребне информације за то.
У закључку
Дакле, периоди складиштења у папирологији зависе од врсте и вредности докумената. Значајан део документације о особљу има продужени рок трајања. У делу законодавства Руске Федерације, за то постоје строги прописани стандарди. Закон такође регулише поступак и услове чувања одређених врста докумената, као и одлагање докумената: то се мора догодити тек након испитивања и у складу с тим.