Током активности било ког предузећа појављује се велики број докумената који се морају чувати током одређеног временског периода. У нашем чланку желимо разговарати о томе како се врши оперативно складиштење докумената и њихово уништавање.
Шта је складиштење на мрежи?
Апсолутно сви папири створени или примљени у току предузећа подлежу јасној систематизацији и темељној обради. Како бисте их у будућности могли поново користити, морате правилно организовати њихову сигурност, пружајући брз приступ било којој од њих. У ствари, оперативно складиштење докумената је чување папира у организацији или структурној јединици док се они не униште или пребаце у архив организације.
Периоди задржавања докумената
У свакој организацији постоје различити радови према степену њихове вредности. Неки имају велику економску или научну вредност, други садрже информације које су неопходне за решавање одређених проблема након чега губе значај. Стога се неки папири морају правилно систематизовати и складиштити, а други једноставно уништити, према одређеним правилима.
Оперативно складиштење докумената научне или практичне вредности има свој временски оквир. Они зависе од степена важности њиховог садржаја.
Рок трајања може бити следећи:
- Стални.
- Привремено (више од десет година).
- Привремено (не више од десет година).
Треба напоменути да образац папира ни на који начин не утиче на рокове чувања докумената (таблицу складиштења смо дали у чланку). Није тајна да се већина информација тренутно обрађује електронским путем. Услови зависе, пре свега, од самог садржаја документа.
Захтеви за складиштење
Постоје одређени захтеви за оперативно складиштење докумената. На пример, завршени случајеви привременог или трајног чувања треба да остану у организационим јединицама још неколико година. Након овог периода они се смештају у архиву предузећа.
Све док су папири у активној употреби, потребни су им одговарајући дизајн и одржавање. Оперативно складиштење докумената подразумева њихово формирање према одређеним одређеним групама, као и номенклатурним специфичностима које је усвојила организација.
Да би се осигурала брза претрага било којег папира, потребно је попунити имена мапа што је могуће информативније. Погон се по правилу користе фасцикле, на корицама којих треба да постоји џеп за замењива имена номенклатура.
Током онлајн складиштења, на корицама су назначене следеће информације:
- Привремени период почетка и краја употребе.
- Укупно чисти листови у мапи.
- Навођење рока трајања таквих хартија од вредности.
- Пуно име уметника, његов контакт број телефона.
- Могу бити присутни и додатни натписи („за одобрење“, „за потпис“ итд.)
Складиштење струје врши се у посебно опремљеним ормарима (металним) или у посебној просторији, која је затворена за приступ. Привремено издавање хартија од вредности треба да се врши само по налогу менаџмента одељења на који се документа односе. До краја дана, фасцикла би се требала вратити на своје место - безбедан ормар.
На крају оперативног периода складиштења, документима се додељује статус „завршено“. И тек након тога започиње поступак њихове припреме за пренос у архиву.
Датум чувања улазних докумената
У било којој организацији долазни документи се акумулирају у процесу активности. Имају и рок трајања. Генерално, долазна коресподенција се односи на сву документацију која стиже у предузеће. Периоди складиштења таквих радова одређују се садржајем. Препоручује се чување долазних докумената најмање три године. Међутим, важнија слова могу трајати и дуже (на пример, више од пет година). Трајање се одређује степеном важности информација у радовима. Стога класификација таквих докумената мора узети у обзир важност информација. На пример, писма органа власти морају бити истакнута у једној фасцикли, а преписка са пословним партнерима у другој. Такви папири треба да се чувају најмање пет година.
Периоди задржавања на излазу
Одлазна документа, као и било која друга компанија, подлежу складиштењу. Штавише, као у случају пристиглих радова, они имају одређене термине, који зависе од степена њихове важности.
Препоручљиво је систематизовати документе и назначити периоде чувања у свакој мапи. Логично је да одлазни документи буду подељени у засебне низове: преписка са добављачима, са купцима, купцима, владиним организацијама, комуналним предузећима, итд. Најважнији папири морају бити у оперативном складишту најмање пет година, а једноставнији - до три године. Посебно важна писма могу се чувати десет година. Разлози за тако дуго коришћење морају се утврдити у посебном упутству о свештеничком раду предузећа.
Евиденција докумената
Дневник регистрације докумената доступан је у било којем предузећу. Штавише, по правилу се издвајају посебни часописи за регистрацију улазних и одлазних хартија од вредности ако је организација активна. Толико је повољније систематизовати сву преписку. Часописи се купују и мењају сваке године. Наравно, тренутно многи воле да воде сличан часопис у електронском облику. Међутим, мора постојати папирна копија.
Захтеви докумената се бележе у часописима, бројеви су им додељени, а датуми су такође наведени. Таква регистрација хартија од вредности омогућава, ако је потребно, проналазак правог документа. Часописи се чувају три године. На крају овог периода сва документација која се односи на долазну и одлазну преписку уништава се током састављања акта.
Испитивање докумената
Као што смо раније рекли, трајање употребе и складиштења папира ни у ком случају не зависи од обрасца (папирног или електронског), важан је само садржај докумената. Да би се утврдио његов значај, поставља се испит. Њен задатак је да открије који су документи од значаја за производњу, науку, државу итд. За документе одабране за оперативно складиштење, потребно је одредити временско раздобље у коме ће им бити потребни. Стога је одређивање времена складиштења још један задатак који се поставља пре испитивања. Сви радови пре слања на стручну процену у оквиру припрема за пренос у архив формирају се номенклатурама одређених структурних одељења или службе за управљање канцеларијом.
Испитивање вредности може се извршити у самим предузећима, архивима организација, као и државним архивима.
Генерално, ако говоримо о озбиљним документима управљања, датуми њиховог складиштења су унапред одређени у време када су створени. Главна референтна и регулаторна помагала која утичу на периоде складиштења су спискови докумената који указују на периоде складиштења. Користе се у стручној процени хартија од вредности у општинским, државним архивима и предузећима. А вредност, као што смо рекли, изражава се и роком трајања.
Листа докумената са роковима чувања систематски је списак категорија и врста хартија од вредности које садрже регулаторне информације о времену њиховог складиштења.
Листе садрже периоде складиштења стандардних докумената који су доступни у било којој организацији. Али посебни радови који одражавају одређене функције предузећа могу се односити на спискове служби.
Архива докумената
Архива докумената у организацији не може постојати сама. Радови се у њему чувају одређено време, након чега се морају проследити општинским архивима или државним архивима. Савезни закон јасно дефинише период чувања многих хартија од вредности у њему. Тако, на пример, документи о особљу, нотарски списи, пословне књиге морају бити сачувани 75 година, научна документација - петнаест година.
У случају да је организација из било којег разлога ликвидирана, архива докумената са утврђеним роком трајања, као и кадровски папири, морају се пренети у општинску (државну) архиву. Недржавна предузећа да би пренела документе морају прво да закључе споразум са Архивним фондом Руске Федерације. Ако није закључен на време, архива би требало да чува само папир о особљу предузећа. Место штедње преосталих докумената треба да бира председник комисије за ликвидацију.
Како уништити документе?
Архивска документа која се чувају у предузећу могу се елиминисати ако су им истекли рокови складиштења. Уништавање докумената може се поверити некој другој организацији или можете то извршити сами. Постоје јединствена правила по којима се тај процес спроводи. Вриједно је запамтити да можете уништити само оне документе којима су истекли рокови чувања који су изгубили свој практични значај. Могуће је предузети било какве акције у вези са хартијама од вредности само уз стручну процену.
Уништавање докумената прати извршење дела.
Израда акта
Папири се могу укључити у акт уништења у случају ако је рок складиштења истекао 1. јануара у години у којој је документ састављен. То јест, ако је случај 2014. и рок складиштења пет година, онда се у акт може укључити тек 2020. године.
Да би се избегли даљи неспоразуми, сви случајеви морају бити у потпуности преиспитани, водећи рачуна да су сви папири у њему изгубили на вредности. Међутим, у пракси често раде другачије. Ако документи леже на полици пет година и никад их није додирнуо, правила се занемарују. Једноставно прелиставају селективне кофере како би били сигурни да им више нису потребни.
Акт мора садржавати податке који су доступни на омотима предмета. Овакав мукотрпан рад чини се непотребним оним људима који не разумеју ситнице архивског дела. Али у стварности то није тако.
Акт сигурно мора да потпише особа која је извршила вештачење. Даље, у документу се бележи да су акције договорене са стручним комитетом организације. Коначно, акт мора да одобри шеф предузећа.
Тек након придржавања свих поступака, организација може уништити случајеве наведене у акту.
Како уништити пословне папире?
Постоји неколико начина за уништавање докумената. Ако територија предузећа то дозвољава, можете сами да запалите папир поштујући пожарну сигурност. Поред тога, можете да користите исечке докумената. Али ово је прилично дуг процес, ова метода је погодна за мале количине. У тим случајевима, акт се саставља у произвољном облику у коме се бележи чињеница уништења.
Велики обим случајева намењених уништавању обично предузећа пребацују на одлагање или рециклажу у специјализоване организације које се тиме баве.
Чињеница преноса мора се уписати у потврду о прихватању. Документ наводи датум, тежину и број случајева. Стручњаци препоручују да запослени у компанији буду присутни на уништавању папира ради одржавања поверљивости.