Међу огромним бројем опција за пословну кореспонденцију, писмо о потврди заслужује посебну пажњу. Шта је то и у којим случајевима треба сачинити сличан документ?
Главни циљ
Пословна етика увек обезбеђује међусобно поштовање страна. То је предуслов за нормално вођење пословања. Без њега је немогуће замислити било какву дугу и плодну сарадњу. Писмо за потврду понекад је једноставно потребно.
То само по себи није толико важно. Ово је само гест учтивости. Он јасно ставља до знања да су се партнери договорили дан прије него што се догодило. Односно, у потврдном писму се наводи испуњење неке чињенице или радње. У овом случају постоје две могућности:
- Потврда о пријему робе, писма или других докумената који се шаљу по претходном захтеву. Овде једна од страна обавештава другу да је акција завршена.
- Потврда сагласности са нечим одређеним (цена или количина робе, датум предстојећих преговора, услови за слање робе и друго). Овде сапутници изражавају одобрење за одређене тачке договора.
Из овога је јасно да је потврдно писмо необвезни документ. Али поновно слање показује партнеру са којом се пажњом и поштовањем поступа.
Правописна правила
Да бисте разумели како написати потврдно писмо, морате знати основна правила за обраду пословних папира. Не би требало да се бавите послом све док смисао такве жалбе није потпуно схваћен. У ствари, нема ништа компликовано.
Такво писмо, као и сва друга пословна преписка, треба да се састоји од три дела: наслов, текст и закључак. Сваки од њих носи своје семантичко оптерећење:
- Наслов пре свега садржи податке у облику датума одласка и одлазног регистрацијског броја.
- Садржај се обично дели на два дела: увод и текст текста. Такво писмо по правилу започиње жалбом примаоца. Ово су уобичајена правила добре форме. У већини случајева пише се на име шефа партнерске компаније, али понекад је упутно да се такав службени папир обрати стручњаку који је директно укључен у решавање овог питања. На пример, потврда наруџбе за посао може се послати директору продаје или заменику производње.
- Закључно је да се изражава захвалност. Можете додати и неколико речи о жељи за наставком сарадње.
Такве поруке омогућавају партнерима да буду сигурни једни у друге.
Писање писма
Неки збуњују такав документ са обавештењем. Али постоји велика разлика између два слова. Један од њих једноставно извештава о чињеници или догађају, а други потврђује завршетак одређене акције на основу прелиминарног споразума. Да бисте избегли грешке, морате знати како треба изгледати писмо за потврду. Узорак се може припремити самостално, јер не постоји посебно одобрен образац за такво пословно писмо.
Треба га издати на заглављу организације која шаље. Ако га компанија нема, тада се може користити жиг за угао. Информације би требало да буду постављене узастопно:
- Прво, у левом углу у посебним колонама наведите број и датум у складу са уписом у регистар.
- Затим на десној страни наведите потпуне податке о примаоцу (назив компаније и адреса, положај и пуно име примаоца).
- Ниже је написана кључна фраза која садржи суштину ове поруке.
- Главни део почиње жалбом на примаоца. Боље је то учинити именом и презименом, а на самом почетку додати реч „поштовани“.
- Надаље, јасним ријечима, потребно је обавијестити да су услови споразума испуњени.
- Након тога требало би бити речи захвалности.
- Текст можете завршити фразом „Поздрави“.
Документ потписује шеф, што мора да потврди и печат организације.
