Ситуација када су предузетници суочени са потребом да исправе документе је далеко од неуобичајене. Радови могу бити потребни за пореску инспекцију, пензијски фонд или за чување у архиви.
Строго је забрањено лепљење докумената или причвршћивање спењачем. Да бисте избегли проблеме и да не стекнете репутацију неписмене особе, морате знати како да исправљате документе у складу са свим захтевима.
Општа правила
На први поглед може се чинити да не би требало да настану потешкоће у доношењу докумената, али то није сасвим тачно. Процесу се мора приступити одговорно тако да су радови у исправном облику. Многе штампарије могу овај посао да ураде за одређену накнаду и за кратко време, али неће сваки привредник ризиковати да поверује важне папире спољним лицима. Да не бисте користили услуге професионалаца сваки пут, корисно је смислити како правилно бљеснути документе.
Надзорне структуре не пружају предузетницима конкретне смернице по овом питању, тако да сами морате да се позабавите. Информације се могу добити из смерница из области канцеларијског рада.
Шивајте папир навојем
Како флексирати документе на овај начин? Да бисте то учинили, припремите прибор. Потребно је да имате нити, игле и лепак. Процес се састоји од три фазе:
- Припрема докумената. Сви папири морају бити испражњени и нумерисани оловком у углу листа. Рупе се могу направити шилом или користити пробијач за рупе. У случају да има пуно папира и немогуће их је пробушити рупом, исплати се користити оштар нокат и чекић. Број рупа зависи од значаја и сврхе документа. Изузетно осетљиви документи спајају се у пет рупа да се избегне лажно представљање. Рупе треба да буду смештене на левој страни, у средини слободног поља. Размак треба бити приближно три центиметра од једног пробијања до другог.
- Отпис. Разумевање начина спајања докумената нитима, морате знати важне нијансе. У већини случајева уобичајено је користити конопце или навој ЛС-210. Допуштене су и друге издржљиве нити. Поступак је потребно започети са стражње стране рупе која се налази у средини. Уобичајено је да се документи спајају два пута како би се добила жељена чврстоћа. Навој се доводи на стражњу страну централне пункције и веже чвором. Ако морате да причврстите папире који нису од посебне вредности, можете да користите обичну нит.
- Овјера документа. Да бисте исправно овјерили папир, потребно је припремити мали лист димензија 4 до 5 цм, који се мора залијепити на сноп тако да крајеви нити буду слободни. На листу морате назначити број пријављених радова бројевима и речима, као и положај, презиме и иницијале одговорне особе. Након тога, цертификат ставља свој потпис и печат, ако их има. Ивице потписа и печата морају прећи преко налепница летака.
Како припремити папире за пореску инспекцију?
Сваки предузетник дужан је да пружи различите извештаје о својим активностима, па је потребно знање о томе како да предају документе пореској служби. Да би се избегле недоследности, препоручљиво је проверити код одговорне особе правила о затварању докумената.
На готовом документу треба да буде листа свих приложених радова. Листа мора бити приложена на самом почетку предмета и одвојено нумерисана.Такође је потребно навести датуме докумената и број листова. Мора се запамтити да се број налази на листовима, а не на страницама. Ако је документ више волумена, листови сваке свеске нумерирају се засебно.
За пореске органе, документе требате да бацате у 3 рупе, не више и ни мање. Размак између пробоја требао би бити већи од три центиметра. Морате их поредати у пољима са леве стране. Рупе се израђују помоћу игле или дебеле игле. Прорези би требали бити на средини поља како би текст био јасно видљив. Све рупе морају бити направљене тако да буду строго једна испод друге.
Коју нит да шивате?
Документе за порез потребно је шивети само иглама за пробијање, помоћу канапа или навоја ЛС-210. У екстремном случају дозвољено је трептање најлонским нитима пресавијеним неколико пута.
Навој је приказан на полеђини задњег листа. Крајеви, чија дужина не може бити већа од 6 цм, морају бити везани. Налепница је израђена у складу са опште прихваћеним правилима и оверена је потписом и печатом. Крајеви нити требају бити слободни.
Ако ће се документ чувати дуже од десет година, мора се извршити пет пробоја. У том случају, наљепница треба да буде израђена од папирног папира.
Поклопац документа
Морате знати не само како да бљеснете документе, већ и како да одаберете корицу за њих. Могу бити три врсте: стандардне, нестандардне и оне које се користе за дугорочно складиштење папира. По правилу, најчешће димензије навлака су 229 до 324 мм, користе се за А4 листове.
Ако је документ већи, требате направити прилагођену корицу. Да бисте то учинили, можете контактирати штампарију или је сами направити. Они папири које је потребно чувати дуже од 25 година требали би бити уоквирени у јак поклопац од дебелог картона. Ако би документ требало да буде пребачен у државну архиву, насловни материјал треба бити без киселине.
Фирмвер са 4 рупе
У зависности од тога колико дуго се документи чувају, извршење може бити две врсте:
- Дјеломично, на којима листови не могу бити нумерисани. У овом случају, инвентар и сертификациони лист не морају бити састављени. Овај дизајн је дозвољен за документа која се чувају не више од десет година.
- Потпуно извршење неопходно је ако се папири налазе у архиви више од десет година. У том случају, документе требате да разбутате у 4 рупе.
Поклопац треба да буде чврст, израђен од дебелог картона чија је дебљина 0,35-1,5 мм. Елементи описа морају бити смјештени у складу с ГОСТ 17914-72. Приликом подношења папира морате имати на уму да текст треба добро прочитати. Сви метални елементи, попут спајалица и спајалица за папир, морају се уклонити.
За фирмвер у 4 рупе морате припремити шар, учвршћивач за стезање, велике игле и нити. Ако има пуно листова, боље је узети бушилицу.
Суптилности архивског шивања
Пре бљескања докумената, морате провјерити све папире и сложити их у исправном редослиједу. Листови инвентара морају се нумерисати одвојено. На крају је потребан сведок.
Ако је случај делимично завршен, картон се мора нанети на врху и на дну. У случају комплетног дизајна, потребно је шивати и везати помоћу ПВА лепила.
Да бисте стегнили паковање, требало би да користите угњетавање или посебан уређај. Доњи и горњи отвор морају бити постављени на удаљености од 30 мм од граница поља. Преостале две рупе налазе се на удаљености од око 80 мм од екстремних пробоја.
Крајеви конца морају бити нанизани у различите игле и држати их у средњим прорезима на предњој страни. Навој се приказује са задње стране кроз екстремне пробоје на предњу страну. Даље се убацује у суседне рупе. Крајеви морају бити везани са леђа.
Закључак
Исправно извештавање и управљање документима један је од битних аспеката успешног пословања. Стога, руководиоци треба да приступе овом питању са свом одговорношћу и знају како да правилно испразњују документе.
