У било којој организацији сваки документ мора бити регистрован и уписан у посебан часопис. Ово се такође односи на уговоре о раду. Регистар уговора о раду, чији ће се узорак даље анализирати, потребан је у свакој компанији која води евиденцију докумената и података својих запослених.
Треба ли ми магазин
Челници организација треба да схвате да регистар уговора о раду и додатних споразума није губљење времена, већ прилика да се осигурате. Прво, врло је згодно. Све информације у вези са документима налазе се на једном месту, уместо да на ваш радни сто оставе гомилу уговора свих запослених. Друго, часопис може бити потребан ако настану сукоби између запосленика и послодавца. Треће, захваљујући часопису, службеник за људске ресурсе може запосленику издати било какве информације у кратком времену.
У неким организацијама је уобичајено водити неколико таквих часописа: за трајне уговоре и за хитне.
Реч закона
Успут, законодавство нигде не наводи да се тражи регистар уговора о раду. Али десило се да је ово канцеларијски посао и његова општа правила. Према нормама, сваки документ се мора поправити. Поред тога, овај часопис је наведен на листи управљачких докумената. А његово одсуство у организацији може да створи проблеме инспекцијским органима.
Искусни запосленици одељења за особље тврде да присуство регистра уговора о раду, чији ће узорак бити представљен касније, значајно олакшава радне дане и омогућава вам да организујете податке о запосленима и да водите евиденцију о њима.
Пуњење
Није законски регулисано како би тачно требало да изгледа књиговодствени часопис. У већини случајева облик регистра уговора о раду је редовна свеска. Главна ствар је да поклопац буде густ за већу експлоатацију.
Насловна страница часописа мора садржавати назив организације, назив часописа, почетак његовог вођења. Затим се на првом листу наводе особе одговорне за вођење књиге. Ако се претпостави да се овлашћене особе могу променити, онда је боље да на њих уредно унесете податке:
- Број по реду.
- Подаци о запосленом.
- Наслов поста.
- Разлози због којих та особа може извршити промене у часопису.
- Потпис запосленог.
Попуњавање регистра уговора о раду може се назвати стандардним. Све информације уносе се у табелу, чији се број ступаца разликује у зависности од жеља саме организације. У просеку може бити до десет колона. Табела је попуњена на следећи начин:
- Серијски број регистрације документа.
- Датум закључивања уговора.
- Број уговора
- Подаци о запосленом.
- Назив позиције или специјалности.
- Назив одељења или јединице.
- Период важења уговора.
- Природа посла.
- Присуство додатних споразума.
- Посебне белешке.
По жељи можете да унесете другу колону у којој ће запослени потписати поред понуђених информација. Поред тога, у потпису ће се видети да је запослени примио копију уговора.
Они који не знају како изгледа регистар уговора о раду могу видјети огледни документ на слици испод.
Верзија на папиру
Упркос чињеници да доба рачунарске технологије цвета данас, скоро све компаније држе папирну верзију часописа за регистрацију.
Прво, овај документ мора да прошива, нумерише и овери шеф организације. Друго, одељење за особље уверава да је много повољније водити такав дневник. И треће, у часопису би требало да буду потписи запослених, који указују на њихов пристанак са наведеним информацијама.
Електронска верзија
Електронски облик регистрације уговора о раду има и своје предности и недостатке. Без сумње, електронски документи су врло погодни за употребу. Гомиле мапа и папира се не гомилају на столу и полицама, јер се све чува на рачунару. Али у електронској верзији не можете добити потпис радника у документу и често се догоди да се рачунари покваре и све информације могу једноставно нестати.
Стога, многи менаџери особља, ако воде електронички дневник, то је само резервна верзија папирнатих медија.
Обично праве електронску верзију у Екцел формату. Ова табела има много функција и лако ју је попунити. Електронски формат часописа је:
- контрола над складиштењем информација;
- тајност информација;
- тренутно формирање копија налога и потврда;
- Тренутна претрага потребних докумената.
Поред тога, можете одвојено водити евиденцију додатних. споразуми о уговорима о раду. Али понекад је незгодно тражити информације о запосленом у различитим документима. Боље је да се те информације истакну као посебан ступац у заједничком документу.
Карактеристике
Постоје неке функције које је најбоље задржати приликом пријављивања. То може да укључује:
- Регистар уговора о раду и сами уговори могу се покренути изнова сваке године. Ово се посебно односи на велика предузећа у којима постоји пуно докумената.
- Ако је овлашћено лице направило грешку у уносу података, не предвиђа се новчана казна за то.
- Такав документ треба чувати најмање 75 година.
- Након завршетка дневника, потребно га је избрисати и нумерисати. Затим ставите печат и доставите га у архиву докумената где је он заиста смештен.
- Ако уговор на одређено време пређе у категорију неограничених, та чињеница мора бити забележена. Затим се уговор поново региструје или се у дневник биљежи одговарајућа белешка.
- Вођа мора да овјери регистрацијски дневник стављајући свој потпис на задњу корицу биљежнице.
Ко води часопис
Као што смо већ сазнали, часопис за рачуноводство уговора је документ који потврђује присуство важних докумената у организацији.
Према правилима, таква документа попуњавају и чувају овлашћена лица. У основи су то запослени у ХР или ХР менаџери. Они су одговорни за разне провере, односно потпуну пружање информација о запосленима.
Исти запослени сносе одговорност за оригинале свих уговора и додатних уговора с њима. Покрените ове документе према налогу послодавца.
Редослед одређује:
- врста сече (папирна или електронска);
- новинар
- образац за регистрацију.
Раније је поднесен регистар уговора о раду (узорак документа). Сада на фотографији можете видети како изгледа часопис за регистрацију додатних уговора.
Промјене
Раније је речено да запослени са малим надзором не сноси посебну одговорност или казну. Али ипак морате пажљиво да испуните часопис.
Строго је забрањено уносити било какве измене, без обзира на врсту документа. Ако овлашћени радник направи озбиљну грешку, часопис треба затворити. То значи да је на последњој страници књиге наведен разлог његовог затварања. Надаље, проблем треба пријавити шефу компаније. Да бисте покренули нови рачуноводствени часопис, морате да издате налог.
Што се тиче додатних промена које се односе на одређеног запосленог, оне укључују:
- отпуштање;
- промена радних услова;
- пребацивање запосленог у друго одељење, одељење или промена положаја запосленог.
За такве информације креира се или посебна књига за додатне уговоре или посебна колона у часопису о регистрацији уговора.
Важно је запамтити да је такав часопис првенствено важан за запосленог који одржава информације о запосленима.
Захваљујући овом документу, лако можете пронаћи информације у оним часописима који су већ давно пребачени у архиву. Такође, магазин се сматра правном потврдом постојања свих оних уговора о раду који се закључују са запосленима који обављају своје активности у предузећу.