Сваки службеник има одређена права и обавезе у вези са својим службеним активностима. Они су директно наведени у његовом опису посла, назначени су у уговору о раду. У чланку ћемо анализирати права и обавезе руководиоца докумената у овом смислу. Размислите о томе који су захтеви постављени овом запосленом, да би он могао знати која је одговорност за њега дата.
Категорије
Шта значе „одговорности за посао менаџера докумената категорије 1“? Ова позиција је заступљена у неколико категорија - у погледу обуке, професионалног искуства радника:
- Прво. Присуство стручног високог образовања у области управљања документима, искуства на позицији управника докумената ИИ категорије - најмање 3 године.
- Други. Присуство високог стручног образовања из одговарајуће области, радно искуство као специјалиста за документацију - најмање 3 године.
- Службеник докумената. Овај запослени мора имати високо стручно образовање из области управљања документима. Послодавац нема захтеве за своје радно искуство.
Што се тиче дужности руководиоца документима, њихов максималан сет је предвиђен за специјалисте прве категорије. Минимално - за раднике који још немају категорију.
Професионално знање
Одговорности руководиоца докумената почињу чињеницом да специјалиста мора имати одређено знање које је потребно за бављење званичним активностима.
Следећи стандардни сет прописан је у описима послова:
- Нормативни, законодавни, правни акти, наредбе, наредбе, друге одлуке виших структура које се односе на документацију о раду послодавца.
- Главне одредбе Јединственог система управљања државном евиденцијом.
- Стандарди за јединствену структуру организационих и административних докумената.
- Методе планирања, дизајнирања и даљег развоја документационих система.
- Технике пројектовања, планирања, вођења документационе подршке помоћу рачунарске и рачунарске опреме.
- Поступци регистрације, класификације, складиштења, испитивања радне документације.
- Поступак вршења контроле извршења документације.
- Услови за руковање разним документима - долазним, интерним, одлазним.
- Захтеви за документацију за планирање и извештавање о векторима активности структуралних јединица организације.
- Организација архивирања.
- Регулаторна документа и методолошка достигнућа о дизајну и употреби аутоматизованих информационих система за управљање.
- Основе документовања.
- Основе програмирања.
- Домаће и страно искуство у области документационе подршке за активности послодавца.
Опште знање
Одговорност руководиоца докумената биће такође и поседовање знања потребног за било ког члана тима, запосленог у сектору услуга, који ради у канцеларији:
- Процедура за коришћење рачунара, друге канцеларије, рачунарске опреме.
- Основе социологије, ергономија, социјална психологија.
- Основе економије, као и управљање кадром, управљање, организација рада.
- Руско радно законодавство.
- Правила интерног распореда рада компаније која запошљава.
- Повеља, колективни уговор организације која запошљава.
- Одредбе руског устава.
- Постојеће норме и правила о заштити на раду.
- Канцеларијска етика.
- Култура комуникације.
- Основе управног права.
- Прописи о заштити од пожара
Лидерство у активностима
Дужности руководиоца докумената у школи, у предузећу, у комерцијалном предузећу су такође управљање следећим актима у њиховим активностима:
- Устав Руске Федерације.
- Стварно руско законодавство.
- Повеља организације која запошљава.
- Колективни уговор послодавца.
- Интерни прописи о раду у организацији послодавца.
- Налози, уредбе, директна наређења запосленог.
- Опис посла
Функционалне одговорности менаџера докумената
Ово је суштински елемент свих описа послова. Одговорности руководиоца докумената у организацији, наравно, зависе од вектора његове активности, броја менаџера докумената и других фактора.
Стандардни сет је следећи:
- Развој и примена технолошких процеса рада са документацијом (документарни подаци) засновани на употреби рачунарске и канцеларијске опреме. Ово укључује рачуноводство, контролу, извршење, издавање сертификата, оперативно складиштење.
- Учешће у планирању, организацији, унапређењу одељења за управљање документима организације која запошљава. Праћење општег стања у канцеларији.
- Припрема предлога за обезбеђивање низа мера за ергономске услове рада, рационализацију радних места радника на документационој подршци организације.
- Развој јединствених документационих система, листова пословних докумената за различите намене, ниво управљања, класификатора података о документима.
- Организација и примена система за управљање документима.
- Мјере за поједностављење састава документације, разних индикатора информација, смањење њиховог броја, организовање потрага за пословним документима.
- Учешће у избору докумената достављених на државно складиштење, у испитивању вредности пословних папира.
- Учествује у постављању циљева, планирању, дизајнирању, раду и унапређењу информационих ауто система, система за управљање информацијама.
- Учествује у развоју иновативних информационих технологија које се заснивају на употреби микропроцесора и рачунарске технологије, дизајнирању и даљем ажурирању база података.
- Студирање и синтеза напредног руског и страног искуства у области пружања документационе подршке.
- Израда нормативне и методолошке документације из области њихове надлежности.
- Учествовање у избору, смештају, обуци и усавршавању особља из одељења за документацију.
Наравно, одговорности руководиоца документима у вртићу могу бити нешто другачије. Смер активности организације директно утиче на попуњавање овог одељка описа посла.
Друга варијација
Ако говоримо о пословним одговорностима руководиоца докумената у школи, овде се може представити следећи скуп:
- Вођење евиденције у складу са административном документацијом.
- Осигуравање пуног, квалитетног и модерног обављања службених задатака.
- Рационална употреба материјално-техничких средстава као дела обављања радних задатака.
- Чување поверљиве документације од обелодањивања пословне, службене тајне.
- Регистрација долазне преписке.
- Праћење благовременог извршавања документације.
- Припрема и достава у архиву окончаних докумената.
- Праћење сигурности поузданих пословних папира.
- Припрема извештавања, планске документације.
- Штампање и умножавање уредских докумената.
- Припрема нацрта налога за образовне активности.
- Издавање сертификата запосленима и студентима.
- Одржавање и пружање рачуноводствених (месечних) рокова.
- Извршавање осталих упутстава њиховог директног руководства.
Права специјалиста
Утврдили смо одговорности за посао руководиоца докумената у институцији. Сада спомињемо права овог радника:
- Давање предлога за побољшање организације подршке документацији, њену рационализацију у оквиру постојећих стандарда.
- Захтеви служби, одељења, појединачних запослених који припремају документацију у организацији да следе одређене стандарде и норме.
- Развој и примена јединствених, јединствених документационих система, временских листова пословних докумената, усклађеност са захтевима и смерницама у области управљања документима.
Проширена права
Послодавац може допунити списак права менаџера докумената следећим одредбама:
- Право да од менаџера, запослених у предузећу захтева документацију неопходну за обезбеђивање перформанси.
- Право на коришћење заједничке библиотеке, информативних фондова, услуга социјалних, медицинских, кућанских јединица компаније која запошљава.
- Право на жалбу на налоге шефа одељења и руководства предузећа на прописан начин.
Одговорност
Одговорности водећег менаџера докумената биће, наравно, шире од функционалних одговорности обичног стручњака. Али обојица су одговорна за своје активности. По дефаулту је следеће:
- Неиспуњавање функционалних задатака (наведено у описима послова).
- За недоследне податке о стварности о статусу извршења упутстава и задатака.
- За кршење правила интерног радног распореда у организацији послодавца.
- Због кршења прописа о безбедности у предузећу, стандарда заштите од пожара.
Испитали смо основна права и обавезе руководиоца докумената. Као што се може видети из чланка, запослени такође мора имати одређену количину знања приликом пријављивања за овај посао. За неправилно обављање дужности одговоран је.