Да би компанија функционисала ефикасно, у тиму би требало да влада пријатељска, здрава атмосфера. Није увек да власник предузећа има способност да адекватно процени сваког запосленог и утврди одакле долазе проблеми односа са запосленима. Да бисмо решили непријатне ситуације и отклонили могуће сукобе, решили неефикасне запослене и контролисали финансијске трошкове за особље, неопходно је организовати свеобухватну ревизију особља особља организације.
О цему прицас?
Шта се обично подразумева под појмом "ревизија"? Запослени у организацији су главни ресурс, важнији од новца. А ревизија је метода утврђивања ефикасности особља. Током ревизије могуће је сазнати колико је добар систем контроле особља, као и пронаћи методе оптимизације и побољшања ефикасности. Главни циљ таквог догађаја је проценити продуктивност у контексту сваког одређеног запосленог, што нам омогућава да генерално израчунамо колико је запосленик користан у погледу профитабилности.
Када се врши специјализована анализа, могуће је извршити ревизију прорачуна са особљем за надокнаду, да би се проценио колико је систем ефикасан и како да се контролише односи у организацији:
- економски;
- социјални;
- рада.
Систем ревизије особља неопходан је за високу флуктуацију особља у предузећу, јер омогућава идентификацију узрока појаве.
Задаци анализе
Главни задаци додељени специјалистима који врше ревизију особља обично су следећи:
- утврђивање да ли људски ресурси одговарају стратегији раста компаније;
- идентификација усклађености управљачке структуре и процеса рада са нормама државног права;
- процена ефикасности запослених који решавају своје задатке;
- идентификовање узрока проблема интеракције особља, проналажење начина за решавање ситуација, као и смањење негативног утицаја.
Како ово иде?
У општем случају, ревизија особља је подељена на:
- обука;
- прикупљање података;
- анализа информација;
- резимирање.
Припрема
Ревизија и контрола особља започиње утврђивањем циљева који предмет има. На основу тога припремају документарну подршку и постављају рокове. У припремној фази именују се извршиоци пројеката, бирају се учесници и креира план према коме ће се подаци прикупљати и анализирати. Такође је неопходно одлучити у корист ове или оне врсте извештавања.
Рад са информацијама
Прикупљање података укључује активности праћења тијека рада одабраних запосленика. Истовремено, стручњаци који врше ревизију кадрова о студијској документацији, извештајима, спроводе анкете и прикупљају упитнике, организују интервјуе са запосленима у компанији. Статистички подаци добијени током такве студије претходно се обрађују, а затим подвргавају темељној анализи.
Трећи корак ревизорског рада је обрада свих претходно прикупљених података. На основу добијених информација се формирају:
- Столови
- распореди;
- Графикони
- шеме.
Такве методе презентације података су јасне и разумљиве, омогућујући вам брзу анализу ситуације. Ревизија система управљања особљем врши се узимајући у обзир унапријед одабрани алгоритам за анализу информација, као и процјену ефикасности запослених.Израчунати показатељи јасно се упоређују са сличним компанијама научно исправним стандардима.
Завршни корак
У завршној фази, ревизија обрачуна са особљем (рад, плата) самог процеса рада омогућава нам да донесемо закључке. Специјалисти који су водили догађаје формулишу препоруке за побољшање ефикасности радног процеса. На основу идентификованих ситуација, постаје јасно како се могу побољшати људски ресурси и смањити њихови трошкови.
Шта то даје?
Зашто нам је потребна ревизија? Особље је категорично опрезно од таквих догађаја, унапред се уверавајући да менаџери једноставно желе да отпусте некога. Заправо су користи од ревизије далеко веће него што то лаички може замислити. Пошто је верификација завршена, можете:
- проценити да ли су потребни други запослени;
- провери да ли је компанија снабдевена особљем;
- идентификовати управљачку структуру;
- утврдити да ли ће обучавати запослене;
- разумети који се стил управљања примењује;
- проценити психолошку, социјалну климу у организацији;
- идентификовати где почиње отпор према иновацијама;
- разумети да ли је потенцијал иновација велик;
- одредити која је расподјела особља у предузећу.
Ако се проведе ревизија квалитета, особље и вођа постају кохезивна цјелина. Студија идентификује опасне раднике, непродуктивне, а такође настоји да елиминише конфликтне ситуације. Ревизија вам омогућава да створите такав мотивациони систем. Које ће бити применљиво на услове одређене организације.
Нивои ревизије
Ревизија система управљања особљем је подељена у три нивоа:
- социо-психолошки;
- финансијски;
- организационе и технолошке.
Када је реч о новчаним питањима, тада се обраћа пажња на:
- конкурентност компаније, да би се проценило поређење показатеља са просечним и најбољим за ову област;
- ефикасност кадровског одељења, његову улогу у побољшању квалитета процеса рада;
- како су повезани трошкови ревизорских активности и њихови резултати.
Организациони и технолошки - ниво који укључује проучавање докумената, анализу показатеља да би се говорило о легалности функционисања, ефикасности. У овом аспекту, ревизија и контрола особља укључује детаљну анализу:
- флуидност;
- случајеви када запослени нису отишли на радно место;
- жалбе
- повреде на радном месту;
- ставови запослених према њиховим задацима;
- ниво задовољства за запослене;
- развојни програми.
Коначно, социо-психолошка - таква ревизија, која укључује анализу односа унутар компаније, омогућава идентификацију мотивацијских фактора. У исто време, задатак је утврдити како је могуће побољшати активности компаније у целини и сваког појединог запосленог посебно.
Важне карактеристике
Руководилац мора одмах јасно да обавести све запослене у које сврхе је планирана ревизија. Особље ће бити спремно за сусрет само ако сваки запослени схвати да је догађај користан и користан за њега. Провођење посебне обуке или семинара који објашњава главне циљеве, моменти ревизије могу бити најбоље рјешење проблема и добар почетак комуникације између позваних стручњака и сталног особља.
Приликом провере показатеља добијених током горе описаних корака, они се анализирају у целини, односно свеобухватно. Овај приступ је гаранција да ће резултат одразити динамику компаније.
Штавише, ревизија није само провера колико ефикасно ради запослени или јединица. Током догађаја се анализира систем управљања особљем који се имплементира у организацији. Инспектори ће обратити значајну пажњу на менаџере предузећа, као и на менаџере на различитим нивоима.
Компанијом вешто управљамо
Управљање предузећем је, пре свега, вешто управљање људским ресурсима. Рад је подељен на три нивоа:
- линеарни
- стратешки;
- функционална.
Из тога произилази да би верификација такође требало да следи ове нивое. Али резултати ревизије требају бити такви да би били корисни у дугорочном планирању будуће фирме. Неки закључци ће вам помоћи да схватите шта су краткорочне потребе одређених радника. На крају, ревизија вам омогућава да откријете да ли постоји потреба за више менаџера у организацији.
Стратешка ревизија је анализа са становишта високих званичника компаније. Истовремено, стручњаци испитују праксе управљања у компанији и анализирају како функционише служба за кадрове. Да бисте добили податке, потребно је обавити разговор са целим менаџерским тимом, проучити пословни план, проценити рад кадровске службе. Овај приступ нам омогућава да разумемо како да компанију учинимо конкурентнијом идентификујући снажне, слабе карактеристике, ризике и потенцијале предузећа.
Конкурентност као пут до успеха
Током ревизије могуће је повећати конкурентност предузећа на тржишту захваљујући следећим мерама:
- отклањање структуралних недостатака уз одржавање кадровског потенцијала на начин да компанија ојачава свој положај тако што ће се ослободити непотребних, непожељних елемената у својој структури. По правилу, процес укључује реорганизацију предузећа, у којој су неке јединице искључене, запослени одлазе, а стратегије предузећа се мењају;
- идентификовање јединствених карактеристика организације, чинећи је привлачном за потенцијалне запослене и купце.
Опћенито, конкурентност се одређује колико ефикасно компанија користи потенцијал сваког запосленог. Управљање особљем врши се не само кроз познате механизме управљања документима, већ и индиректно кроз:
- иновација;
- маркетинг
- услуга.
Запамтите да што је већа продуктивност компаније, то јачи сваки запослени поштује своју компанију.
Значајне нијансе
За процену компаније на тржишту кадрова користе се следећи показатељи:
- особље предузећа;
- ниво задовољства запослених.
Ревизија вам омогућава да процените стратегију компаније на оперативном нивоу, када се резултати рада директно анализирају. Ревизор проучава:
- корелација циља и исхода;
- способност да се побољша, поједностави процес рада;
- могућност да добијете исти резултат уз мање улагања.
Примјеном ефикасних метода могуће је развити људске ресурсе, повећати број запослених и побољшати систем управљања информацијама. Сви процеси везани за услугу особља су директно и индиректно подложни пажљивој студији.
Карактеристике
У истраживању у предузећу:
- истиче се одговорна особа;
- циљеви су формулисани;
- проучавање политике, практичних метода постизања циљева;
- Анализирају се ХР извјештаји;
- извештаји се припремају са препорукама о ситуацији;
- формира се план развоја компаније;
- анализира последице исправљања откривених недостатака планом.
Није тако једноставно
Сваки правац ревизије захтева много времена и труда. Спољна ревизија је прилично скупа и доступна је само фирмама које су „сигурне на ноге“. У исто време, ревизија је неопходна ако постоји жеља за повећањем ефикасности и постизањем бољих резултата од постојећих.
Многе велике компаније у наше време уводе у свој кадар стручњаке који су укључени у ревизију у организацији. Ова пракса је показала ефикасност уз децентрализовану службу особља и присуство регионалних огранака.
Уз правилно извршење процеса, интерна ревизија омогућава правовремено откривање недостатака у раду компаније и предузима мере за њихово отклањање.Принципи такве ревизије:
- независност специјалиста;
- одговорност;
- компетенција
Шта је са новцем?
Уз свеобухватне мере, ревизија насеља са запосленима је обавезна. Пажња се обраћа у којој мери предузеће испуњава захтеве регулаторних, законских аката и закона који регулишу радне односе. Стручњаци за верификацију анализирају колико тачно и тачно израчунавају:
- задржавање;
- плаћање
- порески одбитци;
- исплате плата;
- социјална компонента.
Ревизија насеља се заснива на кодексима који регулишу радне односе, грађанско право и пореске законе.
За добијање података потребни су документи о трансферу, регрутовању, отпуштању, примарним, извештавајућим и рачуноводственим регистрима.
Шта вам треба?
Ако планирате ревизију обрачуна са особљем за надокнаду, имајте на уму да је анализа могућа у присуству примарног рачуноводства, за који се користе униформни обрасци.
Шеф компаније мора да достави документа:
- налози за запошљавање;
- Т2 картице;
- наређује слање особља на одмор на друга радна места;
- документа о престанку радног односа.
Тачна ревизија са особљем за плаће је могућа ако стручњак за верификацију има на располагању:
- платне листе;
- тимесхеет;
- временски лист;
- изјаве Т-49;
- лични рачун.
Инспектор прима додатне информације из примарних докумената који утврђују плаћање по комадима, такође узимајући у обзир развој.
Скуп мера
Током ревизије пажња се обраћа на следеће регистре:
- резиме;
- на 76. рачуну;
- часописи број 8, 10;
- биланс стања;
- главна књига.
Током ревизије:
- поштовање закона;
- рачуноводство, контрола плаћања у случају комадног дела;
- контрола времена;
- израчун одбитка;
- трезор за плаћање;
- Порези на платне листе;
- депонована плата.
Ово је важно!
Аналитичко рачуноводство предузећа узима у обзир све појединце:
- у списковима;
- није ушао у њих.
Разматрано:
- плаћање
- премија;
- додаци;
- други;
- разне одбитке, укључујући порез.
Информације о томе обично се чувају на личном рачуну, у обрачуну, папирима за плаћање. Проучавање података је поједностављено документацијом у електронском облику. Препоручује се одржавање засебних регистра за различите ставке од горе наведеног броја.
Приликом провере, ангажовани специјалиста испитује да ли постоји рачуноводство као такво и открива колико дуго се подаци чувају, из чега је могуће извући годишњу профитабилност предузећа, годишњи приход запослених у овом предузећу.
Укупни приход настаје због:
- директне трошкове;
- профит у натури;
- добит од резултата одређеног периода;
- цене за запослене у туристичким компанијама у већини региона;
- бесплатна исхрана;
- једнократна плаћања.
Специјализовани региони укључују:
- Северни
- територије једнаке са њима;
- Далеки исток.
Ревизор врши контролу прорачуна анализом следећих докумената из интерног радног процеса организације:
- изјаве, исплате;
- примарна документација;
- лични рачуни запослених.
Истовремено се верификују резултати компаније и резултати сваког одељења компаније. Тада ревизор утврђује да ли су одбитци извршени правилно и да ли су исплаћене плате. Обавезно обратите пажњу на јединствени социјални порез. Да би надгледао ситуацију, специјалиста захтева приступ пореској основи. Одбитци покривају следећа подручја:
- пензијско осигурање;
- здравствено осигурање;
- социјално осигурање.
Када се анализира исправност накнаде рада, обраћа се пажња на 76. рачун, према којем постоји интеракција са кредиторима, дужницима. Ревизор истовремено открива које су картице чуване и како се пуне, као и да ли је обраћена пажња на депоноване износе, како су издате запосленима.
Треба имати на уму да постоји неколико уобичајених грешака у израчунавању плата својствених великом броју компанија. Ревизор без грешке проверава свако предузеће за такво што, па власник предузећа, припремајући се за ревизију унапред, може и сам да контролише такве тренутке. Ово су следеће озбиљне мане:
- недостатак времена;
- недостатак стандардних образаца за примарну платну документацију;
- неправилна процена пореза;
- погрешан израчун износа за различите врсте плаћања;
- погрешно књижење укупног дохотка запослених (често не укључује бонусе, поклоне итд.).
Да сумирам
Вршење ревизије особља и насеља са запосленима омогућава нам да формулишемо бројне предлоге за побољшање ефикасности радног процеса. Унутар особља то се изражава у препоруци за реорганизацију предузећа, увођење нових система мотивације или примене других методологија.
Што се тиче обрачуна платних листа, најчешћа препорука је увођење аутоматизованог система платних спискова који садржи стандардне облике докумената. Ово поједностављује процес и убрзава га, практично елиминишући вероватноћу грешке изазване људским фактором.