Архивска папирологија: закон, инструкције

У свим организацијама документација се чува одређено време, након чега се мора проследити у општинску или државну архиву. Процес преношења службених папира на складиште има одређене карактеристике, које могу варирати у различитим деловима земље.

Папирологија је област рада која је одговорна за поступак документовања, као и за извршавање службених папира.

Архивски свештенички рад посебна је делатност државних структура, организација и грађана у рачуноводству, складиштењу и кориштењу архивских радова.

Врсте докумената

Архивска и папирна документација обухвата многе изразе за означавање радова разних врста. Документи су:

• Фино (садрже податке у облику слике било које врсте).
• Фото документ (креиран помоћу фотографије или иконографије. Такав документ обично садржи слике различитих уметничких предмета).
• Графички (користе линије, киароскурос и потезе).
• Фонографски документ (носач звучних података који инсталира било који систем за снимање звука).
• Аудиовизуелна (садржи слике и звукове).
• Филмски документ (чешће је то аудио-визуелни или сликовни документ; за састављање се користи метода кинематографије).
• Писмени документ (ово су подаци који се могу препознати било којом врстом писма).
• Текст (садржи било какве гласовне податке који користе звучно снимање).
• Стројни текст (снимање је укључено у развој на један од могућих начина, захваљујући којем се информације обрађују помоћу електронског рачунара).
• Белова (коначни облик документа копиран руком или уз помоћ техничких средстава без исправки и грешака).
• Руком писано (знакови у таквом документу се примењују само ручно).
• Видеограм (слика која приказује информације на екрану).
• Писмени текст: подразумева знакове слова, примењене било којим техничким средствима.
• Нацрт документа - одражава активности аутора са свим блотовима и исправкама.

Стандарди

У складу са руским законом, поступак преноса службених папира у архиву регулише ГОСТ Р 7.0.8-2013. 12 месеци након престанка папирологије документи се обавезно преносе у архиву у складу са свим правилима и захтевима. Припрема за трансфер може да ради производно особље или трећа компанија.

Архивска и папиролошка документација ГОСТ 2013 садржи дефиниције основних, најчешћих израза који се користе у овој области. У документу можете видети како најопштије изразе - образац или инвентар, као и високо специјализоване, на пример, траку за ограничење приступа.

Поред тога, управљање и архивирање евиденције ГОСТ садржи дефиницију (тумачење) појмова који се односе на област организације рада са документима, документацијом и другом папирологијом.

Фазе припреме

Корак по корак припрема материјала за трансфер у архиву:

• осигурати да папирологија испуњава све захтеве које поставља ова архива;
• спроводи документацију о књижицама;
• број свих листова;
• развити цертификат случаја;
• навести детаље на насловници;
• развити интерни спис предмета;
• креирати инвентар.

Ако се очекује преношење папира који ће се чувати краће од 10 година, тада је допуштено одсуство брошура, систематизације, нумерисања, сертификата.Овде се, пре свега, треба усредсредити на захтеве одређене архиве, јер стандарди различитих институција могу садржати једно или сва горе наведена питања.

Закон о архивским пословима и евиденцији наводи главне појмове и њихове дефиниције у овој области. У наставку разматрамо неке од њих.

Чување и архивирање: Услови и дефиниције

1. Документација - утврђивање података у било којем облику, у складу са датим правилима.
2. Унифиед Доцументатион Систем (ДЦЛ) - систем који садржи информације које су неопходне за управљање у одређеној области рада.
3. Правила документације - списак правила и прописа о раду са документима.
4. Облик обједињеног документа (УФД) - мноштво детаља који се постављају одређеним редоследом на различитим носачима података ради решавања било каквих проблема из области активности.
5. Документациони систем - мноштво папира уједначених по врсти, врсти и намјени, као и захтевима за њихову припрему.
6. Назив документа - одређено име документа у писму.
7. Организациони и административни документ - има решење различитих организационих и административних задатака, питања управљања, регулисање рада производних одељења, организација, као и државних структура и органа.
8. Реквизити - било који од обавезних елемената званичног документа. Подупирачи се најчешће састоје од променљивих и сталних делова.
9. Образац - узорак папира. Означава опсег употребе, грађевинска питања и главне детаље.
10. Образац је скуп детаља који помажу у идентификацији аутора службеног документа.
11. Стандардизовани извештај је листа одобрених УВД-ова.
12. Регистрација - уношење у документ свих потребних елемената који су утврђени захтевима канцеларијског рада.
13. Сервисно поље једнолике форме - УВД зона, фиксира се у техничким компонентама складишта и користи се за наношење специјализованих слика.

Ово су основни појмови и дефиниције постојећег државног стандарда за архивирање и папирологију.

Врсте детаља

Засебно је вредно задржати се на детаљима који се користе у припреми службених докумената:

1. Потпис - писани знак овлашћеног лица.
2. Печат одобрења - изражава позитивну оцену организације или особе која није аутор службених радова.
3. Датум - означава дан када је рад састављен, као и време кад је прихваћен, договорен или објављен.
4. Огранични жиг - знак који указује да су информације доступне одређеном, ограниченом броју људи.
5. Наслов - сумира суштину документа.
6. Печат одобрења - говори о нормативности и законитости информација садржаних у документу.
7. Виса - изражава сагласност или неслагање овлашћеног лица са подацима наведеним у документу.
8. Текст - подаци снимљени било којом врстом слова или звучног система за снимање. Садржи главни део информација о говору документа.

Упутство за употребу

Правила, спискови, упутства за архивско свештеничко дело и други правни документи помажу у спровођењу основног закона. Постоје основни захтеви за рад архивских структура које су створене 2002.

Вреди напоменути да таква правила нису регистрована код Министарства правде Руске Федерације. С тим у вези, „Основна правила архива одељења“ из 1986. године и даље важе.

Присуство ових захтева у области управљања канцеларијом и архивирања настаје услед потребе за доследношћу у рачуноводству, употреби, комплетирању и чувању докумената у архивима, у организацији свих ових процеса. Главни фокус захтева је номенклатура.

Дакле, алгоритам акција је следећи:

• организује испитивање вредности хартија од вредности;
• припрема документе за слање у архиву;
• да оснивају посао;
• саставити поступак за доделу докумената за уништење;
• пошаљи случај у архиву.

Вредно је напоменути да се ови захтеви не односе на документацију, чији посао није регулисан законом Руске Федерације од 21. јула 1993. о „Државној тајни“.

Организација

Архивско складиштење докумената и папирологије помажу у јасној контроли рада с документима, истовремено осигуравајући њихову сигурност и доступност. Постоје одређене врсте докумената који имају одређени термин, па чак и начин чувања.

Приликом организовања архивског свештеничког рада, државни одељења и органи без престанка преносе званичне документе у Архивске фондове Руске Федерације (АФ РФ). Комерцијалне структуре заузврат имају шири избор метода за чување документације.

Свака група службених радова има свој посебан рок чувања који је регулисан у складу са регулаторним оквиром Руске Федерације. Такође се ствара попис у коме се бележи датум одузимања докумената у архиви с датумом истека складиштења и упућивањем на одговарајућу одредбу закона.

Услови за место складиштења докумената

Унутар компаније организовано је архивско складиштење докумената у специјализованим зградама или у одвојеним, изолованим просторијама. Истовремено, прекомерно загревање и висока влажност ваздуха у соби строго су забрањени. Ово су најважнији критеријуми за чување архивских докумената. Истовремено, различитим преносиоцима података потребан је њихов режим. Наиме:

1. Радови: 18-20 ° С, влажност ваздуха - 52-57%.
2. Филмови: црно-бели - 16 ° С, боја - 3-6 ° С. Влажност ваздуха је 41–44%.
3. Магнетне траке и дискови: 16-19 ° С, влажност ваздуха - 52-64%.

Немогуће је приредити документе у близини складишта са храном и хемикалијама, као и места брзе хране, мензе. Поред тога, требало би да постоји посебна просторија за пријем папира, у којој ће се одвијати аклиматизација документације. Понекад се ове просторије користе за краткотрајно чување разних медија за складиштење.

Соба треба да садржи потребне полице за каталоге, регале и фасцикле, посебне кутије. Посебно потребни и економски вриједни документи се постављају у металне ормаре са сигурним бравицама. Поред основних захтева, постоје и други, не мање важни услови:

1. Безбедност Архивске просторије морају бити отпорне на ватру, заштићене од поплаве, постоји ванредни излаз. Удаљеност докумената од извора топлоте (укључујући прозоре) је најмање 0,6 м. Строго је забрањено постављати папир близу њих.
2. Коришћење цевовода изолованих само заштитном опремом.
3. Прикривене затворене утичнице и електрично ожичење.
4. Строга забрана рада свих грејних уређаја. Такође, храна и други предмети који нису повезани са чувањем документације нису дозвољени.
5. У присуству морају бити покретни или непомични метални носачи. Радови на њима најбоље су смештени у кутије или свежњеве. У исто време, растојање у главном ходнику ће бити најмање 1,3 м, а између регала - 0,7 м. Удаљеност од доње фиоке - најмање 0,1 м, а од регала до зида - не више од 0,5 м.

Такође обавезан захтев за складиштење: локација ормара је окомита на зидове, прозоре и батерије.

У згради за архивско складиштење папира вештачка и природна светлост су прихватљива. Истовремено, важно је спречити да директна сунчева светлост уђе у документацију. Ако се користе лампе са жарном нити, на сваку од њих мора бити постављен заштитни поклопац. Флуоресцентни уређаји би требали бити одабрани са малим УВ спектром.

Време складиштења

За архивско складиштење службених радова користи се специфичан начин систематизације документације у производњи. Помаже у поштовању важећих закона и прописа. Сврха тога је елиминисати губитак важних информација.

По истеку утврђеног времена за чување хартија од вредности у архиви, одговорно лице уништава службене исправе, а затим креира акт о ликвидацији.

Поред тога, постоје документи са неограниченим временом складиштења. За њих се проводи поступак финансирања. Ово је подјела радова у архивском свештеничком раду за различите фондове и збирке.

Регулаторна документа

Законодавство из области архивског свештеничког дела садржи многе методолошке препоруке и регулаторне правне акте. Ово је сложен, али логично исправан механизам регулације.

Главни стуб у регулисању односа је закон од 22. октобра 2004. бр. 125-ФЗ „О архивским пословима у Руској Федерацији“. На његовој основи усвојени су закони на нивоу конститутивних ентитета Руске Федерације о правилима за рад са документацијом, списковима папира са роковима чувања. Такође укључује друга регулаторна документа о управљању архивским документима, договорена са архивским јединицама.

Ови закони и прописи помажу у спровођењу законске регулативе. Обавезно за све организације и институције свих облика својине.

ГОСТ о архивирању и папирологији односи се на документацију државног, општинског и приватног власништва. Идентификовао је главне врсте документације која се пребацује у државно складиште и налази се у Архивном фонду Руске Федерације. Укључивање докумената који су у приватном власништву врши се у складу са законом.

Време преноса службених радова у општинске и државне архиве такође је строго дефинисано. Ово се односи на општинска и државна, као и на недржавна предузећа која закључе уговор о трајном складиштењу.

Државни и општински архиви стварају спискове организација и преносе их папире (спискове за бирање) на чување и даље преносе у Архивски фонд Руске Федерације. Укључивање недржавних предузећа на такве листе врши се на њихов захтев и у складу са постојећим споразумом. Поред тога, архива може водити кадровске листе за организације са којима је сарадња тек планирана.

Шта се догађа са архивским документима када се организација искључи?

Након ликвидације, реорганизације или стечаја предузећа, сва архивска документација предаје се наследницима који на то имају законско право, оснивачу, државном или општинском архиву.

Приватизација општинских или државних организација омогућава вам да у њиховој архиви оставите све папире који су издати као резултат њихових активности (на пример, наређења о особљу).

Приступни налог и ограничења

Такође су регулисани законом. Ограничења утичу на приоритет приступа документацији која садржи државне (или државне) тајне или податке о личним или породичним тајнама (у овом случају ће рок чувања бити 75 година од дана када је документ састављен).

Треба напоменути да архиви морају правним и физичким лицима бесплатно давати правне папире (копије или потврде архивске документације) у роковима утврђеним законом. Такви документи су потребни за социјалну заштиту, пензије, накнаде и надокнаде.

Архивирана документа одузета као доказ (у складу са законима Руске Федерације) морају се вратити.

Непоштовање правила, кршење законодавства Руске Федерације о архивским стварима повлачи за собом административну, кривичну и правну одговорност.