Você sabe que o trabalho efetivo de qualquer empresa, sem exceção, é impossível sem procedimentos como a introdução e adaptação de novos funcionários? Se o líder ignorar esse fato, ele pode esperar desapontamento. Parece que antes essa pessoa mostrou excelentes resultados. E você, em um novo local de trabalho, depois de duas semanas tudo ainda não se acostuma e está mais no caminho do que bom.
Por que isso acontece? Qualquer gerente deve deixar claro para si mesmo que mesmo o funcionário novato mais promissor não pode conhecer todas as sutilezas e disposições adotadas em um novo local de trabalho. Iniciando os deveres de trabalho, ele procede de suas próprias idéias e experiências, o que está longe de ser sempre adequado.
Conte a ele sobre a empresa.
Primeiro de tudo, um novo funcionário desde o início deve estar confiante na confiabilidade da empresa, seu valor para os clientes e a si mesmo como empregado. Ele certamente precisa ser apresentado aos principais objetivos e à história da organização. A manifestação de interesse genuíno no ouvinte é um bom indicador.
Deve ficar claro que o novo emprego implica uma boa perspectiva de desenvolvimento e crescimento profissional. Desde o início, deve-se traçar possíveis perspectivas de carreira e ações necessárias para alcançá-las. É aconselhável realizar treinamento para novos funcionários com a ajuda de materiais de familiarização. Eles podem ser apresentados na forma de folhetos informativos, apresentações ou vídeos contendo informações sobre o trabalho em sua empresa. Idealmente, os materiais de treinamento devem ser precedidos por uma saudação e um endereço do chefe para novos funcionários.
Conhecer a variedade de serviços e bens que a organização oferece no mercado irá acelerar significativamente a introdução de novos funcionários no ritmo de trabalho. A presença nas mãos de materiais de referência em formato impresso ou eletrônico é uma garantia de que o funcionário não irá distraí-lo de resolver muitos pequenos problemas.
Mais específicos
É muito importante descrever para o iniciante que resultados específicos são esperados de suas atividades. Sua apresentação sobre esta questão não deve divergir da opinião da administração. Não assuma que uma pessoa entenderá coisas que são óbvias para você por padrão. Quaisquer detalhes devem ser esclarecidos.
Uma descrição clara do trabalho para cada funcionário é uma condição indispensável para as atividades de qualquer empresa. É possível avaliar o resultado específico do parto com a ajuda de critérios claramente formulados, com os quais o iniciante também deve ser introduzido.
No estágio inicial, uma tarefa completamente definida deve ser definida para ele com um resultado que seja mensurável em números específicos ou outros indicadores. Deve ser viável com base no conhecimento e nas habilidades que uma pessoa possui sem treinamento adicional.
Como a assimilação de uma grande quantidade de novas informações não é uma tarefa fácil, um mentor para o funcionário não é apenas desejável, mas também necessário. Escolha um entre os funcionários mais competentes. Reserve tempo para discutir tarefas e resultados com seu mentor.
Fator humano
No primeiro dia de trabalho, começa a adaptação de um novo funcionário da equipe. Deve ser apresentado aos colegas o que pode ser feito durante a reunião geral ou indo ao redor de todos no escritório, um por um.Separadamente, preste atenção ao recém-chegado àquelas pessoas com as quais ele irá interagir constantemente de acordo com o dever de seus deveres.
Explique qual empresa adotou métodos de comunicação. Se você tiver comunicação do Skype entre colegas, não se esqueça de adicionar um recém-chegado ao chat geral e fornecer todos os contatos necessários para o trabalho. O mesmo se aplica ao uso de um telefone corporativo com uma lista de números de serviço. Em geral, uma lista em papel ou mídia eletrônica dos nomes dos colegas indicando as posições e termos de referência é uma coisa insubstituível para qualquer iniciante.
Um tour pelo escritório não faz mal. No início, um funcionário "novo" pode ficar com vergonha de perguntar sobre qualquer ninharia. Tendo dito onde estão as coisas, como fazer café, etc., você fará a pessoa sentir que se importa com o conforto.
Cada empresa, como regra, tem seus próprios padrões corporativos de conduta. A introdução e adaptação de novos funcionários implica, entre outras coisas, familiarização com eles também. Isso pode dizer respeito a um certo código de vestimenta, a proibição do uso de telefones celulares em questões pessoais durante o horário de trabalho ou a necessidade de os funcionários serem anotados em uma revista especial pela manhã. Notifique o iniciante sobre essas regras imediatamente para evitar mal-entendidos.
Introdução à posição e adaptação de novos funcionários são grandes marcos
Vamos ver em quais etapas o procedimento para adaptar um funcionário novato deve ser dividido. Existem vários desses períodos, e cada um tem suas próprias medidas e métodos de adaptação. O primeiro deles começa antes mesmo de um novo funcionário se juntar à equipe. O outro - introdutório - dura o primeiro dia de trabalho.
Na primeira semana de trabalho, o processo de familiarização e orientação geral do iniciante ocorre. Trata-se de introduzir a organização como um todo e sua unidade específica. Então ele estará no escritório. Os estágios subseqüentes são designados como uma adaptação efetiva do pessoal ao pleno funcionamento.
Todo o processo termina com uma avaliação dos resultados alcançados e com a adoção pela administração de uma decisão positiva ou negativa sobre a permanência adicional do empregado em seu cargo.
E agora - em detalhes completos
A organização da adaptação de novos trabalhadores começa com o esclarecimento do nível de preparação de cada um deles. Com base nisso, um conjunto de medidas de adaptação é selecionado (individualmente em cada caso). Pela primeira chegada do empregado deve preparar o local de trabalho. Quando se trata de atividades de produção, é necessário garantir a disponibilidade das ferramentas necessárias e um conjunto de roupas de trabalho (seu tamanho pode ser indicado no questionário ao se candidatar a um emprego). Se o novo trabalho é de natureza de escritório, uma mesa completamente livre é organizada com uma cadeira, um computador e outro equipamento necessário.
Quando o local de trabalho precisa ser complementado com qualquer novo equipamento, a necessidade disso deve ser refletida com antecedência em um pedido especial enviado ao departamento administrativo.
Um plano aproximado para entrar no ritmo de trabalho deve ser esboçado pelo gerente antecipadamente ou existir na forma de um rascunho padrão "Adaptação de pessoal" para o círculo principal de postos disponíveis. Este documento não deve exceder uma página.
Um principiante deve ser identificado por um mentor, e a questão de passar um exame médico deve ser esclarecida com ele. A equipe é informada sobre a chegada de um novo colega. Se um candidato a uma posição gerencial é considerado, ele geralmente é convidado a se familiarizar com futuros subordinados antes de ir trabalhar.
O que acontece no primeiro dia de trabalho
No primeiro dia da aparição de um funcionário em um novo local de trabalho, a liberação deve ser feita no departamento de pessoal e deve estar familiarizada com todos os documentos necessários.Sua lista geralmente inclui uma descrição do trabalho e uma lista de atos locais regulatórios necessários. Ao mesmo tempo, um contrato de trabalho deve ser assinado e as regras internas estudadas.
A conversa introdutória realizada no mesmo dia com o recém-chegado consiste em pontos obrigatórios - os pontos principais do treinamento em TB, salários com esclarecimento de informações sobre bônus e bônus, bem como as condições sob as quais o processamento ou mudanças nos salários são possíveis são discutidos. Todas as questões possíveis são esclarecidas em relação ao horário de trabalho, a concessão de licença e o pagamento de licença por doença.
O noviço é devidamente informado das multas e penalidades, bem como das obrigações no período probatório e apresentadas durante suas exigências. É imperativo explicar a ele quais dos parâmetros estarão sujeitos a controle especial, e a quem contatar sobre questões emergentes.
Se houver um "kit de iniciante" (uma coleção de materiais de informação), bem como uma nova edição de um jornal corporativo, eles devem ser entregues a um novo funcionário.
No mesmo dia, um pequeno passeio pela unidade e conhecimento dos colegas deve ser organizado. Particular atenção deve ser dada à conversa com o líder e mentor, contendo explicações sobre os pontos do plano, de acordo com a qual é necessário entrar na posição. Uma questão importante é a organização de condições para a introdução de um sistema de informações corporativas em um banco de dados com a criação de um endereço de e-mail separado.
Conhecimento da organização da empresa
A primeira semana de trabalho é considerada o estágio de familiarização e orientação geral. Neste momento, o funcionário se familiariza com a empresa como tal, as regras corporativas adotadas, o cronograma de trabalho, bem como suas tradições, histórico e normas e princípios não escritos. Se um principiante tiver experiência em trabalhar em estruturas semelhantes, o período de adaptação passará rapidamente e sem problemas, mas em qualquer caso, a situação será desconhecida em um grau ou outro em conexão com as especificidades de uma atividade em particular.
Quais arranjos organizacionais devem ser previstos para este período? É necessário que um recém-chegado participe de um treinamento corporativo introdutório que inclua um tour detalhado de toda a empresa, assistindo a um vídeo ou filme informativo, visitando (se disponível) um museu corporativo. O funcionário é apresentado à administração das divisões restantes e transferido para ele para estudar a documentação necessária.
O grau em que o futuro colega está envolvido no sistema de valores e atitudes aprovado pela organização depende de quão bem esta etapa foi realizada. Neste momento, brotos de compromisso e lealdade são colocados. O funcionário recebe muitas informações novas sobre o número de unidades e a ordem de trabalho em cada uma delas, sua localização e características da atividade. Ele assimila uma política de gerenciamento de pessoal, o conteúdo dos requisitos de disciplina, a disponibilidade de oportunidades de carreira e os benefícios disponíveis.
Na mente de um recém-chegado, as informações necessárias são colocadas nos mínimos detalhes - a organização de jantares, intervalos, o estilo de comunicação entre colegas e outros detalhes domésticos. A introdução e adaptação de novos funcionários com relação a essas ninharias pode ser confiada ao gerente de pessoal.
Em seu departamento
O procedimento para introduzir uma unidade é formar uma atitude para trabalhar em equipe. O novo funcionário deve estar familiarizado com todos com quem se comunicar no decorrer da atividade. Ele deve tomar conhecimento das regras internas de seu departamento. Com o mentor - cooperação produtiva foi estabelecida, ea substituição deste último é possível com a transição para uma nova fase de adaptação.
Nos primeiros dias, o gerente do grupo ou um dos funcionários mais experientes pode atuar como mentor.Idealmente, quando o chefe do departamento for capaz de esculpir parte de seu próprio tempo de trabalho para executar tais tarefas. Normalmente, o superior imediato é responsável por questões teóricas. Na fase de desenvolvimento e atividade prática, o instrutor-mentor acompanha o iniciante. Na maioria das vezes, isso se aplica ao departamento de vendas e às visitas conjuntas aos clientes.
Continue se acostumando
Na segunda etapa, que implica a entrada no posto, as relações com os colegas são estabelecidas e as funções básicas da unidade e do empregado são aprendidas, bem como as regras e procedimentos básicos. Isso continua nos primeiros três meses de trabalho. O mentor ou supervisor imediato emite o iniciante com documentação contendo os principais pontos necessários no trabalho.
O funcionário se acostuma a um novo local de trabalho, esclarece onde certos documentos são armazenados e equipamentos de escritório (fotocopiadora, fax, computador de trabalho próprio). As habilidades necessárias para realizar o trabalho nesta posição são especificadas e especificadas.
Nesta fase, o mentor deve delinear as metas e objetivos cuja realização será avaliada no final do período experimental. O funcionário deve ser devidamente informado por quais critérios é necessário para julgar seu trabalho. Deve ser introduzido a freqüência de relatórios, bem como seus formulários. É necessário manter um feedback completo com o funcionário, a fim de esclarecer algumas questões e ajustar as expectativas mútuas.
Alterar status
O estágio da orientação efetiva consiste na entrada gradual de um recém-chegado em um novo status e no estabelecimento de relacionamentos interpessoais com os colegas. Em sua estrutura, as ações ativas do funcionário em vários campos de atividade devem ser incentivadas, verificando e esclarecendo como as informações são obtidas. Aqui, como nunca antes, é importante maximizar seu apoio com uma avaliação da eficácia de certas ações.
Após a conclusão, o funcionário entra no estágio de pleno funcionamento. Caracteriza-se pela conclusão da superação de problemas - tanto de produção como interpessoais, com uma transição para um estado de trabalho estável. Com a eficácia adequada do processo de adaptação, isso é possível após apenas alguns meses a partir da data de admissão. Tal redução no período de entrada ajuda a organização a obter benefícios financeiros significativos, especialmente ao contratar novos funcionários em grande número.
Em todas as fases da adaptação, é muito importante garantir uma interação eficaz com aqueles que são designados para o papel de mentor, monitorar a conformidade com o planejado, monitorar a participação do funcionário nos programas de treinamento e garantir que ele receba os materiais e ferramentas necessários.
Para resumir
No estágio final, uma análise do sucesso do processo de adaptação e seus elementos individuais deve ser feita. Normalmente, esta fase é cronometrada até o final do período experimental. Duas semanas antes da data agendada, o gerente deve ser lembrado do procedimento a ser realizado e fornecer a ele, juntamente com o mentor e o próprio funcionário, formulários para avaliar o trabalho deste último durante o período de avaliação. O mais tardar três dias antes do prazo, você deve controlar a conclusão de tais formulários de avaliação, discutir os resultados da adaptação e resumir os resultados necessários.
Se a decisão for negativa, o empregado recebe uma nova posição (por transferência) ou é informado da demissão. Quando uma decisão positiva é tomada, os parabéns pela conclusão bem-sucedida do período de avaliação seguem e uma conversa é realizada, cujo conteúdo é a definição das principais tarefas para o próximo ano de trabalho e o desenvolvimento de um plano de desenvolvimento individual.
E mais ...
Em cada estágio, são possíveis dificuldades chamadas de crises de adaptação, que estão repletas de um estado de ansiedade e estresse.
Se (como é frequentemente o caso hoje em dia) os funcionários são transferidos entre as divisões da empresa em diferentes regiões, o serviço de pessoal deve resolver todas as questões organizacionais e outras relacionadas a esses rearranjos com antecedência. Não prejudicará nenhuma empresa ter as estatísticas necessárias sobre a duração média do período de adaptação para iniciantes, o que possibilitará organizar com sucesso o trabalho do pessoal recém-contratado.
O processo de adaptação pode ser considerado totalmente concluído quando o funcionário finalmente se junta à equipe e deixa de ser um novato.