A manutenção da documentação de caixa quando se trabalha com dinheiro é um requisito obrigatório para pessoas jurídicas e empreendedores privados. O livro de caixa é um documento contábil consolidado que registra o movimento do dinheiro no balcão de caixa da empresa. Dentro de uma pequena empresa, ela é iniciada em uma cópia. Vamos considerar com mais detalhes os recursos de manutenção e armazenamento do documento. Em particular, como costurar um livro de caixa em um ano.
O que é um documento para?
Um livro de caixa é emitido para todas as pessoas com uma caixa registradora. Este requisito aplica-se a empresários individuais, incluindo aqueles que trabalham no sistema fiscal simplificado. O formulário KO-04 foi aprovado em 1998 pelo Decreto do Comitê de Estatística da Federação Russa. Um formulário em papel e um livro de caixa eletrônico são permitidos, o formulário de versão eletrônica pode ser mantido em Word e Excel com proteção obrigatória contra acesso não autorizado. O caixa (operador) o conduz, mas o contador chefe exerce controle sobre a exatidão do enchimento. A exatidão da conduta é sistematicamente verificada pelas autoridades reguladoras.
Em grandes empresas, é necessário manter um livro de caixa em cada unidade, desde que cada uma delas esteja listada em um balanço separado. Uma unidade tem uma cópia do documento. Cópias do livro e originais dos documentos primários são fornecidos para o escritório principal (empresa de gestão). As informações sobre o dinheiro remanescente são levadas em conta ao elaborar o balanço patrimonial e elaborar relatórios sobre a empresa como um todo. Considere abaixo como costurar um livro de caixa em um ano.
O procedimento para processar um documento manuscrito
A versão em papel é uma brochura A4 impressa em uma impressora ou em uma gráfica e mantida em manuscrito. Folhas são necessariamente numeradas e costuradas. Deve estar em conformidade com a forma do KO-04. Você precisa saber como costurar um livro de caixa em um ano. O processo de numeração e manutenção de formato eletrônico e em papel é diferente da versão clássica usada no trabalho de escritório.
Importante! As páginas são numeradas, duplicando o número em duplicado. A primeira página é a original, a segunda é uma cópia. Uma cópia é preenchida com papel carbono e transferida para o departamento de contabilidade para relatórios. Para separar a segunda página, é fornecida uma linha de corte.
É mais conveniente executar o firmware na parte inferior da página. As bordas da linha são exibidas na parte de trás da última folha, presas com um nó, selo de papel e selo. O selo é colocado de tal forma que captura parcialmente a página do livro e o selo. Nas proximidades, indique o número de páginas, coloque a assinatura do chefe ou contador chefe.
O procedimento para a emissão de uma versão eletrônica
Ao registrar um formato eletrônico para um livro de caixa, o formulário é condicionalmente dividido em duas partes por uma linha que separa as páginas pares e ímpares. Um corte de uma folha impressa é executado horizontalmente ao longo de uma determinada linha. O topo da página é o original, o fundo é separado para transmissão ao departamento de contabilidade para relatórios.
Importante! O documento é mantido diariamente, exceto em situações em que os acordos não foram realizados. O caixa no início e no final do dia informa sobre o saldo no balcão de caixa. Esta é uma entrada obrigatória!
Considere como organizar um livro de caixa para o ano. O operador faz anotações sobre o movimento de fundos no documento à medida que as transações financeiras são conduzidas. Certifique-se de preencher as informações para cada mandado de entrada e saída em dinheiro. No final do turno, o montante total da despesa, o rendimento é necessariamente nocauteado, o saldo em dinheiro é calculado.Documentos primários são anexados a uma cópia do livro e transferidos para a contabilidade. O contador certifica a página original e sua cópia com sua própria assinatura.
O design da capa. Nuances
A página de título do livro caixa é preenchida de acordo com o formulário unificado KO-4. Contém o nome completo da empresa, unidade estrutural e OKPO. Empreendedores privados indicam o nome completo, se o nome da empresa estiver faltando. Deve ser indicado para qual período (meses e ano) o documento foi iniciado.
Primeira folha: características da transferência do restante do dinheiro
Antes de costurar um livro de caixa durante um ano, você precisa conhecer as sutilezas de seu preenchimento. Na parte superior da página, escreva a data, indicando o dia, mês e ano atuais. Certifique-se de indicar o valor do saldo em dinheiro no início do dia. É transferido do saldo prescrito no final do dia anterior. Se um novo livro for aberto, o restante será retirado do precursor. Na primeira página, preenchida no primeiro dia do ano civil, registre os saldos de caixa calculados no final do último dia do último ano.
Preenchendo o formulário de folha de livro
As colunas 1-5 são preenchidas dos formulários RKO e PKO. Na célula "Número do Documento", prescreva o número atual da ordem registrada. A coluna 3 deve indicar o nome completo o destinatário ou a pessoa que entregou o dinheiro. O número de conta correspondente é necessário apenas para pessoas jurídicas, empresários individuais colocam um traço na caixa ou deixam em branco. As quantidades de consumo / renda são indicadas em números, prescrevendo um centavo. Na linha de transferência, os valores de receita e despesa são distorcidos separadamente. Colunas e linhas que não são preenchidas devem ser marcadas com um traço na forma da letra Z.
Como calcular o valor residual na bilheteria?
Os saldos no final do dia são calculados pela fórmula: para o saldo de dinheiro no início do dia, o montante da renda é adicionado e a despesa é subtraída. Na ala, leve em consideração todos os fundos recebidos no balcão de caixa. Se o saldo no final do turno deixou o dinheiro destinado à emissão de salários, bolsas de estudo e outros benefícios sociais, são indicados abaixo sob o montante fixo. O cálculo permite identificar excessos e faltas. Como costurar um livro de caixa em um ano, considere abaixo.
As nuances de manter um documento
A pessoa responsável pela emissão e recebimento do dinheiro pode ser qualquer funcionário indicado pelo chefe da empresa, emitindo um pedido apropriado. Em empresas com um pequeno número de funcionários, um gerente pode realizar um livro de caixa com suas próprias mãos. A base para fazer entradas no documento são transações comerciais, que são refletidas em ordens de crédito e débito. A contabilidade é realizada no dia da liquidação. Se durante o dia não houve movimento de dinheiro, este dia não é refletido no livro.
Você pode fazer ajustes no documento. As alterações são registradas com um detalhamento e a data da correção. A informação é certificada pela pessoa que fez o ajuste. Depois de reconciliar as entradas no final do dia com o montante de dinheiro de fato, as informações são verificadas pelas assinaturas do operador e do contador chefe. Muitos estão interessados em quantos anos para manter um livro de caixa. A resposta é simples. Ele é armazenado na empresa por pelo menos 5 anos. A ausência de um livro de caixa e sua manutenção em violação da lei é punível com multa de 40 a 50 mil rublos para empresas e de 4 a 5 mil rublos para o funcionário responsável pela manutenção do documento.
Como fazer um documento no final do ano?
O livro padrão tem 50 a 100 folhas. Em grandes empresas, onde as operações de negócios são ativamente conduzidas, as páginas podem não ser suficientes. Em tal situação, eles iniciam um novo documento que continua o antigo. Indica o período de tempo durante o qual é conduzido. A versão em papel, preenchida manualmente, é mostrada antes do primeiro preenchimento.
Cópias de papéis para contabilidade são um conjunto de caixa registradora e caixa registrada emitido em um dia, folhas do livro, preenchido em uma cópia de carbono com a assinatura original dos funcionários.O contador chefe verifica os registros com os formulários de pedidos e o valor da documentação principal transferida é indicado no livro caixa. Este registro é um recibo no recebimento da documentação principal do caixa. Todas as operações no livro são entradas na forma de lançamentos para as contas contábeis relevantes.
Importante! Além dos pedidos, toda a documentação principal é arquivada com uma cópia. Inclui recibos, procurações, adiantamentos, extratos de pedidos e outros documentos relacionados ao movimento do dinheiro no caixa.
A versão eletrônica é mantida em um computador de forma diferente. Para fazer isso, use um software especial. Ao formar lançamentos no checkout, um formulário é criado automaticamente. Mas é importante descobrir outra coisa. Como o livro de caixa é costurado no final do ano? Pode ser impresso no final do dia e executado em duplicado da mesma forma que a versão em papel. Armazene a versão impressa no balcão de caixa da empresa.
As folhas originais são impressas em um único livro no final do ano e as cópias são transferidas diariamente para a contabilidade. Se você tiver gerenciamento de documentos eletrônicos, uma impressão é opcional. As páginas eletrônicas são assinadas pela assinatura digital do caixa e do contador chefe. É necessário fornecer proteção contra alterações após a assinatura do livro e acesso não autorizado. Deve ser lembrado que, se houver imprecisões nas contas, o livro caixa é um documento que mostra o quadro geral do fluxo de caixa e confirma a legitimidade das operações.
