Viagens de negócios são viagens de negócios para as quais diferentes funcionários da organização vão. Durante essas viagens, questões importantes para a empresa são resolvidas, por exemplo, o trabalho da filial é verificado, um contrato é assinado com novos contratados ou certos bens são comprados do fornecedor. Um funcionário da empresa viajando nesta viagem pode contar com inúmeras despesas. Para refeições e alojamento, é atribuído um subsídio diário de subsistência numa viagem de negócios, cujo tamanho pode variar significativamente em diferentes organizações. A norma é fixada na documentação local interna, emitindo uma ordem pelo chefe da empresa.
Finalidade do pagamento
A quantidade de diárias durante viagens de negócios é determinada individualmente em cada caso, uma vez que leva em conta quanto dinheiro foi gasto pelo funcionário durante a viagem. O subsídio de subsistência é apresentado pelo orçamento do funcionário em outra cidade ou país. Todas as despesas são compensadas com base em requisitos legais. Por todo o tempo em que o funcionário está em uma viagem de negócios, o salário e o lugar ocupado na empresa são retidos.
Em quase todas as empresas, as diárias para viagens de negócios de um dia não são pagas, durante as quais o funcionário não fica em outra região durante a noite. Per diem é usado para os seguintes fins:
- seleção e pagamento do local de residência do empregado;
- nutrição dos funcionários nos estabelecimentos de restauração, bem como compensação pelo custo de aquisição de diversos produtos nas lojas;
- viajar para outra região ou país, bem como despesas para se deslocar pela cidade em diferentes tipos de transporte público;
- realização de vários eventos com base em uma atribuição de gerenciamento;
- outros custos importantes, mas eles devem ser necessários e apropriados, caso contrário, a administração da empresa pode se recusar a transferir fundos.
O per diem para uma viagem de negócios na Rússia é determinado individualmente para cada funcionário. Mas, ao mesmo tempo, os pagamentos máximos podem ser registrados no nível local.
Quando eles estão listados?
Cada empresa determina individualmente quando o per diem deve ser transferido para o funcionário da organização. Duas opções podem ser usadas para isso:
- transferência antecipada de fundos, e neste caso geralmente é pago um valor fixo, que o empregado pode administrar em uma viagem, mas se necessário, após uma viagem de negócios, ele pode solicitar fundos adicionais;
- pagamento de diárias após a viagem, durante o qual o empregado deve gastar seus próprios fundos, e depois elaborar um relatório contendo informações sobre todas as despesas, com base nas quais as despesas são compensadas.
A segunda opção é mais usada, portanto, quase todos os funcionários da empresa têm que fazer um relatório especial após a viagem.
Quais documentos são preparados pelo funcionário?
Após a viagem, um funcionário da empresa pode contar com a compensação pelos custos incorridos. O que per diem numa viagem de negócios é compensado depende das despesas do cidadão. Para receber dinheiro, o empregado prepara os seguintes documentos:
- relatório direto, que contém informações sobre quanto dinheiro foi gasto por um cidadão durante a viagem;
- uma locação se um cidadão usou um apartamento privado para viver em uma viagem;
- recibo do hotel;
- documentos comprovativos das despesas de viagem, que incluem cheques, recibos de roupa de cama num comboio, cartões de embarque para um avião ou outros papéis semelhantes;
- evidência do uso de serviços de táxi fornecidos por vários recibos, cheques ou bilhetes, e se um cidadão usa transporte pessoal, ele passa os cheques recebidos em postos de gasolina para o empregador;
- documentos confirmando outros tipos de despesas.
Com base em tal relatório e outros documentos, o contador da empresa calcula a diária, portanto, as despesas incorridas pelo empregado são compensadas.
Como o pagamento é definido?
Cada empresa determina de forma independente o tamanho desses pagamentos, o que leva em conta o objetivo da viagem, as capacidades financeiras da organização e outros fatores individuais. Neste caso, as normas consagradas na documentação interna da empresa são levadas em conta.
Para aprovar o per diem em uma viagem de negócios, uma posição especial é formada na empresa. É assinado pelo chefe da empresa. Além disso, uma ordem para diárias em uma viagem de negócios é emitida. Nesse caso, as normas são levadas em conta, com base na qual os fundos são transferidos desses pagamentos para diferentes fundos.
Quando é pago com pagamentos de imposto de renda pessoal e contribuições para vários fundos?
Ao calcular as per diem, os empregadores devem considerar quanto não precisam pagar imposto de renda pessoal e outras contribuições para organizações governamentais. Portanto, se a administração da empresa não quiser que os pagamentos sejam tributados, as seguintes restrições são levadas em conta:
- Se você planeja uma viagem dentro da Rússia, os pagamentos máximos devem ser de 700 rublos. em um dia;
- se um empregado é enviado para outro estado, então um máximo de 2,5 mil rublos é pago a ele. por dia.
Se o empregado gastar mais fundos, então o imposto de renda pessoal é pago a partir da diferença, e o montante necessário dos fundos é transferido para os fundos do estado. Embora a lei não contenha requisitos para um pagamento mínimo, cada organização deve levar em conta a quantidade real de fundos que um trabalhador precisará para concluir uma tarefa em outra cidade ou estado. Portanto, uma redução excessiva de diárias em viagens de negócios à Rússia pode causar descontentamento por parte dos funcionários da empresa.
A duração da viagem também é levada em conta, já que se um dia é suficiente para completar a tarefa, o empregador pode compensar apenas os custos de viagem indicados no relatório. Algumas organizações simplesmente transferem para o funcionário 50% da norma estabelecida.
Regras gerais para a transferência de fundos
Ao calcular a quantidade de per diem em uma viagem de negócios na Rússia, os empregadores devem levar em conta algumas regras importantes. Estes incluem:
- Per diem é pago apenas sob a condição de que a viagem seja devida às necessidades de produção e não atue como uma iniciativa do funcionário direto;
- em uma viagem de negócios, a diretoria emite um pedido que lista todas as condições e requisitos para uma viagem de negócios;
- o empregado pode solicitar um adiantamento, emitido com base em um mandado de desembolso de caixa;
- o funcionário designado que recebeu fundos do empregador deve executar determinadas tarefas, para as quais um trabalho é designado;
- no prazo de três dias após a viagem, o funcionário envia um relatório antecipado especial, ao qual são anexados outros documentos que confirmam as despesas incorridas;
- o relatório é verificado pelo contador ou economista da empresa, após o qual o documento é aprovado pelo chefe;
- O montante do pagamento é calculado tendo em conta a data de partida e chegada.
Se, com base nos documentos apresentados por um empregado, for estabelecido que ele gastou menos do que o que foi emitido antecipadamente na forma de um subsídio diário em uma viagem de negócios, ele deve devolver a diferença ao caixa da empresa.
As diárias são pagas para uma viagem de um dia?
Muitas vezes, para resolver vários problemas, é necessário gastar não mais do que um dia, então surge a questão de se o per diem é pago sob tais condições. Uma viagem em 1 dia com base no TC requer a transferência de diárias. Essa viagem é feita de maneira padrão, portanto, a planilha de horas indica que o empregado não estava presente no local principal de trabalho. No dia seguinte, um funcionário da empresa gera um relatório de viagem, com base no qual ele recebe uma compensação do chefe da empresa.
Muitas empresas não pagam diárias para viagens de negócios de um dia, a menos que seja fornecido de outra forma pela documentação local interna.
O que fazer quando a viagem de trabalho termina cedo?
Frequentemente, os funcionários recebem dinheiro antecipadamente, mas ao mesmo tempo retornam para casa antes do prazo, pois cumprem rapidamente as tarefas definidas pelo responsável. Nesse caso, eles precisam preparar corretamente um relatório de despesas.
O contador da companhia com base na documentação recebida realiza o recálculo. A diferença restante com o empregado é devolvida ao caixa da empresa.
Como o trabalho de fim de semana é pago?
O subsídio de subsistência para uma viagem de negócios é pago para cada dia de calendário de uma viagem, mas somente se o empregado lida com suas tarefas não apenas nos dias da semana, mas também nos finais de semana.
Se um cidadão é enviado para outra cidade para monitorar o trabalho do novo ramo por várias semanas, então ele não recebe permissão diária para o fim de semana.
As nuances de uma viagem ao exterior
Os trabalhadores podem fazer uma viagem de negócios não apenas na Rússia, mas também em outro país. As características de tal viagem incluem:
- a taxa diária para uma viagem de negócios para outro país é geralmente fixada em 2,5 mil rublos;
- os fundos são pagos em rublos apenas nos dias em que um cidadão se encontra no território da Federação Russa;
- ao atravessar a fronteira, a diária é paga na moeda do país para onde o empregado da empresa é enviado;
- se o empregado estiver no mesmo dia na Federação Russa e em outro estado, o pagamento é dividido em duas partes, uma das quais é apresentada em rublos e a segunda é transferida em moeda.
Cada empresa tem o direito, em sua documentação interna, de estabelecer um procedimento diferente, com base no qual o per diem de uma viagem de negócios é pago.
O que devo fazer se um funcionário comprar moeda em outro país?
Em viagens de negócios, as diárias permitem que os funcionários paguem pelo alojamento e pelas refeições, além de compensar outras despesas obrigatórias. Se um cidadão é enviado para outro país, então o empregador pode emitir fundos para ele, tanto em rublos quanto em moeda estrangeira.
Se o dinheiro é dado em rublos, o empregado, ao chegar em um país estrangeiro, deve adquirir, independentemente, a quantia necessária de moeda. Ao mesmo tempo, ele deve transmitir ao empregador um documento de apoio apresentado pelo extrato bancário. Indica quanto de moeda foi comprada quando o processo foi concluído e em que taxa a compra foi feita.
As ajudas de custo para viagens ao exterior são levadas em consideração na taxa estabelecida pelo banco no dia em que o relatório de viagem da empresa é submetido à administração da empresa.
O que devo fazer se um funcionário retornar e sair no mesmo dia?
Muitas vezes, há situações em que um funcionário que retornou de uma viagem de negócios parte no mesmo dia para outra viagem de trabalho. Esta situação não viola de forma alguma os requisitos da lei. Nos atos normativos não há instruções sobre as regras de execução. Portanto, o empregador pode usar dois métodos:
- Dois conjuntos de documentos são preparados para cada viagem. Portanto, o empregador emite duas ordens e também forma dois certificados e tarefas. O per diem é pago duas vezes e o dia em que duas viagens se cruzam é pago em dobro.
- Combina duas viagens.Esse processo é usado se for conhecido antecipadamente que um funcionário será enviado em duas viagens ao mesmo tempo. Portanto, os documentos são compilados imediatamente, com base no qual a primeira viagem é estendida. Por lei, não há restrições quanto à duração da viagem, portanto, a organização pode estendê-lo por um número ilimitado de vezes.
A escolha depende apenas da decisão da gerência direta da empresa.
Contabilidade
Muitas empresas não pagam diárias para uma viagem de negócios um dia, mas de acordo com a lei, cada empresa deve organizar corretamente viagens de negócios. Para isso, não apenas uma ordem é emitida pelo responsável e uma atribuição de trabalho é elaborada, mas as informações necessárias também são registradas nos documentos contábeis.
Os seguintes lançamentos são utilizados para o subsídio diário de subsistência:
- D71 K50.2 - a emissão de recursos do escritório de câmbio da empresa;
- D71 K50.1 - a emissão de dinheiro em rublos, se você planejar uma viagem pelo território da Rússia;
- D20, 23, 25, 26, 44 K71 - aceitação do relatório do empregado para a contabilidade;
- D91 K71 - baixa para despesas da diferença da taxa de câmbio na compra de uma moeda;
- D50 K71 - devolução do restante pelo empregado, caso ele não tenha gasto todo o pagamento antecipado recebido;
- D71 K50 - emissão de superação se o empregado não tiver fundos suficientes recebidos anteriormente;
- D70 K68 - acréscimo de imposto de renda pessoal se o empregado tiver gasto mais que o valor da norma estabelecida por lei.
Se o empregado passou em uma viagem de negócios mais de 700 rublos. ou 2,5 mil rublos., o imposto de renda pessoal é pago a partir da diferença. O pagamento do imposto é registrado nos relatórios 2-PIT e 6-PIT.
Conclusão
Viagens de negócios são necessariamente acompanhadas pela transferência de diárias para o empregado. Eles são usados para pagar por hospedagem e alimentação. Seu tamanho depende se as tarefas são executadas por um funcionário dentro do país ou se ele é enviado para outro estado.
Os fundos podem ser transferidos antecipadamente ou após a viagem. Se o valor não exceder as normas estabelecidas por lei, você não precisará reter os pagamentos de imposto de renda pessoal.