Inventário de mercadorias adequadamente organizado, a exatidão do pedido e da ordem da organização depende de um grande número de fatores. Somente se eles assumirem um significado adequado, a agricultura será protegida. E não só da bagunça no armazenamento de mercadorias, mas também de escassez e roubo.
Informações gerais
A organização do controle de estoque de mercadorias na empresa afeta significativamente o sucesso de suas atividades como um todo. É em conexão com este motivo que o gestor é obrigado a prestar muita atenção às questões relacionadas ao funcionamento da unidade responsável, independentemente de se tratar de uma estrutura de produção ou comercial.
Vamos colocar uma palavra sobre documentação
Ao manter o estoque de mercadorias, é necessário registrar cuidadosamente todo o movimento de produtos que ocorre no depósito. Ajuda significativa neste assunto é fornecida pela documentação primária. É ela quem opera o armazenista, que é responsável pela segurança dos ativos materiais no depósito. Na verdade, ele fornece ao departamento de contabilidade como parte do relatório. A documentação principal inclui todos os documentos que acompanham as unidades durante o seu movimento ao longo da cadeia: fornecedor - armazém - consumidor.
Com quais documentos você tem que lidar?
Do fornecedor, os produtos vêm com documentos de embarque. Ou seja, as regras do transporte de cargas são integralmente cumpridas. Exemplos de documentos incluem faturas e faturas. Embora alguns detalhes possam variar aqui.
Por exemplo, se a entrega for realizada de carro, será emitido um conhecimento de embarque. Consiste em duas partes. Na verdade, transporte e mercadoria. Documentação adicional também pode ser incluída.
Se o transporte é feito por via férrea, a entrega é acompanhada por uma conta de trem. Às vezes, podem ser anexadas descrições adicionais de mercadorias encomendadas e outros documentos comerciais. Se a quantidade de produtos solicitados for pequena, as faturas serão emitidas. Eles podem muito bem ser usados pelo fornecedor como base para fazer pagamentos pelas mercadorias. Todos esses são os principais documentos do estoque de mercadorias no depósito.
Não são papéis únicos
A contabilidade de depósito de mercadorias no comércio e na produção não se limita a esses documentos. Além disso, eles também usam um livro contábil de material. Isso é comum nos casos em que o movimento de mercadorias é realizado ativamente. Às vezes, substituições na forma de cartões de depósito também são possíveis. Eles são preenchidos pelo armazenista nos casos em que você tem que trabalhar em um armazenamento grande.
Além disso, não se esqueça do programa. A contabilidade de armazém de mercadorias usando a tecnologia informática permite organizar um documento eletrônico analítico e sintético adequado, fácil de orientar e transferir para outras unidades.
Também um grande papel na gestão do armazém desempenha uma seleção competente de funcionários. Eles devem ser qualificados. A automação de processos de trabalho desempenha um papel significativo nessa questão. Então, se tal provisão foi implementada com sucesso, então os programas de máquina poderão realizar parte da atividade. Na verdade, eles são usados da mesma forma que cartões e livros. Mas o trabalho com eles é realizado com uma ordem de grandeza mais rápida e eficiente.
Ordem de trabalho
Primeiro, as pessoas materialmente responsáveis (MOT) são determinadas.A contabilidade de mercadorias em depósito e o relatório devem sempre ser executados por aqueles com autoridade apropriada e confiança da administração.
Também é necessário documentar o processamento de documentos recebidos. Afinal, é neles que a verificação de mercadorias capitalizadas é realizada. Também deve ser uma boa explicação das regras e regulamentos do trabalho. Por exemplo, é impossível entregar produtos de um depósito se a lista de documentos enviados não estiver completa. Para evitar tentações, a responsabilidade por esse assunto deve ser atribuída ao gerente, para que ele acompanhe de perto o processo.
Ele, mais frequentemente do que não, é uma pessoa materialmente responsável. Além disso, ao abordar questões de unidades de terceiros, ou seja, auditorias contábeis, é necessário estabelecer a autenticidade da documentação fornecida. Além disso, também é necessário prestar atenção à exatidão do preenchimento de relatórios, consistência dos dados. Se forem encontrados erros, o contador deve fazer correções e informar o armazenista sobre isso.
Equipamento utilizado
A contabilidade de mercadorias em depósito pode ser otimizada com equipamentos de alta qualidade da economia. O equipamento utilizado não afeta, em menor grau, a racionalidade com que os bens são distribuídos e o quão corretamente eles serão armazenados.
Em primeiro lugar, é necessário observar o fato que o acordo apropriado permite que você esconda a aceitação de mercadorias de olhos desnecessários. Isso se aplica a descompactação e documentação. O consumidor simplesmente recebe as unidades comodamente dispostas.
O equipamento adequado de carregamento, carregamento e descarregamento de áreas é essencial. Como regra, eles são feitos na forma de uma plataforma espacial, onde todas as manipulações necessárias são realizadas, e também a documentação acompanhante é recebida nela.
Um elemento importante no armazenamento bem-sucedido a longo prazo da maioria dos produtos é a temperatura adequada. Ou seja, tal valor do ambiente, que garante a preservação dos valores de material que estão em estoque. Isso, a propósito, também é resolvido pela seleção de equipamentos.
Dispositivo de encomenda interna
A questão da encomenda é importante. Muitas vezes isso é conseguido através do uso de prateleiras. Estes projetos universais são amplamente utilizados para garantir a segurança das mercadorias. Eles podem ser organizados em fileiras e seções separadas, distribuindo mercadorias por classes e tipos.
Quando os racks são usados, o espaço disponível é gerenciado de forma racional, independentemente de como ele é construído. Qual solução técnica será escolhida depende do produto que será armazenado.
Portanto, para unidades de mercadorias longas ou grandes, use racks de console. Também pode haver um objetivo para preservar produtos perecíveis. Soluções separadas foram inventadas para colocação e remoção manuais, bem como para trabalhar com máquinas.
Nem sempre as soluções usuais são suficientes. Especialmente quando se trata de armazenar produtos não padronizados. A solução é o equipamento de tais racks que possuem elementos adicionais, suportes, estruturas suspensas. Tudo isso ajuda a organizar o estoque de mercadorias.
Problemas de otimização
A disponibilidade e a distribuição correta devem sempre ser consideradas. Isso permite que você organize um trabalho confortável e conveniente. Para esse propósito, alguém usa um cartão de inventário para mercadorias. Ele permite que você acompanhe o recebimento e a entrega dos produtos, anotando para quem e quando e quanto foi transferido.
Alguém acredita que o cartão de inventário do armazém é um século passado e uma solução desatualizada. E é melhor usar tecnologias de computador acessíveis, em que os documentos criados podem ser simplesmente suportados por uma assinatura digital eletrônica. Não devemos esquecer o inventário de qualidade.Assim, escalas e outros instrumentos de medição devem ser regularmente verificados quanto à precisão e bem calibrados.
Sobre mudanças em andamento
Quando a otimização é necessária? E também qual deve ser sua medida? Muitas vezes, as empresas não estão limitadas a ter apenas um depósito. As empresas industriais podem possuir várias dessas instalações. Muitas vezes, os armazéns estão localizados nas proximidades. Neste caso, é importante garantir uma conexão orgânica e contínua.
Também nesses casos, é muito difícil fazer sem software especializado. Uma abordagem popular é quando um depósito central é alocado. Se você precisa de algo que não é muito usado, então você precisa acessar outros objetos. E / ou numeração de armazenamentos, nos quais a maior parte dos materiais ou produtos necessários estão localizados.
Muitas vezes, oficinas separadas são oferecidas para oficinas. Eles hospedam tudo o que é necessário para a produção. Isso é feito para evitar o gasto completo dos recursos necessários e não para interromper o processo. Armazéns intermediários também podem ser equipados. Eles são usados para armazenamento a curto prazo de produtos ou materiais.
Destaques
Assim, o inventário de mercadorias no comércio atacadista e industrial é realizado levando-se em conta três fatores principais:
- Em primeiro lugar, a manutenção de toda a documentação deve ter como objetivo confirmar o movimento das unidades de mercadorias. A confiabilidade dos dados fornecidos neles depende se a empresa será lucrativa ou não.
- Então é importante cuidar da disponibilidade do equipamento necessário. Ele deve ser selecionado e instalado de modo que as mercadorias possam ser armazenadas de maneira que não estraguem, sejam facilmente carregadas e removidas e, se necessário, verificadas sem problemas durante a contabilidade.
- E finalmente: se existem vários armazéns, é necessário assegurar a sua interação para garantir adequadamente o processo de produção ou venda. Além disso, é necessário avaliar a quantidade de trabalho. Pode ser que uma pessoa não seja suficiente para manter um depósito.
É obrigatório usar sistemas de hardware e software caros?
Se você está farto do design dos cartões de inventário de armazém e há um desejo de automatizar parte do trabalho, então é melhor recorrer à tecnologia de computador. Muitos estão horrorizados com os preços dos programas mais famosos. De fato, para alguns deles, é preciso dispor de quantias bastante grandes. Para grandes empresas - isso não é um problema, mas e os objetos menores? Nesse caso, você pode usar soluções mais simples.
Por exemplo, um programa como o Excel. A contabilidade do depósito pode ser organizada para qualquer organização de produção ou comércio, onde é importante garantir a contabilização da quantidade de materiais, matérias-primas e produtos acabados. Claro, se estamos falando de uma escala muito substancial, o Excel pode não ser tão conveniente. Mas para pequenas e médias empresas, sua funcionalidade é suficiente com a cabeça. Em particular, se você preencher os documentos da maneira mais precisa e detalhada possível, insira os dados em termos quantitativos e monetários, observe a cronologia do registro das operações e não desdenhe informações adicionais. Nesse caso, não deve haver problemas. Isto é, você só precisa pensar no processo de trabalhar com este software.
Conclusão
Por isso, é examinado o que constitui um inventário de mercadorias em geral. Infelizmente, nenhuma teoria pode fornecer tal entendimento do assunto como uma pequena prática. Em circunstâncias específicas, existem nuances específicas que podem afetar significativamente o curso do processo de contabilidade. Mas, para se familiarizar com este caso, para entender o que é, a informação considerada no quadro do artigo é suficiente.
