Um famoso provérbio diz: "Se você quer fazer algo bem, faça você mesmo". Ao mesmo tempo, trabalhar sozinho está longe de ser tão eficaz quanto compartilhá-lo entre vários funcionários. A delegação de autoridade em uma organização é um obstáculo no trabalho de muitas empresas. Como separar o dever e a responsabilidade, sem ofender nem a si mesmos nem aos empregados? E existe um procedimento de delegação específico ou tudo é formalizado por acordos verbais?
Porque não?
Por que há problemas de delegação de autoridade na organização? Na maioria das vezes, o gerente não quer transferir parte de seus deveres para deputados ou chefes de departamento porque teme sua incompetência em alguns assuntos. O fator que alguns líderes tendem a acreditar em sua indispensabilidade, ou seja, eles acreditam que ninguém pode fazer o seu trabalho, desempenha um papel aqui. Como sabemos, não há pessoas insubstituíveis. A princípio, depois da delegação, o chefe, em qualquer caso, terá que monitorar cuidadosamente as atividades daquele que conseguiu suas tarefas, a fim de garantir que ele fizesse a escolha certa. Se um funcionário não corresponder às expectativas, ele pode ser privado de todos os poderes adicionais e escolher outra pessoa em seu lugar, ou assumir novamente todas as responsabilidades em seus ombros de liderança. O processo de delegação é facilmente reversível. Mudar alguns dos assuntos para outros ombros ajudará o chefe da empresa a descarregar e prestar atenção a alguns problemas da empresa que ele não alcançou antes ou aos quais ele simplesmente não prestou atenção suficiente. Um funcionário que tem a honra de ajudar, após tal confiança, provavelmente ficará muito mais motivado, o que definitivamente terá um efeito positivo na qualidade de seu trabalho.
Para quem delegar?
Mesmo percebendo os benefícios da distribuição e delegação de autoridade na organização, alguns não têm pressa em usar essas ferramentas de gerenciamento, sem saber quem escolher como substituto para si mesmos. Existem várias condições sob as quais uma delegação será verdadeiramente bem sucedida:
- Apesar do fato de que neste momento a atenção para qualquer questão é simplesmente vital, ela pode ser dada a ele não apenas diretamente pelo líder. Isto é, perguntas, digamos, entregas podem ser transferidas para o chefe do departamento correspondente, que, devido a menos responsabilidades, será capaz de lidar com este ou aquele problema mais de perto.
- Naturalmente, o funcionário para quem os deveres são transferidos deve ter certa experiência em um campo específico e, desnecessário dizer, conhecimento relevante. Não seria totalmente lógico confiar à equipe de marketing a contratação de pessoal e responsabilizar o logístico pela publicidade exterior. Essa condição é uma das principais vantagens da delegação: é improvável que o gerente tenha um conhecimento igualmente bom em todas as áreas relacionadas ao seu negócio; portanto, delegar parte de sua autoridade a um especialista ajudará a analisar muitas questões de uma maneira completamente diferente.
- Não podemos dizer que é possível delegar autoridade na gestão de uma organização ou em alguma outra área da sua vida, se o chefe da empresa não confia na pessoa a quem vai dar as suas funções. Transferir as rédeas do poder para outras mãos está longe de ser fácil, e transferi-las para um estranho que não só pode melhorar a situação na empresa, mas também piorá-la, é completamente assustador.Portanto, somente quem desfruta da confiança de um líder pode se tornar um delegado;
- Não é suficiente transferir responsabilidades para uma pessoa, também é necessário transferir também os meios pelos quais elas devem ser cumpridas. Mesmo um contador especialista não poderá analisar as atividades financeiras da empresa se não receber relatórios relevantes por um determinado período de tempo. Portanto, não apenas funções são delegadas, mas também recursos sem os quais existem funções que não podem ser implementadas.
Apenas de boa vontade!
Naturalmente, a delegação, como qualquer outra forma de cooperação, deve ser voluntária. É improvável que qualquer um que, sob pena de demissão, seja obrigado a assumir a maior parte dos deveres do chefe, será capaz de trabalhar de maneira realmente produtiva. Além disso, antes de transferir diretamente, as partes devem entender completamente quais poderes e responsabilidades são transferidos. O delegado deve ter uma idéia dos métodos usados pelo chefe para resolver certos problemas, a fim de construir seu próprio trabalho em sua base. Portanto, o mais importante na transferência de autoridade é explicar claramente o que é exigido de alguém que ficará honrado em ajudar o chefe da empresa.
O que delegar?
Embora a delegação de autoridade seja vista por muitos como uma parte importante da função da organização, mesmo que o significado desse procedimento seja reconhecido, nem todos sempre compreendem o que pode ser passado a um subordinado. É realmente sobre o direito de tomar uma decisão? Não, não é tão sério agora.
Você pode começar com a transferência de tarefas específicas e responsáveis. Por exemplo, o chefe instrui um funcionário a preparar um relatório importante sobre as atividades da empresa por um determinado período de tempo, em vez de fazê-lo sozinho. Mesmo tarefas aparentemente pequenas já fazem parte do processo de delegação.
A transferência de projetos inteiros é o próximo nível que tem a delegação de autoridade em uma organização. Exemplo: uma empresa precisa projetar uma nova embalagem de produto. Em vez de se tornar o chefe disso, o capítulo instrui o funcionário responsável a assumir as funções de um gerente: selecionar as pessoas mais adequadas para essa tarefa, organizar o trabalho e monitorar sua qualidade. O chefe com tal transferência de tarefas receberá apenas um relatório sobre o que foi feito e, se algo não lhe convier, fará certas recomendações que o gerente delegado terá que levar em conta quando continuar trabalhando no projeto. Apesar de o gerenciamento de um projeto específico estar mais ou menos próximo do que o chefe da empresa faz todos os dias, a delegação de tais responsabilidades permitirá que ele se concentre em questões que requerem sua atenção imediata.
O nível mais alto de confiança é a delegação de áreas inteiras de atividade. Em grandes empresas, exemplos de tal transferência de autoridade são chefes de departamento. Eles lidam exclusivamente com fornecimento, comunicações, marketing e assim por diante, fornecendo apenas relatórios sobre suas atividades. A função do líder com tal delegação é mínima: ele apenas indica as metas e objetivos, e alcançá-los já é um problema para os delegados. Esse método é mais conveniente para grandes organizações que podem se dar ao luxo de descarregar o líder dessa maneira.
Como delegar?
Então, o líder encontrou aquele para quem a delegação de autoridade na organização será realizada. Os tipos de poderes que podem ser transferidos também merecem uma menção separada?
Deve começar com o fato de que, como em qualquer questão, há muitas opções para classificar as espécies. Para alguns, existem dezenas de categorias nas quais as responsabilidades transferidas podem ser divididas, para algumas, menos. A classificação mais comum tornou-se, onde todos os poderes são divididos em apenas dois grupos: linear e pessoal.
A autoridade linear é a base da hierarquia de qualquer empresa.Existem algumas responsabilidades da cabeça, que ele transfere para o chefe do departamento. O chefe do departamento, por sua vez, transfere parte dessas funções para um funcionário a jusante. Ou seja, a tarefa vai do topo da hierarquia de serviços até a parte inferior.
No caso de poderes do pessoal, o empregado tem o direito de ajudar alguém que executa poderes lineares. Ou seja, o segundo funcionário pode selecionar as informações necessárias para aquele que foi instruído a elaborar um relatório de vendas para um produto específico por um período de tempo específico.
E quanto ao registro legal?
O chefe já conhece os princípios de delegação de autoridade na organização e, com base neles, determinou a candidatura à qual ele transferirá parte de suas preocupações, até escolheu o que ele confiaria ao novo funcionário. Mas como a própria delegação acontece? É realizado oralmente, simplesmente por ordem, ou é formalizado de alguma forma legislativa?
Para começar, qualquer empregado pode recusar as funções delegadas a ele, isso é prescrito no Código do Trabalho, que é a base do relacionamento entre o empregador e seu subordinado. Vale a pena notar que a delegação adicional (como em poderes lineares) também só é possível com a permissão da cabeça: apesar do fato de que ele transferiu todos os seus deveres para outra pessoa, ele ainda é responsável por eles. Ou seja, se a delegação for para os níveis inferiores da hierarquia, o chefe da empresa será responsável por outros funcionários que receberão sua tarefa.
É possível oralmente?
Organização da delegação de autoridade é realizada, como já mencionado, com base no Código do Trabalho. Segundo ele, para que a delegação seja formalizada de acordo com todas as regras, você terá que assinar uma procuração para transferir certos poderes. Naturalmente, as funções iniciais do empregado são prescritas no contrato de trabalho, portanto, a procuração será necessária se o chefe decidir expandir o campo de sua atividade (mesmo que temporariamente). Mas na maioria dos casos, tudo pode fazer sem papelada adicional.
Ao mesmo tempo, alguns outros funcionários devem ser notificados da transferência de novas funções para avaliar a competência do delegado e fornecer-lhe uma possível assistência no cumprimento das novas funções, para que os gerentes prefiram expedir ordens com as quais todas as partes interessadas se familiarizem. Por outro lado, todos os afetados por esse compromisso podem simplesmente ser convidados para uma reunião na qual todos aprenderão sobre as novas credenciais do delegado.
Mas se a delegação de tarefas e poderes na organização for planejada por um longo período e a totalidade de novas responsabilidades puder ser percebida como outro trabalho, é melhor legalmente formalizar a transferência de um funcionário para um novo cargo, em vez de redigir constantemente novas procurações.
Qual é o processo de delegação?
Todas as formalidades necessárias são resolvidas, resta apenas descobrir qual é a organização do processo de delegação de autoridade. Naturalmente, ninguém deixará o recém-chegado com seus deveres individualmente nos primeiros dias de sua implementação; então, que princípios o líder deve seguir para que a delegação seja bem-sucedida?
Nos primeiros dias, o capítulo mostra ao delegado absolutamente tudo, contando em detalhes sobre todos os aspectos dos novos poderes. Resumindo: "Veja como fazer isso." Quando o chefe escreve um relatório, o delegado observa suas atividades, lembrando a ordem das ações, características dos programas de trabalho e assim por diante; quando o chefe distribui responsabilidades em um novo projeto, o novato tenta analisar a escolha do líder. É nesse estágio que o delegado recebe mais críticas, de forma construtiva. No futuro, todos os conselhos que a cabeça deu nestes primeiros dias serão muito úteis.
O próximo passo é o começo da atividade independente.Todos os mesmos relatórios, o delegado já se escreve sob o controle vigilante do chefe, que continua a criticá-lo e apontar erros. O próprio iniciante tenta distribuir os papéis no novo projeto, sem dicas e conselhos do principal. Este estágio é muito mais difícil do que o anterior, porque está longe de ser fácil assumir a responsabilidade depois que você acabou de observar como executar corretamente suas tarefas atuais. Mas depois de superar as dificuldades iniciais, tudo ficará muito mais fácil.
A terceira etapa, que tem a delegação de autoridade na organização, é relativa independência. É em muitos aspectos semelhante ao anterior, só há muito menos controle aqui. Nesse estágio, o funcionário precisa do apoio do chefe, que aprecia seus esforços e até explica o problema com muito mais suavidade do que antes, se o fizesse. Este tempo é dado para que o delegado desenvolva o máximo de autonomia para tomar suas decisões, recorrendo ao conselho da cabeça somente em situações de crise. Depois disso, o estágio mais fácil para a pessoa principal e o estágio mais agradável para o delegado começa - completa liberdade.
Isso funcionou?
Como sei se uma organização foi delegada com sucesso? Responsabilidade, autoridade foi totalmente aceita pelos funcionários aos quais o gerente confia? Qualquer pessoa que já passou por todo o processo de transferência de poderes deve ter autonomia absoluta, no âmbito das suas funções, é claro. Portanto, se uma pessoa preferir ser responsável apenas por alguma parte específica do trabalho ou ainda precisar do conselho de pessoas de alto escalão, pode-se dizer com segurança que a delegação foi completamente falha.
Por outro lado, se o chefe instrui a pessoa que ele escolheu como seu delegado, a quantidade mínima de trabalho, controla suas atividades muito mais cuidadosamente, constantemente orienta seu empregado, então novamente podemos falar sobre o fracasso de um processo como a distribuição e delegação de autoridade na organização. Por parte do diretor, a confiança é necessária, por parte do subordinado, a prontidão para justificar essa confiança. Este é o princípio principal da delegação.
Conclusão
A delegação de autoridade em uma organização é um exemplo de como um líder pode facilitar sua própria vida complicando-a para outros, e complicar isso será uma alegria para outros funcionários. As vantagens da transferência de poderes, como mencionado acima, incluem a capacidade do principal de se concentrar em problemas mais sérios, entregando algo que não requer sua atenção direta aos outros. Outra vantagem será a identificação dos funcionários mais talentosos que em uma nova posição poderão se demonstrar em toda a sua glória. O contato constante do líder e do empregado os ensinará a entender melhor uns aos outros, o que será útil nas atividades futuras de ambos. A delegação de autoridade na organização cria motivação adicional: qual funcionário não quer ser notado e elevado? E, dada a constante expectativa desse aumento, o funcionário permanecerá em seu local de trabalho por muito mais tempo sem alterá-lo para uma empresa, onde a transferência de funções de uma pessoa superior é impossível.
Portanto, as empresas que passam de etapas simples, tanto para o gerente quanto para os funcionários para transferir poderes, terão vantagens sobre seus concorrentes, que não desejam compartilhar o poder dentro da empresa. Portanto, é claro: a delegação de autoridade na organização é necessária tanto para seus líderes quanto para os funcionários comuns. Isso deve ser sempre lembrado.