Uma oferta de cooperação é considerada um documento no qual uma organização faz uma oferta a uma empresa terceirizada sobre possíveis trabalhos conjuntos em condições favoráveis. O principal objetivo de tal proposta é interessar o futuro parceiro e fazê-lo escolher esta organização. Vamos considerar com mais detalhes como essas propostas são compiladas, quais são suas principais características.
Quem escreve para quem?
Uma carta de convite para cooperação é elaborada por um funcionário autorizado que esteja envolvido no desenvolvimento de negócios ou em uma direção similar. O texto de tal carta deve ser acordado com o chefe da organização. Propostas semelhantes podem ser feitas pelo chefe da empresa.
A carta é redigida em nome do diretor da empresa com a qual se planeja mais cooperação. Além disso, o destinatário pode ser o vice-diretor ou qualquer pessoa que lida com tais questões e tem autoridade para tomar decisões sobre uma possível cooperação. Mas todas as propostas de negócios para cooperação são, em última instância, consideradas pela administração da organização.
Regras gerais
A coisa mais importante a lembrar é que a oferta é uma espécie de gancho que deve enganchar o parceiro em potencial. O texto da carta deve ser informativo, interessante e competente. O resultado ideal para a leitura de tal carta seria solicitar uma cotação ou preço para bens e serviços.
Apesar do fato de que a proposta de cooperação (uma amostra será apresentada posteriormente) é considerada um documento oficial, não existe um formulário padrão. Uma carta é elaborada de forma livre ou de acordo com um modelo desenvolvido em uma organização específica, com base nas tarefas e nos recursos da empresa.
Ao fazer propostas, você precisa seguir as regras elementares do idioma russo, trabalho de escritório e ética nos negócios.
Antes de escrever uma carta, você deve descobrir os detalhes do funcionário com quem a comunicação deve ser feita.
Então, a proposta consistirá em:
- Cabeçalho (esta etapa não é obrigatória, porque um cabeçalho mal composto pode desencorajá-lo de ler o resto da letra).
- Apelos (é melhor começar este estágio com as palavras "querido").
- A oferta muito.
- Assinaturas do destinatário.
Corpo principal
Como escrever uma proposta de cooperação para que o adversário não considere outros convites? A parte principal da carta deve conter a essência de toda a proposta. Declarações florísticas e frases borradas, frases longas e confusas, bem como terminologia especial são inapropriadas aqui. A essência da carta é clara, concisa e concisa. Ênfase é colocada em características especiais e uma oferta vantajosa.
Na parte principal, a empresa emissora precisa ser mencionada, mas deve ser apenas o ano a partir do qual ela trabalha e as principais atividades. Nesta fase, outras informações serão redundantes.
Você também pode especificar os parceiros atuais ou clientes da organização que certamente responderão apenas positivamente sobre as atividades da empresa.
No final da carta, você pode fornecer um link para o site oficial, que contém informações mais detalhadas sobre a organização, bem como outras informações adicionais não especificadas na proposta.
A entonação da letra deve ser mais incentivadora do que a narrativa. Mas o principal aqui não é ir longe demais, compor o texto corretamente, sem impor serviços e cooperação.
No caso em que o texto é longo, mas todas as informações são importantes para a leitura, ele deve ser dividido em parágrafos e destacar pontos importantes.Assim, a percepção será completa e o texto grande será percebido mais facilmente.
A idéia principal da carta ou uma mensagem importante deve estar localizada no início ou no final. Todo o segredo é que essas partes são mais depositadas no subconsciente do leitor.
Como mostra a prática, aqueles que recebem uma carta de convite para cooperação (amostra abaixo) estão prontos para gastar mais de 60 segundos lendo, este fato também deve ser lido ao compor uma carta.
Informação obrigatória
Ao compilar uma proposta, você deve sempre lembrar as informações obrigatórias contidas nela. Isto é:
- nome da organização que envia a carta;
- endereço real e número de telefone para entrar em contato com a pessoa de contato;
- sobrenome, nome, patronímico da pessoa autorizada e seu cargo;
- a essência principal do apelo.
Documentos adicionais ou referências a atos legislativos e normas diretamente relacionadas à proposta de cooperação podem ser anexados à proposta.
Apuramento
Você pode emitir uma carta de várias maneiras:
- Escreva uma oferta à mão.
- Digite a oferta no computador.
A primeira opção, é claro, é um pouco desatualizada, mas em alguns casos acaba por ser a mais eficaz, porque há líderes que não aceitam novas tecnologias e preferem se comunicar e trabalhar “à moda antiga”.
A segunda opção é mais familiar e conveniente. Em primeiro lugar, na forma eletrônica provavelmente há uma preparação do cabeçalho oficial da organização com os detalhes necessários, e em segundo lugar, se as propostas são elaboradas constantemente, então pode haver um modelo de carta pronta onde você só precisa substituir o destinatário e, possivelmente, alterar algumas informações corretas no específico caso.
Uma proposta pode ser feita em qualquer número de cópias, mas no início, necessariamente, contém uma apelação e, no final, a assinatura do remetente.
A data deve ser definida apenas em situações em que a oferta contém promoções ou condições especiais que estão ativas por um determinado período de tempo.
Não é necessário registrar a oferta de cooperação na revista de correspondência de saída.
Como "cooperar"
Evidentemente, “forçar” não significa exercer um efeito físico sobre a pessoa que toma a decisão sobre a cooperação. O exemplo de uma proposta de cooperação apresentada anteriormente mostra que a carta deve encorajar o oponente a tomar uma decisão positiva.
Para induzir isso, uma organização precisa apenas de um discurso de incentivo pedindo cooperação, e outra empresa precisará oferecer um desconto ou uma pequena taxa para aceitar a proposta.
Antes de escrever cartas, você precisa estudar bem o seu oponente: com o que ele pode concordar e o que é inaceitável para ele. De fato, em uma palavra ou frase, você pode estragar instantaneamente a ideia de toda a empresa.
Você precisa de gratidão
Outro ponto importante da proposta de cooperação é a gratidão. No final dessas cartas deve necessariamente ser gratidão pelo tempo gasto e a letra lida.
Isso indica tanto a seriedade da organização quanto a polidez elementar pelo tempo gasto com o oponente.
Essas cartas não conterão agradecimentos por padrão, pois essa é uma abordagem individual de cada organização ao seu parceiro ou cliente em potencial.
Partida
Então, qual é a melhor maneira de enviar uma carta de convite para cooperação (amostra fornecida anteriormente)?
Isso pode ser feito de maneiras diferentes, cada organização escolhe para si uma opção mais aceitável e conveniente. Considere o mais comum:
- Email Este método é considerado o mais simples, mais rápido e mais acessível. Mas a carta para o oponente pode facilmente se perder, tendo entrado na correspondência indesejada do destinatário. Um método similar pode ser usado somente se o remetente e o destinatário tiverem estabelecido contato.Bem, ou enviar uma carta "aleatoriamente", de repente você tem sorte e não estará na pasta "Spam".
- Mail. Esse método é considerado o mais confiável, já que a carta chega, em qualquer caso, ao destinatário. Mas também é o mais demorado, porque todo mundo sabe o quão devagar a postagem russa funciona. Claro, se a newsletter é enorme, então este método não é claramente adequado, é melhor usar a primeira opção.
- Fax Um método ligeiramente desatualizado, mas ainda usado para enviar ofertas. Também adequado para uma oferta específica de uma determinada empresa.
- Qualquer método de um tipo moderno de comunicação (mensagens instantâneas, redes sociais, etc.). Tal método só é relevante se as partes estiverem bem familiarizadas entre si e uma proposta escrita for apenas uma formalidade para uma maior cooperação.
Então, agora você sabe o que é uma carta de proposta de cooperação, como redigir e enviar.