Folha de agrupamento. Finalidade e regras para a elaboração do documento

Qualquer funcionário que esteja diretamente relacionado aos valores do material pode dizer o que é uma folha de agrupamento. Ele também é capaz de explicar a importância de compilar este documento.

Conceitos básicos

Trabalhar com valores materiais é simples apenas à primeira vista. Tem muitos recursos e armadilhas. Aqui eles estão tentando encontrar um documento chamado instrução collation. O que é e por que seu valor é avaliado tão alto? Para começar, deve-se notar que qualquer empresa mantém constantemente registros de todos os tipos de valores disponíveis. Estes geralmente incluem:

• imobilizado;
• itens de estoque;
• produtos acabados;
• ativos intangíveis.

Cada uma dessas espécies afeta, à sua maneira, o processo de produção. Portanto, para a organização adequada do trabalho, é necessário ter uma ideia clara de sua real disponibilidade. Para esses fins, os inventários são constantemente conduzidos, com base nos resultados dos quais uma declaração de agrupamento é formada.

Por que isso é feito e o que permite que você veja esse documento? Quase uma folha de comparação permite registrar o fato de uma possível discrepância entre a disponibilidade real de valores específicos obtidos como resultado do estoque e seu indicador quantitativo de acordo com os dados contábeis.

Exatidão do registro

Em 1998, o Goskomstat da Rússia emitiu o Decreto Nº 88, no qual, após algumas mudanças, aprovou várias formas unificadas. Eles deveriam facilitar o processo de conduzir a contabilidade primária e aumentar o controle da produção em cada uma de suas etapas. Neste documento, a forma de agrupamento é apresentada de duas formas diferentes:

1. INV-18. É compilado com base nos resultados finais de um inventário preliminar de ativos fixos da empresa e seus ativos intangíveis.
2. INV-19. É uma contabilidade comparativa de todos os itens de estoque.

A ordem de formação de ambas as formas é quase a mesma. Primeiro, o funcionário responsável, na presença de uma comissão especialmente criada para isso, realiza um inventário. Em seguida, seus resultados são verificados com os dados atualmente disponíveis na contabilidade. Como resultado, um novo documento é formado.

Ele contém uma descrição detalhada de todas as discrepâncias identificadas. Além disso, cada posição é assinada em detalhes, indicando o motivo da discrepância. Formulários são preparados imediatamente em 2 cópias. Um, por via de regra, permanece com o contador, e o segundo leva a pessoa materialmente responsável.

Verificando ativos fixos

Os inventários nas empresas devem ser realizados continuamente. Isso possibilita monitorar o status de cada indicador e acompanhar a situação real. Para a verificação do ativo imobilizado e dos ativos intangíveis, são utilizados os formulários nº INV-1 e nº INV-1a, aprovados pela mesma resolução, respectivamente. Após a conclusão do trabalho, é elaborada uma declaração de intercalação. A amostra é um formulário colocado em folhas A4 padrão.

Na primeira página, todos os dados sobre a empresa são indicados:

• nome da organização e unidade estrutural onde a auditoria está sendo conduzida;
• códigos (OKUD e OKPO), bem como o tipo de sua atividade.

Em seguida, a base para o evento (ordem ou pedido) é indicada com seu número e data. Aqui, o começo e o fim do trabalho são registrados.Isto é seguido pelo nome, data e número do documento em si. Abaixo dele é indicado, a partir de que data o cheque é realizado, bem como pessoa financeiramente responsável (F. I. O. e posição). Depois disso, é uma tabela que é colocada em ambos os lados da instrução. Inclui onze gráficos que descrevem completamente cada item sendo verificado. Em cada página, o resultado do inventário é calculado calculando os excedentes e deficiências identificados. A declaração é assinada por ambos os funcionários, cada um dos quais leva uma cópia do formulário.

Verificação material

De maneira semelhante, uma declaração comparativa dos resultados de um inventário de itens de estoque disponíveis é compilada. Um inventário é preliminarmente executado, cujos resultados formam os seguintes documentos:

1. INV-3, onde a presença total de mercadorias e materiais é visível.
2. INV-4, que mostra os materiais enviados.
3. O INV-5 registra os valores aceitos para custódia.

Resumindo todos os dados obtidos, uma declaração é gerada na forma de INV-19.

Um “limite”, no qual as informações básicas sobre a empresa são indicadas, é preenchido de forma semelhante ao formulário anterior. O seguinte é uma tabela na qual deve haver trinta e duas colunas. Cada material (produto) é assinado para todos os indicadores disponíveis:

1. As colunas 1 a 7 contêm sua descrição (nome, códigos, unidade de medida, número de inventário e dados do passaporte técnico).
2. As colunas 8 a 11 contêm informações sobre deficiências e excedentes em termos quantitativos e monetários.
3. Entre 12 e 23, as colunas mostram o resultado do controle do desvio e da reclassificação de dados.
4. De 24 a 32 colunas, as deficiências finais e os excedentes dos materiais auditados são registrados.

A declaração é assinada por ambos os participantes da auditoria, cada um dos quais deixa com ele uma cópia do documento gerado.