Inventário é um procedimento durante o qual a empresa identifica a presença, condição e propriedades principais do estoque, ativos fixos e outros ativos que são de propriedade da empresa em um direito de propriedade, alugados por ela ou sob seu controle por outros mecanismos legais. Quais são as nuances mais importantes deste procedimento? Quais documentos são usados no inventário?
Qual é a essência do inventário?
Vamos começar com o aparato conceitual sobre o tópico que será discutido em nosso artigo. Um inventário da propriedade da organização é um procedimento que envolve a contabilização do estoque mantido na empresa (ou estoque) ou outros ativos no momento do evento.
A frequência de tais atividades é fixada no cronograma aprovado pelo CEO da empresa. O inventário é realizado por uma comissão especial, que também é estabelecida pela liderança da empresa. Seus participantes, bem como a pessoa materialmente responsável, verificar a disponibilidade de bens e materiais ou outros ativos, se necessário, medir certas propriedades de bens e recursos. Existem 3 tipos principais de estoque em uma loja, em um depósito, em uma empresa de manufatura - planejada, seletiva e opcional. Eles diferem principalmente em termos de tempo. O conteúdo de todos os tipos de inventário é geralmente semelhante. Os objetivos de sua implementação coincidem. Estudamos seus detalhes em mais detalhes.
Metas de inventário
Os principais objetivos do inventário são considerados:
- conciliação dos bens de propriedade da empresa ou detidos e contabilizados pelo escritório contábil, a fim de garantir o seu efetivo armazenamento, bem como identificar os ativos que não são contabilizados;
- determinação do volume real de recursos materiais envolvidos pela empresa na produção;
- identificação de excedentes e escassez de recursos de propriedade da empresa;
- avaliação da exatidão da reflexão no departamento de contabilidade de uma empresa de informações sobre recursos de estoque;
- obter dados relevantes sobre as características da propriedade da organização para sua avaliação de mercado subsequente;
- verificar os padrões de operação dos recursos da empresa.
O inventário envolve, como observamos acima, o estabelecimento de uma comissão especial pela administração da empresa. Vamos estudar as funções básicas que ele executa.
As principais funções da comissão de inventário
A estrutura corporativa interna correspondente executa os principais tipos de estoque - planejado, seletivo e, se necessário - verificações adicionais no período entre o primeiro e o segundo. Neste caso, a comissão pode ter um status permanente. Por sua vez, a empresa também pode estabelecer unidades de trabalho com a finalidade apropriada. Sua tarefa é realizar inventários em empresas com infraestrutura distribuída geograficamente.
As principais competências da comissão
A principal competência da comissão de inventário é verificar a disponibilidade de bens e materiais na empresa e em outros ativos com as credenciais. Mas, além disso, essa estrutura pode ter poderes associados à avaliação:
- grau de segurança do objeto;
- a exatidão da conclusão dos contratos da empresa com funcionários sobre responsabilidade;
- o grau de cumprimento dos cargos dos empregados responsáveis pela preservação dos valores das commodities, as especificidades daqueles poderes que lhes foram outorgados pela administração;
- o nível de equipamento das pessoas materialmente responsáveis com os recursos necessários para resolver as tarefas.
Vamos considerar mais detalhadamente como o inventário é realizado na empresa em termos de seu conteúdo, bem como o reflexo de seus procedimentos constituintes em documentos especiais.
Preparação de estoque: documentos-chave
Primeiro de tudo, você precisa se preparar para a inspeção de bens e materiais. Para isso, o chefe da empresa deve emitir uma ordem de inventário. Esta fonte local deve ser registrada em um diário separado.
Após o estabelecimento de uma comissão de inventário. Deve incluir representantes da administração da empresa, contadores e outros funcionários competentes que possam realizar uma auditoria de alto nível do inventário da empresa. Recomenda-se um ato jurídico separado para indicar a lista de propriedades que está sujeita a verificação. Se for assumido não apenas um inventário de ativos fixos, mas também as obrigações da empresa, sua lista também precisa ser registrada em uma fonte especial.
O assunto da verificação é uma comparação entre a quantidade e as características dos valores identificados pela comissão, bem como os dados contábeis. Portanto, à disposição dos funcionários que conduzirão um inventário, deve haver uma lista de bens e materiais e outros ativos nos registros contábeis. O chefe da comissão deve aceitar todos os documentos disponíveis que refletem as operações de receita e despesa, e colocá-los em um registro que reflita o fato de que eles são formados antes do inventário.
Como os resultados do inventário são levados em consideração?
Assim, os principais participantes no procedimento em questão são a comissão especial, bem como a pessoa materialmente responsável. Sua principal tarefa é recalcular conjuntamente estoques e outros ativos, medi-los e registrar os resultados em documentos contábeis. Pode haver muitos deles.
Para fixar os resultados do inventário de mercadorias e materiais, por exemplo, o formulário INV-3 aprovado por lei é usado. É necessário indicar a quantidade total, tipo, artigo e outras propriedades de cada tipo de bens e materiais. Em alguns casos, a comissão pode receber novos inventários no processo de inventário. Nesse caso, as informações sobre eles são refletidas em um inventário separado. No final do procedimento, esses valores são capitalizados. Por sua vez, no processo de inventário, alguns bens e materiais podem estar sujeitos a sair, por exemplo, se o comprador os adquirir. Nesse caso, as informações sobre valores de descarte também são registradas em um inventário separado. É possível uma variante na qual é necessário um inventário de mercadorias em trânsito, por exemplo, do depósito de um fornecedor localizado em outra cidade. Nesse caso, os dados sobre os valores são registrados na forma de INV-6, que também é aprovado por lei. É possível um cenário em que a comissão revela mercadorias que são enviadas para o cliente, mas não são pagas. Nesse caso, as informações sobre os valores relevantes são inseridas no formulário INV-4.
Um inventário de mercadorias e materiais pode exigir a contabilização de valores localizados em depósitos de outras empresas. Nesse caso, o formulário INV-5 é usado. Ao contabilizar os valores no processo de inventário da comissão, bem como a pessoa financeiramente responsável, as informações dos documentos primários também podem ser necessárias. Se os resultados da inspeção revelaram uma discrepância entre as características dos bens e materiais registrados de fato com os dados contidos na contabilidade, então uma folha de comparação é elaborada com base em outra forma aprovada por lei - INV-19.
O documento principal, que registra os resultados do procedimento em questão, é uma ação de inventário, às vezes chamada de estoque. Deve ser assinado por todos os participantes da auditoria - representantes da comissão, bem como funcionários cuja competência é garantir a segurança dos valores das mercadorias. O ato de inventário deve ser mantido no arquivo da empresa por 5 anos.
Será útil considerar como os resultados da auditoria são elaborados na contabilidade.
Inventário de Contabilidade
Um inventário da propriedade pode ter 3 resultados possíveis - conformidade total dos dados reais com os contidos na contabilidade, identificação de excedentes ou escassez. Como regra, as maiores dificuldades na prática são causadas pela correta reflexão na contabilização de fatos que refletem a presença de bens e materiais em excesso ou ausentes. No caso em que é uma falta - informações sobre ele são registradas na conta 94.
Se os estoques ausentes e outros ativos forem identificados em volumes que não excedam os limites de perda estabelecidos, os valores correspondentes são baixados para as contas associadas à produção. Mas se a falta no estoque exceder as normas de perda, então ela já está registrada nas contas de propriedade da pessoa materialmente responsável, que subseqüentemente deve compensar a perda da empresa.
A contabilização, por sua vez, dos superávits é realizada por meio de sua correlação com o valor de mercado nas contas D-t 20 ou, por exemplo, 23 e 44, bem como na conta K-t 94.
Então, um inventário é realizado em contabilidade. Mas ainda existem algumas nuances de sua implementação. Por exemplo, aqueles associados à determinação de seus termos.
Tempo de inventário
A frequência do inventário depende do tipo específico de valores de inventário considerados. Em geral, é realizada no 4º trimestre do ano de referência. Isso é - de outubro a dezembro. No entanto, um inventário de ativos fixos pode ser realizado com menos frequência - uma vez a cada 3 anos. Se estamos falando sobre a verificação de coleções de bibliotecas, isso pode ser feito uma vez a cada 5 anos. Por sua vez, um inventário em organizações de varejo é realizado com bastante frequência - cerca de 1 vez por trimestre. Os varejistas em intervalos especificados podem verificar, por exemplo, armazéns ou caixas registradoras. Quando o inventário começar na empresa, todos os documentos necessários para a implementação do procedimento em questão devem estar prontos.
A duração do inventário, por norma, não é estritamente fixada em nenhuma fonte de direito. O principal é cumprir os prazos estabelecidos para um determinado tipo de valor de mercadoria.
Automação da contabilidade como um fator no inventário correto
Como conduzir um inventário da maneira mais correta e eficiente possível? Um dos fatores para a solução bem-sucedida de tal problema pode ser a automatização oportuna de procedimentos contábeis para itens de estoque. Pode ser implementado na infraestrutura da empresa através de software especializado. Soluções modernas do tipo correspondente permitem a contabilização da maioria das operações associadas ao movimento de mercadorias e materiais dentro da empresa. Esta opção permite, em primeiro lugar, poupar tempo na preparação e verificação da exatidão dos documentos usados no inventário.
Qual propriedade deve ser verificada?
No caso geral, a empresa realiza um inventário de bens e materiais pertencentes a ela. No entanto, os especialistas também recomendam manter registros dos ativos que não são de propriedade exclusiva, mas também gerenciados pela organização, por exemplo, quando se trata de propriedade alugada. O principal é que as informações estão presentes na contabilidade.
Por sua vez, quando se trata de propriedade da empresa, ela pode ser representada em uma ampla variedade de variedades. Na maioria das vezes, ativos fixos da empresa, ativos intangíveis, estoques, bem como itens de estoque são inventariados. Também é possível registrar as obrigações financeiras da empresa relacionadas, por exemplo, com o pagamento de empréstimos. Estudaremos uma série de nuances práticas de inventário pelo exemplo da implementação do procedimento apropriado para contabilização de ativos fixos, ativos intangíveis, bem como materiais de inventário.
Inventário do sistema operacional
Como inventariar ativos fixos mais corretamente? Em primeiro lugar, recomenda-se verificar a disponibilidade da empresa:
- cartões de inventário, estoques, registros e outras fontes de contabilidade;
- as folhas de dados necessárias e outros tipos de documentação sobre o sistema operacional da empresa;
- documentos para SO alugados pela empresa e aqueles que estão armazenados nele.
Se algum documento estiver faltando, ele deve estar preparado. Se eles tiverem erros, eles precisam ser corrigidos. No processo de inventário de OS, a comissão estabelecida pela administração da empresa inspeciona os recursos disponíveis, e também registra sua quantidade e principais características no inventário. Se estamos falando de contabilidade para máquinas e equipamentos, então nos inventários é necessário registrar seus números de série de acordo com a folha de dados, ano de fabricação, finalidade e também capacidade.
Se os resultados do inventário mostraram que a empresa possui sistemas operacionais defeituosos, a comissão deve elaborar um inventário que registre dados que reflitam o fato de os sistemas operacionais não estarem operacionais, bem como indicar o motivo da avaliação correspondente.
Em alguns casos, pode ser necessário incluir nos documentos contábeis as informações que refletem uma mudança no valor contábil dos ativos fixos devido a alterações no projeto identificadas. Por exemplo, isso pode ser a melhoria das instalações através da modernização ou, inversamente, uma diminuição em suas características operacionais devido ao desgaste de certas peças.
Inventário de ativos intangíveis
Como fazer um inventário de ativos intangíveis de uma empresa? A principal tarefa da comissão neste caso é verificar se a empresa possui documentos que confirmam o direito da empresa de se desfazer de certos ativos intangíveis. Pode ser certificados, certificados, patentes, contratos para a transferência de direitos, etc. Vale ressaltar que os ativos intangíveis incluem a reputação comercial da empresa. Se uma empresa criou ativos intangíveis por conta própria, por exemplo, se for um programa de computador, sua presença também exige provas documentais.
É importante que todos os tipos de ativos atendam a critérios como:
- falta de conexão direta com outras propriedades da empresa;
- uso nos processos de produção da empresa por mais de 12 meses;
- usar como um ativo que traz benefícios econômicos para a empresa.
Inventário de mercadorias e materiais
Como realizar um inventário de estoque? A principal característica deste procedimento é a sua implementação em relação às localizações de bens e materiais. Ao mesmo tempo, a sala onde o cheque da disponibilidade e pesquisa de mercadorias e materiais executou-se, por via de regra, é lacrado. Se um inventário do armazém é realizado, a comissão geralmente conduz seu trabalho na presença da pessoa que o administra.
Verifica a presença de mercadorias e materiais, determinação de sua quantidade, pesagem e, se necessário, outras operações com valores de mercadoria. As informações sobre mercadorias e materiais são entradas no estoque, o que indica o tipo de valor, seus grupos, número do artigo e outros parâmetros. Esses ativos que estão disponíveis para a empresa durante o inventário são feitos na presença de uma comissão. No entanto, sua capitalização é realizada após a verificação. Na verdade, nós já dissemos acima sobre isso, bem como sobre a contabilização de valores no caminho, bem como enviados, mas não pagos. O mais importante no inventário de bens e materiais é certificar corretamente todas as operações com eles através de inventários especiais.
As especificidades da verificação de estoques que estão a caminho ou que têm o status de remetido, mas não pago, bem como as que estão nos depósitos de outras empresas, são a necessidade de justificar os valores monetários que são refletidos nas contas. É importante que todos eles sejam confirmados por fontes primárias. Por exemplo, no que diz respeito a bens e materiais em trânsito, estes podem ser documentos de liquidação. Os dados sobre mercadorias e materiais embarcados podem ser estudados levando em conta as ordens de pagamento disponíveis ou suas cópias. Informações sobre objetos de valor armazenados nos depósitos de terceiros podem estar contidas em recibos de aceitação de mercadorias e materiais para armazenamento.Como observamos acima no artigo, sobre o fato de inventariar folha de colação.
Resumo
Essa é a especificidade de se fazer estoques em empresas russas. É importante que a empresa elabore os documentos corretos que atestem cada etapa desse procedimento, levando em conta as especificidades dos ativos específicos. Durante o inventário, é necessário realizar uma contabilidade consistente da quantidade, condição e outras propriedades-chave de bens e materiais, ativos fixos, ativos intangíveis e passivos. A administração da empresa precisa emitir uma ordem para o estoque, formar uma comissão e dotá-la das funções mais adequadas às tarefas que serão atribuídas à estrutura corporativa interna correspondente.
